Hvad er et notat, og hvornår er det udarbejdet? I tilfælde af, at en medarbejder ikke opfylder sine pligter eller gør det rigtig godt, udarbejdes et notat (som i tilfælde af transaktioner, formalisering, som faktisk er en valgfri foranstaltning). Det angiver hovedsageligt medarbejderens stilling og fulde navn, samt typen af straf eller belønning, hvorefter den tilsvarende indtastning fremgår af medarbejderens karakteristika, hvoraf en prøve kan findes på.
Men der er mange andre tilfælde. Eksempelvis til indkøb af materialer, en printer af materialeaktiver, papirvarer og andre forbrugsvarer, til ændring af vagtplanen, ved afskedigelse fra Indenrigsministeriet eller en chauffør efter eget ønske, til indførelse af en ny personalestilling , for en bonus, for fravær fra arbejdet, for afskrivning af midler til indkøb af udstyr eller til reparation af lokaler, for overførsel til en anden stilling, for udstedelse af penge, til uddannelse, for en anmodning om at udføre en opgave, for en bøde til en medarbejder, der ikke opfylder sine pligter (i sidstnævnte tilfælde kan der kræves en formalisering for at indlede tvangsfuldbyrdelsessag, hvis retten har afsagt en tilsvarende dom) .
Sådan skriver du et korrekt notat - formular
Hvis du følger eksempel og skrivemønster, så er det i overskriften skrevet ned, hvem det præcist er henvendt til. Dernæst kommer navnet (i dette tilfælde to ord - "Kontormemo"). Kompileringsdato og -nummer er de næste to obligatoriske felter. Titlen på teksten angiver emnet for en sådan rapport (det kan endda være et af de vigtige produktionsfaciliteter, der er angivet i T-3-formularen for 2018-modellen). Teksten beskriver situationen og drager konklusioner af den. Til sidst er der en signatur, såvel som compilerens position.
Servicenotat: eksempel om manglende opfyldelse af officielle pligter
Hvis du er interesseret i, hvordan man korrekt skriver en sådan handling, så følg algoritmen beskrevet ovenfor. Men i tilfælde af manglende opfyldelse af officielle forpligtelser er der flere funktioner, som dette dokument er skrevet i overensstemmelse med. Så i tilfælde af overtrædelser i medarbejderens arbejde er posten "Om manglende opfyldelse af officielle pligter" placeret i titlen. Dernæst beskrives situationen og forslag til straf (påtale, bøde, afskedigelse) så detaljeret som muligt.
Enhver medarbejder har ret til at anfægte en straf relateret til deres officielle pligter. Men for at bevise, at anklagerne er ubegrundede, er det vigtigt at nærme sig dette spørgsmål kompetent. Du kan få alle de nødvendige oplysninger fra en advokat i din by. Detaljer
Memo til en forretningsrejse prøve 2018
I mange arbejdssituationer skal lederen have udarbejdet skemaer. Ved at bruge dem bliver udformningen og sammensætningen af teksten lettere. Hvis vi taler om en forretningsrejse, for hvilken der forventes yderligere betaling og en stigning i lønnen for den aktuelle måned, så er det vigtigste i et sådant brev at angive det nøjagtige antal dage, du opholdt dig på det angivne sted. Hvis du kørte din egen bil, skal du udarbejde en rapport ved hjælp af en anden skabelon med en obligatorisk omtale af dette faktum.
Ledelsen i denne form giver opgaven efter situationen. Specifikke retsakter skal udarbejdes efter reglerne, efterfulgt af deres fuldbyrdelse. Det er præcis den slags system, der burde fungere i hver lokal enhed.
Artikel 162 s med de seneste ændringer fra 2018
Eksempelnotat om medarbejderbonusser
I et sådant dokument, adresseret til chefen, er ordene "Jeg gør dig opmærksom på" skrevet (medarbejderens præstationer og fortjenester er nævnt). Den taler om medarbejderopmuntring.
For eksempel skal direktøren for en publikation registrere en disciplinær pengebelønning, hvis medarbejdere har vellykket korrespondance med kunder.
Om lønstigninger
Hvis du mener, at du har gjort fremskridt med at opfylde dit ansvar og fortjener en lønstigning for dette, så skriv et notat på denne måde. Det skrives til lederen, det præciserer, hvorfor netop chefen skal tage sådan et skridt i forhold til dig.
Om at gå på arbejde på en fridag
Hvis der er behov for, at en bestemt medarbejder skal ud på en fridag, så er dette behov meget præcist beskrevet i opfordringen. Og så, efter anmodning fra chefen, følger et svar om aftale eller uenighed, for denne dag skal direktøren afsætte midler til at kompensere medarbejderen.
I dette tilfælde er det direktørens forpligtelse at hæve lønnen.
Notat til refusion af udgifter, tildeling af midler til en forretningsrejse
Da en forretningsrejse ofte medfører udgifter, skal de alle godtgøres. Derfor skal den medarbejder, der besøgte der, skrive en erklæring med en nøjagtig beskrivelse af alle de udgifter, han har afholdt. Dette er især vigtigt, hvis du rejste dertil i en personlig bil. Det skal udfyldes strengt i overensstemmelse med loven.
