Los gastos de viaje no son sólo el coste del viaje hasta el destino y el alojamiento, sino también todos los demás gastos dentro de un límite fijo para un día de viaje de negocios. Los pagos que compensan estos gastos se denominan dietas y sus tamaños y características se analizarán en este artículo.
Un viaje de negocios es el viaje de un empleado a otra ciudad por necesidades de la empresa. El empleador está obligado a reembolsar no sólo los gastos de viaje al destino y el alojamiento, sino también todos los demás gastos dentro de un límite fijo para un día de viaje de negocios. Este pago se llama asignación diaria y su tamaño y características se analizarán en este artículo.
Por ley, todos los viajeros de negocios tienen derecho a recibir pagos diarios, que cubren los gastos adicionales del empleado relacionados con su estancia fuera de su lugar de residencia permanente. Las dietas máximas diarias para viajes de negocios en 2019 todavía están reguladas por el Estado y, en comparación con el año pasado, no han cambiado. Consideremos en qué casos y cuánto puede pagar un empleador a un empleado desplazado sin gravar estos pagos.
Normas legislativas
La obligación de reembolsar a un empleado en un viaje de negocios los gastos relacionados con el mismo está regulada por la Parte 1 Artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.. Dichos gastos se dividen en:
- costos de viaje al destino y mudanza en una ciudad extranjera;
- gastos de manutención;
- otros costos compensados en forma de una cantidad fija por día (viáticos).
En los dos primeros casos se reembolsan los gastos reales que estén documentados. Pero la asignación diaria es fija y no requiere ningún documento adicional. La organización lo determina de forma independiente, fijando su tamaño en la normativa local. La legislación incluye el Reglamento sobre viajes de negocios aprobado por el director de la empresa, así como la política contable, como tales documentos.
Para que el trabajador desplazado no tenga que pagar el impuesto sobre la renta personal por los fondos recibidos de esta manera, los estándares máximos para los gastos de viaje en 2019 se prescriben en Artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia..
Gastos de viaje (viáticos) en 2019: importe
Le recordamos que antes de enviar empleados a viajes de negocios, debe especificar las condiciones en las leyes regulatorias locales; por ejemplo, redactar un Reglamento sobre viajes de negocios (o incluir las reglas en otra LNA).
La cantidad máxima de asignación diaria, que no se reconoce como ingreso del empleado y no está sujeta al impuesto sobre la renta personal (y no se deducen las primas de seguro), depende de la dirección del viaje de negocios:
- el monto de la asignación diaria para un viaje de negocios en 2019 a Rusia: la cantidad no imponible es de 700 rublos por día;
- cuando se viaja al extranjero, la cantidad es mucho mayor: 2.500 rublos por día.
La organización empleadora tiene todo el derecho a establecer pagos por una cantidad mayor, pero cualquier exceso debe retenerse y transferirse al presupuesto del impuesto sobre la renta de las personas físicas a la tasa habitual del 13%. Por ejemplo, si una empresa proporciona una asignación diaria para viajes por un monto de 1500 rublos para viajes nacionales, al pagarle a un empleado, el contador deducirá un límite no imponible (700 rublos) de esta cantidad y multiplicará la parte restante. en un 13%:
(1500 - 700) × 13% = 104 frotar.
Esta es la cantidad de impuesto sobre la renta personal que debe retenerse y transferirse al presupuesto. El viajero de negocios recibirá:
1500 - 104 = 1396 frotar.
La totalidad del monto pagado se utiliza para reducir la base imponible del impuesto a la renta o del sistema tributario simplificado, si su monto está especificado en el reglamento interno de la empresa. Es decir, en este ejemplo, la cantidad total de 1.500 rublos se puede atribuir a gastos.
Determinar la duración de un viaje de negocios.
Anteriormente, para determinar la duración del viaje (y aclarar las fechas de salida y regreso), se utilizaba un certificado de viaje, en el que el destinatario marcaba la llegada y salida del viajero de negocios. Después de la cancelación del certificado en 2015, se hizo más difícil determinar el tiempo y calcular las dietas para viajes de negocios en 2019, y la contabilidad debe realizarse mediante el análisis de boletos, facturas de hotel o recibos de combustible si el empleado viajó al lugar; destino en transporte personal.
Viajes de negocios al extranjero
El monto de la asignación diaria en las organizaciones comerciales lo establece el propietario o gerente de la empresa y se indica en documentos locales, como el Reglamento sobre viajes de negocios o el Reglamento sobre remuneraciones.
Pero en las organizaciones presupuestarias todo es más estricto. Es necesario calcular los gastos de viaje (viáticos) en 2019 en las instituciones presupuestarias cuando los empleados viajan al extranjero, centrándose en el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 26 de diciembre de 2005 N 812. Esta resolución contiene estándares de dietas para viajes de negocios al extranjero en 2019: la tabla incluye 193 puestos, mostraremos solo una parte. Puedes descargar la tabla completa al final del artículo.
Procedimiento de pago
El empleado debe recibir una compensación por todo el tiempo que esté en viaje de negocios. La empresa está obligada a pagar de esta forma no sólo los días laborables, sino también todos los fines de semana y festivos si coinciden con este plazo. En este caso, el salario del empleado se calcula como de costumbre (el doble para fines de semana y días festivos no laborables). También se pagan dietas de viaje durante el período en que el empleado está de viaje. Por ejemplo, si viajó en tren de Moscú a Novosibirsk durante tres días, también recibirá una asignación diaria por esos días. También se pagan los días de inactividad forzosa. El pago de los gastos de viaje diarios en 2019 para los empleados del sector público sigue las mismas reglas.
