Operaciones de recibo
Al aceptar efectivo de un representante de una organización, se elabora lo siguiente:
1) si se aceptan billetes del Banco de Rusia: un anuncio de depósitos en efectivo;
2) si se aceptan billetes de países extranjeros: orden de recibo de efectivo.
La convocatoria de aportación en efectivo consta de 3 partes:
1) anuncio: permanece en el cajero;
2) recibo: emitido a un representante de una entidad jurídica;
3) pedido - transferido al departamento de contabilidad.
Acciones de un trabajador de caja registradora. Habiendo aceptado el anuncio de depósito en efectivo, el cajero verifica la presencia de todos los detalles y la presencia de la firma del depositante. Firma las 3 partes del documento y lo entrega al cajero.
Acciones de un cajero. El cajero verifica el anuncio, presta atención a la presencia de las firmas del cliente y del cajero en el documento, verifica la firma del cajero con la muestra, pone su firma en el documento y pone el sello de “recibo en efectivo”. el recibo. Acepta efectivo de un representante de una persona jurídica: acepta billetes mediante conteo de hojas, monedas mediante círculos. Necesariamente
El cajero comprueba la autenticidad y validez de cada billete. Si entre los billetes el cajero identifica billetes impagos, pide que se repongan; si son dudosos, los acepta para su examen.
Si la cantidad real de efectivo no corresponde a la cantidad especificada en el anuncio, se solicita al cliente que vuelva a emitir el documento por la cantidad real. En este caso, el cajero tacha el anuncio, firma y coloca el documento en la carpeta de documentos cancelados. Si el monto real corresponde al indicado en el anuncio, entonces el cajero firma y se completa la transacción.
Transacciones en efectivo de gastos con legal.
Para transacciones de gastos con personas jurídicas:
1) al emitir billetes del Banco de Rusia, se emite un cheque en efectivo;
2) al emitir moneda extranjera: orden de gasto en efectivo.
El cheque en efectivo se emite en un estricto formulario de presentación de informes. El formulario tiene ciertas características de seguridad (marca de agua, microimagen, número de impresión y serie).
El cheque de caja consta de 2 partes:
1) columna vertebral;
Una vez emitido un cheque en efectivo, se separa de la matriz; la matriz permanece en la chequera de la empresa.
Acciones de un trabajador de caja registradora. El cajero, después de recibir el cheque en efectivo, verifica la presencia de todos los detalles. Verifica las firmas de los administradores de cuentas con las firmas de la tarjeta de muestra, luego firma el cheque y lo entrega al cajero.
Acciones de un cajero. El cajero, después de recibir el cheque, verifica la presencia de todos los detalles, presta atención a la firma del cajero, verifica su firma con la muestra, prepara la cantidad de efectivo para la emisión, luego llama al cliente por el número de cheque y le pide presenta un pasaporte, verifica los detalles del pasaporte con los indicados en el reverso del cheque, solicita el nombre del monto que recibe el cliente y luego le entrega el monto en paquetes completos o incompletos.
El cajero pregunta al cliente si volverá a calcular el importe. Si el cliente desea volver a calcular el importe, el empleado del banco lo acompaña a un lugar especialmente designado y, si es necesario, debe estar presente durante el nuevo cálculo; el cliente recibe equipo bancario especial;
Se aceptan las reclamaciones del cliente sobre la autenticidad y pagabilidad de los billetes en el momento de su emisión.
Los billetes de una denominación no se pueden cambiar por billetes de otra denominación en el momento de su recepción. El canje y cambio de billetes se realiza como una operación separada, que se realiza pagando una tarifa. Si el cliente se niega a contar el efectivo al recibirlo, no se aceptarán sus reclamaciones posteriores.
Las transacciones con particulares para recibir y emitir efectivo se documentan con órdenes de efectivo entrantes y salientes.
Transacciones de gastos con particulares
El trabajador de la caja redacta una orden de recibo de caja, invita al cliente a firmarla, pone su firma y entrega el documento al trabajador de la caja. El cajero verifica la presencia de todos los detalles del pedido, la firma del cliente, la firma del cajero y verifica la firma del cajero con la muestra.
Si todos los detalles coinciden, entrega efectivo al cliente. La emisión de efectivo se realiza en talones, paquetes u hojas completos e incompletos después de un nuevo cálculo preliminar del monto preparado para que el cliente pueda observarlo y ver el número y denominaciones de los billetes.
El cliente deberá contar el efectivo sin salir de la caja registradora. Se aceptan todas las reclamaciones de los clientes. Si es necesario, invite al jefe del VSP, supervisor de turno o administrador. Si el cliente continúa presentando sus reclamaciones, se le solicita que las formalice por escrito.
