Organizzazione della gestione elettronica dei documenti
Ufficio elettronico
L'ufficio elettronico automatizza l'elaborazione dei documenti in entrata e in uscita e la registrazione dei documenti. Ufficio elettronico fa parte dell'applicazione ELMA ECM+ e consente di organizzare correttamente il lavoro con i documenti elettronici: spostamento, registrazione, archiviazione e ricerca. Utilizzando l'ufficio elettronico è possibile monitorare lo stato di avanzamento dell'esecuzione degli ordini, visualizzare le decisioni di gestione e trovare rapidamente gli originali cartacei dei documenti
Gestione dei contratti
La gestione dei contratti consente di tradurre la preparazione, l'approvazione, l'archiviazione e l'elaborazione dei contratti e dei relativi documenti. La soluzione ELMA: Contract Management è progettata per lavorare in modo efficiente e confortevole con i contratti durante tutto il loro ciclo di vita. I processi automatizzati per la creazione, l'approvazione, la registrazione e la ricerca dei documenti riducono di parecchie volte il tempo impiegato a lavorare con i contratti.
ORD e documenti interni
La sezione Documenti Interni organizza il lavoro con note interne e documentazione organizzativa e amministrativa dell'azienda. L'applicazione ELMA ECM+ supporta l'intero flusso documentale di note, ordini e altre tipologie di documenti interni: creazione, approvazione, registrazione, revisione, firma, controllo dell'esecuzione e archiviazione nel sistema.
Appunti dell'ufficio
Per lavorare con i documenti interni nel sistema ELMA, viene solitamente creato uno speciale processo di "Nota interna", che garantisce la completa automazione dell'intero ciclo di elaborazione delle note ufficiali. Non è più necessario accumulare pile di documenti o passare attraverso lunghe fasi di approvazione dei documenti. Creazione, registrazione, invio ai destinatari, ricerca di documenti: tutto è automatizzato e presentato in formato elettronico.
Riconciliazione dei conti
La funzionalità Riconciliazione fatture automatizza la riconciliazione, il pagamento e l'archiviazione delle fatture. Nel sistema ELMA ECM+ è possibile impostare un processo automatizzato per gestire le richieste di pagamento delle fatture. Questa organizzazione ti consente di rispondere e pagare le fatture in modo tempestivo. Tutte le fasi di approvazione diventano trasparenti, controllabili e facili da gestire. Il registro dei conti facilita l'analisi rapida dei pagamenti e della rendicontazione.
Documenti non standard
Per documenti e flussi documentali “non standard”, utilizzando un sistema di gestione documentale, è possibile impostare rapidamente processi di base, che consentiranno di passare rapidamente allo scambio elettronico di documenti all'interno dell'azienda.
Il flusso di documenti esiste in qualsiasi organizzazione: dalla forma più ascetica tra un contabile e un direttore in formato cartaceo, a una complessa catena di azioni parallele e sequenziali nell'ambito del lavoro con un documento elettronico. Per qualsiasi azienda relativamente grande, la gestione dei documenti è un compito arduo: tenere tutto in ordine è davvero difficile, soprattutto quando si tratta di un numero elevato di documenti.
Un sistema di gestione elettronica dei documenti aiuterà a mettere ordine nel sistema documentale dell'organizzazione e a rendere il lavoro con i documenti chiaro ed efficiente.
L'applicazione ELMA: Gestione elettronica dei documenti consente di automatizzare le operazioni di archiviazione organizzata, ricerca, registrazione, approvazione e tracciamento delle azioni in corso con i documenti. Grazie all'utilizzo dell'applicazione ELMA: Gestione elettronica dei documenti, i documenti nell'organizzazione iniziano a funzionare davvero.
I sistemi russi di gestione dei documenti elettronici possono spesso spaventare l'utente con la loro interfaccia ingombrante, ma forse funzionale. Durante lo sviluppo dell'applicazione ELMA: gestione elettronica dei documenti, uno dei compiti di massima priorità è stato quello di creare un'interfaccia utente piacevole, comoda e intuitiva. L'applicazione ELMA: Gestione elettronica dei documenti dispone di un'interfaccia di archiviazione file standard familiare anche agli utenti di computer inesperti. È possibile accedere a funzionalità aggiuntive dell'applicazione tramite i pulsanti della barra degli strumenti e i menu strutturati in modo intelligente. Pertanto, l'utente vede solo ciò di cui ha veramente bisogno per lavorare: tutti gli elementi non necessari sono nascosti, ma sono facilmente accessibili se necessario. Ciò garantisce una rapida padronanza del sistema, in sole due o tre sessioni di lavoro.
Dietro l'interfaccia semplice e chiara si celano ricche funzionalità, che nelle mani di un utente leggermente più esperto possono essere utilizzate per risolvere complessi problemi di flusso di documenti in un'organizzazione. Pertanto, l'applicazione "ELMA: gestione elettronica dei documenti" consente di tenere traccia del flusso di documenti, ottimizzare il lavoro dell'impiegato e non richiede agli utenti una conoscenza approfondita nel campo della gestione dei sistemi di gestione elettronica dei documenti.
Inserimento e registrazione dei documenti
L'interfaccia per l'inserimento e la registrazione dei documenti nel sistema è semplice e chiara: è implementata sotto forma di una procedura guidata composta da diversi passaggi sequenziali. Quando inserisce un documento nel sistema, l'utente dovrà solo indicare i dettagli necessari del documento e allegare un documento elettronico. Sulla base di queste informazioni, il sistema genera una scheda documento, una pagina in cui vengono presentate tutte le informazioni sul documento. Se un documento è registrato, all'utente verrà richiesto anche di fornire alcuni attributi di registrazione aggiuntivi. A seconda delle impostazioni del sistema, queste operazioni possono essere semplificate o, al contrario, ampliate.