Para realizar el pago, se emite una orden para enviar al empleado a un viaje de negocios, que también puede contener una orden para cobrar al empleado un anticipo por el viaje. Al regresar, el empleado deberá informar sobre el dinero gastado: presentar un informe previo al departamento de contabilidad.
La duración del viaje de negocios puede confirmarse mediante documentos de viaje o una nota si el empleado utiliza un coche personal o de empresa para llegar al destino y regresar.
Gastos de viaje diarios estándar en 2019: asignación diaria para un viaje de negocios de un día
Aunque la ley no establece restricciones sobre la duración máxima y mínima de un viaje de negocios, si dicho viaje dura solo un día, la persona no recibe compensación por gastos adicionales. Sólo puede recibir el dinero que realmente se gastó en el viaje y para el cual existen documentos justificativos. En este caso, no se permiten pagos fijos (pagos diarios) para viajes de negocios dentro del país. Cuando se viaja fuera de él, se paga el 50% del máximo establecido, es decir, 1250 rublos.
Sin embargo, el empleador tiene derecho a realizar dicho pago a su propia discreción. Sin embargo, si el empleado proporcionó documentos para compensar los gastos de viaje y otros gastos (por ejemplo, comida), dicho pago estará sujeto al impuesto sobre la renta personal en su totalidad. Si no hay documentos de respaldo y otras compensaciones por un viaje de negocios de un día, entonces la cantidad de 700 rublos todavía está exenta del impuesto sobre la renta personal si el empleado estuvo dentro de la Federación de Rusia y 2500 rublos si logró visitar fuera del país. Esta posición fue expresada por el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta del 1 de marzo de 2013 No. 03-04-07/6189.
Los artículos del Código del Trabajo de la Federación de Rusia establecen la obligación del empleador de apoyar a sus empleados que son enviados en viaje de negocios. La ley incluye el concepto de manutención durante el período especificado. Significa ciertos fondos que un empleado desplazado puede gastar en comida y viajes (incluidas las asignaciones diarias).
La legislación fiscal también contiene disposiciones relativas a la transferencia de ese dinero. Un análisis de los actos legislativos muestra que no existen valores máximos para las tarifas de asignación diaria.
¿Qué está incluido en la dieta diaria por viaje de negocios?
El pago de las dietas por viajes de negocios se realiza según dos opciones principales.
Es necesario especificarlos con más detalle:
- Los gastos corrientes durante estos viajes podrán reembolsarse al finalizar la tarea. Cuando un empleado presenta los documentos necesarios al departamento de contabilidad, se le acredita una compensación por los gastos;
- Los gastos se pueden pagar por adelantado, por adelantado. En este caso, el empleador transfiere una determinada cantidad de dinero al empleado, en función de la duración del viaje.
El cálculo se realiza diariamente. Además, el monto de dichos pagos está determinado por la normativa interna de cada organización. Por lo tanto, los cálculos de compensación pueden variar significativamente. Por ejemplo, cuando se desplaza dentro de Rusia, la norma para los empleados estatales o municipales con presupuesto es de 100 rublos por día. Los estándares de tamaño especificados existen desde hace más de 15 años y no han cambiado durante este tiempo.
Y la norma para los empleados de empresas comerciales, por regla general, comienza con 500 rublos por día de viaje de negocios. En este caso, los gastos de un día son una cantidad fija. Se entrega a la persona o se transfiere después de su regreso. Tiene derecho a planificar los gastos de forma independiente dentro de los límites del importe del pago.
Pago de dietas para viajes de negocios en Rusia.
Las asignaciones diarias para viajes de negocios en 2018 en Rusia las fija cada empleador por separado. Cada organización tiene derecho a determinar su propio límite de gastos.
Al mismo tiempo, el cálculo de los gastos en Rusia puede variar según la categoría de empleados. Por ejemplo, a un gerente se le asignará un volumen mayor que a los empleados comunes. En consecuencia, el cálculo de la manutención durante un viaje de negocios variará significativamente.
Tarifas de dietas para viajes de negocios en 2018
Como se indicó anteriormente, la ley no establece un límite específico para calcular los pagos en Rusia. En consecuencia, simplemente no existe ningún límite para la compensación de los gastos de viaje por Rusia.
Estas cuestiones las resuelve cada empleador de forma independiente. Después de todo, es el empleador quien gasta sus propios fondos y nadie tiene derecho a prohibirle realizar gastos. El volumen de la norma se establece de manera uniforme para toda la duración del viaje. Se determina una cantidad para cada día. Una excepción al pago de la norma es un viaje de negocios de un día. En este caso, los contenidos no figuran en la lista.
Asignación diaria para un viaje de negocios a Rusia en 2018
El monto total de los pagos se compone de transferencias por cada día del viaje. La contabilidad realiza cálculos basándose en la norma y teniendo en cuenta la duración total del viaje.
Además, el monto específico de los pagos depende de las disposiciones consagradas en la ley local de cada organización. Y el empleado no tiene derecho a insistir en que se le transfiera una mayor cantidad de fondos. El monto de las transferencias depende del acto especificado y no puede ser diferente.
