Sí, puedes. Los formularios unificados solo se requieren para las organizaciones de transporte motorizado. Otras empresas tienen derecho a desarrollar formularios de viaje de forma independiente. Registrar cartas de porte no estándar en los registros contables.
El documento desarrollado por la empresa debe cumplir con los requisitos del documento principal. Además, la forma "propia" de la carta de porte debe incluir todos los detalles obligatorios previstos por la Orden del Ministerio de Transporte de Rusia del 18 de septiembre de 2008 No. 152. En particular, se trata de información sobre el conductor y datos sobre el vehículo.
Agreguemos que para evitar disputas con las autoridades fiscales, es más seguro escribir una ruta: indicar un destino específico y un lugar de salida.
¿Qué documentos sobre combustibles y lubricantes (a excepción de la carta de porte) solicitará el Servicio de Impuestos Federales?
Los inspectores pueden solicitar documentación de que la empresa está racionando los costos. El director de la empresa, por orden suya, deberá aprobar por separado las normas de consumo de combustible en verano e invierno. Para ello, se realizan pruebas de conducción de los automóviles (en condiciones específicas). Sus resultados se documentan en un informe de control de forma gratuita.
Además, en una orden separada se designa una comisión que realizará constantemente mediciones de control del consumo de combustible en el transporte.
¿Se requiere un registro de viaje?
No, no es necesario. Pero si su empresa tiene muchos vehículos oficiales, es mejor conservar dicho documento. Esto le permitirá controlar el movimiento de las cartas de porte y su envío al departamento de contabilidad. El formulario estándar del diario contable (Formulario No. 8) fue aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 28 de noviembre de 1997 No. 78. Pero la empresa puede desarrollar su propio formulario.
¿Existen documentos que puedan sustituir las cartas de porte?
Los gastos de combustible y lubricantes pueden confirmarse no solo mediante cartas de porte, sino también mediante cualquier otro documento que permita determinar de forma fiable la distancia recorrida por el vehículo. Por ejemplo, los documentos se rellenan basándose en los datos de los dispositivos de medición y el seguimiento del movimiento de las máquinas. Dicho dispositivo puede ser un equipo con un sistema de navegación por satélite incorporado (carta del 16 de junio de 2011 No. 03-03-06/1/354).
¿Qué se necesita para contabilizar el IVA al comprar gasolina al contado?
Para deducir el IVA, necesitará un recibo de caja y una factura. En este caso, la gasolinera emitirá una factura sólo si el responsable (el empleado que compra el combustible) tiene un poder para recibir los artículos del inventario. Si no existe poder, no se emitirá la factura. En este caso, vea si el IVA se menciona en el recibo. De lo contrario, el combustible se puede incluir en el precio de compra. Es decir, cancelar como gastos la totalidad del monto reflejado en el cheque. Si se indica el IVA, es mejor no deducir este impuesto y no incluirlo como gasto. Esta es la opción más segura.
Cada organización que tenga vehículos para uso oficial debe llevar registros del movimiento de las cartas de porte emitidas. Para ello, se proporciona un formulario especial, que se denomina "Libro de registro para registrar el movimiento de las cartas de porte". El sitio web le dirá cómo debería verse este documento y cómo completarlo sin errores.
Las organizaciones y empresarios que prestan servicios de transporte o simplemente utilizan vehículos de empresa en su trabajo deben registrar periódicamente todas las cartas de porte emitidas en un diario especial. Esto se define en el artículo 6. Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ Y por orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152. El modelo del cuaderno de bitácora para el registro del movimiento de cartas de porte fue aprobado hace bastante tiempo Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 28 de noviembre de 1997 N 78. Durante estos veinte años, ni el Formulario No. 8 en sí ni el procedimiento para su mantenimiento han cambiado jamás. Aunque los legisladores han realizado modificaciones para completar las cartas de porte más de una vez, la última de las cuales ocurrió a principios de 2019. Además del formulario No. 8, el Comité Estatal de Estadísticas aprobó varios formularios más destinados a emitir las cartas de porte pertinentes (para camiones y automóviles, así como para autobuses). Se discutirán en otro artículo, pero ahora nos detendremos con más detalle en el tipo principal de documentación contable, diseñada para controlar el movimiento de las cartas de porte emitidas a los conductores, así como la entrega de hojas usadas al departamento de contabilidad de la organización.
