ELMA: Sistema de gestión de procesos de negocio. Gestión documental electrónica y gestión de office de ELMA

Organización de la gestión de documentos electrónicos.

Sede electrónica

La sede electrónica automatiza la tramitación de documentos de entrada y salida y el registro de documentos. La sede electrónica forma parte de la aplicación ELMA ECM+ y permite organizar adecuadamente el trabajo con documentos electrónicos: movimiento, registro, almacenamiento y búsqueda. Utilizando la sede electrónica, puede controlar el progreso de la ejecución de las órdenes, ver las decisiones de gestión y encontrar rápidamente los originales en papel de los documentos.

Gestión de contratos

La gestión de contratos le permite traducir la preparación, aprobación, almacenamiento y procesamiento de contratos y documentos relacionados. La solución ELMA: Contract Management está diseñada para trabajar de manera eficiente y cómoda con contratos durante todo su ciclo de vida. Los procesos automatizados para crear, aprobar, registrar y buscar documentos reducen varias veces el tiempo dedicado a trabajar con contratos.

ORD y documentos internos

La sección Documentos internos organiza el trabajo con memorandos internos y documentación organizativa y administrativa de la empresa. La aplicación ELMA ECM+ soporta todo el flujo documental de memorandos, pedidos y otros tipos de documentos internos: creación, aprobación, registro, revisión, firma, control de ejecución y almacenamiento en el sistema.

notas de oficina

Para trabajar con documentos internos en el sistema ELMA, generalmente se crea un proceso especial de "Nota interna", que garantiza la automatización completa de todo el ciclo de procesamiento de notas oficiales. Ya no es necesario acumular montones de papeles ni pasar por largas etapas de aprobación de documentos. Creación, registro, envío a destinatarios, búsqueda de documentos: todo está automatizado y presentado en formato electrónico.

Conciliación de cuentas

La función Conciliación de facturas automatiza la conciliación, el pago y el almacenamiento de facturas. En el sistema ELMA ECM+, puede configurar un proceso automatizado para trabajar con solicitudes de pago de facturas. Esta organización le permite responder y pagar facturas de manera oportuna. Todas las etapas de aprobación se vuelven transparentes, controlables y fáciles de gestionar. El registro de cuentas facilita el análisis rápido de pagos y presentación de informes.

Documentos no estándar

Para documentos y flujos de documentos "no estándar", utilizando un sistema de gestión de documentos, puede configurar rápidamente procesos básicos, lo que le permitirá pasar rápidamente al intercambio electrónico de documentos dentro de la empresa.

El flujo de documentos existe en cualquier organización: desde la forma más ascética entre un contador y un director en papel, hasta una compleja cadena de acciones paralelas y secuenciales en el marco del trabajo con un documento electrónico. Para cualquier empresa relativamente grande, la gestión documental es una tarea difícil: mantener todo en orden es realmente complicado, especialmente cuando se trata de una gran cantidad de documentos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos ayudará a poner orden en el sistema documental de la organización y a hacer que el trabajo con documentos sea claro y eficiente.

La aplicación ELMA: Electronic Document Flow permite automatizar las operaciones de almacenamiento organizado, búsqueda, registro, aprobación y seguimiento de acciones en curso con documentos. Gracias al uso de la aplicación ELMA: Gestión Electrónica de Documentos, los documentos de la organización empiezan a funcionar realmente.

Los sistemas rusos de gestión de documentos electrónicos a menudo pueden asustar al usuario con su interfaz engorrosa, pero posiblemente funcional. Al desarrollar la aplicación ELMA: Gestión de Documentos Electrónicos, una de las tareas más prioritarias fue crear una interfaz de usuario agradable, cómoda e intuitiva. La aplicación ELMA: Gestión de documentos electrónicos tiene una interfaz de almacenamiento de archivos estándar que resulta familiar incluso para los usuarios de ordenadores sin experiencia. Se accede a funciones adicionales de la aplicación a través de botones de la barra de herramientas y menús ingeniosamente diseñados. De este modo, el usuario ve sólo lo que realmente necesita para trabajar: todos los elementos innecesarios están ocultos, pero se puede acceder fácilmente a ellos si es necesario. Gracias a esto, se garantiza un rápido dominio del sistema, en tan sólo dos o tres sesiones de trabajo.

La interfaz simple y clara esconde una rica funcionalidad que, en manos de un usuario un poco más experimentado, puede usarse para resolver problemas complejos de flujo de documentos en una organización. Así, la aplicación “ELMA: Gestión de documentos electrónicos” permite realizar un seguimiento del flujo de documentos, optimizar el trabajo del empleado y no requiere que los usuarios tengan conocimientos profundos en el campo de la gestión de sistemas de gestión de documentos electrónicos.

Entrada y registro de documentos.

La interfaz para ingresar y registrar documentos en el sistema es simple y clara: se implementa en forma de asistente que consta de varios pasos secuenciales. Al ingresar un documento al sistema, el usuario solo deberá indicar los detalles necesarios del documento y adjuntar un documento electrónico. A partir de esta información, el sistema genera una tarjeta de documento, una página en la que se presenta toda la información sobre el documento. Si un documento está registrado, el usuario también deberá proporcionar algunos atributos de registro adicionales. Dependiendo de la configuración del sistema, estas operaciones pueden simplificarse o, por el contrario, ampliarse.