Subsidio diario máximo para viajes de negocios
La asignación diaria mínima para un viaje de negocios en 2018 a Rusia es de 100 rublos. El monto especificado de la norma se aplica a los funcionarios públicos. Mientras tanto, el límite máximo de la norma no está limitado por la ley. Al mismo tiempo, el Código Tributario no considera las asignaciones de viaje como objeto de tributación. Por tanto, no les repercuten el IRPF. Sin embargo, existe un límite, superándolo significa que se cobra el impuesto sobre la renta.
Si los gastos superan los 3500 rublos, la cantidad que exceda el cálculo especificado estará sujeta al impuesto sobre la renta. Es decir, se considerará ingreso.
¿Cómo calcular la asignación diaria para un viaje de negocios en Rusia?
Puedes calcular la asignación diaria en función de la duración del viaje. En este caso, la unidad de pago debe tomarse como el monto de pagos establecidos en la organización. Por ejemplo, si ascienden a 500 rublos y la orden de viaje se redacta por 10 días, el volumen de transferencias será de 5000 rublos.
En todos los casos de viajes dentro de Rusia, el importe de los pagos se calculará utilizando esta fórmula.
Pagar viajes de negocios no es una cuestión fácil. Después de todo, normalmente cualquier viaje y trabajo fuera de un lugar permanente implica mayores gastos para el viajero de negocios. Los costes adicionales también corren a cargo del empleador, que está obligado a reembolsar al empleado sus gastos. Sin embargo, los montos de los gastos y reembolsos pueden tener consecuencias fiscales tanto para el empleado como para el empleador.
Cabe recordar que, según la legislación vigente, un viaje de negocios es un viaje de un empleado por orden del empleador durante un período de tiempo determinado para realizar una misión oficial fuera del lugar de trabajo permanente. Los empleados que tengan una relación laboral con el empleador sobre la base de su escrito soluciones. Los trabajadores destacados tienen derecho a las garantías y compensaciones establecidas por la legislación laboral rusa.
Garantías y compensaciones para viajeros de negocios
Al enviar empleados en viajes de negocios, el empleador está obligado a mantener sus lugares de trabajo (puestos) y sus ingresos promedio, así como a reembolsar los gastos asociados con el viaje de negocios, a saber:
- Gastos de viaje;
- Gastos de alquiler de locales residenciales;
- Gastos adicionales asociados con vivir fuera del lugar de residencia permanente (viáticos);
- Otros gastos incurridos por el empleado con permiso o conocimiento del empleador.
Es importante recalcar que en viajes de negocios no enviado personas que trabajan bajo contrato civil, así como los empleados cuyo trabajo permanente, de acuerdo con contrato de trabajo, se realiza en la carretera.
Al mismo tiempo, los empleados que trabajan a distancia, así como los trabajadores a domicilio, pueden ser enviados en viajes de negocios. Al realizar un viaje de negocios, por ejemplo, desde un lugar de trabajo permanente (lugar de trabajo estacionario o desde casa), hasta la ubicación de la organización empleadora (por orden escrita del empleador). En consecuencia, pueden contar con garantías e indemnizaciones adecuadas. Esta posición fue confirmada una vez más por los especialistas del Ministerio de Trabajo de Rusia en una carta.
También se reconoce como viaje de negocios un viaje de un empleado enviado en un viaje de negocios basado en una decisión escrita del empleador a una unidad separada de la organización de envío (oficina de representación, sucursal) ubicada fuera del lugar de trabajo permanente.
...creemos que el viaje de un trabajador remoto a la sede del empleador es un viaje de negocios.
Carta del Ministerio de Trabajo ruso
Así, la legislación establece un procedimiento especial para la remuneración del personal cuando realiza tareas oficiales del empleador fuera del lugar de trabajo permanente, y también prevé la compensación de los gastos correspondientes.
(y el Código del Trabajo de la Federación de Rusia)
Antes de comenzar a describir los cálculos, describiremos las reglas y procedimientos básicos para viajes de negocios y enumeraremos los documentos que deben redactar el empleador y el empleado en el proceso de registro de un viaje de negocios.
Procedimiento para viajes de negocios, pagos y compensaciones.
Si es necesario enviar a un empleado a un viaje de negocios, se sigue el siguiente procedimiento:
Nota a los puntos 2 y 3: Actualmente, el DNI y la asignación de trabajo son documentos opcionales. Sin embargo, se recomienda redactarlos para que no surjan disputas con el Servicio de Impuestos Federales.
Documentación de un viaje de negocios.
Es importante recordar que sólo un viaje de negocios correctamente realizado puede garantizar el mantenimiento del salario y la cobertura de todos los gastos necesarios asociados al mismo. Sin embargo, en la práctica, a menudo surgen dudas y desacuerdos en relación con el reembolso de los gastos de viaje. En este caso, nuestro abogado ayudará a resolver la mayoría de los problemas brindándole una consulta en línea gratuita.
Así, las dietas de viaje se pagan sobre la base de los siguientes documentos:
- Orden para realizar un viaje de negocios;
- Un documento de viaje con nota de llegada y salida de cada destino (incluida la organización que envió al empleado) con firmas de personas autorizadas y sellos de las organizaciones pertinentes;
- Informe anticipado, que describe detalladamente la recepción y el gasto de los importes emitidos;
- Documentos que acrediten los gastos incurridos por el empleado (boletos, facturas, cheques, etc. Para mayor comodidad, se pegan en una hoja de papel y se adjuntan al informe de gastos);
- Una hoja de tiempo para el período de trabajo en el que se realizó el viaje de negocios, para calcular los salarios de los días de salida.