¿Qué es un registro de movimiento de carta de porte?
El uso de dicho documento contable tiene varias ventajas que hacen que el uso del diario sea útil incluso para aquellas empresas que no están obligadas a hacerlo. En particular, permite controlar la puntualidad y el orden de emisión de los bonos y comprobar más rápidamente la cancelación de combustibles y lubricantes. El formulario interindustrial estándar No. 8 (OKUD 0345008) son hojas cosidas entre sí en forma de libro, en las que está impresa una tabla de nueve columnas. Cada organización puede desarrollar y utilizar su propio formulario de este documento, ya que su formulario es recomendado y obligatorio. Desarrollar su propia tabla le permitirá organizar las columnas en un orden conveniente, eliminar datos innecesarios y agregar los relevantes. El formulario estándar especifica, en particular:
- número de la carta de porte y fecha de su emisión;
- número de personal y nombre completo del conductor del vehículo;
- número de garaje del vehículo (la indicación del número de estado de registro no se proporciona en el formulario estándar, pero puede tenerlo en cuenta en su formulario);
- firma del conductor que confirma la recepción del billete;
- firma de la persona autorizada para emitir y aceptar el bono (despachador);
- fecha de aceptación de la hoja y firma del contador;
- columna para notas.
La cumplimentación del diario de viaje, cuyo formulario estándar se puede descargar al final del artículo, debe realizarse en la forma prescrita. por orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008, No. 152. Este procedimiento es el mismo para todos los usuarios del vehículo.
Libro de registro de viaje: muestra de llenado
Por lo general, no hay problemas para completar este formulario estándar. Las anotaciones pueden hacerse a mano o completarse en una computadora, y al final del día las hojas se pueden imprimir para que todas las personas autorizadas puedan firmar. Es más conveniente mantener un documento escrito a mano si hay muchos automóviles en la organización y el despachador emite y acepta vales constantemente. La portada del documento, como es habitual, debe contener el nombre de la organización, su OKPO y el período para el cual se emitió el formulario. No es necesario poner firmas ni sellos en la portada. Las páginas del documento deberán estar numeradas y su número deberá indicarse en el reverso del documento. No es necesario coser y sellar el formulario.
Dentro del formulario, sólo necesita completar los campos según sea necesario. No se requiere ningún resumen. Un ejemplo de cómo completar un diario estándar para la emisión de cartas de porte se ve así:
Una vez que la revista se queda sin páginas y columnas libres, debe almacenarse en los archivos de la organización durante al menos tres años, después de lo cual puede destruirse.
Los empresarios y organizaciones que utilizan vehículos de motor en sus actividades emiten cartas de porte para cada viaje. Estos formularios reflejan el consumo de combustible y otros indicadores de desempeño. Cada documento emitido se anota en el registro correspondiente, que se denomina registro de carta de porte. Para ello se ha desarrollado una forma unificada. Puede descargar una muestra gratuita al final del artículo.
El diario de registro de cartas de porte tiene un formulario unificado No. 8, que fue aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia en 1997. Los empresarios y las organizaciones todavía pueden utilizar esta plantilla en la actualidad. Al mismo tiempo, desde el 1 de enero de 2013 está vigente la Ley N° 402-FZ “De Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011. Con base en esta ley, el uso de formularios unificados no es obligatorio.
En cuanto a llevar un registro de billetes de viaje para 2018, conviene tener en cuenta una serie de puntos:
- El registro se abre por un período de hasta 1 año.