Cada documento del sistema puede tener un número ilimitado de versiones de archivos. En este caso, solo una versión del archivo será relevante (actual) y el resto serán borradores o versiones desactualizadas del archivo. De esta forma, todo el historial de cambios en el contenido del documento se almacena en una única tarjeta de documento. Al mismo tiempo, las versiones de un mismo documento, que a menudo cambian durante el proceso de aprobación, revisión y otras acciones, pueden tener diferentes formatos. El control de versiones de documentos le permite evitar confusiones y la creación repetida de varias copias de la misma tarjeta de documento.

Una parte importante de la información todavía llega a la organización en papel, pero ingresar documentos en papel al sistema ELMA no es un problema. La aplicación “ELMA: Gestión de Documentos Electrónicos”, si tiene instalada la aplicación ELMA Agent en su computadora, le permite guardar automáticamente los documentos escaneados en el sistema de gestión de documentos electrónicos de la organización. Por lo tanto, el método para ingresar documentos en papel al sistema prácticamente no es diferente del método para ingresar documentos electrónicos: solo necesita presionar el botón "Escanear" en el momento adecuado. No será necesario instalar software adicional en la computadora, como operaciones de escaneo innecesarias y guardar archivos en el disco duro.

Para registrar documentos en el sistema ELMA se utiliza la herramienta Office. En la Oficina se adjunta a los documentos una tarjeta de registro y control y se asigna un número de registro.

Archivo de documentos electrónicos.

Todos los documentos de la aplicación ELMA: Gestión de documentos electrónicos forman un único archivo electrónico: un depósito de documentos. El archivo de documentos tiene una búsqueda conveniente que le permite encontrar rápidamente los documentos necesarios no solo por sus nombres, sino también por ciertos detalles. Los resultados de la búsqueda se muestran estrictamente de acuerdo con los derechos de documentos del usuario: los documentos a los que el usuario no tiene acceso se ocultarán.

Cada documento de archivo electrónico dispone de una ficha personal en la que se puede obtener información completa sobre el documento: versión del documento, archivos, su detalle, así como un listado de todo tipo de actividades que se realizan o se han realizado en él.

Movimiento de documentos en la organización.

Una de las principales ventajas de utilizar sistemas de gestión de documentos electrónicos es la capacidad de organizar cómodamente el trabajo con documentos. El trabajo de los artistas intérpretes o ejecutantes con documentos se realiza íntegramente en formato electrónico, lo que permite no solo evitar la pérdida accidental del documento original, sino también reducir significativamente el tiempo necesario para realizar acciones con documentos y reducir el tiempo de respuesta de los artistas intérpretes o ejecutantes a las tareas recibidas. y también, si es necesario, permitir que un gran grupo de personas proporcione simultáneamente un trabajo completo con un documento.

El sistema ELMA permite organizar el movimiento de documentos en una empresa por rutas de cualquier complejidad. La ruta del documento determina por qué empleados de la organización pasará el documento, así como el orden y la naturaleza del trabajo que realizarán con él.

ELMA- un sistema de gestión de la empresa que le permite construir una interacción efectiva entre los empleados de la empresa y monitorear sus actividades para mejorar la calidad del trabajo de toda la empresa.

Línea de productos.

ELMA consta de un conjunto de aplicaciones para la gestión de empresas, que pueden adquirirse y funcionar como aplicaciones individuales, o juntas en un único espacio de información:

• ELMA: Gestión documental electrónica. Automatiza los procesos estándar de oficina y la gestión de documentos electrónicos. El uso del mecanismo WorkFlow le permite configurar rápidamente el sistema de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• ELMA: Gestión de procesos de negocio. La aplicación implementa el concepto BPM (Business Process Management), que le permite construir sistemas de información flexibles y adaptativos; Soluciones que pueden cambiar rápidamente junto con los cambios en los procesos comerciales de la empresa. La aplicación utiliza el estándar internacional BPMN para modelar procesos de negocio.
• ELMA: Gestión de Indicadores. La aplicación le permite implementar los principios de gestión de objetivos y remuneración basada en el desempeño en su empresa. La implementación en una "forma fácil" le permitirá crear un conjunto de indicadores de desempeño objetivo (KPI) y establecer un control operativo sobre el logro de los valores de los indicadores planificados en el contexto de los objetivos y la estrategia de desarrollo de la empresa (implementación del BSC o Mecanismo de Cuadro de Mando Integral)
• ELMA: CRM. La aplicación ELMA: CRM no cuesta dinero y está incluida en el paquete básico al comprar cualquiera de las aplicaciones ELMA. ELMA: CRM es un CRM operativo, cuyas funciones principales son gestionar el proceso de ventas (incluido el mecanismo del embudo de ventas) y mantener el historial de relaciones con sus contrapartes (base de contrapartes, contactos, clientes potenciales, transacciones, etc.)
• ELMA: Gestión de proyectos. Facilita la gestión de las actividades del proyecto en la empresa. Junto con la gestión de tareas estándar, el cronograma del proyecto (diagrama de Gantt) y la organización de un único espacio de información para el proyecto, ELMA: Project Management permite gestionar procesos comerciales estándar dentro de los proyectos y gestionar el presupuesto del proyecto.
• ELMA: Portal interno Todas las aplicaciones se basan en una cosa: ELMA: portal interno. Esta aplicación no se vende por separado; se incluye con cualquier aplicación ELMA.