El Ministerio de Finanzas de Rusia, al considerar la cuestión de las primas de seguros y el impuesto sobre la renta personal al compensar a los empleados con carácter itinerante por los gastos asociados con viajes de negocios, expresó la siguiente opinión:
"A falta de documentos que acrediten los gastos de los empleados, se pierde el carácter compensatorio de estos pagos y los ingresos indicados están sujetos al impuesto sobre la renta personal en la forma prescrita".
Un empleado desplazado tiene derecho a los siguientes tipos de pagos por su trabajo fuera del lugar de trabajo permanente:
El cálculo de los ingresos durante el período de viaje de negocios se basa en el salario medio del empleado. La primera regla a este respecto es el procedimiento para determinar el período de trabajo para el cual se tienen en cuenta los datos sobre ingresos:
Después de determinar el período de facturación, es importante excluir correctamente los días en los que, mientras recibía varios tipos de pagos de la organización, el empleado realmente no trabajó. Entre ellos:
- Días pasados de baja por enfermedad y baja por maternidad;
- Días pagados con salario medio (vacaciones, viaje de negocios);
- Días de inactividad por culpa del empleador;
- Salir por su propia cuenta y salir para cuidar a un niño;
- El período de huelga sin la participación de este empleado;
- Días libres especiales establecidos por ley para el cuidado de un niño discapacitado.
El ingreso medio por un período de trabajo a tiempo parcial se calcula en función del tiempo real trabajado. Cuando se contabilizan las horas de trabajo en total, el cálculo se realiza sobre la base de los ingresos medios por hora.
Para determinar la cantidad deberá hacer lo siguiente:
- Los pagos devengados a un empleado durante el período de cálculo deben dividirse por la cantidad de días trabajados en el mismo período;
- El monto resultante se multiplica por el número de días de viaje de negocios.
Al calcular el salario promedio para los pagos de viajes, a menudo surgen las siguientes situaciones con respecto a la relación entre el salario diario regular del empleado y el promedio:
- Cuando el salario medio exceda del salario regular, los viáticos se pagarán al promedio;
- Si los ingresos medios son inferiores al salario diario, las regulaciones locales (actos legales) de la mayoría de las organizaciones permiten pagos adicionales para evitar la vulneración de los derechos de los trabajadores.
En la práctica, muy a menudo se dan casos en los que una persona tiene que pasar los fines de semana en un viaje de negocios:
- Realizar directamente funciones oficiales;
- Mientras viaja hacia su destino o regresa a casa.
En tal caso, la legislación contiene normas que establecen las siguientes opciones de remuneración:
- Pago doble;
- Pago único con provisión de tiempo libre a la llegada al lugar de trabajo.
La controvertida cuestión sobre el pago de los viajes posteriores al trabajo de un empleado al que se le realizaron “pagos dobles” no tiene actualmente una respuesta clara. Una interpretación extraoficial de fuentes gubernamentales exige no tener en cuenta el doble pago por viajes de negocios durante el cálculo del salario medio.
¿Cómo se pagan las dietas de viaje? Cálculo de la asignación diaria
El pago de las dietas está regulado en su mayor parte por convenios colectivos u otras leyes locales de personas jurídicas. Y la principal limitación para el empleador a la hora de determinar el monto de dichos pagos es la imposición del impuesto sobre la renta personal (NDFL) sobre los montos que excedan el límite. De acuerdo con este criterio, el importe de la remuneración diaria de los trabajadores desplazados en la mayoría de las empresas no supera 700 rublos.— el importe de la asignación diaria para un viaje de negocios en 2019 a Rusia y 2.500 rublos. - en un viaje de negocios al extranjero.
Como se señaló anteriormente, las características específicas de un viaje de negocios de un día implican, en la mayoría de los casos, llegar a casa el día de la salida. Los pagos diarios tienen como objetivo reembolsar los gastos del empleado causados por una estancia de 24 horas fuera de su domicilio, en un asentamiento extranjero. En este sentido, los pagos diarios por un viaje de negocios de un día están sujetos al IRPF. La única excepción a esta regla son los viajes de negocios de un día, por los cuales el empleado recibe la mitad de la remuneración diaria establecida por la organización.
Las características importantes de este tipo de subsidio de viaje son:
- la ausencia de un requisito legal de prueba documental de sus gastos por parte de un viajero de negocios;
- acumulación de dietas por cada día de viaje de negocios, incluidos festivos y fines de semana.
Existen algunos detalles al calcular las dietas para el pago de viajes de negocios al extranjero:
- Las dietas se emiten en moneda extranjera al tipo de cambio vigente en el momento de la emisión de los fondos;
- Es aconsejable pagar las dietas para el último día de un viaje de negocios al extranjero en la cantidad establecida para viajes nacionales (700 rublos), que está asociada con el cruce de la frontera de la Federación de Rusia ese día (las autoridades fiscales, al dar tales recomendaciones , consulte la cláusula 18 del Reglamento sobre viajes de negocios).
Algunas empresas practican pagar la comida completa del viajero en lugar de pagar viáticos.
Cálculo de dietas de viaje con días excluidos
Ejemplo:
El salario de un empleado desde el 1 de junio de 2018 hasta el 31 de mayo de 2019 es de 5.000 rublos. A partir del 1 de junio de 2018, el empleado toma 28 días de vacaciones. El empleado estuvo enfermo durante 10 días naturales, del 14 al 23 de marzo (en marzo, 31 días de los cuales se trabajaron 21) de 2017, inclusive.