Ogni documento nel sistema può avere un numero illimitato di versioni di file. In questo caso, solo una versione del file sarà rilevante (quella corrente) e il resto sarà rappresentato dalle bozze o dalle versioni obsolete del file. Pertanto, l'intera cronologia delle modifiche al contenuto del documento viene archiviata su un'unica scheda documenti. Allo stesso tempo, le versioni dello stesso documento, che spesso cambiano durante il processo di approvazione, revisione e altre azioni, possono avere formati diversi. Il controllo delle versioni dei documenti consente di evitare confusione e la creazione ripetuta di più copie della stessa scheda documento.
Una parte significativa delle informazioni arriva ancora all'organizzazione in formato cartaceo, ma l'inserimento di documenti cartacei nel sistema ELMA non rappresenta un problema. L'applicazione "ELMA: Gestione elettronica dei documenti", se sul computer è installata l'applicazione ELMA Agent, consente di salvare automaticamente i documenti scansionati nel sistema di gestione elettronica dei documenti dell'organizzazione. Pertanto, il metodo per inserire documenti cartacei nel sistema non è praticamente diverso dall'inserimento di documenti elettronici: è sufficiente premere il pulsante "Scansione" al momento giusto. Non saranno necessari software aggiuntivi installati sul computer, come operazioni di scansione non necessarie e salvataggio di file sul disco rigido.
Per registrare i documenti nel sistema ELMA, viene utilizzato lo strumento Office. In Ufficio ai documenti viene allegata una scheda di registrazione e controllo e viene assegnato un numero di registrazione.
Archivio di documenti elettronici
Tutti i documenti nell'applicazione ELMA: gestione elettronica dei documenti formano un unico archivio elettronico: un archivio di documenti. L'archivio dei documenti ha una comoda ricerca che ti consente di trovare rapidamente i documenti necessari non solo per nome, ma anche per determinati dettagli. I risultati della ricerca vengono visualizzati in stretta conformità con i diritti sui documenti dell'utente: i documenti a cui l'utente non ha accesso verranno nascosti.
.png)
Ogni documento di archivio elettronico ha una scheda personale sulla quale è possibile ottenere informazioni complete sul documento: i file della versione del documento, i suoi dettagli, nonché un elenco di tutti i tipi di attività che sono o sono state condotte su di esso.
Movimento di documenti nell'organizzazione
Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo dei sistemi di gestione elettronica dei documenti è la capacità di organizzare comodamente il lavoro con i documenti. Il lavoro degli esecutori con documenti è svolto interamente in formato elettronico, il che consente non solo di prevenire la perdita accidentale del documento originale, ma anche di ridurre significativamente il tempo necessario per eseguire azioni con documenti, ridurre i tempi di risposta degli esecutori ai compiti ricevuti e inoltre, se necessario, consentire a un folto gruppo di persone di fornire contemporaneamente un lavoro a tutti gli effetti con un documento.
Il sistema ELMA consente di organizzare la circolazione dei documenti in un'azienda lungo percorsi di qualsiasi complessità. Il percorso del documento determina attraverso quali dipendenti dell'organizzazione passerà il documento, nonché l'ordine e la natura del lavoro che eseguiranno con esso.
ELMA- un sistema di gestione aziendale che consente di costruire un'efficace interazione tra i dipendenti dell'azienda e di monitorare le loro attività al fine di migliorare la qualità del lavoro dell'intera azienda.
Linea di prodotti.
ELMA è costituito da un insieme di applicazioni per la gestione aziendale, che possono essere acquistate e funzionare come singole applicazioni, oppure insieme in un unico spazio informativo:
- ELMA: Gestione elettronica dei documenti. Automatizza i processi standard dell'ufficio e la gestione elettronica dei documenti. L'utilizzo del meccanismo WorkFlow consente di configurare rapidamente il sistema in base alle esigenze dell'azienda.
- ELMA: Gestione dei processi aziendali. L'applicazione implementa il concetto BPM (Business Process Management), che consente di costruire sistemi informativi flessibili e adattivi; soluzioni che possono cambiare rapidamente insieme ai cambiamenti nei processi di business dell’azienda. L'applicazione utilizza lo standard internazionale BPMN per modellare i processi aziendali.
- ELMA: Gestione degli indicatori. L'applicazione consente di attuare i principi di gestione degli obiettivi e di remunerazione basata sui risultati lavorativi in azienda. L'implementazione in una "forma semplice" consentirà di creare una serie di indicatori di prestazione target (KPI) e di stabilire un controllo operativo sul raggiungimento dei valori degli indicatori pianificati nel contesto degli obiettivi dell'azienda e della strategia di sviluppo (implementazione del BSC o Meccanismo Balanced Scorecard)
- ELMA: CRM. L'applicazione ELMA: CRM è gratuita ed è inclusa nel pacchetto base con l'acquisto di una qualsiasi delle applicazioni ELMA. ELMA: CRM è un CRM operativo, le cui funzioni principali sono la gestione del processo di vendita (incluso il meccanismo del funnel di vendita) e il mantenimento dello storico delle relazioni con le controparti (base delle controparti, contatti, potenziali clienti, transazioni, ecc.)
