Sistemas BPM. Seleccionar un sistema de información para la gestión de procesos de negocio (BPMS)

La implementación de cualquier sistema informático requiere mucho tiempo, esfuerzo y dinero. Y cuando hablamos de una solución global como un sistema BPM, debemos prestar aún más atención.

No se puede lanzar un proyecto basándose en las capacidades de un producto elegido apresuradamente y en las promesas del proveedor; hay muchos aspectos que deben pensarse y sopesarse; Y las consecuencias de una elección equivocada y de darse cuenta de su error ya durante el trabajo, “a mitad de camino”, pueden resultar costosas.

Al elegir un sistema BPM, debe confiar en los requisitos de sus procesos y tener en cuenta las oportunidades para su mayor desarrollo y mejora. Espero que esta revisión le ayude a descubrir rápidamente qué sistema es el adecuado para usted y a elegir en función de sus características funcionales.

Revisión de soluciones BPM

Soluciones BPM consideradas: Suite ELMA BPM, Suite Bizagi BPM Y Bonita solución abierta. Todos ellos son populares y demandados. Además, estas soluciones son funcionalmente similares en muchos aspectos.

Veamos sus componentes principales:

1. diseñador para modelar procesos de negocios;
2. mecanismo de ejecución;
3. medios para controlar y monitorear la implementación de procesos comerciales;
4. oportunidades para cambiar rápidamente los procesos de negocio.

En este artículo veremos la implementación de estas características, así como también:

1. interfaz de usuario;
2. costo de los sistemas;
3. disponibilidad de una versión móvil;
4. otros criterios.

Modelado de procesos de negocio

ELMA BPM

ELMA BPM es un desarrollo de la empresa rusa ELMA, diseñado para la gestión de procesos de negocio.

El modelado de procesos de negocio en el sistema ELMA se realiza en un editor gráfico especial “ELMA Designer” en notación BPMN 2.0, que, por cierto, fue traducido íntegramente al ruso por los especialistas de esta empresa y está disponible para su descarga gratuita en Sitio web de ELMA.

Después de crear un modelo gráfico, seleccionar los parámetros del proceso y definir los datos con los que funciona el proceso de negocio, se publica en el servidor del sistema y se vuelve ejecutable en la interfaz web. Cada instancia en ejecución de un proceso de negocio crea tarjetas de tareas para los usuarios del sistema en las que deben informar sobre sus actividades. Las tarjetas, por cierto, se pueden personalizar de forma flexible, por lo que es conveniente trabajar con ellas.

Casi todas las acciones para automatizar la ejecución de procesos de negocio se pueden realizar con el mouse, pero en ocasiones hay que recurrir a scripts. Para implementar las cosas más complejas, puede utilizar scripts, es decir, programación. La ventaja es que los scripts se crean en el popular lenguaje C#, por lo que no será difícil entender los scripts para ELMA. Y en el mercado abundan los especialistas que dominan este idioma.

Desafortunadamente, los proveedores muy a menudo insertan algunos de sus propios idiomas en su software, guiados por la idea errónea de que es más fácil trabajar allí. El resultado final es un sistema para el que es simplemente imposible encontrar un desarrollador. Puede que no haya ninguno en el mercado, por lo que quedan dos opciones: acudir al mismo proveedor en busca de ayuda (eso es con lo que probablemente cuenta) o intentar desarrollar su propio especialista (lo cual, nuevamente, es casi imposible). sin involucrar a un proveedor).

Por lo tanto, el uso de un lenguaje popular puede considerarse con seguridad una gran ventaja del sistema.
ELMA admite la importación y exportación al formato XPDL: este es un formato universal que le permite cargar y descargar modelos de procesos comerciales.

Después de haber intentado, a modo de experimento, cargar en ELMA un proceso previamente dibujado en Business Studio, estoy convencido (después de algunos pequeños ajustes) de que todo funciona sin problemas.

Agregaré que el sistema ELMA implementa depuración de procesos y herramientas de prueba (verificación). Cuando publica un modelo de proceso, la verificación de sintaxis se realiza automáticamente: verifica la exactitud del modelo y verifica los scripts en busca de errores.

Además, a diferencia de otras soluciones, ELMA permite la depuración paso a paso de procesos, scripts y formularios de usuario, lo que ahorra mucho tiempo.

Arroz. 1. Interfaz del editor gráfico “ELMA Designer”

Arroz. 2. Formulario de solicitud (en modo depuración) en el sistema ELMA

Los procesos en ELMA se pueden mejorar continuamente y directamente "sobre la marcha", sin detener la ejecución. Así es posible tener en cuenta todas las características de la organización.

Si se detectan procesos "problemáticos" en el sistema o hay una falla en el rendimiento, existen dos opciones para eliminar el problema:
mejora del proceso actual (mejoras continuas) seguida de la evaluación del indicador, o cambio del indicador del proceso en sí.

Quizás el valor planificado se estableció inicialmente incorrectamente y vale la pena ajustarlo, como el proceso en sí.

También siempre puede volver a versiones anteriores y ver el historial de mejoras en los procesos comerciales: el sistema almacena todas las versiones. Se pueden realizar cambios en los procesos incluso después de que se hayan implementado. Realice ajustes rápidamente en la estructura del proceso y pruebe inmediatamente la eficacia de los cambios en la práctica.

El siguiente participante en la revisión, Bizagi, también se distingue por sus mecanismos de ejecución de procesos.

Suite Bizagi BPM

El sistema es muy conocido y popular. Bizagi BPM Suite consta de componentes que realizan funciones separadas:

1. Bizagi Process Modeler – diseñador de procesos;
2. Bizagi Studio - automatización de procesos;
3. Bizagi BPM Server - ejecución de procesos.

El modelado de procesos de negocio se realiza en notación BPMN. Se admite el nivel más completo de cumplimiento de la especificación BPMN. Pero el lado más fuerte del producto es su colorido editor gráfico.

"Dibujar" diagramas simples es conveniente, pero tan pronto como su complejidad aumenta, surgen dificultades, por ejemplo, las descripciones de eventos y flujos pueden perderse, o los objetos "se pegan" entre sí al copiarlos y, en este caso, solo cargar el La versión anterior del diagrama ayuda.

Existe la posibilidad del diseño colectivo. El modelo de proceso terminado se carga en Bizagi Studio, donde puede definir toda la información necesaria para automatizar el proceso. El mismo módulo permite integrar el sistema con otras aplicaciones corporativas. La automatización de procesos se lleva a cabo en interfaces gráficas; la programación solo es necesaria cuando se especifican tareas de script.

A continuación, el proceso automatizado se carga en el servidor, donde se ejecuta posteriormente. Este procedimiento es sencillo si está completamente familiarizado con la documentación. No es fácil adivinar muchos de los matices a la vez.

En la interfaz web, se realizan las tareas del usuario y se monitorea la ejecución del proceso. El sistema crea informes detallados sobre el proceso en su conjunto y por separado para cada tarea. Los informes están disponibles en la interfaz web.

Los cambios realizados en un proceso en el módulo Studio se reflejan inmediatamente en el servidor y todas las instancias en ejecución del proceso comienzan a funcionar según el nuevo modelo, sin detenerse.

Bizagi le permite intercambiar modelos entre aplicaciones; admite la importación y exportación a formatos XPDL y MS Visio.

Arroz. 3. Modelado de procesos en Bizagi BPM Suite

La necesidad de cambiar constantemente entre ventanas del editor dificulta el trabajo; con tantas ventanas, se requiere un cambio constante de enfoque. Todo esto es muy difícil, especialmente para una persona que descubre el sistema por primera vez.

Es importante señalar que Bizagi BPM Suite es un desarrollo español y la empresa no cuenta con una oficina de representación oficial en Rusia. Este es un inconveniente bastante grave, porque cuando un proveedor está ubicado en otro país, es difícil implementar su producto.

Bonita solución abierta

Bonita Open Solution es un proveedor francés. Al igual que en la decisión anterior, en la Federación de Rusia no existe ninguna oficina de representación. No hace mucho, según algunas fuentes, solo se traducía la parte del usuario del sistema, en general no existe localización al ruso;

La versión de código abierto del sistema no cuenta con herramientas de monitoreo de procesos. A su vez, la versión comercial del sistema los cuenta. La solución consta de tres componentes principales, divididos por finalidad:

1. Estudio: modelado y automatización de procesos comerciales;
2. Motor de ejecución: ejecución de procesos comerciales;
3. Experiencia de usuario: una interfaz para que el usuario trabaje con sus procesos.

Los procesos de Bonita Open Solution se modelan en notación BPMN. El soporte de notación es bastante completo. La solución admite la importación de diagramas desde el formato XPDL, pero sin la posibilidad de exportarlos. Tampoco hay soporte BPEL.