ELMA: El portal interno incluye:

• Estructura organizativa de la empresa.
• Gestión de tareas
• Calendario
• Comunicación. Feed de mensajes.
• Portal interno. Documentos web.
• Almacenamiento web para archivos

Paquetes ELMA.

• ELMAECM. Una excelente herramienta para la gestión operativa de una empresa. Incluye aplicaciones ELMA: Gestión de Procesos de Negocio, ELMA: Gestión de Documentos Electrónicos y está basado en el Portal Interno de ELMA.
• ELMABPMSuite. El sistema le permite organizar la gestión de procesos en una empresa basándose en métricas e indicadores, procesos ejecutables y vincular las métricas de procesos, la estrategia de la empresa y la motivación del personal. El paquete incluye ELMA: Gestión de indicadores, ELMA: Gestión de procesos de negocio y se basa en el Portal interno de ELMA.

Arquitectura del sistema ELMA.

El sistema de gestión de procesos de negocio ELMA consta de un conjunto de programas:

1. Servidor ELMA
2. diseñadora elma
3. Agente ELMA

Servidor ELMA Incluye un conjunto de componentes relacionados:

• Base de datos
• aplicación web
• Servidor de configuración
• Servidor de alertas

Servidor ELMA es el elemento raíz del sistema. Para comenzar a trabajar con el servidor, debe registrarlo.

diseñadora ELMA es una aplicación que se instala en la computadora del usuario y proporciona una interfaz conveniente para modelar procesos y crear configuraciones.

Para trabajar con el Diseñador, debe registrarlo.

Agente ELMA es una aplicación que se instala en el ordenador del usuario y muestra alertas generadas por el servidor para el usuario en tiempo real.

ELMA Agent no requiere registro para comenzar a funcionar y puede instalarse en cualquier cantidad de computadoras de una organización.

El sistema ELMA implementa la arquitectura SOA y proporciona las interfaces necesarias para la expansión del sistema. ELMA le permite:

• Inicie cualquier proceso de negocio cargado en el sistema desde una aplicación externa.
• Llamar a funciones de una aplicación externa. Se admiten llamadas sincrónicas y asincrónicas.

Implantación del sistema ELMA.

Los especialistas de Elevise han desarrollado una metodología única para implementar un enfoque de procesos en una empresa utilizando el producto de software ELMA. ELMA es un producto eficaz y de vanguardia diseñado para empresas que desean implementar un enfoque de procesos para la gestión, tener procesos comerciales adaptables que puedan personalizarse y optimizarse para satisfacer las condiciones comerciales cambiantes, los requisitos regulatorios y las presiones competitivas.

Para que el sistema pueda aprovechar plenamente todas las ventajas de sus procesos, la empresa realiza una recopilación inicial de información, examina las actividades actuales de la empresa, identifica las necesidades y, junto con la dirección de la empresa, determina la gama de tareas a resolver. Como resultado, se forma una lista de tareas que deben resolverse durante la implementación del sistema.

A continuación, se estudia la estructura organizativa de la empresa y se dan recomendaciones para mejorarla. Mejorar la estructura organizativa de una empresa es la parte más importante de su desarrollo organizativo. En esta etapa, la plantilla se actualiza y se lleva a su forma actual.

El siguiente paso en la etapa preparatoria de la implementación del sistema es un análisis de las actividades actuales de la empresa. El propósito de este análisis es identificar una cierta cantidad de procesos de negocios con el fin de realizar una mayor automatización. Como resultado, se forma una red de procesos que refleja el estado actual de las cosas en la empresa. Además, está claramente definida la responsabilidad de los empleados por la cantidad de trabajo que realizan. Esto aumenta drásticamente la disciplina de desempeño y la capacidad de control del personal. El gerente ve la situación real de la empresa.

Una vez formados los modelos primarios, se realiza una comparación de los resultados obtenidos y la visión de gestión en conjunto con gerentes y ejecutores responsables clave. En esta etapa, tanto el modelo de actividad de la empresa como el procedimiento para realizar determinadas operaciones en la empresa se pueden ajustar de acuerdo con las metas y objetivos de los gerentes. Como regla general, esto sucede en el formato de reuniones prolongadas, donde cada ejecutivo responsable hace sus propuestas para mejorar las actividades de la empresa. Y ésta, en última instancia, es la clave del éxito de toda la organización.

Los especialistas técnicos, a su vez, se preparan para la implementación de la solución en el cliente. Esta etapa incluye la instalación en el servidor y probar la funcionalidad del sistema en las estaciones de trabajo de los usuarios. Durante este trabajo se eliminan los últimos comentarios y deficiencias en el funcionamiento del sistema. Al mismo tiempo, los empleados del cliente reciben capacitación para interactuar con el programa y recibir conocimientos básicos en el campo de los procesos comerciales.

Eficiencia económica.

Los empleados de la empresa adoptan un enfoque más responsable en sus responsabilidades., porque: los procesos están regulados y el empleado sabe claramente lo que está obligado a hacer. Además, el sistema proporciona un control efectivo sobre la finalización de las tareas por parte de la dirección.