- ELMA: Gestione del progetto. Semplifica la gestione delle attività progettuali in azienda. Insieme alla gestione delle attività standard, alla pianificazione del progetto (diagramma di Gantt) e all'organizzazione di un unico spazio informativo per il progetto, ELMA: Project Management consente di gestire i processi aziendali standard all'interno dei progetti e di gestire il budget del progetto.
- ELMA: Portale interno Tutte le applicazioni si basano su una cosa: ELMA: portale interno. Questa applicazione non è venduta separatamente: è inclusa in qualsiasi applicazione ELMA.
ELMA: Il portale interno comprende:
- Struttura organizzativa dell'azienda
- Gestione delle attività
- Calendario
- Comunicazione. Alimentazione dei messaggi.
- Portale interno. Documenti web.
- Archiviazione Web per file
Pacchetti ELMA.
- ELMAECM. Un ottimo strumento per la gestione operativa di un'azienda. Comprende le applicazioni ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management e si basa sul portale interno ELMA.
- ELMABPMSuite. Il sistema consente di organizzare la gestione dei processi in un'azienda in base a metriche e indicatori, processi eseguibili e collegare tra loro metriche di processo, strategia aziendale e motivazione del personale. Il pacchetto include ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management e si basa sul portale interno ELMA.
Architettura del sistema ELMA.
Il sistema di gestione dei processi aziendali ELMA è costituito da un insieme di programmi:
- ELMA Server
- Progettista ELMA
- Agente ELMA
ELMA Server include una serie di componenti correlati:
- Banca dati
- Applicazione Web
- Server di configurazione
- Server di avviso
ELMA Serverè l'elemento radice del sistema. Per iniziare a lavorare con il server, è necessario registrarlo.
Progettista ELMAè un'applicazione che viene installata sul computer dell'utente e fornisce una comoda interfaccia per modellare i processi e creare configurazioni.
Per lavorare con il Designer, è necessario registrarlo.
Agente ELMAè un'applicazione che viene installata sul computer dell'utente e visualizza in tempo reale gli avvisi generati dal server per l'utente.
ELMA Agent non richiede registrazione per iniziare a funzionare e può essere installato su un numero qualsiasi di computer in un'organizzazione.
Il sistema ELMA implementa l'architettura SOA e fornisce le interfacce necessarie per l'espansione del sistema. ELMA ti permette di:
- Avvia qualsiasi processo aziendale caricato nel sistema da un'applicazione esterna
- Chiamare le funzioni di un'applicazione esterna. Sono supportate le chiamate sincrone e asincrone.
Implementazione del sistema ELMA.
Gli specialisti di Elevise hanno sviluppato una metodologia unica per implementare un approccio di processo in un'impresa utilizzando il prodotto software ELMA. ELMA è un prodotto all'avanguardia ed efficace progettato per le aziende che desiderano implementare un approccio per processi alla gestione, disporre di processi aziendali adattivi che possono essere personalizzati e ottimizzati per soddisfare le mutevoli condizioni aziendali, i requisiti normativi e le pressioni competitive.
Affinché il sistema possa sfruttare appieno tutti i vantaggi dei vostri processi, l'azienda effettua una prima raccolta di informazioni, esamina le attività attuali dell'impresa, identifica i bisogni e, insieme alla direzione dell'impresa, determina la gamma di compiti da risolvere. Di conseguenza, viene formato un elenco di attività che devono essere risolte durante l'implementazione del sistema.
Successivamente, viene studiata la struttura organizzativa dell'impresa e vengono fornite raccomandazioni per il suo miglioramento. Migliorare la struttura organizzativa di un'impresa è la parte più importante del suo sviluppo organizzativo. In questa fase la tabella del personale viene aggiornata e portata nella sua forma attuale.
Il passo successivo nella fase preparatoria dell'implementazione del sistema è un'analisi delle attività attuali dell'impresa. Lo scopo di questa analisi è quello di evidenziare un certo numero di processi aziendali ai fini di un’ulteriore automazione. Di conseguenza, si forma una rete di processi che riflette lo stato attuale delle cose nell'azienda. Inoltre, la responsabilità dei dipendenti per la quantità di lavoro svolto è chiaramente definita. Ciò aumenta notevolmente la disciplina delle prestazioni e la controllabilità del personale. Il manager vede la reale situazione dell'impresa.
Dopo la formazione dei modelli primari, insieme ai manager e agli esecutori chiave responsabili viene effettuato un confronto tra i risultati ottenuti e la visione del management. In questa fase, sia il modello delle attività dell'impresa sia la procedura per eseguire determinate operazioni nell'impresa possono essere adattati in base agli scopi e agli obiettivi dei manager. Di norma, ciò avviene sotto forma di riunioni estese, in cui ciascun dirigente responsabile presenta le sue proposte per migliorare le attività dell'impresa. E questa, in definitiva, è la chiave del successo dell’intera organizzazione.
Gli specialisti tecnici, a loro volta, preparano l'implementazione della soluzione presso il cliente. Questa fase include l'installazione sul server e il test della funzionalità del sistema sulle postazioni di lavoro degli utenti. Durante questo lavoro vengono eliminati gli ultimi commenti e le carenze nel funzionamento del sistema. Allo stesso tempo, i dipendenti del cliente vengono formati per interagire con il programma e ricevere conoscenze di base nel campo dei processi aziendali.
Efficienza economica.
I dipendenti dell'azienda adottano un approccio più responsabile nei confronti delle proprie responsabilità, perché: i processi sono regolamentati e il dipendente sa chiaramente cosa è obbligato a fare. Inoltre, il sistema fornisce un controllo efficace sul completamento dei compiti da parte del management.