Recibo de transacciones con particulares.
El trabajador de la caja redacta una orden de recibo de efectivo, invita al cliente a firmarla, la firma él mismo y entrega el documento al trabajador de la caja. El cajero verifica todos los detalles del documento, la firma del cliente, la firma del cajero, verifica la firma del cajero con la muestra y acepta efectivo del cliente.
Cuenta los billetes uno por uno, las monedas, en círculos.
Para las transacciones de recibo, como resultado de las cuales el cajero acepta efectivo del cliente, se le entrega al cliente un documento que confirma el recibo del dinero. Si se trata de una operación de depósito, se realiza un asiento en la libreta de ahorros, que se conserva en manos del cliente, para confirmar la operación.
Si se realiza una operación para reembolsar un préstamo o recibir el pago de un cliente por servicios bancarios, el cliente recibe una segunda copia del pedido o un recibo.
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo: disposiciones básicas para realizar el proceso y la documentación en la Federación de Rusia + cambios en la legislación en 2017 + 6 transacciones principales en efectivo y sus características.
A partir del 11 de marzo de 2014, el Banco Central de Rusia estableció nuevo procedimiento para realizar transacciones en efectivo que todavía se sigue hoy.
Cada año, se publican modificaciones y actualizaciones menores para mejorar la situación del software y equipos de punto de venta de las organizaciones.
Hoy hablaremos sobre las principales disposiciones y procedimientos para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia.
El concepto del proceso de transacción en efectivo.
Para todas las empresas y personas que se dedican a actividades comerciales, se ha establecido un procedimiento uniforme para el registro y la contabilidad del movimiento de fondos.
A partir de 2015, se concedió permiso para realizar transacciones en efectivo utilizando medios técnicos especiales.
Objetivos del proceso:
- recibir/emitir dinero;
- retención y recálculo;
- registro, recopilación, mantenimiento de documentación sobre transacciones financieras.
Hay ordinarios y un esquema simple para realizar transacciones en efectivo.
El habitual es utilizado por todas las empresas creadas con base legal. Las empresas privadas y los sistemas bancarios utilizan un esquema simplificado. 
Cada año cae el porcentaje de efectivo en el volumen de efectivo, por lo que, en teoría, algunas empresas podrían estar exentas de una serie de reglas.
La recepción de recursos monetarios y el pago de facturas se realizan sin efectivo, sin embargo, este método de cálculo no se puede utilizar en todas las áreas de actividad.
Al realizar la verificación por parte de las autoridades fiscales, debe proporcionar evidencia documental de su estado y método de realización de transacciones en efectivo.
Tipos de transacciones en efectivo
La lista completa se divide en 2 grandes secciones. según el gasto y recepción de dinero. Cada uno contiene documentación relevante y procedimientos de mantenimiento.
Por tipo de devengo:
- Entrada.
Esto debe incluir todas las transacciones financieras relacionadas con la acumulación de fondos en la cuenta del vendedor.
- Consumibles.
Operaciones relacionadas con la presentación de informes sobre pagos de salarios, dietas de viaje y otras partidas de gastos.
Las transacciones bancarias también deben incluirse en esta sección.
La clasificación también se puede realizar por tipo de objeto.
Las grandes organizaciones y bancos reducen al mínimo el manejo de efectivo, simplificando así la regulación de las transacciones en efectivo por parte del Estado.
Las organizaciones comerciales y los bancos tienen una distribución más flexible de las transacciones en efectivo, lo que reduce la confusión de documentos a nivel financiero del sistema.
1. Participantes en el proceso
El derecho a realizar transacciones en efectivo se otorga mediante una orden correspondiente de los superiores. El documento debe estar legalmente certificado, tras lo cual, transcurridos 2 días, entra en vigor.
Requisitos:
- La recepción/dispensación de efectivo solo puede ser realizada por un empleado oficialmente aprobado para este puesto.
En la mayoría de los casos, esta persona es el cajero. - El cajero debe estudiar el procedimiento para realizar las operaciones antes de comenzar a trabajar y luego firmar.
- Si la empresa tiene más de 1 cajero, se deberá nombrar uno de alto nivel.
Los empresarios privados pueden realizar transacciones en efectivo de forma independiente sin necesidad de documentación previa.
Se encarga del trabajo con la documentación. Si no lo hay, los asuntos son manejados por el gerente o su adjunto.
Los documentos deben contener las firmas de todos los participantes que llevan registros de las transacciones en efectivo.