Mayor eficiencia de los empleados al resolver problemas “estándar” gracias a una regulación clara de los procesos en la empresa y una mayor disciplina.

Ahorra tiempo a los empleados para encontrar lo que necesitas documento, porque todos los documentos necesarios están disponibles “en 2 clics”.

Los empleados reciben rápidamente la información necesaria. y ellos pueden tomar decisiones de forma independiente gracias al acceso rápido a los documentos y una comprensión clara de su área de responsabilidad dentro de cada proceso comercial.

Se reduce el porcentaje de pérdida de información al transferir tareas de un empleado a otro.

Se reduce el volumen de circulación de documentos en papel.

La velocidad general del proceso aumenta.

Simplifica la creación y el mantenimiento. Sistemas de Gestión de Calidad debido a la capacidad de recibir regulaciones de procesos actualizadas y la capacidad de mejorar constantemente los procesos de negocio.

Facilita la formación y adaptación de los nuevos empleados.

Ventajas del sistema.

Para trabajar con el sistema es suficiente un navegador web. Gracias a esto, podrás trabajar con el sistema desde cualquier parte del mundo sin instalar software adicional.

Para describir los procesos de negocio se utiliza el moderno lenguaje BPMN, que es, con diferencia, el mejor y más avanzado estándar mundial para describir procesos de negocio.

ELMA es un tipo de sistema que permite a los directivos de una empresa crear un proceso bastante eficaz para la interacción de los empleados y mantener su trabajo bajo control, lo que conducirá a una mejora de la productividad de toda la empresa.

1. ¿En qué consiste ELMA?

Se trata de aplicaciones especiales que te permiten gestionar tu empresa sin dificultad. Funcionan tanto juntos como por separado.

Aplicaciones ELMA:

• ELMA: Circulación de documentos electrónicos. Permite mantener la circulación de documentos electrónicos de forma automática y, gracias al sistema WorkFlow, se puede configurar fácilmente el sistema para satisfacer las necesidades de la empresa.
• ELMA: Gestión de indicadores. Le permite implementar los principios de gestión de objetivos en la empresa, así como la retribución en función de los resultados y volumen de trabajo realizado. La introducción de un formulario relajado nos permitirá completar un conjunto de indicadores de desempeño específicos ( KPI, KPI), y regular el control oportuno y de alta calidad sobre el logro de los valores planificados de los indicadores en la estrategia y los objetivos de la empresa - implementación del mecanismo BSC.
• ELMA:Gestión de Procesos de Negocio. Implementa un determinado concepto. BPM(Qué significa Gestión de procesos de negocio), gracias al cual es posible construir sistemas de información flexibles y adaptativos, así como soluciones que cambian rápidamente junto con la transformación de los procesos de negocio en la empresa. Para modelarlos, la aplicación trabaja según el estándar internacional BPMN.
• ELMA:Gestión de Proyectos. Le permitirán regular fácilmente la gestión de las actividades del proyecto de la empresa. Junto con la gestión de tareas, el cronograma del proyecto (o diagrama de Gantt) y la gestión de todo el espacio de información del proyecto, esta aplicación (ELMA: Project Management) le permite gestionar procesos de negocio y presupuestos ejemplares sin dificultad.
• ELMA:CRM. Esta aplicación es un CRM operativo, responsable de los procesos de ventas (mecanismos de embudo de ventas) y de mantener un archivo de las relaciones con las contrapartes de su empresa. Esta aplicación ELMA no es independiente y se incluye en la instalación inicial al comprar cualquiera de las aplicaciones ELMA.
• ELMA:Portal interno. Es la base raíz de todas las aplicaciones ELMA. No se vende por separado, solo se incluye en el paquete con otras aplicaciones ELMA.

Esta aplicación:

• organiza la estructura de toda la empresa;
• gestiona sus tareas;

Además, incluye calendario, feed de mensajes y almacenamiento web para documentos.

2. Paquetes ELMA

• ELMA ECM. Gestiona operativamente la empresa, consta de las siguientes aplicaciones “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Electronic Document Management”, está basado en “ELMA: Portal Interno”
• SUITE ELMA BPM. Organiza la gestión de los procesos de la empresa, en base a métricas, procesos ejecutables, combina métricas de procesos, motivación del personal y estrategia de la empresa. Consta de las aplicaciones “ELMA: Business Process Management”, “ELMA: Indicator Management” y también se basa en “ELMA: Internal Portal”

3. Sistema ELMA y su arquitectura.

El conjunto de programas que componen el sistema ELMA:

• diseñador ELMA;
• Servidor ELMA;
• Agente ELMA.

diseñadora elma. Esta aplicación, previa inscripción, se instala en el ordenador del usuario. Cuenta con una interfaz fácil de usar que le permite modelar procesos y crear configuraciones fácilmente.

Servidor ELMA es el elemento inicial del sistema, y ​​para iniciar su funcionamiento primero debes registrarlo. Consta de un conjunto de componentes conectados entre sí: una aplicación web, una base de datos, un servidor de configuración y un servidor de alertas.