Viajes de negocios= Salario: 29,4 días. *(M + (29,4 días : Kdn1 * Kotr1) * D
Viajes de negocios= Salario [durante 12 meses. 5000*12=60 000] : días *(M + 29,4 días: Kdn1 * Kotr1 * D)= 4.893,45 frotar.
- D - número de días naturales de vacaciones.
- M es el número de meses completamente trabajados en el período de facturación;
- Kdn1: el número de días naturales en meses no trabajados en su totalidad;
- Cotr1: el número de días naturales en meses "incompletos" que corresponden al tiempo trabajado.
Pago de viajes de negocios - reembolso de gastos
La compensación por los gastos incurridos por una persona en relación con su estancia en un viaje de negocios también está regulada por las regulaciones locales de la persona jurídica, pero está limitada por la necesidad de pagar el impuesto sobre la renta personal. Así, los siguientes tipos de gastos de viaje no están sujetos a impuestos ni seguros:
- Para viajes (incluida la franquicia de equipaje);
- Para alquiler de vivienda;
- Para servicios de comunicación;
- Para pasaportes y visas internacionales;
- Para cambio de moneda.
Al mismo tiempo, los gastos de alquiler de la vivienda están exentos de impuestos con un determinado límite en su importe diario:
- 700 rublos.– para viajes de negocios dentro de la Federación Rusa;
- 2.500 rublos.- para viajes de negocios al extranjero.
Una regla importante para la exención del impuesto sobre la renta de los gastos enumerados es su prueba documental. Se consideran documentos justificativos los siguientes:
- Boleto de viaje, impresión en papel de un documento de viaje electrónico, tarjeta de embarque, recibo de efectivo de un taxi, documentación que confirme el uso de transporte personal, para confirmar los gastos de viaje;
- Una factura o recibo de efectivo de un hotel, contrato de alquiler, contratos, facturas, cheques de pago de servicios inmobiliarios, para confirmar los gastos de manutención;
- Facturas de pago de servicios de comunicación, listas de llamadas telefónicas, control de equipaje - para confirmar otros gastos.
Las regulaciones locales de la organización empleadora pueden prever cualquier otro tipo de gastos de viaje y sus limitaciones, e incluso el pago de gastos sin presentación de documentos justificativos.
En conclusión, observamos que cualquier violación de los derechos e intereses de un empleado, incluido el cálculo incorrecto de las asignaciones de viaje, puede ser apelada ante los tribunales. También puede encontrar respuestas a otras preguntas sobre el tema, por ejemplo, en nuestro sitio web.
Cuando un empleado de la empresa realiza un viaje de negocios, recibe una compensación por los gastos de viaje: alojamiento y gastos de viaje, comunicaciones, visas y otros gastos. Al mismo tiempo, durante un viaje de negocios, sigue recibiendo un salario: se calcula en función de los ingresos medios. Además, incluso antes del viaje, el empleado recibe una asignación diaria (parte 1 del artículo 168 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia) por cada día de viaje de negocios.
Determinación de la asignación diaria.
La interpretación oficial del concepto de “asignación diaria” se encuentra en la sentencia del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 26 de abril de 2005 No. CAS 05-151. Viáticos: fondos necesarios para el desempeño del trabajo y alojamiento de un empleado en el lugar donde se lleva a cabo la asignación oficial.
Según el Tribunal Supremo, un empleado tiene derecho a una asignación diaria cuando realiza una tarea fuera de su lugar de trabajo permanente y cuando se ve obligado a vivir fuera de su lugar de residencia permanente.
En la práctica, un empleado suele recibir una asignación diaria sólo si el viaje de negocios duró más de un día y pasó la noche fuera de casa. Sin embargo, la decisión del Tribunal Supremo Nº 4357/12 de 11 de septiembre de 2012 establece que la cantidad de tiempo de viaje de negocios no está relacionada con el cálculo de las dietas. El tribunal permitió que las empresas pagaran fondos a un empleado si se iba de viaje de negocios por menos de un día, ya que se trata de un reembolso de sus gastos y no de un beneficio. Además, según el Reglamento núm. 749, las dietas no dependen de los gastos de alojamiento y viaje de un empleado desplazado.
Para confirmar sus gastos de asignación diaria, prepare el cálculo de su asignación diaria utilizando un certificado contable.
Viáticos de una nueva manera
No hay límite para la asignación diaria; las empresas pueden fijar cualquier cantidad, estipulándola en documentos internos. Las pequeñas empresas suelen limitar su asignación diaria a 700 rublos, porque esta cantidad no está sujeta al impuesto sobre la renta de las personas físicas (cláusula 3 del artículo 217 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Si la asignación diaria es mayor, entonces habrá que retener el impuesto sobre la renta personal del exceso. Para viajes de negocios al extranjero, el límite de asignación diaria libre de impuestos es de 2500 rublos.
Desde 2017, las dietas que superen los límites están sujetas a cotizaciones al seguro. Pero no es necesario pagar cotizaciones por "lesiones" con cargo a la asignación diaria.
Ejemplo. El empleado estuvo de viaje de negocios durante 3 días y recibió una asignación diaria de 1.000 rublos. Durante los días de su viaje de negocios recibió 3.000 rublos. Solo 3 * 700 = 2100 rublos no están sujetos a contribuciones ni al impuesto sobre la renta personal, y de la diferencia 3000 - 2100 = 900 rublos, es necesario retener el impuesto sobre la renta personal y pagar primas de seguro.