Maggiore efficienza dei dipendenti nella risoluzione di problemi “standard” grazie ad una chiara regolamentazione dei processi aziendali e ad una maggiore disciplina.
Risparmia tempo ai dipendenti per trovare ciò di cui hai bisogno documento, perché tutti i documenti necessari sono disponibili “in 2 click”.
I dipendenti ricevono rapidamente le informazioni necessarie e possono prendere decisioni in modo indipendente grazie ad un accesso rapido ai documenti e ad una chiara comprensione della propria area di responsabilità all’interno di ogni processo aziendale.
La percentuale di perdita di informazioni durante il trasferimento di attività da un dipendente a un altro è ridotta.
Il volume della circolazione dei documenti cartacei è ridotto.
La velocità complessiva del processo aumenta.
Semplifica la creazione e la manutenzione Sistemi di gestione della qualità grazie alla capacità di ricevere normative aggiornate sui processi e alla capacità di migliorare costantemente i processi aziendali.
Facilita la formazione e l’adattamento dei nuovi dipendenti.
Vantaggi del sistema.
Per utilizzare il sistema è sufficiente un browser web. Grazie a questo, puoi lavorare con il sistema da qualsiasi parte del mondo senza installare software aggiuntivo.
Per descrivere i processi aziendali viene utilizzato il moderno linguaggio BPMN, di gran lunga lo standard globale migliore e più progressista per descrivere i processi aziendali.
ELMA è un tipo di sistema che consente ai manager aziendali di creare un processo abbastanza efficace per l'interazione dei dipendenti e di tenere sotto controllo il loro lavoro, il che porterà a un miglioramento della produttività dell'intera azienda.
1. In cosa consiste ELMA?
Si tratta di applicazioni speciali che ti permettono di gestire la tua azienda senza difficoltà. Funzionano sia insieme che separatamente.
Applicazioni ELMA:
- ELMA: Circolazione elettronica dei documenti. Permette di mantenere automaticamente la circolazione elettronica dei documenti e, grazie al sistema WorkFlow, è possibile configurare facilmente il sistema per soddisfare le esigenze dell'azienda.
- ELMA:Gestione degli indicatori. Consente di attuare i principi della gestione degli obiettivi in azienda, nonché la remunerazione in base ai risultati e al volume di lavoro svolto. L'introduzione di un modulo semplificato ci consentirà di completare una serie di indicatori di prestazione mirati ( KPI, KPI) e regolamentare un controllo tempestivo e di alta qualità sul raggiungimento dei valori pianificati degli indicatori nella strategia e negli obiettivi dell'azienda - implementazione del meccanismo BSC.
- ELMA: Gestione dei processi aziendali. Implementa un determinato concetto BPM(cosa significa Gestione dei processi aziendali), grazie ai quali è possibile costruire sistemi informativi flessibili e adattativi, nonché soluzioni che cambiano rapidamente insieme alla trasformazione dei processi aziendali in azienda. Per modellarli, l'applicazione funziona secondo lo standard internazionale BPMN.
- ELMA: Gestione del progetto. Ti permetteranno di regolamentare facilmente la gestione delle attività progettuali dell’azienda. Insieme alla gestione delle attività, alla pianificazione del progetto (o diagramma di Gantt) e alla gestione dell'intero spazio informativo del progetto, questa applicazione (ELMA: Project Management) consente di gestire processi aziendali e budget esemplari senza difficoltà.
- ELMA:CRM. Questa applicazione è un CRM operativo, responsabile dei processi di vendita (meccanismi di sales funnel) e del mantenimento di un archivio dei rapporti con le controparti della tua azienda. Questa applicazione ELMA non è autonoma ed è inclusa nell'installazione iniziale quando si acquista una qualsiasi delle applicazioni ELMA.
- ELMA: Portale interno. Costituisce la base principale di tutte le applicazioni ELMA. Non è venduto separatamente, ma è solo incluso nella confezione insieme alle altre applicazioni ELMA.
Questa applicazione:
- organizza la struttura dell'intera azienda;
- gestisce i suoi compiti;
Inoltre, include un calendario, un feed di messaggi e un archivio Web per i documenti.
2. Pacchetti ELMA
- ELMAECM. Gestisce operativamente l’azienda, si compone dei seguenti applicativi “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Gestione Elettronica dei Documenti”, si basa su “ELMA: Portale Interno”
- SUITE ELMA BPM. Organizza la gestione dei processi aziendali in base a metriche, indicatori, processi eseguiti, combina metriche di processo, motivazione del personale e strategia aziendale. È costituito dalle applicazioni “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Indicator Management” e si basa anche su “ELMA: Portale interno”
3. Sistema ELMA e sua architettura
L'insieme dei programmi che compongono il sistema ELMA:
- Progettista ELMA;
- Server ELMA;
- Agente ELMA.
Progettista ELMA. Questa applicazione, previa registrazione, viene installata sul computer dell'utente del dipendente. È dotato di un'interfaccia intuitiva che consente di modellare facilmente processi e creare configurazioni.
ELMA Serverè l'elemento iniziale del sistema, e per iniziare il suo funzionamento è necessario prima registrarlo. È costituito da un insieme di componenti collegati tra loro: un'applicazione web, un database, un server di configurazione e un server di alert.
Agente ELMA. Dopo l'installazione sul computer dell'utente, l'agente visualizza gli avvisi online generati dal server per l'utente. Per iniziare, la registrazione non è assolutamente necessaria; può essere installata su un numero illimitato di computer all'interno di un'organizzazione, il che è un altro vantaggio del sistema.