El modelado y la automatización del proceso en Bonita Studio se realiza en una sola ventana, lo cual es muy conveniente. La selección de datos y participantes, la generación de interfaces para las etapas del proceso se realizan en la misma ventana que la creación de un modelo gráfico. No es necesario cambiar constantemente entre ventanas del editor, lo que acelera el proceso de desarrollo.

Arroz. 4. Modelado de procesos de negocio en Bonita Studio

Integración con otras aplicaciones empresariales

ELMA BPM

Una de las ventajas innegables de los sistemas BPM es la capacidad de integrarse con diversas soluciones de software. Le permiten aumentar la flexibilidad de los modelos de procesos de negocio creados. En particular, se utiliza SOA, arquitectura orientada a servicios, que permite integrar fácilmente modelos de procesos de negocio en otras aplicaciones.

El sistema ELMA dispone de herramientas de integración con las principales aplicaciones corporativas (SOA, CRM, servicios de correo electrónico, alertas por correo electrónico y SMS). Para los usuarios rusos, la ventaja del sistema es su estrecha integración con 1C: Enterprise. El sistema tiene un amplio soporte para trabajar con servicios web, que está completamente documentado por el desarrollador. Por tanto, integrar ELMA con cualquier sistema externo no resulta complicado. Además, hay soporte para trabajar con un bus de servicio (ESB) y la integración con buses de datos a nivel de modelado de procesos de negocio (JMS, MSMQ). Los portlets de ELMA están integrados en los portales corporativos: SharePoint, Bitrix.

Suite Bizagi BPM

Cabe destacar las capacidades flexibles de BizAgi BPM Suite para la integración con sistemas y aplicaciones externos. Estas capacidades le permiten vincular procesos a cualquier otro sistema. Dichas capacidades de configuración incluyen varios mecanismos a nivel de integración de datos y a nivel de proceso. Se admiten los siguientes tipos de integraciones:

1. con fuentes de datos externas;
2. con un servidor de correo electrónico (alertas);
3. con ECM (y sistemas de gestión de documentos electrónicos);
4. con otros sistemas informáticos;
5. capacidad de conectarse a redes externas.

Bonita solución abierta

BOS puede interactuar con una gran cantidad de aplicaciones y servicios utilizando conectores de software: conectores. Se admiten bases de datos, servicios de correo, servicios web, etc. Los conectores permiten que el sistema se conecte a bases de datos externas (por ejemplo, datos de directorio, información sobre pedidos o clientes), así como recibir información de sistemas externos en la interfaz del proceso y escribirla. datos a sistemas externos en función de los resultados del proceso ejecutado.

Interfaz

ELMA BPM

La interfaz del sistema en su conjunto es cómoda, sencilla y comprensible. Esto se aplica a todos sus componentes. Es fácil adaptarse a él, porque la interfaz del Portal Interno es la misma para trabajar con todas las aplicaciones del sistema. Se puede hacer fácilmente muy simple y conveniente para los usuarios finales. Cualquier información se puede mostrar en un formato hermoso y comprensible.

Arroz. 5. Crear una aplicación en la interfaz del sistema ELMA 3.5

Se pueden configurar formas de tareas, documentos y tarjetas de objetos arbitrarios. El sistema puede verse diferente para diferentes grupos de usuarios. Hay un creador de formularios que funciona sin diseño de página HTML adicional.

La interfaz del portal se puede utilizar desde dispositivos móviles (smartphones y tablets). Además, es posible configurar análisis y otras funciones del portal en la interfaz.

Suite Bizagi BPM

La interfaz de usuario de Bizagi BPM Suite es un conjunto de formularios personalizables que están vinculados a las actividades del proceso de negocio y se muestran para recibir e ingresar datos cuando se realiza la actividad correspondiente.

A menudo se presenta al sistema como si tuviera una interfaz simple e intuitiva, pero me resulta difícil estar de acuerdo con esto, y hay muchas afirmaciones en Internet de que configurar interfaces va acompañado de dificultades (principalmente bajo rendimiento, dificultades para seleccionar y mover objetos). , agregando firmas, etc.) No hay personalización del portal como tal, la apariencia de las páginas principales, como, por ejemplo, esto está implementado en ELMA. El generador de visualización de Bizagi es adecuado para crear e ingresar datos rápidamente dentro de un proceso, pero con una complejidad limitada de la lógica de presentación. Las tareas más complejas requieren más tiempo y esfuerzo.

Arroz. 6. Interfaz del sistema Bizagi

Bonita solución abierta

El producto tiene una cómoda interfaz gráfica para modelar procesos comerciales. Puede modelar procesos de negocio y crear su propia interfaz. Bonita Studio tiene un diseñador de formularios de pantalla gráfico incorporado, Bonita Form Builder, que le permite crear interfaces web para trabajar con procesos comerciales.

Con Bonita Form Builder, es posible cambiar la apariencia de la interfaz para el usuario final. Bonita Portal le permite probar el proceso de negocio desarrollado en la interfaz web y configurar los derechos de acceso de los usuarios a los procesos. En la interfaz web del portal, los usuarios reciben tareas y trabajan con formularios en pantalla desarrollados en Bonita Form Builder; la interfaz del portal también es accesible para los usuarios desde dispositivos móviles (teléfonos inteligentes y tabletas). Además, en la interfaz es posible configurar análisis y otras funciones útiles del portal.

Arroz. 7. Interfaz de Bonita Estudio

Desventajas de los sistemas.

ELMA

La notación BPMN 2.0 está rusificada y los nombres rusos de los elementos del modelo de proceso facilitan enormemente la comunicación con los usuarios comerciales, pero el cumplimiento de la notación en ELMA BPM es menos completo que en Bizagi. Los desarrolladores de ELMA se concentraron sólo en aquellos elementos que realmente pueden automatizarse, y el soporte para elementos no ejecutables es bastante débil.

Al mismo tiempo, la cuestión de la implementación de la notación BPMN está adquiriendo cada vez más importancia para las empresas, ya que su soporte incompleto puede dificultar al usuario el desarrollo de un modelo de proceso. El editor gráfico del sistema es bastante pesado. Si sólo necesitas hacer algo imposible, tienes que instalar un sistema grande y pesado, esperar a que se inicie el servidor, todo esto lleva tiempo.

Suite Bizagi BPM

Bizagi tiene una interfaz pesada. Por supuesto, es conveniente dibujar procesos, pero en todo lo demás las cosas van peor. Es difícil adaptarse al sistema. No existen medios de verificación de procesos, a pesar de que el sistema permite modelar procesos muy complejos que requieren verificación. Tampoco existe la posibilidad de simular procesos de negocio, por lo que puedes ver cómo se ejecuta el proceso con solo ejecutarlo.

El procedimiento para iniciar procesos es generalmente más complejo. Esto requiere especialistas calificados. En el mejor de los casos, esto lo hacen los especialistas del vendedor, que suele encontrarse a una distancia considerable. Hay muy pocos socios que estén en Rusia y puedan ayudar, y sus cualificaciones son a menudo cuestionables.

Bonita solución abierta

No existen medios de verificación estática de los procesos (está disponible su simulación con varios parámetros y generación de informes sobre los resultados).

Otra desventaja de BOS es la falta de soporte para cambios dinámicos en los procesos comerciales, lo que dificulta la optimización de los procesos. Esta omisión es significativa para un sistema BPM, ya que una vez que el sistema se pone en funcionamiento, cualquier cambio es mucho más difícil de implementar. La capacidad de cambiar un proceso mientras se está ejecutando es uno de los conceptos clave de BPM.

Los usuarios notan dificultades con el uso del idioma ruso en el sistema. Si el nombre del proceso está escrito en caracteres rusos, no se ubica en una ventana separada cuando se inicia. También es imposible escribir elementos de proceso en ruso, ya que puede surgir un conflicto de nombres si coincide el número de caracteres dentro del proceso. En este caso, todos los nombres se traducen al inglés y los caracteres se reemplazan por un "guión bajo". La combinación de colores es rojo, negro, blanco... Y, en general, la apariencia del sistema es algo agresiva. Creo que es muy agotador y no puedes reconfigurarlo rápidamente.

Costo de los sistemas

ELMA

Existe una versión gratuita para cinco trabajos. El proveedor también ofrece versiones comerciales: una versión Express ligera basada en el DBMS gratuito Firebird. La versión "Estándar" en MS SQL se ofrece como versión básica. La versión Estándar cuesta aproximadamente una vez y media más que la versión Express.

