Planificación eficaz o Cómo no convertirse en "Shurochka". ¿Estás planificando tu día y por dónde empezar? Planificación general de fondos

La productividad y eficacia del trabajo depende directamente de la correcta formulación de las tareas asignadas y su implementación, por lo que aquí juega un papel clave. En primer lugar, es necesario saber que la planificación es la implementación de determinados puntos de trabajo, la elección de un período de tiempo para su implementación y el control directo de los resultados. Estos aspectos son muy importantes y tienen algunos matices. Si los conoce, podrá lograr la máxima eficiencia en la ejecución de su plan diario.

Establecer metas

El punto principal a la hora de elaborar un plan diario es el correcto establecimiento de tareas. Es necesario no sólo dedicar tiempo a solucionarlos, sino también identificar correctamente cada uno de ellos. Mucha gente anota de manera bastante trivial los puntos del plan: celebrar una reunión o reunión, hacer una presentación, preparar un informe, etc. Todas estas tareas se centran en el proceso, no en el resultado. Sin embargo, para lograr una planificación eficaz, debe expresar la declaración del problema. Por ejemplo, es necesario agregar un empleado más al personal; este objetivo está escrito en el plan para un día determinado y tiene la siguiente redacción: "realizar 3 entrevistas". En lugar de esta frase común, deberías escribir: “contrata a una persona”. Si, después de realizar las entrevistas, el empleador aún no contrata a un nuevo empleado, entonces no se logró el objetivo. Este enfoque de la tarea le permitirá observar si el plan se logró dentro del tiempo asignado y qué resultado se obtuvo. Además, podrás analizar tu efectividad personal.

Regla de Pareto y priorización

Mucha gente cree que priorizar las tareas es La clave para una planificación eficaz.. Sin embargo, analicemos si esto es realmente cierto. En esto nos ayudará la regla de Pareto, que dice así: el 80% del resultado proviene del 20% del esfuerzo. A menudo se encuentra un principio similar en los negocios, por ejemplo, el 20% de los empleados pueden generar el 80% de los beneficios o el 20% del esfuerzo puede proporcionar el 80% de los beneficios. Queda claro que todos los esfuerzos deben concentrarse en completar este 20% de las tareas.

Sin embargo, predecir exactamente qué esfuerzos se incluirán en el 20% dado es, por regla general, muy difícil o prácticamente imposible. El sistema de prioridades implica la presencia de habilidades de planificación efectiva, es decir, la capacidad de distinguir las tareas importantes de las menos importantes. Una persona hace todo lo posible para hacer todas las cosas que supuestamente le parecen prioritarias y significativas. Como resultado, sólo cumple una parte del plan.

Según ellos, sólo el 20% de estas tareas son capaces de producir los mejores resultados. Y dado que el 20% de la parte total no es más del 20% de las tareas generales, el mayor resultado lo logrará la persona que haga todo lo planeado y no se limite a tareas importantes. La conclusión clave de una planificación eficaz es garantizar que se complete todo lo que se planeó originalmente. En este caso, se cumplirá el 100% del plan, lo que significa que aquellas tareas que puedan traer los máximos resultados seguramente se completarán.

Planificando tu jornada laboral

Una planificación adecuada es la clave para completar el 100% de las tareas. Debe ser sistemático y abarcar un período de tiempo determinado. Por ejemplo, cada tarde conviene hacer un plan para mañana. El tiempo dedicado al proceso de planificación no es tan importante. Es esencial que se defina de forma concreta y se aplique constantemente. En la planificación eficaz es importante tener en cuenta los eventos de gran escala y aquellos que se repiten periódicamente. Esto puede convertirse en la base del plan y otras cosas simplemente estarán vinculadas a él. Al elaborar un plan, no olvide dejar pequeñas “ventanas” de tiempo en caso de que una de las tareas requiera más tiempo para completarse. De esta manera, no habrá superposiciones y podrás completar todas las tareas a tiempo.

