Logbog til registrering af traktorfragtbreve. Er en rejselog påkrævet?

Ja, det kan du. Samlede formularer er kun påkrævet for motortransportorganisationer. Andre virksomheder har ret til selvstændigt at udvikle rejseformularer. Registrer ikke-standardfragtbreve i regnskabet

Dokumentet udviklet af virksomheden skal opfylde kravene til det primære dokument. Derudover skal fragtbrevets "egen" formular indeholde alle de obligatoriske detaljer, der er fastsat ved bekendtgørelse fra det russiske transportministerium af 18. september 2008 nr. 152. Dette er især oplysninger om chaufføren og data om køretøj.

Lad os tilføje, at for at undgå tvister med skattemyndighederne er det mere sikkert at skrive en rute - angiv en bestemt destination og afgangssted.

Hvilke dokumenter vedrørende brændstoffer og smøremidler (bortset fra fragtbrevet) vil Federal Tax Service anmode om?

Inspektører kan anmode om dokumentation for, at virksomheden rationerer omkostninger. Lederen af ​​virksomheden skal efter sin ordre godkende separat standarder for brændstofforbrug sommer og vinter. For at gøre dette udføres testkørsler af biler (under specificerede forhold). Deres resultat er dokumenteret i en kontrolrapport i fri form.

Også en særskilt ordre udpeger en kommission, der konstant vil udføre kontrolmålinger af brændstofforbrug i transport.

Er en rejselog påkrævet?

Nej, ikke påkrævet. Men hvis din virksomhed har mange officielle køretøjer, er det bedre at opbevare et sådant dokument. Dette giver dig mulighed for at kontrollere bevægelsen af ​​fragtbreve og deres indsendelse til regnskabsafdelingen. Standardformularen for regnskabsjournalen (formular nr. 8) blev godkendt ved dekret fra Ruslands statsstatistiske komité af 28. november 1997 nr. 78. Men virksomheden kan udvikle sin egen formular.

Er der dokumenter, der kan erstatte fragtbreve?

Udgifter til brændstof og smøremidler kan bekræftes ikke kun af fragtbreve, men også af andre dokumenter, der giver dig mulighed for pålideligt at bestemme afstanden tilbagelagt af køretøjet. For eksempel udfyldte papirer baseret på data fra måleapparater og overvågning af maskinernes bevægelser. En sådan enhed kan være udstyr med indbygget satellitnavigationssystem (brev af 16. juni 2011 nr. 03-03-06/1/354).

Hvad skal du regne for moms, når du køber benzin til kontanter?

For at fratrække moms skal du have en kassebon og en faktura. I dette tilfælde udsteder tankstationen kun en faktura, hvis den ansvarlige person (medarbejderen, der køber brændstoffet) har en fuldmagt til at modtage lagervarer. Hvis der ikke foreligger en fuldmagt, udstedes fakturaen ikke. Se i så fald om der er angivet moms på kvitteringen. Hvis ikke, kan brændstof indregnes i købsprisen. Det vil sige at afskrive hele det beløb, der er afspejlet i checken, som udgifter. Hvis der er angivet moms, er det bedre ikke at fratrække denne skat og ikke at inkludere den som udgifter. Dette er den sikreste mulighed.

Hver organisation, der har køretøjer til officiel brug, skal føre optegnelser over bevægelsen af ​​udstedte fragtbreve. Til dette formål er der tilvejebragt en særlig formular, som kaldes "Logbog til registrering af bevægelser af fragtbreve." Hjemmesiden vil fortælle dig, hvordan dette dokument skal se ud, og hvordan du udfylder det uden fejl.

Organisationer og iværksættere, der leverer transporttjenester eller blot bruger firmabiler i deres arbejde, er forpligtet til regelmæssigt at registrere alle udstedte fragtbreve i en særlig journal. Dette er defineret i artikel 6 Føderal lov af 8. november 2007 nr. 259-FZ Og efter kendelse fra Transportministeriet af 18. september 2008 nr. 152. Formen for logbogen til registrering af transport af fragtbreve blev godkendt for ganske lang tid siden Resolution fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité dateret 28. november 1997 N 78. I løbet af disse tyve år har hverken selve formular nr. 8 eller proceduren for dens vedligeholdelse nogensinde ændret sig. Selvom lovgivere har foretaget ændringer til at udfylde fragtbreve mere end én gang, hvoraf den sidste fandt sted i begyndelsen af ​​2019. Udover blanket nr. 8 godkendte Statens Statistikudvalg flere blanketter beregnet til udstedelse af relevante fragtbreve (for lastbiler og personbiler samt busser). De vil blive diskuteret i en anden artikel, men nu vil vi dvæle mere detaljeret på den primære type regnskabsdokumentation, designet til at kontrollere bevægelsen af ​​fragtbreve udstedt til chauffører, samt levering af brugte ark tilbage til organisationens regnskabsafdeling.