Il sistema ELMA implementa un'architettura SOA e fornisce tutte le interfacce necessarie per l'espansione del sistema. ELMA avvia qualsiasi processo aziendale caricato da un'applicazione esterna e chiama tale applicazione (supportando chiamate sincrone e non asincrone).
4. Utilizzo del sistema ELMA
×
Azienda leader Elevis» ha sviluppato un metodo unico di approccio ai processi aziendali, che utilizza il nuovo ed efficace prodotto software ELMA.
È stato creato per le aziende impegnate ad implementare un approccio per processi alla gestione, la predisposizione di processi aziendali adattivi (che possono essere “ottimizzati” per conformarsi alle condizioni aziendali e alla legislazione).
Per utilizzare in modo indipendente tutti i vantaggi dei processi aziendali, effettua una prima raccolta di informazioni, studia le attività in corso dell'intera impresa, rileva i bisogni e, insieme al suo management, determina la gamma di compiti che dovrebbero essere risolti. Di conseguenza, viene formato un elenco di compiti da risolvere durante l'introduzione del sistema.
Successivamente, (il prodotto ELMA) studia la struttura organizzativa di una determinata impresa e fornisce alcune raccomandazioni per migliorare questa struttura. La sua modernizzazione è la parte più importante della sua crescita organizzativa. Parallelamente, la tabella del personale viene aggiornata e portata alla forma attuale.
Successivamente viene effettuata un'analisi completa delle attività della linea di produzione dell'impresa. Lo scopo di questa analisi è contrassegnare un certo numero di processi aziendali per un'ulteriore automazione. Di conseguenza, si ottiene una rete di tali processi, che riflette lo stato delle cose in questo momento nell'impresa. Inoltre, la responsabilità dei collaboratori per la quantità di lavoro completato è chiaramente definita. Ciò aumenta significativamente la disciplina nelle prestazioni e la controllabilità del personale. Il manager può vedere lo stato delle cose nell'impresa così com'è e trarre conclusioni specifiche sul lavoro di ciascuno dei suoi subordinati.
Dopo la formazione dei modelli primari, insieme al management e ai principali esecutori responsabili, viene effettuato un confronto tra i risultati ottenuti e le aspettative del management.
In questa fase, sia il modello di business che l'ordine delle operazioni possono essere adattati in base alle esigenze dei manager. Spesso si tratta di riunioni estese dell'intera impresa, in cui tutti i dirigenti responsabili presentano le proprie proposte per migliorare le attività dell'impresa. Il risultato è il buon funzionamento dell’organizzazione.
Gli specialisti tecnici, dal canto loro, si stanno preparando a implementare la soluzione presso il cliente. Questa fase consiste nell'installazione sul server e nel test della funzionalità del sistema sulle postazioni degli utenti. Inoltre, vengono eliminati commenti e carenze estremi, carenze nel lavoro del sistema. Allo stesso tempo, i dipendenti del cliente imparano a lavorare con il programma e acquisiscono le prime conoscenze nel campo dei processi aziendali.
5. Grazie al sistema ELMA i dipendenti:
- si assumono le proprie responsabilità in modo più responsabile, poiché i processi sono regolamentati, loro (i dipendenti) sanno chiaramente cosa devono fare. Inoltre, ELMA crea un controllo efficace sull'esecuzione dei compiti da parte del management;
- lavorare in modo più efficiente nella risoluzione dei problemi “tipici”, grazie all'equipaggiamento dei processi e della disciplina aziendale;
- risparmiare tempo nella ricerca dei documenti di cui hanno bisogno: ora sono disponibili in “due clic”;
- trovare rapidamente le informazioni necessarie e prendere decisioni in autonomia grazie al rapido accesso ai documenti e ad una chiara consapevolezza della responsabilità in ogni processo aziendale;
- i nuovi dipendenti sono più facili da formare.
Oltre a questo:
— si riduce la perdita di informazioni durante il trasferimento di compiti tra dipendenti e il volume del flusso di documenti su carta;
Una soluzione per migliorare la qualità dell’interazione all’interno dell’azienda. Il sistema offre soluzioni per organizzare il flusso di documenti e allo stesso tempo consente di implementare processi aziendali unici. Contiene processi standard di flusso di documenti e aiuta a organizzare il flusso di documenti e le attività operative dell'azienda.
Alternative all'ECM ELMA
Panoramica del sistema ELMA ECM
ELMA- un sistema di gestione aziendale che consente di costruire un'efficace interazione tra i dipendenti dell'azienda e di monitorare le loro attività al fine di migliorare la qualità del lavoro dell'intera azienda.
Linea di prodotti.
ELMA è costituito da un insieme di applicazioni per la gestione aziendale, che possono essere acquistate e funzionare come singole applicazioni, oppure insieme in un unico spazio informativo:
- ELMA: Gestione elettronica dei documenti. Automatizza i processi standard dell'ufficio e la gestione elettronica dei documenti. L'utilizzo del meccanismo WorkFlow consente di configurare rapidamente il sistema in base alle esigenze dell'azienda.
- ELMA: Gestione dei processi aziendali. L'applicazione implementa il concetto BPM (Business Process Management), che consente di costruire sistemi informativi flessibili e adattivi; soluzioni che possono cambiare rapidamente insieme ai cambiamenti nei processi di business dell’azienda. L'applicazione utilizza lo standard internazionale BPMN per modellare i processi aziendali.