2. Actualizaciones en 2017
El 01/03/2017, las autoridades fiscales introdujeron una serie de modificaciones que afectan el procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia.
Los principales se refieren a los límites de efectivo para distintos departamentos de las empresas y los métodos para resolverlos en caso de excederlos.
Cambio No. 1: Límite de efectivo empresarial.
Cada organización debe establecer un límite en la cantidad de dinero que puede haber en la caja registradora al final de la jornada laboral.
Todo lo que supere el límite debe enviarse a una cuenta que no sea en efectivo a través del sistema bancario.
El límite lo decide la propia empresa, en función de su campo de actividad y de sus entradas y salidas diarias de efectivo.
Existe una fórmula de cálculo general que no tiene en cuenta las particularidades de la actividad y da cifras aproximadas del límite de asignación diaria en caja. 
La fórmula contiene 3 componentes:
- Si la localidad cuenta con sucursal bancaria, indicador = 7.
Volumen de recursos monetarios.
Se calcula para un período de tiempo determinado y lo determina el propietario de la empresa.
Varía de 1 a 91.
La cantidad de dinero en la caja depende directamente de este indicador.
Elija los días con mayores ingresos.
Las pequeñas empresas y otras empresas privadas pueden administrar el dinero a su propia discreción. No se les aplica el límite de efectivo para transacciones en efectivo.
Cambio No. 2: Límite de efectivo para departamentos separados.
Las divisiones de grandes organizaciones, al establecer un límite en la cantidad de fondos, deben partir de la posición que se adopte en el departamento de gestión de la empresa.
Después de la aprobación de la documentación, el jefe o una persona autorizada envía copias a otros departamentos.
El recibo de caja máximo, una vez finalizadas las instalaciones, deberá aceptarse en el plazo de 2 días.
Cambio #3: Exceder el límite.
El efectivo que supere el máximo fijado por la dirección deberá depositarse en la sucursal bancaria.
Se permiten franquicias en:
- días anteriores a la liquidación con los empleados;
- días no laborables;
- días de festivos.
Si se excede el monto en efectivo, se aplicarán sanciones.
No será difícil para las autoridades fiscales determinar los días de recepción de recursos en efectivo en el banco, basándose en los indicadores promedio de su organización durante 1 a 2 trimestres.
De lo contrario, la lista de condiciones sigue siendo la misma. Los cambios no tuvieron en cuenta a los comerciantes privados ni a los empresarios individuales.
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia.
Los principales requisitos para la realización de operaciones los establece el Banco Central. Después de las actualizaciones de 2014-2016, las pequeñas empresas y los particulares cayeron bajo las categorías de influencia.
1) Documentación contable.
Para confirmar transacciones financieras, los departamentos correspondientes trabajan con 2 tipos de documentación.
Su registro puede ser realizado tanto por las personas que participan en el proceso de facturación comercial como por los representantes designados de la dirección.
El procedimiento prevé:
- registro de la entrada de fondos a través de una orden que registra todos los recibos en la caja del punto - orden de recibo de efectivo (PKO);
- Los recursos que se asignan para los gastos de la organización se procesan a través de una orden de recibo de efectivo (COS).
En el 90% de los casos, los empresarios privados encargan el trabajo de dicha documentación a los contadores personales; la situación es similar para las grandes organizaciones.
Los empresarios individuales tienen la oportunidad de utilizar un sistema tributario simplificado; esto los libera de emitir órdenes de efectivo, pero están sujetos a informar sobre los parámetros físicos de las entradas y salidas de efectivo.
2) Componente contable.
De conformidad con la Orden del 31 de octubre de 2000, se aprobó el procedimiento general para mantener estados financieros de empresas y otras organizaciones sujetas a realizar transacciones en efectivo en el territorio de la Federación de Rusia.
En base a lo anterior, se decidió introducir un tipo de cuenta corriente: la cuenta 50 “Efectivo”.
¿Qué cambios pueden realizar las organizaciones en la cuenta 50 “Efectivo”?
Crear una subsección de la cuenta principal – 50-1 “Caja registradora de la organización”.
Fija el orden de movimiento del dinero dentro de la propia organización.
Si su empresa trabaja con divisas, el recibo de cada una de ellas deberá tramitarse a través de una subcuenta especial.
No se permite crear más de 5 subcuentas en divisas.
Diseño 50-2 “Caja operativa”.
Subcuenta que registra el orden de los recibos de efectivo en los puntos de venta o prestación de servicios.
Abierto 50-3 “Documentos de caja”.
Mantener registros de documentos de valor.
Esto puede incluir vales, viajes de negocios, estampillas y más.