El costo de una licencia es inferior a 10 mil por 1 lugar de trabajo. Y en el caso de la versión "Express", significativamente menor.
ELMA también ofrece una versión corporativa que admite arquitectura de clúster para garantizar un alto rendimiento en grandes organizaciones. Esta versión funciona tanto en la versión corporativa de MS SQL como en Oracle. No fue posible encontrar los precios de la versión corporativa en el sitio web del desarrollador.

Suite Bizagi BPM

El sistema está disponible en dos versiones:

Edición empresarial. Las soluciones empresariales BizAgi BPMS están diseñadas para grandes empresas. Proporcionan todas las funciones necesarias en una gran cantidad de proyectos BPM. El sistema puede tener de cientos a miles de usuarios.

edición xpress– BizAgi BPMS Xpress es una solución relativamente económica para pequeñas y medianas empresas. Le permite evaluar los beneficios de BPM en proyectos pequeños (de prueba) antes de comenzar a trabajar con todas las funciones de BPM. BizAgi BPMS Xpress sólo puede ser utilizado por un máximo de 50 usuarios a la vez.

El coste de las licencias es de unos 100 dólares por usuario.

Bizagi Process Modeler – diseñador de procesos de negocio se distribuye de forma gratuita.

Bonita solución abierta

Soluciones de sistema: Bonita Portal, Bonita Studio y Bonita Engine son de pago. El sitio web oficial tiene una descripción detallada de todos los módulos, pero no hay información sobre su costo. Existe una versión gratuita de código abierto.

Conclusiones

Los tres sistemas considerados son bastante parecidos funcionalmente y no se puede decir que uno sea mucho mejor o peor que el otro. Cada uno de ellos tiene sus propias desventajas y ventajas. Por ejemplo, solo ELMA tiene depuración de procesos comerciales, mientras que otros sistemas no implementan este mecanismo.

La belleza de la interfaz en varios sistemas esconde una configuración incómoda. La implementación de soluciones BPM también se ve complicada por la lejanía territorial de los proveedores. En cuanto a la funcionalidad, en muchos temas, por supuesto, Bizagi tiene una ventaja segura. Pero lo que es especialmente agradable es el desarrollo nacional: ELMA BPM no sólo puede igualar la fuerza de sus colegas occidentales, sino también superarlos en algunos aspectos.

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Los negocios no son sólo una fuente de ganancias. También es un sistema que debe gestionarse de forma eficaz. E incluso si usted es un gerente nato y con mucho talento, no puede prescindir de la ayuda de herramientas especiales que lo liberarán de la rutina y le permitirán hacer más eficiente la gestión de la empresa.

El gerente necesita constantemente mantener todo bajo control: qué trabajo se está realizando, hasta dónde ha avanzado y quién es responsable de su implementación. Un software especial (sistemas BPM) le ayudará a controlar constantemente y configurar correctamente los procesos de negocio.

¿Qué son los sistemas BPM y cómo funcionan?

Antes de hablar de los sistemas mismos como software, necesitamos aclarar el concepto mismo de BPM.

BPM es la gestión de procesos de negocio. Este concepto considera cada proceso de negocio como un recurso especial para su organización. Deben ser fáciles de adaptar a cualquier cambio, simples y transparentes.

El software especial, los sistemas BPM, le permite gestionar fácilmente los procesos, monitorearlos, analizarlos y adaptarlos rápidamente a las necesidades de la empresa.

Cada uno de estos sistemas consta de tres componentes:

• una base de datos que almacena información sobre la empresa y sus sucursales, personas, proyectos, tareas;
• herramientas que ayudan a realizar la planificación financiera, contabilidad de gestión, previsión, etc.
• Herramientas para análisis y generación de informes sobre la información de la base de datos.

Los sistemas BPM se integran fácilmente con otros productos de software. Esto le permite personalizar el proceso de gestión de forma más flexible.

Estos sistemas ayudan a gestionar el flujo de información, las personas, la interacción entre ellos y los sistemas individuales dentro de la empresa. Además, se respalda el ciclo completo de gestión: desde el desarrollo y la planificación de la estrategia hasta el análisis de resultados.

Ejemplos de tareas que se pueden resolver utilizando sistemas BPM

Las principales tareas que resuelven los sistemas BPM son:

1. Incrementar el potencial económico de la empresa.Tendrás a mano toda la información del emprendimiento y su análisis detallado. Como resultado, verá qué empleados trabajan de manera más eficiente, cómo aumentar la facturación, cómo reducir el porcentaje de inventario o lograr resultados positivos.
2. Incrementar la eficiencia estratégica de la empresa.Podrás gestionar los procesos de tal forma que tengas la garantía de alcanzar los objetivos inicialmente marcados.
3. Gestionar al personal de forma más flexible y eficiente.El sistema le permite configurar los necesarios y realizar un seguimiento de sus logros.

Revisión de los mejores sistemas BPM

Lo invitamos a familiarizarse con las cinco mejores ofertas disponibles en el mercado ruso.

estudio en línea bpm

Este es un sistema BPM que ofrece soluciones listas para usar para automatizar tareas comerciales y una gestión empresarial integral. El sistema funciona sobre la base de tecnologías inteligentes que permiten a los usuarios realizar el trabajo.

Este software también puede servir como base para desarrollar sus propias aplicaciones comerciales.

Adecuado para automatizar procesos de cualquier complejidad. A través del sistema, puede establecer un algoritmo claro de acciones para cada empleado. Y un software competente le guiará paso a paso hasta el resultado.

Hay un período de prueba gratuito de 14 días.

ELMA BPM

Este es un producto de la empresa rusa ELMA. Puede modelar procesos de negocio en un editor gráfico especial.

La integración con 1C está disponible. El sistema se puede ampliar si es necesario.

Adecuado para soportar proyectos complejos: el sistema tiene todas las herramientas necesarias para ello.

ELMA BPM tiene una versión gratuita. Además, esta no es una demostración ni una versión simplificada, sino un sistema completamente funcional que puede utilizarse completamente para administrar su empresa. Puede descargarlo en el sitio web de la empresa.

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Este es un sistema escalable que puede ser utilizado tanto por pequeñas como por grandes empresas. Disponible como solución en la nube o como software que requiere instalación.

Las ventajas del software en la nube son que se puede acceder a él desde cualquier parte del mundo. Incluso cuando esté fuera, podrá controlar los asuntos de su empresa.

Las capacidades del sistema le permiten no solo gestionar procesos, sino también crear sus propias aplicaciones.

Existe una versión demo gratuita.

En las condiciones modernas, las empresas aplican activamente un enfoque basado en procesos para organizar el trabajo. Pero todavía existe el problema de comprender qué es la gestión de procesos de negocio y cómo utilizar BPM correctamente.

La definición de este término por parte de la EABPM (Asociación Europea BPM) es la siguiente:

La gestión de procesos de negocio (BPM) es un enfoque de sistemas para capturar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, monitorear y controlar procesos tanto automatizados como manuales para lograr los objetivos y estrategias comerciales de la empresa. BPM abraza la definición, mejora, innovación y mantenimiento consciente, integral y cada vez más tecnológico de procesos de extremo a extremo. Gracias a esta gestión sistemática y consciente de los procesos, las empresas consiguen mejores resultados de forma más rápida y flexible.

Creo que esta definición crea más confusión que una verdadera comprensión de BPM, especialmente para las personas que no han estudiado el tema en profundidad.

En mi trabajo utilizo constantemente notaciones gráficas para la gestión de procesos de negocio y BPMN. Esta herramienta me parece muy conveniente; me ayuda no sólo a desarrollar soluciones de negocio, sino también a justificarlas. Al fin y al cabo, como ya he dicho muchas veces, una imagen vale más que mil palabras. Una persona piensa en imágenes y le resulta mucho más fácil imaginar algún tipo de actividad utilizando una imagen (diagrama).

Permítanme recordarles también que esta no es la primera vez que planteo este tema. Hablé mucho sobre procesos de negocio en artículos como "¿Qué es un proceso de negocio y una descripción de un proceso de negocio?" o "Una breve descripción de BPMN con un ejemplo".

Pero quedan preguntas que a menudo me hacen tanto los lectores de artículos como mis clientes. Además, los artículos de marketing y los términos asociados con este campo de actividad generan mucha confusión a la hora de comprender la esencia. Tanto los desarrolladores de sistemas de software como los consultores de negocios que utilizan constantemente estas herramientas en su trabajo lograron introducir muchos conceptos exclusivamente de marketing en el campo de la gestión de procesos de negocios. Por un lado, este proceso es inevitable en cualquier ámbito comercial. Por otro lado, BPM ya no es la metodología más sencilla para un no especialista. Y el marketing añade más confusión.