- El propio director determina la duración del diario.
- Si el gerente decide negarse a utilizar un formulario unificado, deberá crear su propia muestra, que contendrá los mismos detalles.
- La vida útil de la revista es de al menos 5 años (como para otros documentos primarios).
¡Importante! Antes de cancelar el diario, debe asegurarse de que la vida útil del último formulario registrado en él haya expirado. De lo contrario, no será posible confirmar el control.
Después de tomar notas en el registro, debe firmar. Los datos ingresados son confirmados por el contador, el empleado que lleva el registro y el propio conductor. Al final de la forma unificada de la tabla hay una columna para comentarios. No es necesario llenarlo. En algunos casos, contiene el nombre de la localidad por donde viajaba el conductor u otras marcas adicionales.
Formulario de muestra: detalles requeridos
A partir de 2018, el formulario estándar es en forma de documentos encuadernados. La página contiene una tabla de 9 columnas. Al desarrollar una muestra para su empresa, puede organizarlas en el orden más conveniente, eliminar columnas innecesarias o incluir columnas adicionales.
En la primera página del libro de viaje de muestra se indica el nombre de la empresa u organización y el período de mantenimiento del registro. En los campos especialmente designados a la derecha, se ingresan los códigos OKUD y OKPO.
- Número de carta de porte.
- Fecha de emisión del documento.
- Detalles del conductor. Ingrese su nombre completo y número de personal.
- Número de coche.
- Firmas del conductor, despachador (con la fecha en que se tomó el formulario al conductor) y contador (con la fecha en que se aceptó la documentación).
- Información adicional. La última columna se completa si es necesario.
Todas las demás páginas se imprimen utilizando la misma plantilla. En la mayoría de los casos, se ingresan aproximadamente los mismos datos en las líneas. Cuando se acaben las páginas libres, el diario de viaje de las cartas de porte debe enviarse al archivo. Allí se almacenará durante 5 años (según las normas de documentación primaria).
¿A quién se le confía el mantenimiento del registro?
El diario contable lo lleva un empleado designado por orden del director o empresario individual. Además, esto se puede confiar a un empleado en cuyo contrato de trabajo ya se estipule esta responsabilidad.
Otra opción es que el gerente tenga derecho a contratar a una organización externa o a un empresario individual para llevar el diario. Para documentar dicha cooperación, se completa un acuerdo de servicio.
Independientemente de quién haga las notas en la tabla, el procedimiento contable no cambia:
- se realiza un registro por cada carta de porte;
- los formularios están marcados en orden cronológico;
- las páginas están numeradas consecutivamente.
Si el período por el cual se emitió el documento ha llegado a su fin, se cose y firma el libro de registro de emisión de cartas de porte. Debe asegurarse de que todas las páginas de registro estén numeradas.
¿Por qué es necesario realizar un seguimiento de los documentos de viaje?
Por ley, todo empresario (u organización) que utilice automóviles para sus actividades debe proporcionar cartas de porte y tenerlas en cuenta en el registro. El formulario en sí contiene información completa sobre el viaje: detalles del conductor, ruta, características de la carga.
La carta de porte sirve como prueba del consumo de combustible durante el transporte. Con base en este documento, el contribuyente puede cancelar los costos de combustible de los vehículos. Además, los datos contenidos en los documentos simplifican la contabilidad y la nómina de los conductores.
Todas las organizaciones que tienen camiones o automóviles en su balance deben llevar un diario para la emisión de cartas de porte. Naturalmente, aquellos que realicen viajes que sean rentables para la empresa.
ARCHIVOS 2 archivos
La importancia de mantener un documento radica en que en él se registran las hojas de ruta, que, a su vez, son una confirmación de los costos incurridos por la organización. Sin una revista, mantener el orden en el manejo de las cartas de porte y demostrar su existencia en general (con grandes volúmenes de trabajo) es bastante problemático.