- ELMA: Gestione degli indicatori. L'applicazione consente di attuare i principi di gestione degli obiettivi e di remunerazione basata sui risultati lavorativi in azienda. L'implementazione in una "forma semplice" consentirà di creare una serie di indicatori di prestazione target (KPI) e di stabilire un controllo operativo sul raggiungimento dei valori degli indicatori pianificati nel contesto degli obiettivi dell'azienda e della strategia di sviluppo (implementazione del BSC o Meccanismo Balanced Scorecard)
- ELMA: CRM. L'applicazione ELMA: CRM è gratuita ed è inclusa nel pacchetto base con l'acquisto di una qualsiasi delle applicazioni ELMA. ELMA: CRM è un CRM operativo, le cui funzioni principali sono la gestione del processo di vendita (incluso il meccanismo del funnel di vendita) e il mantenimento dello storico delle relazioni con le controparti (base delle controparti, contatti, potenziali clienti, transazioni, ecc.)
- ELMA: Gestione del progetto. Semplifica la gestione delle attività progettuali in azienda. Insieme alla gestione delle attività standard, alla pianificazione del progetto (diagramma di Gantt) e all'organizzazione di un unico spazio informativo per il progetto, ELMA: Project Management consente di gestire i processi aziendali standard all'interno dei progetti e di gestire il budget del progetto.
- ELMA: Portale interno Tutte le applicazioni si basano su una cosa: ELMA: portale interno. Questa applicazione non è venduta separatamente: è inclusa in qualsiasi applicazione ELMA.
ELMA: Il portale interno comprende:
- Struttura organizzativa dell'azienda
- Gestione delle attività
- Calendario
- Comunicazione. Alimentazione dei messaggi.
- Portale interno. Documenti web.
- Archiviazione Web per file
Pacchetti ELMA.
- ELMAECM. Un ottimo strumento per la gestione operativa di un'azienda. Comprende le applicazioni ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management e si basa sul portale interno ELMA.
- ELMABPMSuite.
Architettura del sistema ELMA.
Il sistema di gestione dei processi aziendali ELMA è costituito da un insieme di programmi:
- ELMA Server
- Progettista ELMA
- Agente ELMA
ELMA Server include una serie di componenti correlati:
- Banca dati
- Applicazione Web
- Server di configurazione
- Server di avviso
ELMA Serverè l'elemento radice del sistema. Per iniziare a lavorare con il server, è necessario registrarlo.
Progettista ELMA Il sistema consente di organizzare la gestione dei processi in un'azienda in base a metriche e indicatori, processi eseguibili e collegare tra loro metriche di processo, strategia aziendale e motivazione del personale. Il pacchetto include ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management e si basa sul portale interno ELMA.
Per lavorare con il Designer, è necessario registrarlo.
Agente ELMAè un'applicazione che viene installata sul computer dell'utente e fornisce una comoda interfaccia per modellare i processi e creare configurazioni.
ELMA Agent non richiede registrazione per iniziare a funzionare e può essere installato su un numero qualsiasi di computer in un'organizzazione.
Il sistema ELMA implementa l'architettura SOA e fornisce le interfacce necessarie per l'espansione del sistema. ELMA ti permette di:
- Avvia qualsiasi processo aziendale caricato nel sistema da un'applicazione esterna
- Chiamare le funzioni di un'applicazione esterna. Sono supportate le chiamate sincrone e asincrone.
Implementazione del sistema ELMA.
è un'applicazione che viene installata sul computer dell'utente e visualizza in tempo reale gli avvisi generati dal server per l'utente.
Gli specialisti di Elevise hanno sviluppato una metodologia unica per implementare un approccio di processo in un'impresa utilizzando il prodotto software ELMA. ELMA è un prodotto all'avanguardia ed efficace progettato per le aziende che desiderano implementare un approccio per processi alla gestione, disporre di processi aziendali adattivi che possono essere personalizzati e ottimizzati per soddisfare le mutevoli condizioni aziendali, i requisiti normativi e le pressioni competitive.
Successivamente, viene studiata la struttura organizzativa dell'impresa e vengono fornite raccomandazioni per il suo miglioramento. Migliorare la struttura organizzativa di un'impresa è la parte più importante del suo sviluppo organizzativo. In questa fase la tabella del personale viene aggiornata e portata nella sua forma attuale.
Il passo successivo nella fase preparatoria dell'implementazione del sistema è un'analisi delle attività attuali dell'impresa. Lo scopo di questa analisi è identificare un certo numero di processi aziendali ai fini di un'ulteriore automazione. Di conseguenza, si forma una rete di processi che riflette lo stato attuale delle cose nell'azienda. Inoltre, la responsabilità dei dipendenti per la quantità di lavoro svolto è chiaramente definita. Ciò aumenta notevolmente la disciplina delle prestazioni e la controllabilità del personale. Il manager vede la reale situazione dell'impresa.
Dopo la formazione dei modelli primari, insieme ai manager e ai dirigenti con responsabilità strategiche viene effettuato un confronto tra i risultati ottenuti e la visione del management. In questa fase, sia il modello delle attività dell'impresa sia la procedura per eseguire determinate operazioni nell'impresa possono essere adattati in base agli scopi e agli obiettivi dei manager. Di norma, ciò avviene sotto forma di riunioni estese, in cui ciascun dirigente responsabile presenta le sue proposte per migliorare le attività dell'impresa. E questa, in definitiva, è la chiave del successo dell’intera organizzazione.