Por eso, decidí dar mi definición detallada de qué es la gestión de procesos de negocio. Y espero poder ayudarte a comprender los principales problemas relacionados con el uso de BPM.

¿Cómo surgió el BPM?

Cualquier negocio nuevo se puede comparar con un niño. Toda empresa creada desde cero pasa por un periodo de formación y aprendizaje. Es necesario organizar la interacción entre empleados y departamentos, crear mecanismos de transferencia de conocimiento, etc. Y no importa cuán grande sea esta empresa: en una pequeña empresa todas estas cuestiones son tan importantes como en una organización grande con una gran cantidad de sucursales.

Al mismo tiempo, la humanidad no se detiene. Y tanto en el ámbito de la educación de los niños como en la organización de empresas, están apareciendo nuevas herramientas más flexibles, cómodas e intuitivas, lo que es especialmente importante para las personas que dan sus primeros pasos en cualquier campo.

Si recurrimos a registros antiguos e intentamos estudiar las peculiaridades de la organización laboral tanto en las empresas soviéticas como en las occidentales, por ejemplo, Ford, veremos instrucciones en texto en su mayoría secas y difíciles de leer, relacionadas principalmente con el enfoque funcional:

1. Descripción del lugar de trabajo
2. Descripción del trabajo del empleado
3. Requisitos de seguridad, etc.

Todo esto, como muchos recuerdan, es extremadamente difícil de percibir, y una parte importante de dichas instrucciones acumularon polvo en los estantes, a menudo sin ser leídas por nadie excepto por el creador. Y la experiencia y las necesidades se transfirieron de un empleado experimentado a un recién llegado.

Pero ¿qué pasa si es necesario cambiar rápidamente el trabajo de toda una organización? ¿Y si también se introduce la automatización? El surgimiento de BPM fue una respuesta a estas solicitudes.

Ya he escrito sobre qué es un proceso de negocio (“Qué es un proceso de negocio y una descripción de un proceso de negocio”) y, por lo tanto, no repetiré las principales disposiciones y definiciones del proceso de negocio en sí. Echemos un vistazo más de cerca al concepto de gestión de procesos de negocio.

Acerca de la gestión de procesos de negocio en palabras sencillas

La gestión de procesos de negocio significa que usted regula, describe y cambia los procesos de negocio. Lo cambias, no lo mejoras, porque puedes mejorar o empeorar el proceso de negocio. A diferencia de una máquina herramienta o un automóvil, es imposible controlarlo directamente mediante directivas o presionando un botón por parte de un equipo. Pero podemos establecer una secuencia de acciones que realizará el equipo al resolver un problema en particular. Esto es lo que se llama BPM.

Definición mía:

La gestión de procesos de negocio (BPM) es la gestión de actividades (automatizadas y no automatizadas) en un equipo a través de procesos de negocio.

Para gestionar cualquier proceso de negocio es necesario:

1. Describir los propios procesos de negocio.
2. Implementar el proceso de negocio descrito en el trabajo del equipo.
3. Designe personas responsables de los procesos de negocio, los llamados stackholders o propietarios de procesos de negocio.

Es importante comprender que un proceso empresarial puede ser realizado por una persona o parcialmente automatizado. De manera similar, tanto una persona como un programa pueden ser titulares de una pila (ejecución automática de operaciones y control automatizado).

Al mismo tiempo, es necesario gestionar un entorno extremadamente heterogéneo. Diferentes procesos de negocio requieren diferentes enfoques y acciones de los empleados, y diferentes herramientas de automatización. Y todo esto debe poder describirse por separado y luego combinarse en un sistema común.

Es necesario partir del entendimiento: el enfoque de procesos es gestionar el todo mediante la gestión de las partes.

Y para evitar cualquier confusión en la terminología, déjame explicarte:

• BPM es una metodología. aquellos. un conjunto de principios y enfoques básicos para la construcción de notaciones y la organización del trabajo en sí utilizando procesos de negocio.
• BPMN es una notación (lenguaje) en la que se construyen notaciones, incluidas las ejecutables.
• BPMS – Sistema de ejecución de TI, construido de acuerdo con ciertas reglas especificadas en la metodología

Si hacemos una analogía con la ciencia, entonces BPM es, ante todo, un enfoque, una especie de cosmovisión. BPMN son métodos y algoritmos para resolver problemas específicos. Por ejemplo, pruebas de teoremas o un conjunto de métodos para crear un proyecto para suministrar electricidad a un objeto (industria, edificio de apartamentos). Y, a su vez, los BPMS son soluciones de aplicaciones listas para usar que se pueden "activar" y ya funcionarán. Para las matemáticas, estas son soluciones listas para usar a problemas de importancia práctica. Para la física: la implementación directa del mismo cableado eléctrico y conexión de objetos. Para el sector de TI: código de programa listo para usar.

Procesos de negocio ejecutables y no ejecutables.

Ya escribí en artículos anteriores que las notaciones de procesos de negocio pueden ser ejecutables o no ejecutables. Los primeros están destinados a la automatización, los segundos a estudiar el trabajo de la empresa y aumentar la eficiencia de la interacción dentro del equipo.

Aquellos. Usamos principios y técnicas de BPM para crear notaciones. Para ello utilizamos las reglas de escritura BPMS. Para crear notaciones no ejecutables, en principio, incluso puedes usar una hoja de papel Whatman y un lápiz. Lo principal es seguir estrictamente todas las reglas.

La notación ejecutable requiere un entorno de TI específico: BPMS. Al mismo tiempo, recomiendo realizar incluso los no ejecutables en BPMN, ya que aquí el propio entorno ayuda a identificar posibles errores y contradicciones, lo que aumenta la alfabetización y precisión de la descripción del proceso de negocio.

Diferencias entre enfoques de proceso y funcionales.

Otro dato importante que le ayudará a comprender qué es realmente la “gestión de procesos de negocio”. Ya hemos descubierto que la gestión es la creación de una determinada secuencia de acciones de los empleados. Aquellos. como resultado, cada sistema automatizado opera de una manera específica. Y una persona está obligada, según las instrucciones, a realizar también las acciones especificadas según las instrucciones.

También necesitas saber:

Para la planificación estratégica y la evaluación del desempeño de la empresa "en su conjunto", es mejor utilizar modelos funcionales y notaciones (por ejemplo, IDF0). Escribí sobre esto en detalle en el artículo "Introducción a la notación IDEF0 y un ejemplo de uso". Aquí puede comenzar desde el resultado deseado y crear una secuencia de funciones de caja negra necesarias para lograrlo.

Gestionar la secuencia de acciones y optimizarla. lo que sucede dentro de cada etapa del trabajo, además de mejorar la interacción entre las diferentes “cajas negras”, se necesita un enfoque de proceso BPM. Aquí se estudian las acciones en sí, se rastrea la velocidad y la intensidad del trabajo para lograr resultados, se optimizan y estandarizan.

Si realiza algún cambio en un proceso de negocio, siempre comenzará no desde el todo, sino desde una parte. Aquellos. cambia el algoritmo del programa y/o ajusta la descripción del trabajo para un empleado que realiza ciertas funciones. Como resultado, uno de los elementos del proceso de negocio cambia y, como resultado, el proceso de negocio en su conjunto.

Necesitas entender:

La creación de una descripción de un proceso de negocio comienza "como un todo", después de lo cual cada proceso se divide en subprocesos y se detalla hasta cierto punto.

Por el contrario, cambiar un proceso de negocio comienza desde los niveles “inferiores”: el máximo detalle. Y desde los detalles hasta el todo, se hacen todas las correcciones necesarias.

En un enfoque funcional, los objetos de entrada y salida son muy importantes. En la propia función de caja negra, se produce cierto procesamiento de objetos para obtener el resultado deseado. Y aquí el foco principal está en “qué es exactamente lo que queremos conseguir”, es decir El enfoque de la gestión empresarial es más bien estratégico.

Con un enfoque de proceso, obtenemos una respuesta a la pregunta "cuál es la mejor manera de hacer esto", es decir Nos concentramos en la gestión táctica y operativa. Por lo tanto, aquí, cuando los elementos individuales cambian entre "entrada y" salida ", todo el proceso cambia.

También es importante determinar el nivel óptimo al detallar: no demasiado "en general", pero tampoco detallar un gran proceso hasta las acciones de cada empleado. Una vez vi una descripción de los procesos comerciales publicada en un papel Whatman de dos metros. Pero cuanto más complejo y detallado sea el proceso, más difícil será percibirlo “como un todo” y, como resultado, será más difícil de entender y mejorar.

Por estas razones, cuando se trabaja con procesos de negocio, se utiliza la descomposición multinivel, es decir, el detalle de cada “caja negra” se separa en un proceso separado. Y por lo mismo, para la planificación estratégica no se utiliza el enfoque de procesos; para ello, repito, se utiliza el modelado funcional.