Habilidades de planificación estratégica. presupone una evaluación correcta de las propias fortalezas. Es decir, el volumen de tareas establecidas debe corresponder a las capacidades reales. Para evaluar su desempeño, debe monitorear constantemente la implementación de todos los puntos del plan. De esta manera puede ver qué tareas no se implementan constantemente, por qué sucede esto y cuál es la dificultad. Como resultado, identificará las razones de la baja eficiencia.

Entonces, para resumir, planificación eficiente del flujo de trabajo implica el establecimiento competente de tareas, la elaboración sistemática de un plan, la implementación obligatoria de todas las tareas establecidas y el análisis de las propias actividades.

Oksana Klimenko Líder formador-consultor en gestión de proyectos, jefe del departamento de “Gestión de proyectos” en Just Consulting, Moscú
Revista “Nueva Gestión”, N° 11 del año 2007

¿Qué debería hacer para aprovechar al máximo su recurso más valioso: el tiempo? ¿Cómo aprender a planificar de manera eficiente y seguir con precisión lo planificado? ¿Qué habilidades se necesitan para completar con éxito los planes diarios?

Comencemos con un ejemplo. El responsable de la empresa recibe el nuevo día con la esperanza de poder hacer todo lo previsto para hoy, y si sale bien, sería bueno incluir en la agenda un par de reuniones más y llamar a un socio importante con el que Tenía la intención de hablar desde hacía mucho tiempo, pero todavía no funcionó. El gerente/alto directivo se pone a trabajar con una actitud muy optimista. Llega a la oficina, se sumerge en el negocio y pronto se sorprende pensando que hoy será muy problemático hacer todo lo planeado. Surgen problemas urgentes que requieren soluciones inmediatas y el plan cambia más allá del reconocimiento. La bola de nieve de tareas se convierte en avalancha, hay una catastrófica falta de tiempo, y al final de la jornada laboral el gerente, insatisfecho consigo mismo, pospone para mañana todo lo que no tuvo tiempo de hacer hoy.

Existe la opinión de que si el plan no se aplica al cien por cien, el trabajo será ineficaz. Este es uno de los mitos más comunes sobre la planificación y, por supuesto, como todos los mitos, no pretende ser cierto. Primero que nada, debes entender que un plan no es un dogma, sino una herramienta de gestión en constante cambio. De acuerdo, cuando el clima cambia abruptamente, a veces también experimentamos emociones negativas: hace demasiado calor, luego el otoño con lluvia y viento llegó en el momento equivocado, o la nieve se derritió antes de lo necesario... Pero el clima seguirá cambiando, independientemente de nuestro estado de ánimo. Y debemos dar esto por sentado. Lo mismo ocurre con la planificación. Cuanto más tranquilamente reaccionemos a la necesidad de un ajuste constante de planes y más pronto reconozcamos como axioma que El plan siempre cambia durante la ejecución., más exitosamente podremos implementarlo.

Clasifica todas las cosas que haces

Existen muchos métodos de planificación eficaz; se han escrito libros y artículos sobre ellos y se han desarrollado capacitaciones y seminarios especializados sobre ellos. Todo esto se puede y se debe aprender. También existen diferentes tipos de planificación, entre las que las más habituales son la estratégica, la táctica y la operativa o actual. Nos detendremos sólo en algunos aspectos de la planificación operativa que merecen especial atención. Porque es el estrés diario y la sobrecarga en la agenda del gerente lo que causa el mayor estrés. ¿Cómo evitar esto? Consideremos varias clasificaciones que ayudarán al gerente a realizar la planificación diaria de manera más consciente y precisa.

Una forma de planificar es por horario de día laborable:

• mañana (lo que se debe hacer al comienzo de la jornada laboral);
• día (tareas para la primera y especialmente la segunda mitad del día);
• tarde (cuestiones que se pueden resolver al final o incluso al final de la jornada laboral).