Gli specialisti tecnici, a loro volta, preparano l'implementazione della soluzione presso il cliente. Questa fase include l'installazione sul server e il test della funzionalità del sistema sulle postazioni di lavoro degli utenti. Durante questo lavoro vengono eliminati gli ultimi commenti e le carenze nel funzionamento del sistema. Allo stesso tempo, i dipendenti del cliente vengono formati per interagire con il programma e ricevere conoscenze di base nel campo dei processi aziendali.
Efficienza economica.
I dipendenti dell'azienda adottano un approccio più responsabile nei confronti delle proprie responsabilità, perché: i processi sono regolamentati e il dipendente sa chiaramente cosa è obbligato a fare. Inoltre, il sistema fornisce un controllo efficace sul completamento dei compiti da parte del management.
Maggiore efficienza dei dipendenti nella risoluzione di problemi “standard” grazie ad una chiara regolamentazione dei processi aziendali e ad una maggiore disciplina.
Risparmia tempo ai dipendenti per trovare ciò di cui hai bisogno documento, perché tutti i documenti necessari sono disponibili “in 2 click”.
I dipendenti ricevono rapidamente le informazioni necessarie e possono prendere decisioni in modo indipendente grazie ad un accesso rapido ai documenti e ad una chiara comprensione della propria area di responsabilità all’interno di ogni processo aziendale.
La percentuale di perdita di informazioni durante il trasferimento di attività da un dipendente a un altro è ridotta.
Il volume della circolazione dei documenti cartacei è ridotto.
La velocità complessiva del processo aumenta.
Semplifica la creazione e la manutenzione Sistemi di gestione della qualità grazie alla capacità di ricevere normative aggiornate sui processi e alla capacità di migliorare costantemente i processi aziendali.
Facilita la formazione e l’adattamento dei nuovi dipendenti.
Vantaggi del sistema.
Per lavorare con il sistema è sufficiente un browser web. Grazie a questo, puoi lavorare con il sistema da qualsiasi parte del mondo senza installare software aggiuntivo.
Per descrivere i processi aziendali viene utilizzato il moderno linguaggio BPMN, di gran lunga lo standard globale migliore e più progressista per descrivere i processi aziendali.
La capacità di generare norme sui processi aziendali, che è un prerequisito per la certificazione secondo lo standard di qualità GOST-R ISO 9001:2001. Ciò elimina la duplicazione del lavoro e l'azienda dispone sempre di normative sui processi operativi attuali.
Nessun costo "nascosto" per le licenze software. Non è necessario acquistare un database o altri componenti costosi.
Il prezzo del prodotto è 2-3 volte inferiore ai prezzi di sistemi simili
Schermate
Progettista ELMA 
Lavorare con i documenti 
Interfaccia del sistema ELMA 
Prezzo
Il costo di una licenza è di 3.000,00 rubli.
Recensioni e novità su ELMA ECM
2017. ELMA 3.11 ha migliorato il portale interno e il progettista dei processi
È stata rilasciata una nuova versione del sistema per la gestione dei processi aziendali e dell'efficienza - ELMA 3.11. Gli sviluppatori hanno apportato modifiche a una parte significativa delle funzionalità principali dello strumento informatico e hanno anche introdotto molte soluzioni per accelerare e stabilizzare il sistema. Il portale interno ora supporta i fusi orari, nonché impostazioni aggiuntive per i calendari di produzione. Le operazioni quando si lavora con i messaggi e i processi del flusso di lavoro sono state aggiornate qualitativamente: è stata implementata la possibilità di modificare rapidamente i tipi di messaggi e le versioni dei processi in ELMA Designer. Le estensioni personalizzate, ovvero gli script nella tavolozza dei blocchi operativi di Designer, sono diventati dotati di versione. Lo strumento di ricerca delle estensioni nel programma è stato migliorato. Sono stati migliorati anche il Form Designer e le applicazioni specializzate del sistema: ELMA Projects+ ed ELMA CRM+.
2017. Il sistema ELMA è incluso nel registro dei prodotti innovativi raccomandati nella Federazione Russa
Il sistema di gestione dei processi aziendali ELMA è incluso nel Registro dei prodotti, tecnologie e servizi innovativi prodotti e consigliati per l'uso nella Federazione Russa. Le informazioni sulle decisioni incluse nel registro vengono utilizzate quando si effettuano appalti nell'ambito di 94-FZ e 223-FZ. Tutti i prodotti, le tecnologie e i servizi che richiedono l'inclusione nel Registro sono studiati dai membri del Consiglio di Esperti. Vengono analizzate l'unicità delle soluzioni, le caratteristiche funzionali, i vantaggi competitivi e i potenziali benefici economici per i consumatori.
2017. ELMA ha rilasciato una versione gratuita del suo sistema BPM
ELMA ha rilasciato una versione gratuita e completamente funzionale: ELMA Community Edition. Il sistema non ha restrizioni sul tempo di utilizzo e sul numero di licenze utente. Si tratta di un sistema BPM a tutti gli effetti che può essere implementato nel lavoro dell'azienda e utilizzare tutte le funzionalità gratuitamente e senza restrizioni: modellare i processi aziendali, automatizzarne l'esecuzione, controllare il lavoro sui processi, migliorare i processi sulla base del monitoraggio dei dati. Il sistema contiene un modulo ECM per la gestione elettronica dei documenti, un modulo CRM per la gestione del processo di vendita, processi aziendali già pronti, pacchetti di processi e altre soluzioni ELMA Store che possono essere rapidamente installate nel sistema e adattate alle specificità della vostra attività. Esiste la possibilità di integrazione flessibile della soluzione nell’infrastruttura IT dell’azienda e di ampliamento delle funzionalità. Agli utenti della versione gratuita di ELMA Community Edition non viene fornito supporto tecnico da parte dello sviluppatore, ma hanno accesso a tutte le risorse necessarie per l'autoimplementazione del sistema.