Descripción de trabajar con BPM

Para entender mejor qué es BPM (gestión de procesos de negocio), daré un ejemplo de la secuencia de acciones de un analista de negocio dentro de esta metodología:

Encuesta a personas (empleados de la empresa). Comprender cómo se trabaja en cada caso concreto.

Documentación del proceso de negocio en base a los datos recibidos. En esta etapa, el analista recibe una descripción "tal cual" del proceso de negocio.

Estudiar el proceso de negocio resultante desde el punto de vista de debilidades y posibilidades de optimización:

Sobre la base de un esquema optimizado (según sea necesario) ya preparado, se crean documentos: descripciones de puestos, manuales de usuario y, si es necesario, se implementan soluciones automatizadas.

Después de la implementación, sobre la base de la notación, se monitorea el proceso de negocio, se identifican posibles inconsistencias y se estudian sus causas.

Si es necesario, se realizan cambios en el esquema en función de deficiencias identificadas o cambios en el trabajo de la empresa relacionados con factores externos.

Ciclo de vida del proceso en BPM

Como puede verse en la secuencia descrita anteriormente, cada proceso de negocio pasa por un ciclo determinado desde la creación hasta la implementación. Luego, durante un período de tiempo, funciona "tal cual". Después de lo cual la práctica muestra ciertas deficiencias y deficiencias, el analista estudia los informes y, por su parte, encuentra algunos “puntos débiles”. El proceso se está modernizando.

Este ciclo se puede repetir un número infinito de veces. Cualquier negocio, cualquier organización no es un monolito congelado, sino un organismo en desarrollo en un entorno en constante cambio. Las particularidades de la legislación cambian, los competidores van y vienen del mercado, aparecen nuevas herramientas de automatización, etc.

La regla principal de un analista de negocios: al optimizar un proceso, es necesario poder detenerse a tiempo. Y aquí es necesario analizar claramente la complejidad (costo) de los cambios y la mayor eficiencia (beneficios) como resultado.

Pros y contras del BPM

Los beneficios de utilizar BPM incluyen:

• La capacidad de detallar al máximo las acciones de personas y sistemas necesarios para obtener resultados.
• Las notaciones gráficas son visuales, lo que permite comprender las características de los procesos de la empresa y ver sus puntos débiles.
• Las notaciones son perfectas como instrucciones para el intérprete, quien recibirá una secuencia de acciones clara e inequívoca. Al mismo tiempo, se diseñará gráficamente, de la forma más cómoda para la percepción humana.
• Cuando se utiliza un enfoque de procesos, el resultado del proceso será estandarizado y consistente con lo esperado. Esto reducirá la influencia del factor humano en el nivel de servicio o el desempeño de cualquier otro tipo de trabajo.
• La metodología BPM está bien desarrollada y estandarizada gracias a BPMN. Al mismo tiempo, las herramientas (notaciones BPMN) son intuitivas incluso para personas que no han estudiado en absoluto la gestión de procesos de negocio. Por otro lado, la presencia de estándares y reglas le permite evitar errores durante el desarrollo y crear notaciones ejecutables (elementos listos para usar de automatización empresarial) en el sistema BPMS.

Las desventajas de BPM, como suele suceder, están en el mismo lugar que las ventajas:

• Un alto grado de detalle en los procesos interfiere con la percepción del desempeño empresarial para la planificación estratégica.
• Las personas que desarrollan el modelo de proceso tienen una responsabilidad muy grande. Cualquier error puede conducir a resultados desastrosos. Por ejemplo, al desarrollar un modelo funcional, hay datos en la entrada, un resultado en la salida, herramientas que la empresa proporciona al ejecutante y el propio ejecutante. Si bien el ejecutante produce el resultado esperado en la salida, dentro de la función puede actuar a su propia discreción, eligiendo el método óptimo para lograr el objetivo. Con un enfoque de proceso, el ejecutante se ve privado de “libertad de maniobra”. Tiene una secuencia de acciones claramente definida, teniendo en cuenta todas las condiciones posibles. Y no tiene derecho a actuar de otra manera, incluso si el resultado resulta diferente al esperado.
• El proceso de negocio es estático y prácticamente no está sujeto a ajustes desde el interior. El ejecutante recibe una secuencia clara de acciones y ya no puede tomar la iniciativa. Como resultado, los artistas repetirán cualquier error una y otra vez hasta que se corrija en el propio proceso de negocio.

¿Para qué empresas es adecuado BPM?

El enfoque de procesos es ideal para las empresas estatales. Aquí es importante mejorar el nivel de servicio y la calidad del trabajo, mientras que la estandarización del servicio también es importante. En una empresa estatal, los clientes no esperan bonificaciones ni iniciativas especiales. Pero el servicio debe realizarse por dentro y por fuera al nivel adecuado.

En las empresas comerciales, el enfoque de procesos es bueno para estandarizar el trabajo; permitirá "elevar" el nivel de servicio a ciertos estándares. Por un lado, esto es una gran ventaja. Por otro lado, esto también es un inconveniente, ya que los empleados proactivos y talentosos, por mucho que lo deseen, no podrán demostrar su valía y generar más beneficios y ganancias. El enfoque procesual es precisamente la estabilidad y un cierto carácter estático. Por lo tanto, al usarlo, debe comprender claramente dónde le conviene este tipo de trabajo y dónde es mejor dar más libertad a las personas.

Para que el proceso comercial sea beneficioso y no perjudicial, se recomienda recopilar comentarios y errores de los participantes en el proceso comercial. No hay necesidad de asumir que BPM es la verdad última.

Ya hablé con más detalle sobre cómo gestionar exactamente una empresa utilizando procesos de negocio en artículos anteriores, y hablaré más de una vez. Aquí intenté explicar de la forma más sencilla posible las diferencias entre los términos BPM, BPMS, BPMN y describir el concepto mismo de "gestión de procesos de negocio". Sin este conocimiento básico, es imposible entender el enfoque de proceso.

Preguntas y respuestas

¿Cuál es la diferencia entre modelado funcional y modelado de procesos?

Con un enfoque funcional, vemos las acciones de las personas y los sistemas automatizados como una “caja negra”. Y abordamos el modelado desde el punto de vista de las etapas de consecución del objetivo, así como de los recursos necesarios para ello. En el modelado de procesos estudiamos la secuencia de acciones de los empleados y sistemas en cada etapa para optimizarlas y aumentar la eficiencia.

¿Qué conceptos se incluyen en BPMN?

En primer lugar, este es el sistema BPMN en sí, así como una descripción de las notaciones BPMS. Escribí sobre ellos en este artículo y en detalle en artículos anteriores (consulte los enlaces recomendados al final de la publicación). Además, no hace mucho aparecieron nuevos conceptos: DMN y CMMN. No me detendré en ellos en detalle ahora. Intentaré describir nuevos conceptos y sus características en futuras publicaciones.

¿Por qué necesitamos tantas complejidades y enfoques diferentes para construir notaciones?

La gestión de procesos de negocio y la propia metodología BPM son necesarias, entre otras cosas, para la gestión directiva de grandes equipos. Por eso se necesitan notaciones, descripciones de procesos comerciales y una amplia gama de herramientas.

¿Por dónde empezar a trabajar con BPM?

Aprenda el lenguaje de notación BPMN e intente usarlo en su trabajo. Lo principal es que no tengas miedo de empezar. Comprenderá que las notaciones simples son mucho más fáciles de construir en la práctica de lo que parecen. Y podrás aprender la metodología paso a paso, apoyándote en herramientas gráficas BPM sencillas y comprensibles.

¿Se puede utilizar BPM para sistemas manuales?

Poder. Este enfoque está destinado, en primer lugar, no a la automatización (el sector de TI tiene sus propias herramientas), sino a organizar el trabajo de una empresa o de cualquier equipo. Aquí se podrán tener en cuenta las zonas de trabajo que utilicen sistemas automatizados. O solo podemos considerar procesos en un equipo, cualquiera de ellos, desde equipos de construcción o producción hasta equipos creativos en un teatro o una sociedad filarmónica. Lo principal es describir claramente cómo ocurre el proceso que le interesa y cómo desea cambiarlo.

Ser ágil, transparente y flexible es el requisito actual para cualquier negocio. Y para que sea así, en la mayoría de los casos, se requiere una transformación.

Es interesante que en inglés la palabra "transformación" implica cambios no graduales, sino abruptos. Por lo tanto, la transformación digital de una empresa básicamente significa que no solo es necesario modificar algo en alguna parte, sino reconsiderar por completo tanto los principios sobre los que se construye la empresa como la forma en que se construye.