El orden de todas las transacciones en efectivo realizadas por las empresas se registra en una de las 3 cuentas descritas.
Los errores al completar la documentación pueden dar lugar a sanciones tanto para los empleados individuales como para la empresa en su conjunto.
3) El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en el lugar de trabajo.
El sistema legislativo prevé un procedimiento estricto para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia para 6 tipos de transacciones en efectivo corrientes.
Veamos cada uno de ellos en detalle.
Operación 1: Procedimiento de recepción de dinero.
La aceptación se realiza inicialmente con PKO. Una vez recibido en mano, el cajero está obligado a asegurarse de que esté correctamente cumplimentado.
El PQS debe contener:
- firma del contador/gerente;
- coincidencia del tamaño de los recursos monetarios en capital y en forma numérica;
- presencia de la documentación especificada en el PQS.
Además del cajero, el propietario o una persona autorizada por él puede aceptar efectivo. El número de representantes de los propietarios es ilimitado.
La persona que aporta los fondos tiene derecho a observar personalmente el proceso.
Verifique el monto de los fondos reales con los declarados en el PQR.
Si todo coincide, el cajero pone un sello en el recibo que viene con el pedido y se lo entrega a la persona que depositó el dinero.
Si se utiliza una caja registradora o caja registradora, el cajero puede procesar el dinero y anotar los datos en el PKO mediante matrices/cheques.
Las condiciones adicionales se anotan en el recibo, después de lo cual se entrega la documentación sellada a la persona que aportó el efectivo.
Operación 2: Procedimiento general de liberación de efectivo.
El proceso se desarrolla teniendo en cuenta acciones a través de RKO. Antes del inicio de la transacción, el cajero está obligado a comprobar la coincidencia de los valores indicados en palabras y en formato numérico.
La orden debe llevar la firma del jefe del departamento de contabilidad u otra persona responsable del procedimiento para realizar transacciones en efectivo.
Algoritmo de liberación de efectivo:
- Consulta la lista de documentación presentada a la RKO.
- El empleado cuenta la cantidad y se la entrega al individuo para que la vuelva a calcular, después de lo cual el destinatario firma en la caja registradora.
Verifique los datos del destinatario.
Para estos fines es adecuado un pasaporte o una licencia de conducir.
Si una persona no puede verificar su identidad, se le deben negar los fondos.
Para calcular la cantidad requerida, debe utilizar el método de la hoja.
Al igual que la PKO, la orden de emisión también debe conservarse en el departamento de contabilidad de la organización por un período de hasta 5 años.
Operación 3: Procedimiento de pago de salarios en efectivo.
Aquí es donde vienen al rescate las declaraciones de las transacciones de liquidación de la empresa.
Los datos ingresados previamente sobre los empleados en los pedidos le permiten determinar la cantidad de fondos que deben prepararse para su emisión.
La dirección determina qué días realizar el cálculo. El plazo asignado para realizar transacciones de liquidación con los empleados no debe ser superior a 5 días.
Después del pago de los salarios, todos los empleados deben:
- resumir la cantidad real de fondos emitidos;
- complete las celdas correspondientes del recibo de nómina;
- verificar nuevamente si el monto real coincide con el indicado en el estado de cuenta;
- firme la declaración y envíela para su custodia al departamento de contabilidad.
Si un empleado no se presenta dentro del período de tiempo especificado para recibir el salario, se hace una nota frente a su nombre en la declaración.
Al emitir efectivo una sola vez, no tiene sentido proporcionar una declaración al empleado; es más racional documentar el gasto de fondos mediante una orden de liquidación de efectivo regular;
Operación 4: El procedimiento para emitir dinero a una persona responsable.
El procedimiento de registro lo determina el departamento de contabilidad y lo lleva a cabo el cajero sobre la base de la caja registradora.
Para obtener una orden judicial, es necesario que una persona escriba una declaración en nombre del sujeto.
Los fondos se emiten solo después de que el director de la organización firma la solicitud.
Si hay deudas, la provisión de fondos se congela hasta que se pague la totalidad del monto de la deuda.
Operación 5: Efectivo para una división separada.
Ya sea recepción o emisión de fondos, el procedimiento se indica en las órdenes de facturación.
Los departamentos de gestión tienen derecho a decidir por sí mismos qué orden adoptar para la distribución de fondos entre los departamentos que les reportan.
Operación 6: Procedimiento de emisión de efectivo mediante convenio.
A veces, en lugar de un funcionario, el proceso de realización de transacciones en efectivo permite la recepción a través de una persona de confianza.
A menudo surge una situación en el trabajo cuando los empleados de las organizaciones se enferman.