Método de administración
La cumplimentación del diario de expedición de cartas de porte se puede organizar exclusivamente en formato papel. No existe la posibilidad de ingresar la información necesaria de forma electrónica (solo si cada uno de los conductores, despachadores y contadores de la organización tiene su propia firma electrónica).
Desde el inicio del mantenimiento, el documento se imprime y, si es necesario, se suministra con hojas adicionales. Al final del período de mantenimiento, se cose, se certifica con la firma del responsable de la organización y se almacena por otros 5 años.
Idealmente, debería estar en uso constante por parte del empleado responsable de emitir y recibir las cartas de porte de los conductores.
Componentes de la revista.
El formulario del documento consta de dos hojas. Una vez terminada, la revista es un libro con una portada y varias hojas impresas y dispuestas en forma de tabla. En la portada, en el centro, está el nombre de la revista indicando el año (mes) de llenado (normalmente su período de vigencia es de 1 año, pero también hay opciones de corta duración, por un mes).
En la parte superior de la portada, la persona que completa el formulario escribe el nombre completo de la organización, el código del documento según OKUD (para el formulario interindustrial estándar No. 8 es 0345008, se ingresa inmediatamente en el formulario), el código según a OKPO.
La tabla, que se encuentra en la segunda hoja de la revista, contiene columnas. Cada una de estas columnas asume la siguiente información:
- Número de carta de porte. El documento utiliza numeración continua. Todas las entradas se realizan en orden cronológico.
- Cuándo se emitió la carta de porte (fecha).
- Información sobre el conductor: nombre completo en letras, si está disponible - número de personal.
- Dígitos del número de garaje (no de matrícula) del coche.
- La firma del conductor como garantía de que recibió la carta de porte.
- “Autógrafo” del despachador que aceptó la carta de porte con notas, así como otros documentos sobre el viaje (estos datos se indican en la nota).
- Firma del contador. Se coloca después de que el departamento de contabilidad haya recibido la carta de porte.
- Nota. Esta columna está destinada a datos que son de fundamental importancia para emitir o aceptar cartas de porte. Allí se indican las marcas (o falta de ellas) en los documentos, correcciones, propiedades físicas del papel recibido, etc.
La segunda hoja del diario puede durar tanto como se desee. Lo principal es que las cartas de porte incluidas en él tengan la fecha de emisión adecuada. Un empleado no tiene derecho a ingresar información irrelevante o deliberadamente falsa en el diario.
En cuanto al período de almacenamiento, de acuerdo con las normas existentes, el diario de emisión de cartas de porte se almacena durante al menos 5 años.
¡Punto importante! El diario de emisión de cartas de porte debe contener información sobre todos los documentos emitidos. Si la carta de porte no está registrada, el departamento de contabilidad no tiene derecho a aceptarla.
quien lo llena
Inicialmente, al director de la organización se le asigna automáticamente la responsabilidad de mantener la revista. Pero en la gran mayoría de los casos confía esta responsabilidad a sus subordinados. Esto se puede hacer de dos maneras:
- A través de un contrato de trabajo (que establece que es responsabilidad directa de un determinado empleado).
- Por pedido separado. El documento se denominará “Orden sobre el nombramiento de una persona responsable de llevar un diario para la emisión de cartas de porte”. Está compilado en forma libre. Lo principal es que contiene la firma del gerente, detalles de la organización, información sobre el empleado designado y su firma en señal de acuerdo con el contenido.
El empleado asignado no necesita recibir ninguna formación especial para llevar un registro.
Marco legislativo
El formulario adjunto y la muestra de llenado es un formulario intersectorial estándar No. 8, que fue adoptado mediante Resolución No. 78 del Comité Estatal de Estadística del 28 de noviembre de 1997. Se utiliza desde hace mucho tiempo y aún ahora no ha perdido su relevancia.
