La necesidad de auditorías internas ya se ha convertido en algo común para las organizaciones medianas y grandes. Las pequeñas empresas no siempre realizan auditorías debido al menor volumen de procesos de trabajo, pero para algunas de ellas dicho control podría traer muchos beneficios. Lea sobre cómo mejorar el proceso, la planificación y la preparación en este artículo. Aquí también encontrará información sobre cómo realizar una auditoría interna en una empresa, utilizando un ejemplo.
Programa y cronograma de auditoría interna
La planificación de una inspección es una de las etapas de preparación más importantes. En este momento, es necesario evaluar la cantidad total de trabajo, determinar el calendario y los plazos de la auditoría, elaborar un programa de control, seleccionar la metodología adecuada y primero identificar las unidades más problemáticas.
Además, en la etapa de planificación, es aconsejable intentar tener en cuenta posibles influencias externas.
- El programa de auditoría interna se elabora junto con el plan. La mayoría de las veces, el programa tiene un formulario personal que tiene en cuenta los aspectos más importantes sujetos a control en una empresa en particular. Este documento describe todos los matices de las actividades del auditor e incluye los siguientes puntos:
- El objetivo principal de realizar una auditoría interna.
- Ámbito de aplicación.
- Definiciones y abreviaturas.
- Información sobre documentos adicionales.
- Relación de responsables de la solicitud.
- Descripción del proceso de auditoría.
- Calendario y frecuencia de las comprobaciones de control.
- Elaboración de un plan de auditoría detallado.
- Elaboración de documentos necesarios.
- Secuencia de recogida de información.
Matices de la elaboración de informes finales.
Orden para realizar una auditoría interna (muestra)
Orden para realizar auditoría interna - 1
Orden para realizar auditoría interna - 2
Cuando una auditoría interna la realiza una empresa tercera, se debe añadir un acuerdo al pedido. Sólo sobre la base de este documento es posible firmar un contrato para realizar un VA.
Las reglas y procedimientos para realizar la auditoría interna se describen a continuación.
En este vídeo se muestra la realización de una auditoría interna del SGC para cumplir con la norma ISO 9001:
Existen ciertos estándares internacionales y rusos para realizar auditorías internas. Al mismo tiempo, no está legalmente prohibido desarrollar sus propias reglas internas de VA. La parte principal de las normas federales se refiere a las actividades de los auditores externos, que regulan su trabajo para garantizar la calidad de los servicios prestados.
Al mismo tiempo, las normas de auditoría interna creadas por una empresa en particular no pueden contradecir las normas federales e internacionales. Independientemente del nivel de las reglas, todas están divididas en varios bloques. De ellos, 3 son obligatorios:
- Bloque No. 1 refleja los matices de las actividades organizativas y económicas de los auditores.
- Bloque No. 2 Indica las responsabilidades de los auditores, cómo obtener evidencia de control y el procedimiento para sacar conclusiones.
- Bloque No. 3 Contiene reglas para la selección de métodos, documentación e instrucciones de trabajo.
Es importante entender que para obtener datos confiables de una auditoría, es necesario tener una estructura de auditoría con reglas claras. Sólo las actividades sistematizadas de acuerdo con ciertos estándares pueden demostrar resultados claros.
Pasos paso a paso
A primera vista, realizar una auditoría interna es bastante sencillo. Este procedimiento incluye solo 3 pasos:
- Preparación preliminar.
- Recolección de evidencia de auditoría.
- Registro de resultados de inspección.
A menudo, estas etapas se denominan: preparatoria, de trabajo y final. La eliminación o el abandono de cualquiera de las etapas priva a la escucha interna de cualquier significado.
- En la etapa de preparación, es necesario planificar y recopilar los datos, documentos e información diversa necesarios sobre el objeto de control.
- La etapa de trabajo implica la aplicación directa de métodos de control seleccionados, la realización de pruebas, la búsqueda de evidencias y la documentación de las actividades realizadas.
- En la etapa final se resumen los resultados de la auditoría, se realiza un análisis de la auditoría y se completa la preparación de la documentación.
Resultados de la implementación
- Todos los resultados de VA deben estar documentados para su estudio posterior. La mayoría de las veces, los documentos implican formas más pequeñas. Indica no solo información sobre las deficiencias detectadas, sino también las formas propuestas para eliminarlas. Además, los resultados de la auditoría interna reflejan necesariamente formas potenciales de mejorar la eficiencia de los procesos de trabajo.
- Además de elaborar informes y otra documentación de auditoría, es necesario otro procedimiento. Es importante aclarar de antemano los criterios para la efectividad del trabajo de los inspectores y, al finalizar la auditoría interna, analizar la calidad del control realizado.