Procedimiento de emisión a persona autorizada:
- Antes de que el destinatario firme la declaración, se hace una nota en el cuadro de “poder notarial”.
- Después de la emisión, también se adjunta un poder a la orden entregada.
Verificar el cumplimiento de los datos del empleado y su mandante, que se indican en el RKO.
Necesitará un pasaporte o licencia de conducir.
Si es necesario recibir fondos por poder de varias personas jurídicas o personas físicas, el documento se copia y certifica con el sello de la organización.
En el caso de que una persona deba recibir varios pagos en un solo documento, el certificado original permanece en manos del cajero hasta el pago final, y se envían copias del mismo con el pedido.
Si una empresa tiene varios departamentos de caja, el control sobre ellos lo asume un cajero senior designado previamente.
En este caso, se le envían todos los pedidos y toma las notas correspondientes sobre la rotación de fondos en el libro de caja.
Procedimiento al finalizar la jornada laboral:
- El cajero jefe compara las entradas del libro con los pedidos recibidos de los subordinados.
- Calcula la cantidad de fondos en función del saldo.
- El valor calculado se compara con la cantidad real de dinero en las máquinas; si todo coincide, se coloca una firma.
- El departamento de contabilidad realiza un procedimiento similar.
El procedimiento está bajo el control de la dirección de la organización.
libro de caja– el componente más importante en las transacciones en efectivo. Debe estar disponible tanto en formato impreso como digitalizado.
Si la documentación se realiza a mano, se debe prestar especial atención a la calidad del texto escrito a mano para que no haya errores al introducir datos en el ordenador.
Todos los documentos deben ir acompañados de las firmas del contador y gerente. Si se trata de análogos electrónicos, se utiliza la firma digital de los empleados.
Auditorías de transacciones en efectivo.
El inspector fiscal es responsable de monitorear la presentación de informes de transacciones en efectivo.
Dependiendo del número de organizaciones ubicadas en el área asignada al empleado, las inspecciones se realizan de 1 a 3 veces al año.
Lo que comprueba la oficina de impuestos:
- cómo se controla el lugar de trabajo;
- calidad del mantenimiento del libro de caja;
- ¿Las entradas en los pedidos coinciden con documentos adicionales?
- cuál es el porcentaje de uso de los fondos asignados por el banco;
- correspondencia de indicadores de emisión/gastos entre el banco y el departamento de liquidación;
- informar sobre áreas de uso de los recursos asignados;
- ¿Se respeta el límite de efectivo?
Para evitar problemas, los empleados deben seguir cuidadosamente el procedimiento de mantenimiento del libro de caja, órdenes de gastos/recibos y documentos relacionados.
Si no se encuentran problemas durante la auditoría, la organización recibirá una evaluación de auditoría positiva.
¿Es usted un contador novato que está profundizando en las reglas de las transacciones en efectivo?
Recibirás información básica del Colegio de Contadores y Auditores:
Procedimiento para realizar transacciones en efectivo y sanciones.
¿Qué pasa si, durante las inspecciones de rutina realizadas por inspectores, se descubren graves agujeros en su departamento de contabilidad?
En tales casos, se imponen multas de hasta 6.000 rublos a las personas físicas y de hasta 60.000 rublos a la empresa en su conjunto.
Después de actualizar el procedimiento para realizar transacciones en efectivo en 2014, algunos componentes contables se simplificaron significativamente. La cantidad de documentación completa disminuyó en un 30%.
Si los fondos se "pierden" a gran escala, los responsables se enfrentan a procedimientos judiciales y el asunto puede incluso dar lugar a responsabilidad penal.
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia. sufre cambios cada año.
La razón es la transición gradual a un sistema de pago de bienes y servicios sin efectivo.
En el futuro, está previsto abandonar por completo los informes de caja en la mayoría de los puntos de venta de nuestro país.
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Las transacciones en efectivo son acciones relacionadas con la recepción y emisión de dinero de las cajas de bancos, diversas organizaciones y empresas, a las que se les emiten recibos especiales y órdenes de gasto.
Este término también incluye transacciones en bolsas, cuya liquidación debe realizarse hasta el día siguiente inclusive después de la transacción, acciones con efectivo, valores, depósitos, así como el pago de deudas u otros.
El Servicio Federal Federal llama la atención sobre el hecho de que las transacciones en efectivo realizadas por ellos deben realizarse de acuerdo con ciertas reglas:
Es necesario determinar el límite del saldo de caja;
El dinero que exceda este límite deberá mantenerse en cuentas bancarias;
Todas las transacciones en efectivo deben procesarse utilizando órdenes entrantes y salientes;
También se debe llevar un libro de caja adecuado.