Sin embargo, desde 2013, el uso de dicho formulario se ha convertido en un procedimiento opcional. Cada organización tiene derecho a elegir de forma independiente qué formulario utilizará para marcar la emisión de cartas de porte.
Una organización puede incluso realizar cambios en los formularios de documentos existentes para su propia conveniencia. Lo principal es que estas acciones están confirmadas por orden separada del gerente con firma y sello, y también están anotadas en las políticas contables de la empresa.
Si utiliza un formulario estándar, tales medidas no serán necesarias. Además, el formulario de diario estándar cumple todos los requisitos que se le aplican. Al realizar cambios en las columnas, el relleno corre el riesgo de encontrarse con una situación de violación de las leyes laborales o tributarias. Por estas y otras razones, el Formulario No. 8 sigue en uso.
Posibles adiciones
Dado que la revista se utiliza desde hace bastante tiempo, varias empresas han añadido sus propias columnas. La práctica ha demostrado que conviene incluir en esta revista:
- La ruta que tomará el coche. Algunos simplemente indican el punto de llegada.
- ¿Qué tipo de carga entrega el vehículo?
- Kilometraje.
- Consumo de combustible que se produjo como consecuencia del viaje, etc.
Naturalmente, todos estos datos se completan solo después de que se devuelve la carta de porte o incluso después de que la recibe el contable de la organización. Cualquier cambio que se realice en el formulario existente, debe estar respaldado por una orden separada del gerente.
El diario de emisión de cartas de porte es uno de los documentos principales que confirman los gastos de combustible de una organización o empresario individual. Si una entidad legal ha elegido un sistema tributario que tiene en cuenta los gastos, entonces este documento es especialmente importante al calcular los impuestos adeudados por la organización.
Todas las organizaciones que utilizan vehículos en el desempeño de sus actividades están obligadas a llevar un registro de las cartas de porte. La ley dicta requisitos especiales para el mantenimiento y llenado de este diario. Le contaremos más en detalle más adelante en nuestro artículo.
La revista consta de varias partes.
Página delantera:
- Nombre legal de la empresa.
- Detalles de la organización (OKPO).
- Periodo de registro.
Sección de tabla con información:
- Número de carta de porte y fecha real de emisión al conductor.
- Información del conductor (nombre completo y número de personal).
- Número de garaje del coche.
- Firmas de personas autorizadas y responsables (conductor, despachador, contador).
El diario de registro y emisión de cartas de porte tiene la denominada numeración continua y debe llevarse en orden cronológico. Tan pronto como se complete el libro de contabilidad, se deberá coser y endosar con el sello de la empresa y la firma del propietario de la empresa.
Básicamente, en las empresas, el diario contable lo completa un contador utilizando documentación primaria u otro empleado autorizado de la organización, cuyo contrato de trabajo lo establece. En casos individuales, la obligación de mantener y registrar los billetes de viaje se asigna a una organización externa (si se subcontrata la contabilidad). En este caso, se firma un acuerdo entre las partes con los términos de cooperación, derechos y obligaciones entre sí. La legislación de la Federación de Rusia permite esta opción. Además, podrá presentar el documento de forma electrónica.
Si es necesario realizar correcciones en el diario de viaje, debe guiarse por las normas legislativas. Las correcciones en el diario, como en otros documentos primarios, deben realizarse tachando fácilmente los datos incorrectos y haciendo una nueva entrada con fecha, firma y sello.
Se puede descargar una muestra de cómo completar la revista de forma gratuita.
A nivel legislativo, toda organización que utilice vehículos para realizar negocios o producción debe mantener un registro de las cartas de porte. Deben completarse de acuerdo con el estándar de acuerdo con el Formulario No. 8. Este documento se considera la documentación principal que realmente confirma los costos de combustible y lubricantes, le permite planificar costos y reducir el pago de impuestos. Además, se requiere un libro mayor para las acumulaciones de los conductores.