Hvad er en fragtbrevsbevægelseslog?

Brugen af ​​et sådant regnskabsbilag har flere fordele, der gør brugen af ​​kladden nyttig selv for de virksomheder, der ikke er forpligtet til at gøre det. Det gør det især muligt at kontrollere rettidigheden og rækkefølgen af ​​udstedelse af bilag og hurtigere kontrollere afskrivning af brændstoffer og smøremidler. Standard mellembrancheformular nr. 8 (OKUD 0345008) er ark syet sammen i form af en bog, hvorpå en tabel med ni kolonner er trykt. Hver organisation kan udvikle og bruge sin egen form af dette dokument, da dets form er anbefalet og obligatorisk. Udvikling af din egen tabel giver dig mulighed for at arrangere kolonnerne i en bekvem rækkefølge, fjerne unødvendige data og tilføje relevante. Standardformularen specificerer især:

• nummeret på fragtbrevet og datoen for dets udstedelse;
• personnummer og fulde navn på køretøjets fører;
• køretøjets garagenummer (angivelse af registreringsnummeret er ikke angivet i standardformularen, men du kan tage det i betragtning på din formular);
• chaufførens underskrift, der bekræfter modtagelsen af ​​billetten;
• underskrift af den person, der er autoriseret til at udstede og acceptere kuponen (afsenderen);
• dato for accept af arket og revisors underskrift;
• kolonne for noter.

Det er nødvendigt at udfylde rejseloggen, hvis standardformular kan downloades i slutningen af ​​artiklen, på den foreskrevne måde efter ordre fra Transportministeriet i Den Russiske Føderation af 18. september 2008, nr. 152. Denne procedure er den samme for alle køretøjsbrugere.

Rejsedagbog: prøvefyldning

Der er normalt ingen problemer med at udfylde denne standardformular. Indtastninger kan foretages i hånden eller udfyldes på computeren, og sidst på dagen kan arkene udskrives, så alle autoriserede personer kan skrive under. Det er mere bekvemt at vedligeholde et dokument i håndskrevet form, hvis der er mange biler i organisationen, og afsenderen konstant udsteder og accepterer værdikuponer. Dokumentets titelside skal som sædvanlig indeholde navnet på organisationen, dens OKPO og den periode, for hvilken formularen blev udstedt. Der er ingen grund til at sætte nogen signaturer eller segl på titelbladet. Dokumentets sider skal nummereres og deres nummer angives på bagsiden af ​​dokumentet. Det er ikke nødvendigt at sy og forsegle formen.

Inde i formularen skal du blot udfylde felterne efter behov. Der kræves ingen opsummering. Et eksempel på udfyldelse af en standardjournal til udstedelse af fragtbreve ser sådan ud:

Når journalen løber tør for ledige ark og spalter, skal den opbevares i organisationens arkiv i mindst tre år, hvorefter den kan destrueres.

Iværksættere og organisationer, der bruger motorkøretøjer i deres aktiviteter, udsteder fragtbreve for hver tur. Disse formularer afspejler brændstofforbrug og andre præstationsindikatorer. Hvert udstedt dokument noteres i det relevante register, som kaldes fragtbrevsregisteret. Der er udviklet en samlet form til det. Du kan downloade en gratis prøve i slutningen af ​​artiklen.

Fragtbrevsregistreringsjournalen har en samlet form nr. 8, som blev godkendt af Den Russiske Føderations statsstatistiske komité i 1997. Iværksættere og organisationer kan stadig bruge denne skabelon i dag. Samtidig har lov nr. 402-FZ "Om bogføring" af 6. december 2011 været i kraft siden 1. januar 2013. Baseret på denne lov er brugen af ​​ensartede formularer ikke obligatorisk.