Agente ELMA. Después de la instalación en la computadora del usuario, el agente muestra alertas en línea generadas por el servidor para el usuario. Para empezar, no es necesario registrarse; se puede instalar en un número ilimitado de ordenadores de una organización, lo cual es otra ventaja del sistema.

El sistema ELMA implementa una arquitectura SOA y proporciona todas las interfaces necesarias para la expansión del sistema. ELMA inicia cualquier proceso de negocio que se cargó desde una aplicación externa y llama a esta aplicación (admite llamadas síncronas y no asíncronas).

4. Usando el sistema ELMA

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Empresa líder Elvis» ha desarrollado un método único de enfoque de procesos en la empresa, que utiliza un nuevo y eficaz producto de software ELMA.

Está creado para empresas comprometidas con la implementación de un enfoque de procesos en la gestión, la disposición de procesos comerciales adaptativos (que pueden "optimizarse" para cumplir con las condiciones comerciales y la legislación).

Para aprovechar de forma independiente todas las ventajas de los procesos de la empresa, realiza una recopilación inicial de información, estudia las actividades en curso de toda la empresa, encuentra necesidades y, junto con su dirección, determina el abanico de tareas a resolver. Como resultado, se forma una lista de tareas a resolver durante la introducción del sistema.

A continuación, (el producto ELMA) estudia la estructura organizativa de una empresa determinada y da ciertas recomendaciones para mejorar esta estructura. Su modernización es la parte más importante de su crecimiento organizacional. Paralelamente, la plantilla se actualiza y se actualiza a su forma actual.

Luego se lleva a cabo un análisis completo de las actividades de la línea de producción de la empresa. El propósito de este análisis es marcar una cierta cantidad de procesos comerciales para una mayor automatización. Como resultado, se obtiene una red de dichos procesos que refleja la situación actual de la empresa. Además, la responsabilidad de la colaboración por la cantidad de trabajo que han realizado está claramente definida. Esto aumenta significativamente la disciplina en el desempeño y la controlabilidad del personal. El gerente puede ver la situación en la empresa tal como es y sacar conclusiones específicas sobre el trabajo de cada uno de sus subordinados.

Luego de la formación de los modelos primarios, en conjunto con la gerencia y los principales ejecutores responsables, se realiza una comparación de los resultados obtenidos y las expectativas de la gerencia.

En esta etapa, tanto el modelo de negocio como el orden de las operaciones se pueden ajustar de acuerdo con los requisitos de los directivos. A menudo se trata de reuniones ampliadas de toda la empresa, en las que todos los ejecutivos responsables hacen sus propias propuestas para mejorar las actividades de la empresa. El resultado es el funcionamiento exitoso de la organización.

Los especialistas técnicos, por su parte, se preparan para implementar la solución en el cliente. Esta etapa consiste en la instalación en el servidor y probar la funcionalidad del sistema en las estaciones de trabajo de los usuarios. Además, se eliminan los comentarios extremos y las deficiencias, las deficiencias en el funcionamiento del sistema. Al mismo tiempo, los empleados del cliente aprenden a trabajar con el programa y adquieren conocimientos iniciales en el campo de los procesos comerciales.

5. Como resultado del sistema ELMA, los empleados:

1. asumen sus responsabilidades de manera más responsable, ya que los procesos están regulados, ellos (los empleados) saben claramente lo que deben hacer. Además, ELMA crea un control efectivo sobre la ejecución de las tareas desde la dirección;
2. trabajar de manera más eficiente al resolver problemas “típicos”, gracias a la dotación de personal de los procesos y la disciplina de la empresa;
3. ahorre tiempo buscando el documento que necesita: ahora están disponibles en “dos clics”;
4. encontrar rápidamente la información necesaria y tomar decisiones de forma independiente gracias al acceso rápido a los documentos y una clara conciencia de responsabilidad en cada proceso comercial;
5. Los nuevos empleados son más fáciles de capacitar.

Además de esto:

— se reduce la pérdida de información durante la transferencia de tareas entre empleados y el volumen de flujo de documentos en papel;

Una solución para mejorar la calidad de la interacción dentro de la empresa. El sistema ofrece soluciones para organizar el flujo de documentos y al mismo tiempo permite implementar sus procesos comerciales únicos. Contiene procesos de flujo de documentos estándar y ayuda a organizar el flujo de documentos y las actividades operativas de la empresa.

Alternativas a ELMA ECM

Descripción general del sistema ELMA ECM

ELMA- un sistema de gestión de la empresa que le permite construir una interacción efectiva entre los empleados de la empresa y monitorear sus actividades para mejorar la calidad del trabajo de toda la empresa.

Línea de productos.