En los bancos, el límite de efectivo se fija según los siguientes principios:
Los centros de liquidación de efectivo deben operar cajas registradoras en funcionamiento, así como fondos de reserva de monedas y unidades monetarias en billetes (con el permiso del Banco de Rusia). Todo el efectivo recibido durante uno debe contabilizarse en las cuentas correspondientes el mismo día;
Las instituciones bancarias territoriales deben tomar en cuenta las necesidades de efectivo de los clientes para realizar pagos de nómina u otras necesidades;
El importe límite se fija al final de la jornada laboral. Todos los fondos que lo excedan deben transferirse a, es decir, ser retirado de la circulación;
Todas las responsabilidades relacionadas con el almacenamiento de fondos en el fondo de reserva y los centros de liquidación de efectivo se asignan a los funcionarios: el jefe, el jefe de contabilidad y el administrador de efectivo.
Para la atención masiva al público, las transacciones en efectivo se realizan en sucursales que contienen:
Estructuras entrantes y salientes;
Divisiones que realizan cambio y conversión de divisas.
Quienes se encarguen del almacenamiento de objetos de valor deberán contar con precintos metálicos y llaves de depósito, además de sellos. Estos fondos son necesarios para realizar correctamente las transacciones en efectivo.
En las instituciones bancarias existen cajas separadas para retiros de efectivo. Para realizar transacciones de liquidación de efectivo, el administrador entrega efectivo a los cajeros en la cantidad requerida solo contra recibo. Para los salarios, se puede emitir dinero durante tres días hábiles mediante órdenes de gastos especiales.
Cabe señalar que el cajero que realiza operaciones de liquidación de efectivo tiene prohibido emitir dinero simultáneamente en varios cheques de caja, así como realizar cualquier operación con moneda en la que los clientes no depositen fondos, pero presenten simultáneamente cheques de caja y una solicitud de depósito en efectivo.
También hay que decir que al aceptar o emitir dinero, el cajero está obligado a redactar los certificados correspondientes. Al final del día, el dinero restante y el certificado de gastos con la cinta de control de la calculadora se entregan al encargado de la caja registradora para su verificación contra recibo.
Las transacciones en efectivo son operaciones realizadas por personas físicas y jurídicas para la recepción y emisión de efectivo (billetes y monedas) realizadas por empresas, organizaciones y bancos. Representan un conjunto de procedimientos logísticos que consisten en la aceptación (cobro), almacenamiento y emisión de efectivo. Las transacciones en efectivo están reguladas por la ley financiera.
El procedimiento para realizar transacciones en efectivo en la Federación de Rusia está regulado por el Banco Central de la Federación de Rusia.
La empresa es el eslabón principal de la economía de mercado. El Banco Central de la Federación de Rusia ha establecido las siguientes Reglas para realizar transacciones en efectivo para empresas y organizaciones.
De acuerdo con las Normas establecidas por el Banco Central, para realizar pagos en efectivo, cada empresa debe tener una caja y llevar un libro de caja en la forma prescrita.
La aceptación de efectivo al realizar liquidaciones con particulares (el público) debe realizarse mediante el uso obligatorio de cajas registradoras.
El efectivo recibido por una empresa de un banco debe gastarse para los fines especificados en el cheque.
El efectivo en la caja registradora no debe exceder el límite establecido por el banco de acuerdo con el director de la empresa. Por encima del límite, las empresas tienen derecho a mantener dinero en su caja registradora únicamente para salarios, pago de prestaciones del seguro social y becas durante no más de tres días hábiles (para empresas ubicadas en el Extremo Norte y áreas equivalentes, hasta cinco días), incluido el día en que se recibe el dinero del banco.