Es decir, todas las tareas próximas para mañana se agrupan en tres bloques según tu tipo de personalidad (“¿eres una persona mañanera o una noctámbula”). Las tareas que requieren un esfuerzo significativo se abordan mejor cuando su rendimiento es máximo.

El siguiente método es por tipo de actividad:

• letras;
• trabajar con documentos;
• actividades deliberativas dentro de la empresa (reuniones de trabajo, reuniones, etc.);
• actividades deliberativas fuera de la empresa (reuniones y negociaciones con socios, proveedores, clientes, etc.).

Utilizando esta clasificación a la hora de determinar la cantidad de trabajo para el día siguiente, podrás, en primer lugar, valorar qué tipo de tareas se completaron más y, en segundo lugar, ajustarlas de forma que se elimine la monotonía. Idealmente, el gerente necesita asignar ciertas horas para trabajar con cartas y otros documentos y marcarlas en el horario de trabajo.

También puedes ordenar las tareas diarias. por áreas de gestión:

• finanzas;
• ventas;
• producción;
• marketing;
• gestión de personal, etcétera.

La lista se elabora de acuerdo con el tipo de negocio de la empresa. (La lista) debe ser lo suficientemente completa para que no se olvide nada y se tenga en cuenta todo. ¿Qué logrará dicha planificación? En primer lugar, todas las tareas futuras (realización y participación en reuniones, elaboración y análisis de documentos) pueden correlacionarse claramente con el área de gestión y las personas específicas que participan en estas tareas y son responsables de su implementación. Y esto, a su vez, le permite establecer tareas para sus subordinados (por ejemplo, preparar la información necesaria para una reunión). En segundo lugar, al cabo de un mes será posible, por ejemplo, analizar qué área recibe suficiente atención y cuál menos, y averiguar los motivos. Y, finalmente, dicho análisis le permitirá planificar su trabajo de manera más uniforme y decidida en el futuro.

Teniendo en cuenta que cualquier proceso pasa por determinadas etapas, podemos distinguir otro tipo de clasificación de los asuntos cotidianos: por etapa del proceso:

• iniciación (todo lo que hay que iniciar, es decir, iniciar);
• planificación (eventos que están en desarrollo y requieren planes);
• ejecución (cosas que se están implementando ahora);
• análisis (trabajar con documentos, informes, así como resolver otros problemas de carácter mental);
• control (eventos destinados a verificar el trabajo de determinados departamentos y empleados, monitorear la implementación de proyectos, etc.);
• finalización (cosas que deben completarse).

Ahora debes elegir las dos clasificaciones que te resulten más convenientes y comprensibles, que pueden convertirse en las herramientas más efectivas para planificar tu jornada laboral.

Como ejemplo, veamos la clasificación de casos por área de gestión y por etapa del proceso.

Hacemos una mesa (ver más abajo). En la primera columna ingresamos las etapas del proceso, en la primera línea - áreas de gestión. Colocamos las próximas tareas en las celdas de la intersección. También es conveniente utilizar varios marcadores, marcando eventos con determinadas letras y colores. Puede designar la hora del día deseada con letras: U - mañana, D - tarde, V - noche. Puede resaltar la prioridad en diferentes colores (rojo - muy importante, amarillo - importante, verde - menos importante).

Cuadro 1. Ejemplo de matriz de planificación por áreas de gestión y etapas del proceso (con marcadores).

Áreas de Gestión/ Etapas del proceso	Gestión financiera	Gestión de producción	gestión de ventas	Gerencia de Mercadeo	Gestión de personal
Iniciación		Iniciar implementación de un programa para el desarrollo de nuevas recetas (reunión con el jefe tecnólogo y gerente de producción) - U
Planificación				Planificar una promoción (carta indicando la tarea al especialista en marketing) - U
Ejecución					Aprobar el sistema de motivación (trabajar con documentos) - D
	Informe de 2 trimestres metros cuadrados.(trabajando con documentos) - D		Análisis de los resultados de la participación en la exposición (reunión) - U
Control	Informe de 2 trimestres metros cuadrados.(trabajando con documentos) - D
Terminación					Preparar un discurso basado en los resultados del concurso de ideas (discurso) - B

Es importante completar dicha matriz gradualmente a lo largo del día, a medida que surjan las tareas. En su forma final, puede transferir la matriz de tareas pendientes a su asistente para realizar ajustes en el cronograma para el día siguiente, o puede hacerlo usted mismo. Por lo tanto, en lugar de una caótica lista de tareas pendientes, tendrá una tabla estructurada que es conveniente y visual. Sólo queda correlacionarlos con determinados días y horas.