- A menudo, estos criterios incluyen el cumplimiento del plazo de inspección establecido, la presencia de comentarios completos y claros sobre todos los puntos estudiados y una indicación de posibles problemas en el futuro. También es necesario analizar las actividades de los auditores para verificar el cumplimiento de las normas de inspección y el uso correcto de diversos métodos de control. Otro criterio es la disponibilidad, integridad y puntualidad de la presentación de la documentación sobre la inspección realizada.
Al realizar una auditoría interna, su preparación juega un papel importante (¡y no lo olvide!). Sin una parte preparatoria realizada adecuadamente, es imposible que los inspectores realicen un trabajo de alta calidad. No existe un sistema de auditoría unificado; cada empresa combina de forma independiente métodos de control, por lo que conviene prestar especial atención a la preparación, la auditoría en sí y el análisis de la eficiencia del trabajo.
La realización de una auditoría interna del sistema de gestión se describe en este vídeo:
Hoy en día, el concepto de "auditoría interna" se ha generalizado en las empresas. Muchas grandes empresas y empresas prefieren crear sus propios servicios y departamentos de auditoría interna y formar a sus empleados. Además, en el mercado laboral existe una demanda cada vez mayor de especialistas que tengan los conocimientos pertinentes y un diploma internacional.
Tareas de auditoría interna en la empresa.
La auditoría interna en una empresa es una actividad que tiene como objetivo brindar asesoramiento y garantías objetivos e independientes para mejorar las actividades de la empresa. El propósito de la auditoría interna es evaluar los riesgos, encontrar formas de reducirlos y también aumentar la rentabilidad de los procesos comerciales.
Las consultas con los auditores incluyen evaluar, analizar e informar sobre la productividad y confiabilidad de los procesos. Están dirigidos directamente a la administración de la organización.
Las principales tareas de la auditoría interna en la empresa:
- comprobar los sistemas de control interno para determinar el nivel de eficiencia de los departamentos;
- desarrollo de un sistema integrado de gestión de riesgos, análisis de su funcionamiento, así como creación de medidas para reducirlos;
- control sobre el cumplimiento de los principios de gobierno corporativo.
La necesidad de introducir una auditoría interna
Recientemente, en Rusia se ha centrado la atención en separar las funciones de gestión y propiedad empresarial. Los propietarios implementan una estrategia general para el desarrollo de la organización y gestionan las direcciones principales y, por regla general, contratan a los altos directivos para resolver problemas pequeños y cotidianos. En este caso, la empresa utiliza una herramienta para controlar la situación: auditoría interna o externa. Permite a los propietarios obtener una evaluación completa y objetiva de las actividades de toda la organización.
La implementación de la auditoría interna en las empresas rusas no estuvo menos influenciada por la Ley Federal "Sobre Contabilidad" del 6 de diciembre de 2011. Según el artículo 19, desde principios de 2013, absolutamente todas las entidades económicas deben realizar un control interno de las actividades económicas.
Lista de verificación para auditoría interna
El control de la contabilidad y la contabilidad de gestión, así como de otras áreas del negocio, debe realizarse en absolutamente todas las empresas. Sin embargo, es importante conocer las características de este procedimiento. Todos los procesos deben sucederse de forma ordenada. Porque es precisamente gracias al cumplimiento de este requisito que se pueden evitar muchos errores y problemas a la hora de realizar una auditoría por parte de las autoridades reguladoras. Completar una lista de verificación simplifica enormemente el proceso. Es muy difícil exagerar su papel.
Lo que necesitas saber sobre la lista de verificación
Este documento consta de una lista de preguntas detalladas sobre la auditoría que se está realizando. La lista de verificación no tiene un formato específico establecido por ley. Sin embargo, es necesario seguir algunas reglas a la hora de redactarlo y cumplimentarlo. Esto es lo que reducirá la probabilidad de que surjan problemas durante el proceso de auditoría.
De hecho, con la ayuda de una lista de verificación, es posible resolver una cantidad bastante grande de problemas y tareas no solo durante la auditoría, sino también durante las actividades en curso de la empresa. Este documento puede ser utilizado por diversas organizaciones, agencias reguladoras y sus funcionarios.
Usando la lista de verificación puedes resolver los siguientes problemas:
- planificar correctamente la auditoría de acuerdo con las normas legales;
- realizar un control intermedio y selectivo, realizar una gestión eficaz del tiempo;
- garantiza que no se pierdan partes importantes de la auditoría;
- es uno de los medios de la memoria;
- simplifica la auditoría;
- con su ayuda, la auditoría es integral, estructurada y holística, etc.