El más progresista en términos de las oportunidades que ofrece hoy se puede llamar un enfoque de procesos para la gestión empresarial y, como herramienta para implementar este enfoque.

¿Qué son BPM y BPMS?

El concepto de BPM (Business Process Management) es una combinación orgánica de la metodología de procesos de gestión empresarial y las tecnologías para su implementación. En pocas palabras, BPM responde a todas las preguntas relacionadas con el trabajo que se realiza: dónde, cuándo, por qué y cómo se realiza y quién es responsable de su implementación.

BPMS (Sistema de gestión de procesos de negocio): software para respaldar el concepto BPM. Los sistemas BPM se diferencian de otros sistemas, en particular ERP y de los sistemas de gestión de documentos electrónicos, en que se centran en los procesos de negocio sin estar ligados a la documentación o al trabajo de especialistas específicos.

Un proceso de negocio puede denominarse, por ejemplo, la secuencia completa de acciones desde la recepción de un pedido hasta la entrega de los productos solicitados al cliente. Como puede ver, los sistemas BPM requieren el pensamiento más amplio posible, no centrado en el trabajo de un determinado departamento de la empresa o en la creación de un documento electrónico. Todo esto es parte del proceso empresarial, pero tiene una importancia secundaria para él. Si el sistema BPM con el que trabaja una empresa está vinculado al secundario, existe el riesgo de que lo más importante, los procesos de negocio en sí y las necesidades del cliente, pase desapercibido.

Ventajas clave de los sistemas BPM

Los sistemas BPM son capaces de proporcionar un seguimiento continuo de todos los procesos de negocio que ocurren en la empresa, así como la búsqueda de problemas y sus posibles soluciones.

La estructura de los sistemas BPM es tal que le permite "gestionar" cada proceso individual desde su inicio hasta su conclusión lógica.

Por ejemplo, si el cliente A envió una solicitud, entonces su solicitud no se puede perder: en cada momento estará en una determinada etapa del ciclo activo hasta el mismo momento de su finalización.

El seguimiento significa que la dirección siempre tiene la oportunidad de ver y controlar siempre:

• En qué etapa de ejecución se encuentra el proceso.
• Qué empleado es responsable de esta tarea.
• ¿Cuánto tiempo dura el proceso en esta etapa?

La oportunidad más importante que brindan los sistemas BPM es la capacidad de ver simultáneamente todas las tareas actuales que enfrenta la empresa, al mismo tiempo que es posible clasificarlas de diferentes maneras: tareas provenientes de los clientes; tareas de desarrollo empresarial; Tareas para resolver problemas actuales de la empresa.

En resumen, BPMS ayuda a no perder ningún proceso de negocio y a evitar que se estanquen, pero siempre monitorizando cómo avanzan.

Una función igualmente importante de los sistemas BPM es la creación de una base de información unificada, donde todos los datos relacionados con el trabajo de la empresa se ingresan y se proporcionan a todos los empleados, teniendo en cuenta sus niveles de acceso. Esto le permite acelerar significativamente la mayoría de los procesos comerciales, incluido el mismo flujo de documentos e incluso el simple intercambio de información entre empleados.

Finalmente, la implementación de BPMS en todos los casos pasa por la creación de normas de actuación según las cuales se procesará el proceso de negocio. . Por ejemplo: un gerente recibe una llamada telefónica de un cliente que necesita equipo; redirige al cliente a un asesor de selección; después de seleccionar un modelo específico de equipo, el pedido se envía al almacén; si el modelo requerido no está disponible, la información se envía al taller de producción; etcétera.

Al mismo tiempo, ciertos sectores de actividad se prestan fácilmente a dicha regulación, otros (relacionados con la creatividad) en menor medida. Pero la ventaja de los sistemas BPM es precisamente que, gracias a su flexibilidad, permiten regular incluso aquellas industrias que, a primera vista, son difíciles de regular.

Búsqueda de problemas y posibles soluciones.

Además de asegurar las actividades actuales de la empresa de acuerdo con las regulaciones de los procesos de negocio, la función constante de los sistemas BPM es buscar problemas y "cuellos de botella comerciales". Estos pueden incluir, por ejemplo, procesos redundantes o innecesarios que desperdician recursos de la empresa pero que no aportan beneficios tangibles, mientras que la reestructuración de las regulaciones podría ayudar a aliviar este problema. También sucede que la mayoría de las veces un grupo separado de procesos comerciales se ralentiza en una etapa específica o en un empleado específico. Sabiendo esto, podrás analizar la situación y desarrollar soluciones que ayuden a superar las dificultades existentes.

Puede parecer que todo esto es bastante simple, pero BPMS a menudo se convierte en una buena oportunidad para encontrar esos "cuellos de botella" en las actividades de la empresa. A veces, estos lugares se encuentran en la intersección del trabajo de diferentes divisiones y departamentos de la empresa, y aunque cada uno de ellos funciona a la perfección, los problemas aparecen en conjunto.

Dado que los sistemas BPM permiten tener una “visión amplia” del trabajo de una empresa y ver en la práctica dónde hay problemas, la implementación de un BPMS puede ser realmente una buena oportunidad para optimizar el trabajo de una empresa.

Análisis en BPMS

El análisis ocupa un lugar enorme en la estructura de los sistemas BPM. Gracias a ellos, es posible analizar muchos indicadores:

• ¿Qué procesos de negocio son los más comunes?
• ¿Cuánto tiempo dura en promedio un proceso de negocio y cada una de sus etapas?
• Cuál de los empleados procesa sus tareas más rápido y cuál es al revés.
• Cuántas tareas procesó cada empleado durante el día, semana, mes.
• Donde surgen con mayor frecuencia las dificultades.

Un análisis de este tipo realmente ofrece muchas oportunidades para optimizarlo todo. Por ejemplo, identifique a los empleados que manejan una pequeña cantidad de tareas y transfiérales otras adicionales, así como comprenda las razones del trabajo lento e insatisfactorio de personas individuales. Es posible que un empleado esté trabajando con software obsoleto o que no comprenda completamente las nuevas funciones. Entonces, una pequeña actualización de software o un breve curso de formación pueden ser una forma extremadamente eficaz de eliminar varios cuellos de botella y acelerar seriamente los procesos empresariales.

Los usuarios suelen apreciar los BPMS por el hecho de que pueden resolver problemas a un coste relativamente bajo. Por ejemplo, instale software nuevo y costoso sólo en las computadoras de aquellos empleados que realmente atienden las etapas más importantes de los procesos comerciales y tienen una gran carga de trabajo, en lugar de actualizar un departamento completo de cincuenta máquinas.

Estructura de los sistemas BPM

Las funciones que describimos anteriormente también determinan la estructura de cada BPMS.

• Herramientas para la creación de regulaciones (conjunto de reglas).
• Módulos especiales para integrar soluciones al entorno existente.
• Herramientas para la creación de documentos.
• Módulos responsables del análisis y seguimiento.

En la mayoría de los casos, implementar un BPMS implica utilizar todos estos componentes a la vez, porque esto ayuda a garantizar el éxito en la mayor medida posible.

Tres opciones para implementar sistemas BPM

Para lograr el éxito en un proyecto de implementación, no solo será necesario comprar software, sino también considerar cuidadosamente los esquemas mediante los cuales se llevan a cabo los procesos comerciales en la empresa, así como asegurarse de que los empleados estén preparados para los cambios necesarios en su trabajo. Como recordamos, la palabra “transformación” implica un cambio significativo y no se puede descuidar la preparación de los empleados.

En casi todos los casos, la implementación de BPMS sigue uno de tres caminos.

1. Desarrollo interno o pedido a un contratista

Hoy en día, este enfoque para implementar sistemas BPM rara vez se utiliza y puede considerarse obsoleto; El caso es que la lógica del mercado ha cambiado: si hace unos años los desarrolladores de software convencieron a los clientes de la necesidad de utilizar nuevas soluciones, ahora los propios clientes esperan persistentemente soluciones de los desarrolladores.

Es por eso que el enfoque más común hoy en día es contactar al desarrollador (integrador) con una pregunta sobre qué soluciones debería utilizar esta empresa en particular para lograr el resultado deseado.

2. Implementación por parte de un integrador seguida de personalización

Este camino es, con diferencia, el más común. Si la empresa ha tomado este camino, se contrata a un integrador que se especializa específicamente en la implementación de sistemas BPM y, a menudo, los desarrolla.