La legislación establece la obligación de la dirección de una entidad comercial, al enviar a un empleado en un viaje de negocios, de compensar los gastos aprobados, los cuales deben estar documentados. Sin embargo, el empleado también tiene derecho a una asignación diaria en viaje de negocios, que se le otorga por cada día de viaje.
Subsidio de viaje diario- se trata de gastos adicionales de un empleado que desempeña sus funciones laborales fuera de su lugar de trabajo principal, de alquiler de vivienda, alimentación, etc. La asignación diaria por un día se determina en los documentos locales de la empresa.
Estos fondos se entregan al empleado por adelantado en función de la duración prevista del viaje. El empleado no necesita documentar el gasto de estos fondos.
Si la empresa lo utiliza, entonces el número de días de viaje de negocios para calcular la asignación diaria se puede determinar mediante las marcas que contiene.
Cuando no se emite este documento, el número de días de un viaje de negocios se determina mediante los documentos de viaje del empleado (boletos) o recibos del hotel, etc.
Si un empleado se retrasa durante un viaje de negocios por motivos ajenos a su voluntad, la administración deberá compensar al empleado por todos estos días, previa presentación de documentos que confirmen este hecho. En este caso, se pagan dietas los fines de semana y días festivos, si ese tiempo coincide con el viaje de negocios.
¡Atención! El Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece que el empleador está obligado a compensar los gastos adicionales por un viaje de negocios (viáticos) a su empleado, por lo que es imposible no pagar los viáticos durante un viaje de negocios. Deben pagarse incluso si el empleado aporta documentos para alojamiento y alimentación, porque el concepto de gastos adicionales no incluye solo esto.
En este caso, la única manera de reducir dichos costes es establecer una pequeña asignación diaria en los documentos locales de la empresa. Pero también es imposible fijar la asignación diaria en 0 rublos. Esto equivaldrá a su falta de pago.
Cambios importantes en 2017
En 2017, la administración de las primas de seguros se transfirió de fondos extrapresupuestarios a las autoridades fiscales. En este sentido, se han producido cambios importantes en relación con las dietas.
El monto de estos pagos lo determina cada entidad comercial de forma independiente y está consagrado en su reglamento. Pero al calcular el impuesto sobre la renta de las personas físicas, las dietas no se gravaban únicamente dentro de los límites de las normas vigentes. Esta regla no se aplicaba a las primas de seguros.
Si el viaje de negocios es de 1 día, también se deberá pagar dieta, y esta regla se aplica a la compensación de estos gastos.
¡Atención! Desde 2017, si la asignación diaria para un viaje de negocios es superior a 700 rublos (en Rusia) o 2500 rublos (viajes de negocios al extranjero), el contador debe calcular no solo el impuesto sobre la renta personal, sino también los pagos de seguros de pensiones, médicos y sociales. seguro contra el exceso de estas cantidades.
Sólo las primas de seguros por lesiones no están sujetas al exceso de asignación diaria. Aquí se aplican las viejas reglas.
Dieta diaria para viajes de negocios en Rusia
El Año Nuevo no trajo consigo la supresión del subsidio diario que muchos empresarios esperaban. Actualmente, los viajes de los empleados deben ir acompañados de un pago. Además, estos montos deberán pagarse por viajes de un día, así como cuando el empleado realice funciones laborales, si tiene carácter itinerante de trabajo.
Monto de la asignación diaria – normas para Rusia
La administración de la empresa, como antes, determina el importe de la asignación diaria de forma independiente, asignándolo a otra empresa. No existen límites superiores que limiten estos tamaños.
¡Atención! Al evaluar el impuesto sobre la renta personal y calcular las primas de seguros, se aplica un estándar de 700 rublos. Por encima de esta cantidad, las dietas están sujetas al impuesto sobre la renta.
Viaje de negocios de un día
Dado que la Resolución anteriormente vigente fue cancelada y las nuevas normas no establecen una duración mínima para un viaje de negocios, también se reconoce como tal un viaje de un día. El Código del Trabajo de la Federación de Rusia establece lo que debe ir acompañado del pago de las dietas.
Su tamaño también está determinado por las regulaciones locales de la empresa, y se aplica un estándar de 700 rublos para el impuesto sobre la renta personal y las contribuciones al seguro.
Cuando viajas
El carácter itinerante del trabajo de los empleados debe ir acompañado del pago de una compensación por los gastos adicionales incurridos por el empleado, es decir, una asignación diaria.
Sin embargo, el empleador debe estar preparado para confirmar el carácter de viaje de documentos tales como un contrato de trabajo con el empleado, en el que se debe indicar esta condición, informes del empleado sobre viajes de negocios, etc.
El reglamento de la empresa determina el importe de la asignación diaria que se debe al empleado en este caso. Al mismo tiempo, aquí también se debe tener en cuenta el límite de 700 rublos.
Asignación diaria para viajes de negocios al extranjero.
El viaje de negocios de un empleado puede realizarse fuera del país y durante el mismo también debe recibir una asignación diaria.
Normas de pago para trenes en el extranjero.
Las dietas para viajes de negocios al extranjero también las fija la entidad comercial de forma independiente. Sin embargo, en estos casos, si la organización pertenece al sector público, se debe tener en cuenta la Resolución Gubernativa N° 812, que establece la asignación diaria máxima para cada país, expresada en dólares estadounidenses.
Otras empresas, al establecer sus propias normas, pueden utilizar lo dispuesto en esta ley.