ELMA consta de un conjunto de aplicaciones para la gestión de empresas, que pueden adquirirse y funcionar como aplicaciones individuales, o juntas en un único espacio de información:

• ELMA: Gestión documental electrónica. Automatiza los procesos estándar de oficina y la gestión de documentos electrónicos. El uso del mecanismo WorkFlow le permite configurar rápidamente el sistema de acuerdo con las necesidades de la empresa.
• ELMA: Gestión de procesos de negocio. La aplicación implementa el concepto BPM (Business Process Management), que le permite construir sistemas de información flexibles y adaptativos; Soluciones que pueden cambiar rápidamente junto con los cambios en los procesos comerciales de la empresa. La aplicación utiliza el estándar internacional BPMN para modelar procesos de negocio.
• ELMA: Gestión de Indicadores. La aplicación le permite implementar los principios de gestión de objetivos y remuneración basada en el desempeño en su empresa. La implementación en una "forma fácil" le permitirá crear un conjunto de indicadores de desempeño objetivo (KPI) y establecer un control operativo sobre el logro de los valores de los indicadores planificados en el contexto de los objetivos y la estrategia de desarrollo de la empresa (implementación del BSC o Mecanismo de Cuadro de Mando Integral)
• ELMA: CRM. La aplicación ELMA: CRM no cuesta dinero y está incluida en el paquete básico al comprar cualquiera de las aplicaciones ELMA. ELMA: CRM es un CRM operativo, cuyas funciones principales son gestionar el proceso de ventas (incluido el mecanismo del embudo de ventas) y mantener el historial de relaciones con sus contrapartes (base de contrapartes, contactos, clientes potenciales, transacciones, etc.)
• ELMA: Gestión de proyectos. Facilita la gestión de las actividades del proyecto en la empresa. Junto con la gestión de tareas estándar, el cronograma del proyecto (diagrama de Gantt) y la organización de un único espacio de información para el proyecto, ELMA: Project Management permite gestionar procesos comerciales estándar dentro de los proyectos y gestionar el presupuesto del proyecto.
• ELMA: Portal interno Todas las aplicaciones se basan en una cosa: ELMA: portal interno. Esta aplicación no se vende por separado; se incluye con cualquier aplicación ELMA.

ELMA: El portal interno incluye:

• Estructura organizativa de la empresa.
• Gestión de tareas
• Calendario
• Comunicación. Feed de mensajes.
• Portal interno. Documentos web.
• Almacenamiento web para archivos

Paquetes ELMA.

• ELMAECM. Una excelente herramienta para la gestión operativa de una empresa. Incluye aplicaciones ELMA: Gestión de Procesos de Negocio, ELMA: Gestión de Documentos Electrónicos y está basado en el Portal Interno de ELMA.
• ELMABPMSuite.

Arquitectura del sistema ELMA.

El sistema de gestión de procesos de negocio ELMA consta de un conjunto de programas:

1. Servidor ELMA
2. diseñadora elma
3. Agente ELMA

Servidor ELMA Incluye un conjunto de componentes relacionados:

• Base de datos
• aplicación web
• Servidor de configuración
• Servidor de alertas

Servidor ELMA es el elemento raíz del sistema. Para comenzar a trabajar con el servidor, debe registrarlo.

diseñadora ELMA El sistema le permite organizar la gestión de procesos en una empresa basándose en métricas e indicadores, procesos ejecutables y vincular las métricas de procesos, la estrategia de la empresa y la motivación del personal. El paquete incluye ELMA: Gestión de indicadores, ELMA: Gestión de procesos de negocio y se basa en el Portal interno de ELMA.

Para trabajar con el Diseñador, debe registrarlo.

Agente ELMA es una aplicación que se instala en la computadora del usuario y proporciona una interfaz conveniente para modelar procesos y crear configuraciones.

ELMA Agent no requiere registro para comenzar a funcionar y puede instalarse en cualquier cantidad de computadoras de una organización.

El sistema ELMA implementa la arquitectura SOA y proporciona las interfaces necesarias para la expansión del sistema. ELMA le permite:

• Inicie cualquier proceso de negocio cargado en el sistema desde una aplicación externa.
• Llamar a funciones de una aplicación externa. Se admiten llamadas sincrónicas y asincrónicas.

Implantación del sistema ELMA.

es una aplicación que se instala en el ordenador del usuario y muestra alertas generadas por el servidor para el usuario en tiempo real.

Los especialistas de Elevise han desarrollado una metodología única para implementar un enfoque de procesos en una empresa utilizando el producto de software ELMA. ELMA es un producto eficaz y de vanguardia diseñado para empresas que desean implementar un enfoque de procesos para la gestión, tener procesos comerciales adaptables que puedan personalizarse y optimizarse para satisfacer las condiciones comerciales cambiantes, los requisitos regulatorios y las presiones competitivas.

A continuación, se estudia la estructura organizativa de la empresa y se dan recomendaciones para mejorarla. Mejorar la estructura organizativa de una empresa es la parte más importante de su desarrollo organizativo. En esta etapa, la plantilla se actualiza y se lleva a su forma actual.

El siguiente paso en la etapa preparatoria de la implementación del sistema es un análisis de las actividades actuales de la empresa. El propósito de este análisis es identificar una cierta cantidad de procesos de negocios con el fin de realizar una mayor automatización. Como resultado, se forma una red de procesos que refleja el estado actual de las cosas en la empresa. Además, está claramente definida la responsabilidad de los empleados por la cantidad de trabajo que realizan. Esto aumenta drásticamente la disciplina de desempeño y la capacidad de control del personal. El gerente ve la situación real de la empresa.

Una vez formados los modelos primarios, se realiza una comparación de los resultados obtenidos y la visión de gestión en conjunto con gerentes y ejecutores responsables clave. En esta etapa, tanto el modelo de actividad de la empresa como el procedimiento para realizar determinadas operaciones en la empresa se pueden ajustar de acuerdo con las metas y objetivos de los gerentes. Como regla general, esto sucede en el formato de reuniones prolongadas, donde cada ejecutivo responsable hace sus propuestas para mejorar las actividades de la empresa. Y ésta, en última instancia, es la clave del éxito de toda la organización.