La ventaja de trabajar con un integrador es que él hace casi todo él mismo, la empresa solo tiene que empezar a trabajar según nuevos principios. Pero esto también puede considerarse el inconveniente más importante. La personalización (adaptación de sistemas a una empresa específica) suele ser muy limitada. En su mayor parte, todos los empleados tienen que adaptarse a las condiciones laborales que surgieron tras la transformación. Y también es bueno que se haya discutido con el personal, que entendió y reconoció su necesidad, y no se llevó a cabo necesariamente por órdenes superiores.

Por cierto, esta opción de implementación de BPMS a menudo implica dependencia del integrador: en el futuro, para resolver incluso los problemas más pequeños, tendrás que contactarlo, hacer una lista de los cambios deseados y esperar hasta que estén listos, para luego usar que modernicen el software. Esto es inconveniente, requiere mucho tiempo y a menudo requiere pagar de más al integrador, pero sin esto a veces es imposible hacer nada con el sistema BPM.

3. Desarrollo independiente de BPM basado en la plataforma Low-code

Esta opción implica que la empresa también prescinde de la participación de integradores/desarrolladores, o reduce dicha participación al mínimo.

Sí, efectivamente: es muy similar al autodesarrollo en el sentido de que puedes proporcionar al software el conjunto de funciones deseado. Sin embargo, la “construcción” de esta solución se lleva a cabo sobre la base de una plataforma especializada, moderna, inteligente y flexible, principalmente por los analistas de negocios de la empresa, sin conocimientos de programación.

Ventajas clave de un sistema BPM basado en la plataforma Low-code de Comindware

La plataforma Comindware incorpora todas las capacidades de las plataformas de código bajo.

En primer lugar, implica un mínimo de código y un máximo de desarrollo gráfico. Casi todas las configuraciones que los usuarios pueden necesitar se realizan a través de la interfaz de usuario utilizando un mouse y un teclado.

Ventajas adicionales de esta plataforma:

• Actualización fácil sin detener tu trabajo.
• Oportunidad de utilizar activamente la nube.
• Interacción social sencilla entre los empleados.
• Capacidad para habilitar o deshabilitar funciones según sea necesario.

Y lo más importante: al implementar un sistema BPM basado en la plataforma de Comindware, primero puede usarlo para la transformación digital de uno o más departamentos de la empresa para evaluar el resultado y prepararse para una implementación a mayor escala en la empresa o nivel de retención. Esto permite evitar “revolucionismos” innecesarios y shocks excesivos debido a un cambio brusco en los principios operativos.

Solicite una presentación de demostración de la plataforma Low-code de Comindware para comprobar usted mismo lo completa y conveniente que es.

Elena Gaidukova, analista de marketing, gerente de marca de soluciones basadas en , especialista en relaciones de asociación.

Hoy en día, un nuevo tipo de software para gestionar procesos comerciales, a saber, los sistemas BPMS, está ganando popularidad en las empresas nacionales. Y, naturalmente, su apariencia generó muchas preguntas. ¿Por qué son necesarios? ¿Cómo funcionan? ¿Cuál es su diferencia fundamental con respecto a otras opciones de automatización empresarial?

Cuando encontré BPMS por primera vez, también tenía todas las preguntas enumeradas anteriormente. Me tomó un tiempo comprender por qué se necesitaba una nueva herramienta, por qué era imposible implementar todos los procesos de negocios necesarios para una operación exitosa en los sistemas de contabilidad o CRM existentes y cuál era la diferencia fundamental entre BPMS y otras opciones de automatización de procesos de negocios.

En este artículo quiero hablar sobre qué son los sistemas BPMS, por qué son necesarios y en qué se diferencia el enfoque de procesos de los métodos de trabajo tradicionales. No hablaré sobre los aspectos técnicos de BPMS (sobre modelado y desarrollo de procesos de negocio), este será el tema del próximo artículo. Ahora intentaré revelar la esencia y el significado de BPMS en el lenguaje más simple y comprensible:

¿Qué es el BPMS?

BPMS es otra abreviatura de la categoría ERP, CRM, que no tiene una definición clara. Aunque hay bastantes definiciones: tanto extranjeras como rusas. Además, las empresas que producen sus propios sistemas BPM también dan sus propias definiciones específicas, lo que añade más confusión. Además, BPMS a menudo se combina con otros sistemas (por ejemplo, BPMS+CRM, BPMS+ERP) y luego los desarrolladores definen un sistema BPM basado en este contexto.

Pero para entender qué son realmente los BPMS y cuáles son sus características, primero hay que entender qué es BPM.

BPM (inglés: Business Process Management, gestión de procesos de negocio) es un concepto de gestión de procesos de una organización que considera los procesos de negocio como recursos empresariales especiales que se adaptan continuamente a cambios constantes y se basa en principios como la claridad y visibilidad de los procesos de negocio. en la organización detrás a través del modelado de procesos de negocios usando notaciones formales, usando software para modelar, simulación, monitoreo y análisis de procesos de negocios, la capacidad de reconstruir dinámicamente modelos de procesos de negocios por parte de los participantes y usando sistemas de software.

Wikipedia.

BPMS (Sistema de gestión de procesos de negocio) es principalmente un software para respaldar el concepto BPM en una empresa. Los sistemas BPMS son necesarios para implementar el concepto BPM en un entorno de software.

BPMS ve las operaciones de una empresa como un conjunto de procesos más que como un conjunto de funciones. El objeto del sistema BPM no es el trabajo del departamento de ventas o compras, sino el proceso de ventas, el proceso de atención al cliente, el proceso de gestión de suministros, etc. Y sobre la base de este conocimiento, se construye el trabajo de reingeniería de procesos de negocio en BPMS.
El sistema BPM tiene como objetivo principal mejorar las operaciones de la empresa y hacerla más rentable optimizando y controlando los procesos de negocio.

Experiencia de usuario en BPMS y otros sistemas

Para comprender mejor la esencia de BPMS, es necesario comprender cómo los sistemas ordinarios (sistemas ERP, CRM) abordan el trabajo del usuario. Por ejemplo, un usuario necesita crear un pedido de ventas. ¿Cuáles son sus acciones?

El usuario puede completar el documento de forma arbitraria si la secuencia de su trabajo no está programada:

• Primero puede abrir el formulario de pedido, seleccionar productos, indicar precios y luego identificar al cliente.
• Primero puede crear un cliente y luego crear su pedido.

En una palabra, existe variabilidad en las acciones del usuario, es decir. El empleado, en función de la situación, puede elegir sus propias opciones de acción.

El sistema BPM considera al usuario como un ladrillo más del sistema. Una persona debe saber claramente en qué proceso está trabajando y qué debe hacer.

Los empleados en un sistema BPM no son considerados desde el punto de vista del resultado del proceso, sino desde el punto de vista de la ejecución de la acción. Aquí se excluye la variabilidad de las acciones del usuario. El empleado hace sólo lo que está programado en el sistema, ni más ni menos.

Formas de implementar procesos de negocio.

BPMS es una de las formas de implementar un proceso de negocio. Consideremos qué métodos se presentan en la realidad de las empresas rusas para comprender por qué se necesita un sistema BPM.

Destacaremos tres enfoques:

1. Enfoque de “papel”;
2. Enfoque automatizado (utilizando otros sistemas);
3. Enfoque a procesos en el sistema BPMS.

Por ejemplo, tomemos el proceso empresarial de aprobación de una factura para pago, ya que es bastante sencillo y claro.
En mi práctica, hubo un caso así: un cliente me pagó la factura completa, aunque en ese momento debería haber pagado solo una parte del pago por un monto del 50%. ¿Por qué sucedió esto?

Porque su empresa no contaba con un procedimiento de aprobación de facturas. El director de la empresa y yo nos enteramos de esto por casualidad. Me enteré de que su empresa experimenta fallas periódicas en la etapa de aprobación de facturas y el director se sorprendió al descubrir que no pagó el 50% de la factura, como estaba planeado, sino el 100% de una vez.

¿Por qué sucedió esto? Es sencillo. El llamado “teléfono averiado” funcionó. El especialista trajo una factura del departamento de contabilidad con la frase “Debemos pagar el 50% del monto”. El contador le preguntó al gerente si debía pagar esta factura o no. El gerente, seguro de que estábamos hablando del 50% del importe, confirmó el pago. Y el contador, a su vez, olvidó que se había dicho en voz alta aproximadamente la mitad del monto y entendió que el gerente quería decir que había que pagar la factura completa. Que es lo que se hizo.

Utilizando el ejemplo de esta empresa y este proceso de negocio, consideraremos los tres enfoques.

Enfoque “en papel” (no automatizado)

¿Cómo funcionó la aprobación de facturas en esta empresa?

• El empleado recibe la factura y la transfiere al departamento de contabilidad;
• El departamento de contabilidad ingresa la factura en la nómina y la coordina con el gerente;
• Si el gerente aprueba y firma la solicitud, el departamento de contabilidad paga la factura.