Quizás elijas otros dos tipos de clasificación que sean más adecuados para ti. En cualquier caso, planificar en dos niveles a la vez produce un efecto mucho mayor que elaborar la larga lista habitual de tareas que difícilmente pueden incluirse en las horas de trabajo.

Mejora y desarrolla tus habilidades de planificación.

No es ningún secreto que una planificación exitosa requiere ciertas habilidades. Se trata de centrarse en lo principal, construir cadenas lógicas, priorizar la flexibilidad de pensamiento, trabajar con una gran cantidad de información, una visión sistemática del panorama completo, etc. Si se producen cambios en el horario durante el día, será útil la posibilidad de cambiar rápida y fácilmente de un tema a otro, a veces sin relación con el anterior. En las pequeñas y medianas empresas se puede observar este panorama. El gerente trabaja con documentos, centrando toda su atención en el informe que contiene indicadores financieros importantes para un período determinado. Y de repente, por ejemplo, el jefe de un departamento entra en la oficina y, como en la famosa comedia rusa, levantando las manos al cielo, grita: “¡Jefe! ¡Todo se ha ido! Después de lo cual, con dificultad para contener su emoción, dice que el trabajo está al borde del fracaso, que es casi imposible cambiar nada y que todas las esperanzas están en el director. Tienes que pasar de un informe a un departamento en unos segundos, analizar la situación y tomar rápidamente una decisión de gestión eficaz.

¿Es posible desarrollar habilidades de planificación continua que le ayudarán a afrontar cambios inesperados en los planes? A continuación se presentan una serie de ejercicios sencillos cuyo objetivo es aprender a planificar y navegar de forma eficaz el proceso de realización de las tareas planificadas para el día. Cada uno de ellos lleva unos minutos (puedes realizarlos, por ejemplo, en descansos entre tareas complejas), y con un entrenamiento más o menos regular puedes aumentar significativamente tu eficiencia en la planificación de tareas.

Ejercicio"Objetivo". Este ejercicio desarrolla la capacidad de concentrarse en una cosa importante. En una hoja de papel, dibuje un objetivo grande, como en un campo de tiro. Organiza las tareas del día siguiente en orden aleatorio en los círculos del objetivo, dejando libre el punto del centro. Los asuntos más distantes se pueden colocar en una hoja fuera del área objetivo. Cuantas más cosas y eventos diferentes recuerdes, mejor. Ahora mira el centro del objetivo y centra tu atención en una cosa. Mantén tu atención en ello durante un minuto. Luego vuelve la mirada hacia las demás notas de la hoja, como si estuvieras observando desde un lado, descansando así un poco. Mira de nuevo el centro del objetivo, concentrándote en alguna otra tarea, también durante un minuto. Por lo tanto, al alternar la concentración en una cosa con la mirada en muchas otras cosas, podrá entrenarse bien en la capacidad de resaltar lo principal y descartar lo que no es importante, lo que le permitirá determinar rápidamente las tareas principales y más importantes al planificar.

Ejercicio"Cambiar de televisión" Este procedimiento sencillo y muy conocido en el contexto psicológico se denomina “síndrome del botón”. Imagina mentalmente que tienes en tus manos el mando a distancia de un televisor. Intente "cambiar" sus pensamientos de un tema a otro cada vez que presione un botón en un control remoto imaginario. Elija el ritmo de cambio que le resulte cómodo. Al principio puedes hacerlo lentamente y luego ir aumentando la velocidad gradualmente. Como opción, puedes alternar el tiempo que piensas en las cosas. Lo principal es que el "botón del control remoto" significa una señal para que usted cambie de un tema a otro. De esta manera aprenderá a desviar rápidamente su atención de un tema a otro sin quedarse atrapado en un tema durante mucho tiempo.