Los especialistas técnicos, a su vez, se preparan para la implementación de la solución en el cliente. Esta etapa incluye la instalación en el servidor y probar la funcionalidad del sistema en las estaciones de trabajo de los usuarios. Durante este trabajo se eliminan los últimos comentarios y deficiencias en el funcionamiento del sistema. Al mismo tiempo, los empleados del cliente reciben capacitación para interactuar con el programa y recibir conocimientos básicos en el campo de los procesos comerciales.

Eficiencia económica.

Los empleados de la empresa adoptan un enfoque más responsable en sus responsabilidades., porque: los procesos están regulados y el empleado sabe claramente lo que está obligado a hacer. Además, el sistema proporciona un control efectivo sobre la finalización de las tareas por parte de la dirección.

Mayor eficiencia de los empleados al resolver problemas “estándar” gracias a una regulación clara de los procesos en la empresa y una mayor disciplina.

Ahorra tiempo a los empleados para encontrar lo que necesitas documento, porque todos los documentos necesarios están disponibles “en 2 clics”.

Los empleados reciben rápidamente la información necesaria. y ellos pueden tomar decisiones de forma independiente gracias al acceso rápido a los documentos y una comprensión clara de su área de responsabilidad dentro de cada proceso comercial.

Se reduce el porcentaje de pérdida de información al transferir tareas de un empleado a otro.

Se reduce el volumen de circulación de documentos en papel.

La velocidad general del proceso aumenta.

Simplifica la creación y el mantenimiento. Sistemas de Gestión de Calidad debido a la capacidad de recibir regulaciones de procesos actualizadas y la capacidad de mejorar constantemente los procesos de negocio.

Facilita la formación y adaptación de los nuevos empleados.

Ventajas del sistema.

Para trabajar con el sistema es suficiente un navegador web. Gracias a esto, podrás trabajar con el sistema desde cualquier parte del mundo sin instalar software adicional.

Para describir los procesos de negocio se utiliza el moderno lenguaje BPMN, que es, con diferencia, el mejor y más avanzado estándar mundial para describir procesos de negocio.

La capacidad de generar regulaciones de procesos comerciales, que es un requisito previo para la certificación según el estándar de calidad GOST-R ISO 9001:2001. Esto elimina la duplicación de trabajo y la empresa siempre cuenta con regulaciones sobre los procesos operativos vigentes.

Sin tarifas "ocultas" por licencias de software. No es necesario comprar una base de datos ni otros componentes costosos.

El precio del producto es 2-3 veces más bajo que los precios de sistemas similares.

Capturas de pantalla

diseñadora elma

Trabajar con documentos

Interfaz del sistema ELMA

Precio

El costo de una licencia es de 3000,00 rublos.

Reseñas y novedades sobre ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 ha mejorado el portal interno y el diseñador de procesos

Se ha lanzado una nueva versión del sistema para gestionar la eficiencia y los procesos comerciales: ELMA 3.11. Los desarrolladores realizaron cambios en una parte importante de la funcionalidad principal de la herramienta de TI y también introdujeron muchas soluciones para acelerar y estabilizar el sistema. El portal interno ahora admite zonas horarias, así como configuraciones adicionales para calendarios de producción. Se han actualizado cualitativamente las operaciones al trabajar con mensajes y procesos de flujo de trabajo: se ha implementado la capacidad de editar rápidamente tipos de mensajes y versiones de procesos en ELMA Designer. Las extensiones de usuario (scripts en la paleta de bloques de operación de Designer) se han versionado. Se ha mejorado la herramienta de búsqueda de extensiones en el programa. También se han mejorado el Form Designer y las aplicaciones especializadas del sistema: ELMA Projects+ y ELMA CRM+.

2017. El sistema ELMA está incluido en el registro de productos innovadores recomendados en la Federación de Rusia.

El sistema de gestión de procesos de negocio ELMA está incluido en el Registro de productos, tecnologías y servicios innovadores producidos y recomendados para su uso en la Federación de Rusia. La información sobre las decisiones incluidas en el Registro se utiliza al realizar adquisiciones en el marco de 94-FZ y 223-FZ. Todos los productos, tecnologías y servicios que solicitan su inclusión en el Registro son estudiados por miembros del Consejo de Expertos. Se analiza la singularidad de las soluciones, características funcionales, ventajas competitivas y beneficios económicos potenciales para los consumidores.

2017. ELMA ha lanzado una versión gratuita de su sistema BPM

ELMA ha lanzado una versión gratuita y completamente funcional: ELMA Community Edition. El sistema no tiene restricciones en cuanto al tiempo de uso y la cantidad de licencias de usuario. Se trata de un sistema BPM completo que se puede implementar en el trabajo de la empresa y utilizar todas las funciones de forma gratuita y sin restricciones: modelar procesos de negocio, automatizar su ejecución, controlar el trabajo en procesos, mejorar procesos basándose en datos de seguimiento. El sistema contiene un módulo ECM para la gestión de documentos electrónicos, un módulo CRM para la gestión de procesos de ventas, procesos comerciales listos para usar, paquetes de procesos y otras soluciones de ELMA Store que pueden instalarse rápidamente en el sistema y adaptarse a las características específicas de su negocio. Existe la posibilidad de una integración flexible de la solución en la infraestructura de TI de la empresa y una ampliación de la funcionalidad. Los usuarios de la versión gratuita de ELMA Community Edition no reciben soporte técnico del desarrollador, pero tienen acceso a todos los recursos necesarios para la autoimplementación del sistema.