Med hensyn til at føre en log over rejsebilletter for 2018, er det værd at overveje en række punkter:

1. Registeret er åbnet i en periode på op til 1 år.
2. Lederen bestemmer selv journalens varighed.
3. Hvis lederen beslutter at nægte at bruge en samlet formular, skal du oprette din egen prøve, som vil indeholde de samme detaljer.
4. Opbevaringsperioden for journalen er mindst 5 år (som for andre primære dokumenter).

Vigtig! Før du afskriver journalen, skal du sikre dig, at holdbarheden af ​​den sidst registrerede formular er udløbet. Ellers vil det ikke være muligt at bekræfte kontrollen.

Efter at have lavet noter i registret, skal du sætte underskrifter. De indtastede data bekræftes af revisor, den ansatte, der fører loggen, og chaufføren selv. I slutningen af ​​tabellens samlede form er der en kolonne til kommentarer. Det er ikke nødvendigt at udfylde det. I nogle tilfælde indeholder den navnet på det sted, hvor chaufføren rejste, eller andre yderligere mærker.

Eksempelformular: nødvendige detaljer

Fra 2018 er standardformularen i form af indbundne papirer. Siden indeholder en tabel med 9 kolonner. Når du udvikler en prøve til din virksomhed, kan du arrangere dem i den mest bekvemme rækkefølge, fjerne unødvendige kolonner eller inkludere yderligere.

På første side af prøverejsebogen er navnet på virksomheden eller organisationen og perioden for at føre registret angivet. I de særligt udpegede felter til højre indtastes koder for OKUD og OKPO.

1. Fragtbrev nummer.
2. Dato for udstedelse af dokumentet.
3. Driver detaljer. Indtast dit fulde navn og personalenummer.
4. Bilnummer.
5. Underskrifter fra chaufføren, afsenderen (med den dato, formularen blev taget fra chaufføren) og revisor (med den dato, hvor dokumentationen blev accepteret).
6. Yderligere oplysninger. Den sidste kolonne udfyldes evt.

Alle andre sider udskrives med samme skabelon. I de fleste tilfælde indtastes omtrent samme data i linjerne. Når gratissiderne er opbrugt, skal rejsejournalen over fragtbreve sendes til arkivet. Der vil det blive opbevaret i 5 år (ifølge reglerne for primær dokumentation).

Hvem er betroet at føre registret?

Regnskabsjournalen føres af en medarbejder, der er udpeget efter ordre fra direktøren eller den enkelte iværksætter. Derudover kan dette overlades til en medarbejder, hvis ansættelseskontrakt allerede fastsætter dette ansvar.

En anden mulighed er, at lederen har ret til at ansætte en tredjepartsorganisation eller individuel iværksætter til at vedligeholde journalen. For at dokumentere et sådant samarbejde indgås en serviceaftale.

Uanset hvem der gør noterne i tabellen, ændres regnskabsproceduren ikke:

• der laves en registrering for hvert fragtbrev;
• formularer er markeret i kronologisk rækkefølge;
• sider nummereres fortløbende.

Hvis den periode, som dokumentet er udfærdiget for, er udløbet, sys og underskrives logbogen for udstedelse af fragtbreve. Du skal sikre dig, at alle registersider er nummererede.

Hvorfor skal du holde styr på rejsedokumenter?

Ved lov er enhver iværksætter (eller organisation), der bruger biler til deres aktiviteter, forpligtet til at levere fragtbreve og tage hensyn til dem i registret. Selve formularen indeholder fuldstændige oplysninger om turen: chaufførdetaljer, rute, lastens egenskaber.

Fragtbrevet tjener som bevis på brændstofforbrug under transport. På baggrund af dette dokument kan skatteyderen afskrive brændstofomkostninger til køretøjer. Dataene i dokumenterne forenkler også chaufførernes regnskab og løn.

Alle organisationer, der har lastbiler eller biler på deres balance, skal føre en journal for udstedelse af fragtbreve. Naturligvis dem, der laver ture, der er rentable for virksomheden.

FILER 2 filer

Vigtigheden af ​​at vedligeholde et dokument ligger i, at det registrerer fragtbreve, som igen er en bekræftelse af de omkostninger, som organisationen har afholdt. Uden en journal er det ret problematisk at opretholde orden i håndteringen af ​​fragtbreve og bevise deres eksistens generelt (for store mængder arbejde).