Las transacciones en efectivo se procesan utilizando formularios interdepartamentales estándar de documentación contable primaria para empresas y organizaciones. El cajero de la empresa acepta efectivo de acuerdo con las órdenes de recibo de efectivo firmadas por el jefe de contabilidad o una persona autorizada para hacerlo por orden escrita del jefe de la empresa. La emisión de efectivo se realiza según órdenes de recibo de efectivo u otros documentos debidamente redactados (recibos de pago, cuentas, etc.) con un sello en estos documentos con los detalles de la orden de recibo de efectivo. No se permiten tachaduras, borrones o correcciones en las órdenes de efectivo entrantes y salientes ni en los documentos que las sustituyan. Las órdenes de efectivo entrantes y salientes o los documentos que los reemplazan son registrados por el departamento de contabilidad en el registro de documentos de efectivo entrantes y salientes antes de ser transferidos a la caja. Todos los recibos y retiros de efectivo de la empresa se registran en el libro de caja, que debe estar numerado, atado y sellado con cera o masilla. El control sobre el correcto mantenimiento del libro de caja recae en el jefe de contabilidad de la empresa. En caso de incumplimiento del procedimiento para realizar transacciones en efectivo, se aplican medidas de responsabilidad financiera: por realizar liquidaciones en efectivo con otras empresas por encima de los montos máximos establecidos: una multa de 2 veces el monto del pago realizado; por falta de recepción (recibo incompleto) de efectivo en caja: multa por el triple del monto no recibido; por incumplimiento del procedimiento vigente para el almacenamiento de efectivo disponible, así como por acumulación de efectivo en cajas registradoras por encima de los límites establecidos, multa de 3 veces la cantidad de efectivo detectado por encima del límite. Se imponen multas administrativas por un importe de 50 veces el salario mínimo mensual establecido por la legislación de la Federación de Rusia a los directivos de la empresa que cometieron estas infracciones.
Para comprender el concepto de "disciplina de efectivo", primero debe comprender la diferencia entre los términos "Caja registradora" y "Oficina de caja":
Caja registradora (KKM, KKT) es un dispositivo necesario para recepción fondos de sus clientes. Puede haber cualquier número de dichos dispositivos y cada uno de ellos debe tener sus propios documentos de informes.
Caja empresarial (caja operativa) es una colección todas las transacciones en efectivo(recepción, almacenamiento, entrega). La caja registradora recibe los ingresos recibidos, incluso de la caja registradora. Todos los gastos en efectivo relacionados con las actividades de la empresa se realizan en la caja y el dinero se entrega a los cobradores para su posterior transferencia al banco. La caja registradora puede ser una habitación separada, una caja fuerte en la habitación o incluso un cajón en el escritorio.
Por lo tanto, todas las transacciones en efectivo deben ir acompañadas de la ejecución de documentos de efectivo, lo que generalmente implica el cumplimiento de la disciplina de efectivo.
Disciplina de efectivo es un conjunto de reglas que se deben seguir al realizar operaciones relacionadas con la recepción, emisión y almacenamiento de efectivo (transacciones en efectivo).
Las reglas básicas de la disciplina de efectivo son:
¿Quién debe cumplir?
La necesidad de mantener la disciplina de caja no depende de la presencia de una caja registradora ni del sistema tributario elegido.
¿Cómo se calcula el límite del saldo de efectivo?
El procedimiento para calcular el límite del saldo de efectivo se presenta en el apéndice de la Directiva del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U.
Según él, en 2019 el límite del saldo de caja se puede calcular de dos formas:
Opción 1. Cálculo basado en el volumen de cobros en caja
L = V / P x N c
l
V– el volumen de ingresos en efectivo por bienes vendidos, trabajos realizados y servicios prestados durante el período de facturación en rublos (los empresarios individuales y las organizaciones de nueva creación indican el volumen esperado de ingresos).
PAG– el período de cálculo para el cual se tiene en cuenta el volumen de ingresos en efectivo (al determinarlo, se puede tomar cualquier período de tiempo, por ejemplo, el mes en el que se produjeron los volúmenes máximos de ingresos en efectivo). El período de facturación debe ser no más de 92 días hábiles
Carolina del Norte– el período de tiempo entre el día en que se recibió el efectivo y el día en que se depositó el dinero en el banco. Este plazo no debe exceder los 7 días hábiles y, en ausencia de un banco en la localidad, 14 días hábiles. Por ejemplo, si el dinero se deposita en el banco una vez cada 3 días hábiles, entonces N c = 3. Al determinar N c, se puede tener en cuenta la ubicación, la estructura organizativa, las características específicas de la actividad (estacionalidad, horario de trabajo, etc.).
Ejemplo de cálculo. LLC "Compañía" se dedica al comercio minorista. La dirección de la organización decidió fijar un límite de saldo de caja para el año 2019, tomando como periodo de facturación diciembre de 2018. En diciembre, la empresa trabajó durante 21 días y recibió ingresos en efectivo por valor de 357.000 rublos. Al mismo tiempo, el cajero de la organización entregó los ingresos al banco una vez cada 2 días. El límite de saldo de caja en este caso será igual a: 34.000 rublos.(357.000 rublos / 21 días x 2 días).
Opción 2. Cálculo basado en el volumen de efectivo dispensado desde la caja registradora.