Se ha lanzado una nueva versión del sistema de gestión de eficiencia y procesos de negocio ELMA 3.10. Las actualizaciones prioritarias en la nueva versión fueron: la capacidad de utilizar el DBMS PostgreSQL, mayor rendimiento y tolerancia a fallas de la solución, nuevas funciones útiles de las aplicaciones ELMA, así como un mantenimiento más sencillo del sistema BPM en las empresas de los clientes. Además, hay una verificación automática de duplicados e importación de tipos de cambio en ELMA CRM+. Cuando se trabaja en CRM, a veces diferentes empleados ingresan accidentalmente información sobre el mismo cliente de la empresa, lo que posteriormente interfiere con el trabajo y confunde a los usuarios. En la versión 3.10, cuando se crea una nueva oportunidad (agregando un cliente potencial al sistema), una función verifica los datos para todas las coincidencias posibles. Además, se ha ampliado la funcionalidad de programación en ELMA Projects+, se ha agregado la coordinación por etapas en la aplicación de gestión de documentos electrónicos ELMA ECM+.

2015. Trabajar con la nueva versión de ELMA 3.8 se ha vuelto más fácil y conveniente

En la versión ELMA 3.8, el concepto de “Soluciones listas + Autoimplementaciones” fue la máxima prioridad para los desarrolladores. Junto con el lanzamiento de ELMA 3.8, se lanzaron once nuevas soluciones listas para usar desarrolladas por ELMA y varias soluciones desarrolladas por socios. En la nueva versión, el proceso de actualización del sistema se ha vuelto más sencillo. Soluciones listas para usar que se pueden crear sin salir de ELMA Designer. P Muchos cambios han afectado la aplicación ELMA ECM+. Estos cambios no perseguían el objetivo de ampliar la funcionalidad: el énfasis del trabajo estaba en la facilidad de uso de la oficina. Se han mejorado significativamente las interfaces para registrar documentos y configurar los parámetros de registro. También les presentamos un nuevo complemento para el cliente de correo electrónico Microsoft Outlook. Con su ayuda, puede capturar manual o automáticamente su correspondencia en ELMA directamente desde Outlook.

2015. ABI PRODUCT ha finalizado un proyecto para implementar el sistema electrónico de aprobación de contratos ELMA

ABI PRODUCT, una de las empresas procesadoras de carne más grandes de Rusia, ha implementado un proyecto para implementar un sistema electrónico de aprobación de contratos basado en el sistema ELMA ECM+. El objetivo principal del proyecto era crear las condiciones para acelerar el paso de los principales procesos contractuales, así como reducir los riesgos de su apoyo. Gracias a la implementación de ECM, se lograron ahorros en los costos de gestión (el sistema liberó a los empleados de la empresa del trabajo rutinario de trasladar manualmente los contratos en papel de una división a otra). La implementación de un sistema electrónico de aprobación de contratos hizo que el proceso de aprobación de contratos fuera transparente y rápidamente manejable, y eliminó la pérdida o cambio no autorizado del texto del contrato. El sistema permitió reducir significativamente el tiempo de movimiento del contrato debido a la optimización o eliminación de ciertas etapas del proceso. La implementación del sistema también mostró la imperfección del proceso para algunos tipos de contratos, lo que contribuyó a cambios en los procesos relacionados.

2013. ELMA 3.2 contiene nuevas funciones para organizaciones de diseño

Se ha lanzado una nueva versión del sistema ELMA 3.2, que está más enfocada en la comodidad y facilidad de uso para nuestros clientes. El portal interno recibió medidas adicionales de seguridad de acceso (autorización mediante token, dispositivos y certificados confiables, tecnología Single Sign On). Diseño actualizado, formación de regulaciones de procesos, escalamiento de procesos de negocio, integración con Business Studio. Gestión de indicadores de desempeño (KPI): se han implementado muchos cambios para simplificar y facilitar su uso (una descripción completa estará en las próximas noticias). Se ha implementado una solución para las organizaciones de diseño (Project Management) con la introducción de costes laborales.

2009. Se ha lanzado una versión gratuita del sistema ELMA.

EleWise ha anunciado el lanzamiento de ELMA: versión gratuita. Esta versión se lanza en la edición “Tareas + Documentos” y está diseñada para 5 usuarios en el sistema. ELMA: La versión gratuita no contiene un módulo de gestión de procesos de negocio. Si desea familiarizarse con el funcionamiento de este módulo, descargue la versión de demostración de ELMA. La versión gratuita es una versión completamente funcional del sistema ELMA (Tasks + Documents Edition) sin fecha de vencimiento. Para comenzar a usar ELMA: versión gratuita, debe descargar el sistema, registrarlo en el sitio web e ingresar una lista de usuarios que trabajarán con el sistema.