El acto legislativo que rige la elaboración de este documento es la Ley Federal N ° 307 de 30 de diciembre de 2008 “Sobre Actividades de Auditoría”.
Puede encontrar un ejemplo de lista de verificación para auditoría interna.
Auditoría interna del SGC
QMS - sistema de gestión de calidad - una de las partes de todo el sistema de gestión de la empresa, que fue creado para garantizar y controlar la estabilidad de la actividad económica, la alta calidad y minimizar los costos de producción de productos o prestación de servicios.
Según el SGC, la estructura de la documentación es la siguiente:
- requisitos de calidad (manual de calidad);
- objetivos y políticas en el campo de la calidad de productos y servicios;
- procesos documentados requeridos;
- reglamentos de procedimientos, instrucciones de trabajo;
- registros de calidad.
La auditoría de los sistemas de gestión de la calidad no está regulada ni por la legislación federal ni por la legislación internacional. Por lo tanto, no existen normas legislativas obligatorias que definan el procedimiento y las reglas para realizar una auditoría de los sistemas de calidad en una empresa. Esto se explica por el deseo voluntario de la organización de certificar los sistemas de calidad. Y todo el trabajo que acompaña a la construcción e implementación de un sistema de calidad es también una iniciativa voluntaria.
En consecuencia, las organizaciones que participan en auditorías del SGC pueden llevar a cabo sus actividades sin licencias adicionales u otros permisos. Y más aún, estos documentos no son necesarios para realizar la auditoría interna. A pesar de esto, existen reglas especiales que rigen la realización de auditorías del SGC. Por ejemplo, la norma ISO 19011:2011, que se denomina “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión”. Puede utilizarse para auditorías internas y externas.
Orden sobre la realización de una auditoría interna
Una orden para realizar una auditoría interna es un documento interno que es elaborado por el titular de la empresa y establece:
- fechas de la auditoría;
- un grupo de auditores internos y especialistas responsables de su implementación;
- proporcionar condiciones para realizar auditorías internas;
- control sobre la auditoría.
Cómo convertirse en un especialista en auditoría interna
Cada día crece la demanda de especialistas que puedan realizar el control interno de una empresa. Pero los requisitos para ellos también están aumentando. Deben tener conocimientos en el sector financiero, comprender el control interno y el gobierno corporativo, conocer las normas nacionales e internacionales de auditoría interna, y también comprender las particularidades de la actividad que es necesario analizar.
La formación online viene al rescate de los profesionales financieros siempre ocupados. Los cursos online te permiten estudiar sin interrumpir tu actividad principal, en casa o en el trabajo en condiciones cómodas, cómodas y familiares. La calidad de la educación a distancia no es inferior a la de la educación presencial, y a menudo la supera, debido a la participación de profesores altamente calificados, un sistema de cursos modulares, pruebas en línea y mucho más.
Diplomas y certificados en auditoría interna.
Para obtener un diploma que confirme sus calificaciones en el campo de la auditoría interna, debe elegir un programa internacional de una institución extranjera. Hoy en día, los especialistas rusos tienen acceso a programas como IPFM, IFA, ICFM y CIA.
Las Normas Internacionales para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna (IPSIA) exigen la formación de un plan de auditoría interna basado en riesgos, en particular, basado en una evaluación de riesgos formalizada realizada al menos una vez al año.
Enfoque canónico.
Por supuesto, el enfoque canónico puede considerarse un enfoque que se basa en una evaluación de riesgos existente. Hay un gran sitio web en este sitio donde mostraré enfoques para crear un plan de trabajo de auditoría interna para el año.
Así, existe un registro de riesgos con expectativas matemáticas calculadas del riesgo actual y residual. Es necesario comenzar clasificando los riesgos para la auditoría interna.
Lo primero que hay que determinar es qué expectativa matemática se debe utilizar para clasificar los riesgos. Mi opinión es que es necesario clasificar según el actual. La lógica es más o menos la siguiente: la dirección siempre insistirá en que "sí, ahora todo está mal entre nosotros (o, bueno, todo está bien), pero en un futuro próximo empeorará (o mejorará aún más)". Como muestra la práctica, el futuro cercano no siempre llega rápidamente (después de todo, la duración de la vida humana es insignificante en términos del tiempo de existencia del universo, y en esta escala el futuro cercano es incluso de 100 años). Por lo tanto, el plan de inspección se elaboró con base en la expectativa matemática actual. Pero teóricamente, permito una situación en la que el plan de auditoría se elabora basándose tanto en la expectativa matemática de los riesgos residuales como en el cambio en el delta entre la expectativa matemática del riesgo actual y residual. La lógica de este último es auditar la eficacia de los esfuerzos realizados por la dirección.