¡Atención! A efectos del impuesto sobre la renta personal y el cálculo de las primas de seguros, el estándar es de 2.500 rublos. En exceso, los montos emitidos estarán sujetos a impuestos.
¿En qué moneda debo pagar?
Al decidir en qué moneda se deben emitir las dietas para viajes de negocios al extranjero, se deben tener en cuenta los días en que el empleado estará en su país de origen y los días en que viajará al extranjero.
La ley establece que por los días que pasa en el territorio de su propio estado, un empleado recibe una asignación diaria en rublos, y por los días que pasa en un viaje de negocios al extranjero, en la moneda del país al que es enviado. Hay que tener en cuenta que el día de salida del país las dietas se calculan en moneda extranjera y el día de llegada, en rublos.
La empresa tiene derecho en sus documentos reglamentarios a establecer un procedimiento diferente para determinar la moneda de la asignación diaria.
Procedimiento de pago
El pago de las dietas puede realizarse directamente en moneda extranjera o en rublos equivalentes a la moneda aplicable. Este problema lo resuelve la dirección de la empresa de forma independiente.
En este último caso, el empleado deberá ponerse en contacto de forma independiente con las instituciones pertinentes y cambiar el dinero recibido por moneda extranjera.
Cómo tener en cuenta la diferencia de tipo de cambio
Las diferencias en los tipos de cambio durante un viaje al extranjero pueden surgir debido al hecho de que el Banco Central de Rusia puede establecer diferentes tipos de cambio el día en que se emite el dinero para la cuenta y el día en que se presenta el informe anticipado.
Si se forma una diferencia de tipo de cambio negativa, se debe tener en cuenta como parte de los otros gastos de la empresa, y positiva, como parte de otros ingresos.
Un empleado compró moneda durante un viaje.
La organización no podrá emitir al empleado una dieta diaria en moneda extranjera, pero podrá darle instrucciones para que realice el cambio de forma independiente a su llegada al país de destino. El documento de respaldo en este caso es un certificado de cambio del banco, que indica el tipo de cambio y el monto de la moneda comprada. Pero los gastos en moneda extranjera, por ejemplo, en un hotel, ya se convierten a rublos según el tipo de cambio establecido por el Banco Central.
Características de los viajes a los países de la CEI.
Al viajar a países que forman parte de la CEI, no se coloca un sello en el pasaporte. Por tanto, la fecha de cruce de fronteras en este caso viene determinada por los billetes de viaje, en función de la fecha y hora de llegada al país de destino.
Así, se considera día de entrada el día en que el vehículo (tren, autobús, avión, etc.) llega a su destino en un país extranjero.
¡Atención! Las dietas por un viaje de negocios a la CEI se pagan según la norma para un viaje al extranjero. Los días en que el vehículo llegó a su destino en Rusia se consideran días de regreso, y las dietas por los mismos se pagan de acuerdo con las normas para viajes dentro del país.
¿Qué pasa si un empleado se enferma durante un viaje de negocios?
Si un empleado se enferma durante un viaje de negocios, la empresa está obligada a acreditarle la asignación diaria completa, incluso si no pudo completar la tarea debido a una enfermedad. Esta posición fue determinada por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social.
La paga por enfermedad se paga sobre la base de un certificado de incapacidad para trabajar. Está permitido abrirlo en el lugar del viaje de negocios y cerrarlo al regresar a casa. Pero en este caso, deberá someterse a un examen adicional, después del cual el médico tratante le emitirá una nueva baja por enfermedad, que ampliará la anterior.
Además, en caso de enfermedad, la empresa paga íntegramente el coste del alquiler del local. Pero hay una excepción: el alojamiento no está sujeto a pago por los días pasados en una institución médica como paciente hospitalizado.
Un problema aparte es el pago de la baja por enfermedad si un empleado se enferma durante un viaje de negocios al extranjero. La baja por enfermedad en el extranjero no se reconoce en Rusia y no está sujeta a pago.
¡Atención! Para confirmar el hecho de la enfermedad en el extranjero, es necesario realizar una traducción notariada de un documento de un idioma extranjero y certificarlo ante el consulado del país donde se emitió el original.
Según la traducción proporcionada, el médico ya debe abrir una baja por enfermedad rusa. Sin embargo, el empleado deberá realizar todas estas operaciones de forma independiente y por su cuenta.
El empleado regresó de un viaje y se fue el mismo día.
Cuando un empleado se va de viaje de negocios, puede surgir una situación en la que regresa de un viaje por la mañana y sale para otro por la noche.
La ley no prohíbe hacerlo, aunque no establece exactamente cómo debe formalizarse. Como resultado, se pueden utilizar dos métodos.
primera manera- dos viajes de negocios diferentes. El empleador debe emitir un paquete completo de documentos para un nuevo viaje: un certificado de viaje (ambos, si es necesario). Con esta opción de diseño, se debe prestar especial atención a la cantidad diaria.
El empleador debe realizar este pago por cada día de viaje de negocios, incluidos los días de viaje. El día en el que ambos viajes se superponen está sujeto a pago doble, ya que es el último día del viaje anterior y el primer día del siguiente. Sin embargo, en este caso, probablemente surgirá una disputa con las autoridades fiscales debido a pagos excesivos.
Segunda manera- consolidación de viajes. Si se sabe de inmediato que el empleado tendrá que visitar varios lugares a la vez, se elabora un paquete completo de documentos para el viaje de negocios. En él se ingresa toda la información, se indican destinos y metas separados por comas, y se indica la duración total.