Ejercicio"Une las palabras". Las tareas creativas requieren un pensamiento flexible por parte del ejecutante. El hábito de pensar de forma estándar no es la mejor ayuda para desarrollar una solución óptima y es poco probable que ayude a lograr los resultados deseados. La creatividad y la espontaneidad son componentes tan importantes de un proceso de pensamiento eficaz como la coherencia y la coherencia. Puedes desarrollar estas habilidades a través de juegos. La tarea es la siguiente: en un par de palabras que no tienen ninguna relación entre sí, es necesario encontrar algo en común. Primero, puede hacer una lista de pares de palabras (5-6 pares) y luego, una por una, intentar encontrar puntos en común en cada una. Por ejemplo, "cocodrilo" y "gobernante". ¿Qué tienen en común? Otra opción es que ambos puedan ser verdes. Esta formación desarrolla la flexibilidad de pensamiento y ayuda a encontrar con éxito soluciones óptimas a los problemas en un tiempo mínimo.

Ejercicio"Árbol". A menudo, para establecer correctamente las prioridades, es necesario planificar todas las cosas según el principio de importancia o fundamentalidad: las sólidas, a partir de las cuales se lleva a cabo todo lo demás, y las pequeñas, pero también necesarias. Dibuja un árbol en una hoja de papel, desde las raíces hasta las hojas. Y distribuya las tareas de la siguiente manera: raíces: asuntos básicos y prioritarios; tronco - direcciones estratégicas de desarrollo; sucursales: actividades en áreas de gestión o áreas de negocio individuales; hojas - tareas específicas.

Habiendo recibido una representación visual de la información, continúe con el trabajo: haga aclaraciones, seleccione personal para trabajar en ciertas áreas, realizar tareas específicas, etc.

Planifica diariamente, constantemente, desarrolla tus habilidades, mejora tus habilidades, inventa nuevos métodos y métodos. Haga del proceso de planificación una experiencia positiva y creativa. ¡Buena suerte en tu planificación y negocio!

Un calendario es una de las herramientas de planificación eficaces. Cualquiera de nosotros, habiendo empezado a gestionar el tiempo, tarde o temprano se da cuenta de que sin calendario no hay aquí ni allá. De hecho, no en vano, allá por el año 4236 a.C., los antiguos egipcios consultaron el calendario y determinaron cuándo y cómo cultivarían la tierra.

Cualquier calendario se basa en observaciones: el sol o la luna, el flujo y reflujo de las mareas. Pero como el trabajo más difícil ya lo hemos hecho, dividiendo el tiempo en días, semanas y meses, hagamos cosas más sencillas. ¡Nos cuidaremos y haremos nuestro propio calendario!

Los calendarios son diferentes...

Uno de los primeros calendarios encontrados en el sistema fly es "Calendario familiar". ¡La cosa es necesaria y útil! Por supuesto, su memoria es excelente, pero es mejor anotar los cumpleaños de familiares y otras fechas memorables de su familia. Un calendario familiar ayudará a todos a recordar diferentes fechas, por eso es importante que sea de acceso público. Si es posible colgar un calendario de este tipo en el refrigerador o en la pared, por donde pasan todos los familiares a diario, entonces, sin recordatorios innecesarios, cada uno de ellos podrá planificar el tiempo teniendo en cuenta las tradiciones familiares. Y será más fácil recordar los regalos a tiempo.

Otro tipo de calendario - diario! Hablaremos de ello hoy. Por supuesto, ya tiene un "Diario de auditoría", se compila y ocasionalmente se complementa con nuevas notas, pero es un inconveniente llevarlo consigo.