Al determinar la intensidad del trabajo, no es necesario tener en cuenta la velocidad de toma de decisiones por parte de la dirección. Si un gerente en particular se tomó un descanso de tres semanas debido a sus vacaciones, la persona del departamento de auditoría interna debe estar ocupada con otra cosa. Sí, existen diferentes tipos psicológicos, y entre los auditores internos también. Siento que cuantas más cosas tengo que hacer, más hago. Quizás esta sea simplemente mi peculiaridad: el estrés ayuda a algunas personas y perjudica a otras. Pero la resistencia al estrés parece ser necesaria para todas las vacantes.
Programación.
Algunos consejos obvios para la programación.
Consejo #1. Si se planean grandes cambios en las curvas de procesos durante el año, es recomendable programar la auditoría para enero-febrero (un ejemplo claro del programa anterior es la auditoría del sistema de adquisiciones actual).
Consejo #2. Si la dirección indicó como fecha de ejecución el 33 de marzo, entonces es recomendable iniciar la auditoría de ejecución del proceso el 34 de marzo.
Consejo #3. No planifique viajes de negocios para julio-agosto. Por supuesto, las excursiones en verano son mucho más interesantes que en invierno (aunque para mí es más cómodo en invierno porque no te mojas de sudor). Pero los billetes y otros alojamientos son mucho más baratos en febrero o noviembre. No estamos hablando de tareas no programadas: aquí, si se necesita algo, se necesita de inmediato.
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3. Referencias normativas
ISO 9000:2005 – “Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario."
ISO 9001:2008 – “Sistema de gestión de la calidad. Requisitos".
ISO 19011:2002 – “Directrices para la auditoría de sistemas de gestión de calidad y/o ambiental”.
4. Términos, abreviaturas y símbolos
Términos y definiciones:
La auditoría (verificación) es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia de auditoría y evaluarla objetivamente para determinar el grado de cumplimiento de los criterios acordados (ISO 9000:2005).
Un auditor es una persona que ha demostrado las cualidades personales y la competencia necesarias para realizar una auditoría (ISO 9000:2005).
Grupo de auditores - uno o más auditores que realicen la auditoría con la asistencia (si es necesario) de especialistas técnicos.
Abreviaturas utilizadas:
DP – procedimiento documentado
SGC – sistema de gestión de calidad
Leyenda:
Operaciones de proceso de ramificación/fusión
5. Descripción del proceso
5.1 Fundamentos
La auditoría del SGC en KPMS se realiza con el objetivo de:
- determinar el nivel de cumplimiento del SGC con los requisitos de la norma ISO 9001:2008;
- determinar el nivel de cumplimiento del SGC con los requisitos de los documentos reglamentarios internos.
La auditoría puede realizarse de forma programada (según el plan de auditoría anual) y no programada (según orden del director general).
La frecuencia de las auditorías programadas debe ser al menos una vez cada seis meses.
El responsable de calidad es responsable de organizar las auditorías.
El auditor principal es responsable de realizar las auditorías.
El plan anual de auditoría interna se desarrolla y aprueba a más tardar el 20 de diciembre. El plan anual de auditoría interna lo desarrolla el responsable de calidad. Al planificar las auditorías internas del SGC se prevé una auditoría obligatoria de cada uno de los departamentos, de cada uno de los procesos y de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.
Antes del inicio de cada auditoría, se desarrolla un cronograma de auditoría. El cronograma se desarrolla una semana antes de la fecha de la auditoría.
Para realizar las auditorías internas, se nombra entre los empleados de la empresa un auditor líder, auditores y especialistas técnicos. Las candidaturas del auditor principal y de los auditores las determina el Comisario de Calidad. El nombramiento del auditor jefe y de los auditores se realiza por orden del Director General de Personal. La orden podrá indicar la duración de la cita. Si no se especifica el plazo, entonces el auditor principal (auditores) se considera designado por un período indefinido y pierde su condición de auditor únicamente sobre la base de una orden del director general sobre el nombramiento de un nuevo auditor principal (auditor). o en caso de despido de la empresa.
Se asignan especialistas técnicos (si es necesario) a cada auditoría por recomendación del auditor principal. El nombramiento de especialistas técnicos se realiza con el fin de que la organización realice una auditoría interna.
Al elaborar un cronograma de auditoría, la distribución de auditores y especialistas técnicos entre los objetos de inspección debe excluir la posibilidad de que inspeccionen las unidades en las que trabajan los auditores y especialistas técnicos.