Administrationsmetode

Udfyldelse af journalen for udstedelse af fragtbreve kan udelukkende organiseres i papirform. Der er ingen mulighed for at indtaste de nødvendige oplysninger elektronisk (kun hvis hver af organisationens chauffører, koordinatorer og revisorer har deres egen elektroniske signatur).

Helt fra starten af ​​vedligeholdelsen udskrives dokumentet og forsynes om nødvendigt med ekstra ark. Ved afslutningen af ​​vedligeholdelsesperioden sys det, bekræftes af organisationens leders underskrift og opbevares i yderligere 5 år.

Ideelt set bør det være i konstant brug af den medarbejder, der er ansvarlig for at udstede og modtage fragtbreve fra chauffører.

Magasinets komponenter

Dokumentformularen består af to ark. Når det er færdigt, er bladet en bog med et omslag og flere ark trykt og arrangeret i form af et bord. På forsiden, i midten, er navnet på bladet, der angiver året (måneden) for påfyldning (normalt er dets gyldighedsperiode 1 år, men der er også kortsigtede muligheder for en måned).

Øverst på omslaget skriver den, der udfylder organisationens fulde navn, dokumentkoden iht. OKUD (til standard mellembrancheformular nr. 8 er den 0345008, den indtastes straks i skemaet), koden iflg. til OKPO.

Tabellen, som er placeret på journalens andet ark, indeholder kolonner. Hver af disse kolonner antager følgende information:

• Fragtbrev nummer. Dokumentet bruger kontinuerlig nummerering. Alle indtastninger er lavet i kronologisk rækkefølge.
• Hvornår fragtbrevet blev udstedt (dato).
• Oplysninger om føreren: fulde navn i ord, hvis tilgængeligt - personalenummer.
• Cifre i bilens garagenummer (ikke nummerplade).
• Chaufførens underskrift som garanti for, at han har modtaget fragtbrevet.
• "Autograf" af afsenderen, der accepterede fragtbrevet med noter, samt andre dokumenter om turen (disse data er angivet i noten).
• Bogholders underskrift. Placeres efter fragtbrevet er modtaget af regnskabsafdelingen.
• Note. Denne kolonne er beregnet til data, der er fundamentalt vigtige for udstedelse eller accept af fragtbreve. Mærker (eller mangel på samme) på dokumenter, rettelser, fysiske egenskaber ved modtaget papir osv. er angivet der.

Det andet ark af journalen kan holde så længe som ønsket. Det vigtigste er, at de fragtbreve, der er inkluderet i det, har den korrekte udstedelsesdato. En medarbejder har ikke ret til at indtaste irrelevante eller bevidst falske oplysninger i journalen.

Med hensyn til opbevaringsperioden opbevares journalen for udstedelse af fragtbreve i henhold til eksisterende standarder i mindst 5 år.

Vigtigt punkt! Journalen for udstedelse af fragtbreve skal indeholde oplysninger om alle udstedte dokumenter. Hvis fragtbrevet ikke er registreret, så har regnskabsafdelingen ikke ret til at acceptere det.

Hvem udfylder det

Organisationslederen får i første omgang automatisk ansvaret for at føre journalen. Men i langt de fleste tilfælde overlader han dette ansvar til sine underordnede. Dette kan gøres på to måder:

• Gennem en ansættelseskontrakt (der angiver dette som en bestemt medarbejders direkte ansvar).
• Efter særskilt bestilling. Dokumentet vil hedde "Bekendtgørelse om udnævnelse af en person, der er ansvarlig for at føre en journal for udstedelse af fragtbreve." Den er kompileret i fri form. Det vigtigste er, at den indeholder lederens underskrift, detaljer om organisationen, oplysninger om den udpegede medarbejder og hans underskrift som et tegn på enighed om indholdet.

Den tildelte medarbejder behøver ikke at gennemgå nogen særlig uddannelse for at føre log.

Lovmæssige rammer

Den vedhæftede formular og prøveudfyldning er en standard tværsektoriel formular nr. 8, som blev vedtaget ved resolution nr. 78 fra Statens Statistikudvalg den 28. november 1997. Det har været i brug i lang tid, og selv nu har det ikke mistet sin relevans.