Para la planificación diaria utilizo un calendario diario, pero no uno con fechas. Tuve que probar la solidez de la planificación con un diario durante más de un año para decidir cuál era la mejor opción. Tú también deberías experimentar, observar y probar. Compré diarios con fechas en formato A5, compré cuadernos y álbumes grandes y dibujé en ellos una semana, probé un cuaderno pequeño; en cada sistema algo no me convenía y me impedía trabajar.

¡Tres por tres!

La opción más aceptable se obtuvo después de utilizar el sistema de tres por tres. La idea es:

• Divida cada mes del año en tres componentes: mes, semana, día.
• Imagine que cada día consta de tres partes: mañana, tarde y noche.
• Recuerda que la vida se compone de tres ámbitos: trabajo, familia-hogar, tiempo personal.
• Establezca UNA meta todos los días en cada área, es decir. planifique tres cosas que debe hacer.

Mes – semana – día

Los diarios sin fechas son muy convenientes para este sistema. En la primera hoja limpia dibujo el mes. El proceso puede parecer laborioso, pero las dificultades surgen solo la primera vez, luego todo es mucho más sencillo.

Habiendo resumido todo el mes, trato de averiguar qué se debe hacer este mes. De acuerdo, los asuntos "adultos" son bastante estacionales y, por mucho que intentemos preparar el trineo en el verano, algunas cosas no se pueden posponer. Entro los cumpleaños de familiares y amigos, anoto cuándo enviar tarjetas de felicitación, anoto las visitas al dentista, el día de vencimiento de las facturas, los días de trabajo, informes, en general, todo lo que sucede en el próximo mes.

La siguiente difusión está dedicada a la semana. Aquí, pero con más detalle, incluiré las tareas que son obligatorias esta semana: tanto entre semana como los fines de semana.

Entonces comienza la diversión. Me imagino mi día dividido en tres partes: mañana, tarde y noche. La noche no se tiene en cuenta en este esquema, porque... Prefiero dormir por la noche, pero para los búhos es posible dividirlos en día, tarde y noche. Es importante determinar exactamente qué tareas vas a realizar y a qué hora del día. No hay duda de que algunos casos no pueden reprogramarse. Por ejemplo, definitivamente voy al mercado tres veces por semana, pero para comprarle todo lo que necesito al ama de casa adecuada tengo que levantarme muy temprano y estar en el mercado a las 7 de la mañana. Después de ordenar los deberes en orden de tiempo, establecí metas.

No es ningún secreto que la vida de toda mujer encaja en un trío: trabajo, hogar-familia, "yo-amada". Tampoco es ningún secreto que normalmente sólo se presta atención a una zona, otra está coja, a veces incluso con dos patas, y la tercera... sí, qué recordar, la tercera está casi ausente. Aquí es donde será útil establecer metas para áreas de la vida. Para cada día de la semana defino tres imprescindibles, uno para cada zona. ¡Tres cosas sin las cuales el día no se vivirá plenamente! Lo principal que debes recordar es que no puedes posponer hacer cosas en ningún ámbito, ¡mereces vivir cada día de tu vida al máximo!

En pocas palabras

Todas las noches dedico unos cinco minutos a analizar el día anterior y planificar el día siguiente, sin olvidar comprobar las actividades previstas para todo el mes. Esto es muy importante, porque al principio cuesta controlar todo a la vez. Si me resulta difícil encontrar una tarea para el día en cualquier área, utilizo una “lista de tareas pendientes”. Es muy útil a la hora de fijar objetivos y desaparece imperceptiblemente con el uso regular de este método.

Cada semana hago 21 cosas, ¡y no es tan poco!

Probablemente te pase que al final de un día duro te sientas vacío, no porque estés cansado, sino porque no has conseguido ninguna meta importante. Cada uno de nosotros tiene excusas para esto: reuniones interminables, distracciones frecuentes, asuntos urgentes. Pero el resultado es el mismo: no tuvo tiempo de hacer nada de lo que había planeado de antemano. Entonces, ¿cómo puedes aprender a planificar tus asuntos para tener tiempo para todo: tareas importantes, familia, entretenimiento?