¿Qué hay de malo en este enfoque? Aquí los límites de la transición de áreas de responsabilidad entre etapas se difuminan. En caso de malentendidos, retrasos o impago de las facturas, los empleados se echan la culpa unos a otros y, en última instancia, resulta imposible encontrar a los responsables.

Enfoque automatizado

Como regla general, las empresas intentan controlar uno u otro proceso comercial en el sistema contable en el que ya trabajan. Pero esto también está mal. Veamos las desventajas de esta opción.

Como no se asignaron fondos adicionales para la implementación de procesos de negocio en la empresa que pongo como ejemplo, utilizamos las herramientas que la empresa ya tenía, o mejor dicho, el sistema de contabilidad.
La tarea era garantizar que si un empleado necesitaba pagar una factura, el monto del pago pasaría por ciertas etapas de aprobación.

Cómo se veía:

• El sistema asigna responsables para la aprobación de gastos;
• Sobre la base de cualquier documento (un pedido a un proveedor, recepción de mercancías u otro documento), se crea un documento Solicitud de fondos para gastar en el estado No aprobado;
• Si el responsable aprobó la solicitud y cambió el estado a Acordado, entonces la factura se envió al departamento de contabilidad;
• Si el estado se estableció en Rechazado, significa que la solicitud volvió a la persona que inició el proceso.

En esta empresa, el director general es responsable de la aprobación de los gastos, y esto es lo que se debía hacer para que pudiera desempeñar sus funciones en virtud del acuerdo:

• crear acceso al sistema;
• capacitarse para trabajar con los documentos necesarios;
• personalizar la interfaz para facilitar su uso;
• configurar los derechos de acceso.

Al mismo tiempo, fue necesario completar una gran cantidad de información innecesaria en el sistema contable para crear y aprobar la solicitud: la cuenta corriente del destinatario y su propia empresa, contraparte, partida de gastos, partida de flujo de caja, base, etc. . Toda esta información, de hecho, no es necesaria para que el CEO tome una decisión, pero, sin embargo, debe ser completada por el empleado que presenta la solicitud.

Para tomar una decisión en este caso sólo son interesantes 3 puntos:

1. dinero (cuánto tenemos que pagar);
2. destinatario (a quién debemos pagar);
3. propósito (por qué pagamos).

Esto significa que al completar información innecesaria, el empleado pierde tiempo y el proceso de aprobación se retrasa.

Además, tal implementación de la conciliación en el sistema contable es bastante primitiva y no implica variabilidad (por ejemplo, división de áreas de responsabilidad según el monto del documento o partida de gasto).

Sin embargo, en un sistema BPM, el proceso de aprobación en sí es importante y no el reflejo de información para futuros informes, etc. Simplemente hay personas aquí que necesitan, según el contexto de la información, realizar rápidamente el proceso.

Entonces, las principales diferencias entre ejecutar procesos de negocio en BPMS y un sistema de contabilidad:

1. En un BPMS lo que importa es lo que se hace. Lo importante aquí no es la información contable ni los informes, sino la necesidad de tomar una decisión rápidamente para que el proceso empresarial avance. Esto no funcionará con el sistema contable; aquí debemos indicar qué documentos se crean con cuáles, etc. - esto es un inconveniente. No hay un contexto claro aquí.
2. Simplicidad de lógica y desarrollo. Si llevamos a cabo un proceso de negocio en un sistema contable, debemos tener en cuenta una gran cantidad de conexiones lógicas: cómo se procesan los documentos y transacciones, a qué afecta esto, qué licencias adicionales se deben comprar, etc. - aunque parece que el responsable de la aprobación no lo necesita. Pero en el sistema contable necesariamente debemos vincularnos a objetos de configuración o modificarlos, lo cual no es muy correcto.

Precisamente por eso se crearon los sistemas BPM, en los que toda la lógica está dirigida no a los cálculos, no al almacenamiento de datos, sino a la rápida ejecución del proceso y su control.

Pasemos ahora al tercer enfoque y consideremos cómo se debe resolver este proceso de negocio en el sistema BPMS.

Enfoque de procesos en BPMS

Primero, definimos la lógica del trabajo y dividimos el proceso de negocio en etapas sucesivas.

En nuestro ejemplo habrá tres de ellos:

1. Crear una solicitud para la aprobación de facturas;
2. Verificación de la solicitud;
3. Resultado de la aplicación:
   • si se aprueba: impresión de la solicitud,
   • Si no se aprueba, notifique al proveedor.

A continuación, diseñamos las condiciones bajo las cuales ocurren eventos o atributos de ciertas acciones (por ejemplo, podemos reflejar la dependencia del responsable del monto de la factura, si diferentes empleados de la empresa acuerdan montos diferentes; o enviar alertas a un u otra etapa del trabajo).

En el sistema, cada usuario trabaja con su propio nombre de usuario y contraseña y sólo ve su formulario y su lugar en el proceso comercial. En nuestro ejemplo, el empleado es responsable de crear la aplicación y el gerente es responsable de verificarla y aprobarla, y cada uno de ellos solo ve sus propios formularios, sus tareas y solo puede realizar sus propias acciones.

En consecuencia, si el empleado que creó la aplicación presiona para pasar a la siguiente etapa, entonces se le quita la responsabilidad y pasa al gerente, quien debe verificar la aplicación. Al hacer esto logramos división y control de áreas de responsabilidad.

Este ejemplo muestra claramente que en los sistemas BPM todo depende del contexto. Todas las interacciones de formulario tienen como objetivo garantizar que el usuario vea solo lo que necesita y solo lo que necesita en una etapa específica, según el contexto del proceso.

Si otros sistemas tienen como objetivo asegurar que la operación se complete, entonces en BPMS nos centramos en las acciones.

El sistema BPM se puede comparar con la técnica japonesa de tiro con arco Yumi. Las escuelas de tiro de Yumi predican el siguiente enfoque: si quieres acertar, no necesitas concentrarte en el objetivo, debes realizar todas las acciones correctamente ahora. Aquellos. aquí se utiliza el principio que se utiliza en el tiro con arco japonés Yumi que ya mencioné: centrarse en cada acción, en cada etapa, realizar cada acción de manera eficiente. ¡Y entonces definitivamente alcanzarás tu objetivo!

.
Y si trasladamos este enfoque a una empresa específica, cada empleado debe hacer lo que sea necesario. Y concéntrate sólo en esto. Un empleado no debe pensar en el objetivo, debe hacer sólo lo necesario en un momento determinado.

De hecho, en un sistema BPMS, cada empleado trabaja como en una línea de montaje. Cada tarea, cada proceso empresarial en el que participa un empleado, se convierte en una línea transportadora independiente. Y, como participante en este proceso, un empleado en el marco de una tarea particular puede realizar solo ciertas acciones, estrictamente limitadas por el algoritmo para completar la tarea.

Por supuesto, esta comparación no es del todo exacta, porque un empleado puede elegir qué proceso de negocio procesará ahora y cuál después. Aquellos. hasta cierto punto está por encima de los procesos, pudiendo elegir a cuál de los ramales del pipeline se unirá en un momento determinado. Pero en el marco de un determinado proceso de negocio, se convierte en participante de una cinta transportadora, cuyos procesos imponen restricciones estrictas a cada uno de los participantes.

Volvamos al ejemplo de la aprobación de facturas y consideremos qué oportunidades existen con el enfoque de procesos:

• Separación de áreas de responsabilidad;
• Concentración del trabajo de los empleados en acciones específicas;
• Notificar a los usuarios sobre cambios en los procesos (o la necesidad de realizar cambios) en los que participan.

En un sistema BPM, describimos un proceso de negocio en notación BPMN 2.0. Esta notación ya contiene muchos puntos que le indican cómo configurar un proceso de negocio en particular. Existen otros sistemas de automatización de procesos de negocio, pero se basan en su propia lógica, que no es generalmente aceptada. Para modelar un proceso de negocio basado en dichos sistemas, es necesario comprender estos sistemas, comprender su lógica operativa, configuración de formas y relaciones.

BPMN 2.0 es un estándar generalmente aceptado para describir un proceso de negocio, y las personas familiarizadas con esta notación entenderán inmediatamente un modelo de proceso de negocio escrito en este formato.

Conclusión

Entonces, espero haber podido aclarar la pregunta de qué es un sistema BPM y por qué es necesario comparando el enfoque de procesos con otras opciones de trabajo. En el próximo artículo mostraré cómo se produce técnicamente el modelado y la ejecución de un proceso de negocio utilizando el ejemplo de un sistema específico.

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