Este método suele ser utilizado por empresarios individuales y organizaciones que no reciben efectivo en el curso de sus actividades, pero retiran dinero periódicamente del banco (por ejemplo, para pagar a sus proveedores).
En este caso se aplica la fórmula:
L = R / P x N n
l– límite de saldo de efectivo en rublos;
R– el volumen de efectivo emitido durante el período de facturación en rublos (con excepción de los importes destinados al pago de salarios, becas y otras transferencias a los empleados). Los empresarios individuales y las organizaciones de nueva creación indican el volumen esperado de desembolsos de efectivo;
PAG– el período de facturación para el cual se tiene en cuenta el volumen de retiros de efectivo (para determinarlo, se puede tomar cualquier período de tiempo, por ejemplo, el mes en el que hubo el mayor volumen de retiros de efectivo). El período de facturación debe ser no más de 92 días hábiles, y su valor mínimo puede ser cualquiera.
nn– el período de tiempo entre los días de recepción del dinero del banco (con excepción de las cantidades destinadas al pago de salarios, becas y otros pagos a los empleados). Este plazo no debe exceder los 7 días hábiles y, en ausencia de un banco en la localidad, 14 días hábiles. Por ejemplo, si se retira dinero de un banco una vez cada 3 días hábiles, entonces N n = 3.
Ejemplo de cálculo. LLC "Compañía" se dedica al comercio minorista. La empresa no acepta ingresos en efectivo; los compradores pagan a través del banco. Sin embargo, de vez en cuando la empresa retira efectivo del banco para pagar a los proveedores. La dirección de la organización decidió fijar un límite de saldo de caja para el año 2019, tomando como periodo de facturación diciembre de 2018.
En diciembre, la empresa trabajó durante 21 días y recibió del banco efectivo por valor de 455.700 rublos. Al mismo tiempo, el cajero de la organización recibía efectivo del banco una vez cada 4 días. Los salarios no se sacaron de la caja registradora. El límite de saldo en este caso será igual a: 86.800 rublos(455.700 rublos / 21 días x 4 días).
Orden para establecer un límite de efectivo
Después de calcular el límite del saldo de efectivo en la caja, debe emitir una orden interna aprobando el monto límite. En el pedido se puede indicar el período de validez del límite, por ejemplo, 2019 (pedido de muestra).
La ley no establece la obligación de restablecer el límite cada año, por lo que si el período de validez no se especifica en la orden, los indicadores establecidos se pueden aplicar tanto en 2019 como en adelante hasta que se emita una nueva orden.
Procedimiento simplificado
A partir del 1 de junio de 2014: empresarios individuales y pequeñas empresas (el número de empleados no supera las 100 personas y los ingresos no superan los 800 millones de rublos al año) más no tienes que poner un límite saldo de caja en caja.
Para cancelar el límite de efectivo, es necesario realizar un pedido especial. Debe basarse en la Directiva del Banco de Rusia de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U y debe contener la siguiente redacción: “Guardar efectivo en caja sin poner límite de saldo en caja”(orden de muestra).
Emisión de efectivo a personas responsables.
El dinero contable es dinero que se entrega a las personas responsables (empleados) para viajes de negocios, gastos de entretenimiento y necesidades comerciales.
El dinero se puede emitir a cuenta sólo sobre la base declaraciones de un empleado. En él deberá indicar: la cantidad de dinero, el propósito de recibirlo y el período por el cual se toma. La solicitud está escrita en cualquier formato y debe estar firmada por el gerente (IP).
Si un empleado gastó su dinero personal, entonces necesita compensarlo, en este caso también se escribe una declaración, pero con una redacción diferente (muestras de declaraciones);
Nota: Es deseable que la declaración contenga la línea: “El empleado no tiene deudas por anticipos emitidos anteriormente”(ya que por ley es imposible emitir dinero a cuenta a empleados que no hayan informado sobre anticipos anteriores).
Para 3 días laborables después del final del período para el cual se emitieron los fondos (o desde la fecha de regreso al trabajo), el empleado debe presentar al contador (gerente) informe de gastos con el adjunto de documentos que acrediten los gastos realizados (recibos KKM, recibos de compra, etc.).
De lo contrario, los fondos emitidos al empleado no pueden contarse como gastos y el impuesto puede reducirse en consecuencia. Además, si no hay documentos de respaldo, tendrá que retener el impuesto sobre la renta personal y pagar las primas del seguro del monto emitido.
Limitación de pagos en efectivo
Otra regla importante de la disciplina del efectivo es el cumplimiento de las restricciones a los pagos en efectivo entre entidades comerciales (empresarios individuales y organizaciones). dentro de un contrato cantidad no más de 100 mil rublos.