La importancia de la planificación

Si planifica de manera efectiva y sabia, esta habilidad le permitirá:

• Comprenda cuánto tiempo llevará lograr de manera realista un objetivo determinado.
• Asegúrese de tener suficiente tiempo para completar sus tareas más importantes.
• Planifique el tiempo para circunstancias imprevistas.
• Evite asumir demasiadas tareas que no pueda completar.
• Trabaja duro para alcanzar tus objetivos personales y profesionales.
• Tenga suficiente tiempo para la familia, los amigos, el desarrollo personal y los pasatiempos.
• Lograr .

El tiempo no se puede comprar ni ralentizar, pero sí se puede desperdiciar y lamentar el pasado. La planificación le ayuda a disfrutar el presente y esforzarse por tener éxito en el futuro.

Cómo planificar tu tiempo

Muchas cosas es mejor hacerlas hoy y ahora, pero el mejor momento para empezar a planificar es a principios de semana o mes y hacerlo con regularidad. Sin embargo, si eres autónomo, puedes empezar ahora.

Existen cientos de técnicas y aplicaciones diferentes que te permitirán gestionar tu tiempo de forma eficaz. Por ejemplo:

• Lista de maravillas
• Trelo
• Todoist
• Cualquiera.do

Estos servicios son convenientes; le permiten ingresar datos fácilmente y recibir comentarios en forma de gráficos e información adicional.

Determina tu tiempo disponible

Seguramente tienes cosas que haces todos los días y les dedicas cierta cantidad de tiempo. Es tentador incluir esto también, pero sea realista: necesita programar su tiempo libre. Decida de antemano cuánto tiempo libre dedicará al trabajo, cuánto al desarrollo personal y cuánto a la salud, la familia y el entretenimiento.

Planifica tus actividades principales

¿Qué acciones es absolutamente necesario tomar para asegurarse de hacer bien su trabajo? Empieza por esto, no lo hagas mal, no te quites este tiempo.

Identificar elementos de alta prioridad

Estas son las cosas que para ti deben ser lo primero, lo que no necesariamente significa hacerlas primero (puede haber un tiempo determinado para ellas, fuera de tu control). Esto significa tomarse el tiempo para prepararse minuciosamente.

Por ejemplo, tu principal prioridad es estudiar durante el año. Te inscribiste en un curso y tres veces por semana necesitas estar en un lugar determinado de seis a ocho de la tarde. No debes perderte ni una sola lección, ten cuidado de no llegar tarde a los cursos y haz todos los deberes, si los hay. Esta es tu máxima prioridad. Recuerde también que simplemente asistir a cursos no será suficiente, porque una persona logrará altos resultados sólo cuando incorpore una nueva habilidad a su vida diaria. En el caso del inglés, esto significa leer libros y ver películas en ese idioma. Puede que no hagas esto todos los días, pero debes realizar cursos y estar preparado para ellos.

Planificar tiempo para circunstancias imprevistas.

Un error común que cometen los novatos en la planificación es pensar que todo saldrá exactamente según lo planeado. En nuestro mundo, cualquier persona y cualquier cosa puede decepcionarte: las personas, las circunstancias, las condiciones climáticas, los tipos de cambio, las políticas gubernamentales, tu propio cuerpo. Así que sé prudente y reserva unas horas por si acaso.

Planifica tu tiempo discrecional

El tiempo discrecional es el tiempo que queda entre sus tareas si las completa antes de lo esperado. También es un período de tiempo deliberadamente reservado durante el cual desea alcanzar sus objetivos. Todo depende de tus valores y prioridades. Para algunas personas esto podría ser leer un libro o ver una película.