È stata rilasciata la nuova versione del sistema di gestione dei processi aziendali e dell'efficienza ELMA 3.10. Gli aggiornamenti prioritari nella nuova versione sono stati: la possibilità di utilizzare il DBMS PostgreSQL, l'aumento delle prestazioni e della tolleranza ai guasti della soluzione, nuove funzionalità utili delle applicazioni ELMA, nonché una più semplice manutenzione del sistema BPM nelle aziende clienti. Inoltre è presente il controllo automatico dei duplicati e l'importazione dei tassi di cambio in ELMA CRM+. Quando lavorano in CRM, diversi dipendenti a volte inseriscono accidentalmente informazioni sullo stesso cliente aziendale, che successivamente interferiscono con il lavoro e confondono gli utenti. Nella versione 3.10, quando viene creata una nuova opportunità (aggiungendo un potenziale cliente al sistema), una funzione controlla i dati per tutte le possibili corrispondenze. Inoltre, la funzionalità di pianificazione in ELMA Projects+ è stata ampliata, è stato aggiunto il coordinamento per fasi nell'applicazione di gestione elettronica dei documenti ELMA ECM+.
2015. Lavorare con la nuova versione di ELMA 3.8 è diventato più semplice e conveniente
Nella versione ELMA 3.8, il concetto di “Soluzioni pronte + Auto-implementazioni” aveva la massima priorità per gli sviluppatori. Insieme al rilascio di ELMA 3.8, sono state rilasciate undici nuove soluzioni già pronte sviluppate da ELMA e diverse soluzioni sviluppate dai partner. Nella nuova versione, il processo di aggiornamento del sistema è diventato più semplice. Soluzioni già pronte che possono essere realizzate senza uscire da ELMA Designer. D Molti cambiamenti hanno interessato l'applicazione ELMA ECM+. Questi cambiamenti non hanno perseguito l'obiettivo di espandere la funzionalità: l'enfasi del lavoro è stata posta sulla facilità d'uso dell'ufficio. Le interfacce per la registrazione dei documenti e l'impostazione dei parametri di registrazione sono state notevolmente migliorate. Ti presentiamo anche un nuovo plugin per il client di posta elettronica Microsoft Outlook. Con il suo aiuto, puoi acquisire manualmente o automaticamente la tua corrispondenza in ELMA direttamente da Outlook.
2015. ABI PRODUCT ha portato a termine il progetto di implementazione del sistema elettronico di approvazione dei contratti ELMA
ABI PRODUCT, una delle più grandi aziende di lavorazione della carne in Russia, ha implementato un progetto per implementare un sistema elettronico di approvazione dei contratti basato sul sistema ELMA ECM+. L'obiettivo principale del progetto era quello di creare le condizioni per accelerare il passaggio dei principali processi contrattuali, nonché di ridurre i rischi del loro supporto. Grazie all'implementazione dell'ECM, sono stati ottenuti risparmi sui costi di gestione (il sistema ha liberato i dipendenti dell'azienda dal lavoro di routine di spostare manualmente i contratti su carta da una divisione all'altra). L'implementazione di un sistema elettronico di approvazione dei contratti ha reso il processo di approvazione dei contratti trasparente e rapidamente gestibile ed ha eliminato la perdita o la modifica non autorizzata del testo del contratto. Il sistema ha consentito di ridurre significativamente i tempi di movimentazione dei contratti grazie all'ottimizzazione o all'eliminazione di alcune fasi del processo. L'implementazione del sistema ha inoltre evidenziato l'imperfezione del processo per alcune tipologie di contratti, che ha contribuito a modificare i relativi processi.
2013. ELMA 3.2 contiene nuove funzionalità per le organizzazioni di progettazione
È stata rilasciata una nuova versione del sistema ELMA 3.2, più focalizzata sulla comodità e sulla facilità d'uso per i nostri clienti. Il portale interno è stato dotato di ulteriori misure di sicurezza degli accessi (autorizzazione tramite token, dispositivi e certificati attendibili, tecnologia Single Sign On). Design aggiornato, formazione delle norme di processo, escalation dei processi aziendali, integrazione con Business Studio. Gestione degli indicatori di performance (KPI) – molti cambiamenti sono stati implementati verso la semplificazione e la facilità d'uso (una descrizione completa sarà nella prossima news). È stata implementata una soluzione per gli enti di progettazione (Project Management) con l'introduzione del costo del lavoro.
2009. È stata rilasciata una versione gratuita del sistema ELMA
EleWise ha annunciato il rilascio di ELMA: versione gratuita. Questa versione viene rilasciata nell'edizione "Attività + Documenti" ed è progettata per 5 utenti nel sistema. ELMA: La versione gratuita non contiene un modulo di gestione dei processi aziendali. Se desideri familiarizzare con il funzionamento di questo modulo, scarica la versione demo di ELMA. La versione gratuita è una versione completamente funzionante del sistema ELMA (Tasks + Documents Edition) senza data di scadenza. Per iniziare a utilizzare ELMA: versione gratuita, è necessario scaricare il sistema, registrare il sistema sul sito Web, inserire un elenco di utenti che lavoreranno con il sistema.