Men siden 2013 er brugen af ​​netop sådan en formular blevet en valgfri procedure. Hver organisation har ret til selvstændigt at vælge, hvilken form den vil bruge til at markere udstedelsen af ​​fragtbreve.

En organisation kan endda foretage ændringer i eksisterende dokumentformularer for sin egen bekvemmelighed. Det vigtigste er, at disse handlinger bekræftes af en separat ordre fra lederen med en signatur og segl og er også noteret i virksomhedens regnskabspraksis.

Hvis du bruger en standardformular, vil sådanne foranstaltninger ikke være nødvendige. Derudover opfylder standardjournalformularen alle de krav, der gælder for den. Ved at foretage ændringer i kolonnerne risikerer fylderen at støde på en situation med overtrædelse af arbejds- eller skattelovgivningen. Af disse og andre grunde forbliver formular nr. 8 i brug.

Mulige tilføjelser

Da bladet har været brugt i ret lang tid, har en række virksomheder tilføjet deres egne spalter. Praksis har vist, at det er praktisk at inkludere i denne journal:

• Ruten bilen vil tage. Nogle angiver blot ankomststedet.
• Hvilken slags last leverer køretøjet?
• Kilometertal.
• Brændstofforbrug opstået som følge af turen mv.

Naturligvis udfyldes alle disse data først efter at fragtbrevet er blevet returneret eller endda efter at det er modtaget af organisationens revisor. Uanset hvilke ændringer der foretages i den eksisterende formular, skal de understøttes af en særskilt ordre fra lederen.

Tidsskriftet for udstedelse af fragtbreve er et af de primære dokumenter, der bekræfter udgifterne til en organisation eller en individuel iværksætter på brændstof. Hvis en juridisk enhed har valgt et beskatningssystem, der tager højde for udgifter, er dette dokument især vigtigt ved beregning af de skatter, der skal betales fra organisationen.

Alle organisationer, der bruger køretøjer til at udføre deres aktiviteter, er forpligtet til at føre en log over fragtbreve. Loven stiller særlige krav til at vedligeholde og udfylde denne journal. Vi vil fortælle dig mere detaljeret senere i vores artikel.

Magasinet består af flere dele.

Forside:

• Virksomhedens juridiske navn.
• Oplysninger om organisationen (OKPO).
• Logningsperiode.

Tabelafsnit med information:

• Fragtbrevsnummer og faktisk udstedelsesdato til chaufføren.
• Chaufføroplysninger (fulde navn og personalenummer).
• Bilens garagenummer.
• Underskrifter fra autoriserede personer og ansvarlige personer (chauffør, vognmand, revisor).

Journalen for registrering og udstedelse af fragtbreve har den såkaldte løbende nummerering og skal føres i kronologisk rækkefølge. Når regnskabsbogen er udfyldt, skal den sys og påtegnes med virksomhedens segl og virksomhedens ejers underskrift.

Som udgangspunkt udfyldes regnskabskladden hos virksomheder af en revisor ved hjælp af primær dokumentation eller en anden autoriseret medarbejder i organisationen, hvis ansættelseskontrakt angiver. I enkelttilfælde er pligten til at vedligeholde og registrere rejsebilletter overdraget til en tredjepartsorganisation (hvis regnskabet er outsourcet). I dette tilfælde underskrives en aftale mellem parterne med vilkår for samarbejde, rettigheder og forpligtelser over for hinanden. Lovgivningen i Den Russiske Føderation tillader denne mulighed. Derudover kan du indsende dokumentet elektronisk.

Hvis det er nødvendigt at foretage rettelser i rejsejournalen, bør du lade dig vejlede af lovbestemmelser. Rettelser i journalen bør som i andre primære dokumenter ske ved let at overstrege forkerte data og lave en ny indtastning med dato, underskrift og segl.

Et eksempel på udfyldning af magasinet kan downloades gratis.

På lovgivningsniveau er enhver organisation, der bruger køretøjer til at drive forretning eller produktion, forpligtet til at føre en log over rejsedokumenter. De skal udfyldes i henhold til standarden i overensstemmelse med formular nr. 8. Dette dokument betragtes som den primære dokumentation, som faktisk bekræfter omkostningerne til brændstof og smøremidler, giver dig mulighed for at planlægge omkostninger og reducere skattebetalinger. Derudover kræves der en hovedbog for chaufførperiodiseringer.