Analiza tus actividades

A la hora de planificar, no bastará con intentar tenerlo todo hecho. Necesitarás buscar quizás el equilibrio eterno. Incluso las personas más exitosas son extremadamente flexibles a la hora de planificar: ellos, su cuerpo y sus capacidades para mejorar su lista de tareas pendientes cada semana. También puedes delegar tus responsabilidades, pedir ayuda y subcontratar tareas.

Para una comprensión más profunda de la planificación, tome un curso sobre. En él podrás conocer sus conceptos básicos, así como elegir la técnica que más te convenga.

¡Te deseamos mucha suerte!

En el artículo comenzamos a discutir el tema de la gestión del tiempo, ahora hablemos de las reglas de planificación.

Como dijo Benjamín Franklin: "El tiempo es dinero". Hemos estado utilizando este axioma durante más de 250 años.

Pero algunos filósofos empresariales modernos creen que el tiempo y el capital son conceptos equivalentes sólo en dos sentidos:

• el tiempo y el dinero son recursos limitados;
• El tiempo y el dinero tienen un costo.

Según muchos otros, el tiempo es mucho más valioso porque:

• no se puede obtener más tiempo por dinero;
• nadie tiene más o menos tiempo que tú.

“Tienes exactamente tanto tiempo como lo tuvieron Miguel Ángel, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson, Pasteur, Helen Keller, Albert Einstein” - Jackson Brown;

• se puede pedir dinero prestado, pero nunca se puede pedir prestado tiempo;
• El dinero se puede gastar mañana, pero el tiempo sólo se puede gastar hoy.

A pesar de la divergencia de opiniones sobre la cuestión de la equivalencia de tiempo y capital, está claro que el tiempo es limitado en cualquier área de negocio y la planificación es una herramienta eficaz para gestionar este recurso invaluable.

… “Los planes son inútiles, la planificación no tiene precio” Dwight David Eisenhower, 34º Presidente de los Estados Unidos.

Así que si quieres aprovechar al máximo tu tiempo, recuerda algunos consejos básicos reglas de planificación.

Reglas básicas de planificación:

1. Nunca empieces tu día si aún no está planificado en papel.

Si su objetivo no está escrito, entonces no existe en absoluto. La lista de tareas planificadas es un mapa que no te permitirá salirte ni desviarte del camino hacia tu objetivo.

2. Trabajar con una lista escrita de tareas planificadas aumenta la eficacia general de sus actividades desde el primer día de planificación.

Por la noche, prepare una lista de tareas que deben completarse al día siguiente. Gracias a esto, siempre sabrás por dónde empezar tu día.

3. Trabaja en tu lista a lo largo del día.

Si tiene una tarea nueva, agréguela a la lista de prioridades en relación con las tareas programadas anteriormente. Después de completar otra tarea de la lista, asegúrese de tacharla. Esto te hará sentir satisfecho con tu trabajo, te dará entusiasmo y te inspirará para asumir las siguientes tareas.

4. Planifique de grande a pequeño, de largo a corto plazo, desde la meta de la vida hasta el plan diario.

Para cada tarea, establezca una fecha límite fija para completarla. ..."Una tarea productiva completada vale cincuenta tareas a medio terminar." —Malcolm Forbes.

5. Divida siempre una tarea compleja en pequeñas subtareas.

Aquí funciona bien un árbol de decisiones, donde la tarea clave es un árbol y las subtareas para su implementación son ramas. Continúe ramificándose hasta que el proceso de completar toda la tarea se vuelva simple y transparente. MindManager te ayudará mucho aquí, con la ayuda del cual podrás crear fácilmente un mapa mental visual interactivo.

Antes de empezar a hacer cualquier cosa, recuerda lo básico. reglas de planificación no me olvido de regla 10/90: El 10% del tiempo dedicado a planificar antes de iniciar una tarea ahorrará el 90% del tiempo para resolverla. ¡Y tu éxito está definitivamente garantizado!

Y, por último, un breve vídeo sobre cómo gestionar su tiempo de Stephen Covey, especialista en liderazgo y gestión de la vida, profesor y consultor de gestión organizacional.