¡Atención! Sin embargo, la ley no limita la duración del viaje, dejándolo a criterio de la empresa. Las dietas se calculan y pagan inmediatamente durante toda la duración del viaje. Si durante un viaje de negocios visitará dos o más países, el viaje se divide en segmentos y la asignación diaria para cada uno se calcula en base a los estándares establecidos para ese país.
Cómo reportar un viaje
Desde 2015, la ley permite no registrarse. En este caso, para confirmar la duración total del viaje, es necesario utilizar billetes de viaje, tarjetas de embarque, facturas de hotel y otros documentos.
Si el empleado no pudo proporcionarlos, puede solicitar a la empresa receptora un documento oficial que acredite el trabajo del viajero de negocios, con sello y firmas.
Desde 2016, está permitido utilizar vehículos personales cuando se viaja hacia y desde un viaje de negocios. En este caso, como confirmación del período de viaje se utilizan recibos de combustible y una nota dirigida al gerente.
Así, el período de días por los que se paga la asignación diaria en un viaje de negocios se documenta mediante formularios proporcionados por el empleado.
Pero el empleado no está obligado a presentar documentos que confirmen el gasto de las dietas y, en general, el hecho mismo de que se utilizaron. Por ley, el empleador debe realizar este pago, pero el empleado lo gasta en su propio negocio.
¿Se pagan los días libres?
Durante un viaje de negocios, algunos días pueden caer en fin de semana. El pago de dichos días se realiza dependiendo de las condiciones del viaje.
Si el empleado no realizó ningún trabajo en el lugar del viaje de negocios en estos días, esos días se consideran días de descanso. Sin embargo, la ley obliga a pagarles una dieta diaria, así como una compensación por otros gastos (por ejemplo, de hotel).
El pago por un día libre debe realizarse si:
- Realizó el trabajo asignado;
- Ese día usted se fue de viaje de negocios o regresó de él;
- Estaba en el camino.
En este caso se deberá cobrar al menos el doble del importe. O, a petición del propio empleado, se podrán pagar los días a una tarifa única y se le concederá tiempo libre cualquier día que le resulte conveniente.
¡Atención! Los actos locales de la empresa, un convenio colectivo o laboral pueden establecer otras normas de pago, pero no pueden ser inferiores a las establecidas por el Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
El empleado regresó después de las 24.00 horas.
De acuerdo con el reglamento sobre viajes de negocios No. 749, los días de viaje al extranjero deben dividirse en intervalos para poder calcular correctamente la asignación diaria.
En este caso:
- Se deberá incluir el día de salida del país mientras se encuentre en el extranjero;
- El día de llegada al país debe incluirse en el período de estancia en Rusia.
La fecha exacta se determina según el sello colocado en el control de pasaportes.
Si el avión llegó antes de las 24:00 y se pasó el control de pasaportes al mismo tiempo, el día actual se considera la fecha de llegada al país y las dietas se pagan en Rusia.
Si el avión llega antes de las 24:00, pero el control aduanero se realiza después de las 24:00, la fecha de cruce de frontera se considerará el día siguiente (en el aeropuerto, la zona aduanera se considera frontera). Así, el día de llegada se pagan las dietas según lo habitual para un viaje al extranjero, y el día de cruce de la frontera, según lo habitual para un viaje dentro de Rusia.
¡Atención! Si el avión llegó después de las 24:00 y al mismo tiempo pasó el control de aduanas, el día de llegada y paso se considera el día de estancia en Rusia, y las dietas diarias se pagan por este día de acuerdo con las normas para viajes dentro de Rusia. el país.
Existe una excepción a esta regla: al viajar entre países de la CEI, no se coloca un sello en el pasaporte. Las fechas de salida y regreso del país estarán determinadas por las marcas en el documento de viaje o fechas en los documentos de viaje. En este caso, la dieta para la fecha de salida siempre se pagará según la norma para viajes al extranjero, y para la fecha de regreso, según la norma para viajes dentro del país.
Fiscalidad de las dietas
A efectos de contabilidad fiscal, se establecen los siguientes montos de dieta diaria:
- 700 rublos por día - para viajes de negocios dentro de Rusia;
- 2500 rublos por día - para viajes a otros países.
Las dietas en un viaje de negocios dentro de estos límites no están sujetas al impuesto sobre la renta personal y no se reflejan en ningún informe. Si el monto de los pagos fue mayor, entonces se deben cobrar impuestos sobre el monto excedente. Esto se hace el último día del mes en que se aprobó el informe anticipado presentado y el monto calculado se deduce del salario del empleado.
Además, estos montos deberán reflejarse en los informes y en el 6-NDFL.
Desde 2017, con la transferencia de derechos para administrar las contribuciones al Servicio de Impuestos Federales, los montos excedentes de la asignación diaria también deben estar sujetos a contribuciones a todos los fondos, excepto las deducciones por lesiones. Las aportaciones deberán calcularse con base en los resultados del mes en que se aprobó el informe anticipado, incluyendo los excedentes en la base general.
¡Atención! No es necesario aplicar las tasas de asignación diaria al calcular el impuesto sobre la renta en 2017. La empresa los tiene en cuenta en los montos establecidos por la normativa local de la empresa y los incluye entre otros gastos asociados a la producción y ventas. Se incluyen en la base para determinar el impuesto sobre la renta el día de la aceptación del informe anticipado.