Ekstra betaling for at øge arbejdsmængden
Hvis du laver mere arbejde, end din stilling kræver, så skal der også være belønning for dette. Der udarbejdes en rapport efter ovenstående algoritme, som angiver, hvad du præcist laver, hvorefter der skrives en anmodning om yderligere betaling.
For at forberede sådanne dokumenter korrekt i overensstemmelse med kravene og reglerne i Den Russiske Føderations arbejdskodeks (arbejdskodeks), skal du downloade den. Alle basisdokumenter i alle sager indføres i registreringsjournalen. Som du forstår, skal de skrives i henhold til GOST, og der er flere typer.
En enheds eller afdelings overordnede leder gennemgår rapporter og udarbejder påbud og regulativer. Et vigtigt beslutningsgrundlag er forklarende. Hvis selv et enkelt forretningsdokument er skrevet i et forkert format, er dette en grund til at udstedelsen udsættes.
Dette er tilvejebragt for at sikre, at der er disciplin i hver interne strukturafdeling, så alt udføres strengt korrekt efter anvisningerne. Dette faktum er et stort plus for virksomheden.
Lignende
Et eksempel på udfyldelse af en ansøgning om midlertidig opholdstilladelse af den nye 2016-model, en ansøgning om en kvote for en midlertidig opholdstilladelse En midlertidig opholdstilladelse er anført som hoveddokument...
De vigtigste dokumenter, som du selv skal skrive, hvis du vil ind i den virksomhed, du vil arbejde for, er et CV og et følgebrev...
Efter fødslen af et barn har nye forældre mange behagelige gøremål, en af dem er at få en fødselsattest til babyen. Vidne...
For at udføre varetransaktioner bruger handelsorganisationer i deres arbejde formularen - Fragtbrev (Bill of Lading), Form 1-T. Faktura...
I enhver organisation opstår der en situation, når medarbejdere skal underrette ledelsen om problemer, der er opstået, forklare de opståede omstændigheder eller foreslå måder at løse arbejdsproblemer på. Dette er hvad dette dokument bruges til. I denne artikel vil vi analysere i detaljer, hvordan man skriver et notat korrekt, du kan downloade en prøve gratis.
De er:
- Rapporter. Det skrives, hvis en medarbejder kommer med forslag eller søger hjælp til at fjerne krænkelser eller uoverensstemmelser med en anden medarbejder.
- Forklarende. Oftest skrives der som følge af en hændelse, der har negative konsekvenser, en forklarende tekst, som angiver årsagerne til overtrædelsen.
- Analytisk eller informativ. De indeholder en analyse af et arbejdsproblem eller koncept, konklusioner og forslag baseret på den opnåede information.
Årsagen til oprettelsen er medarbejdernes initiativ, men kan være en mundtlig eller skriftlig instruktion fra lederen.
Dokumentkrav
Lad os finde ud af, hvordan man skriver et notat, vi laver et eksempel til en budgetorganisation. På listen over primære regnskabsdokumenter, der anvendes af offentlige myndigheder, bestemt af bilag nr. 1 til bekendtgørelse nr. 52n fra Ruslands finansministerium dateret 30. marts 2015, er der ingen ensartet formular til udarbejdelse af dette papir. De er skrevet i enhver form på et blankt ark A4-papir. Om nødvendigt er det i en organisation med en forgrenet struktur muligt at udvikle denne form.
Notatformularen (eksemplet) skal indeholde de nødvendige detaljer for hurtigt at orientere brugerne om essensen af dokumentet, dets kilde, datoens relevans og serienummer. Dette dokument er ikke underlagt obligatorisk registrering. Men en organisation kan beslutte at registrere dem, for eksempel til kontrolformål.
Form for notat
Vigtige funktioner og ordlyd
Forretningsadfærd, især blandt embedsmænd, skal være etisk. Notatet "Jeg vil gerne gøre dig opmærksom på..." opfylder ikke de krævede høje etiske standarder. Det er lettere at skrive om en overtrædelse af arbejdslovgivningen, springe sætningen "Jeg gør dig opmærksom på" i rapporten og straks begynde at præsentere kendsgerningerne og essensen af hændelsen. For eksempel: "I går den 15. august 2018 blev en undervisningstime afbrudt på grund af...".
Spørgsmålet opstår ofte, hvis en institution har vedtaget elektronisk dokumenthåndtering, hvordan man skriver et notat, er prøveformatet det samme, og hvordan adskiller det sig fra et papir? Registrering i elektronisk form har ingen væsentlige forskelle. Når du sender en e-mail, kan du anmode om en notifikation om, at den er blevet læst af modtageren.
Trin-for-trin kompilering
Reglen for at arbejde med et notat består af flere trin:
- En medarbejder opretter en servicenotat.
- Koordinerer det med nærmeste leder og interesserede, fx med specialister, der skal deltage i arbejdets udførelse.
- Derefter forelægges det til behandling hos adressaten på den angivne afdeling eller afdeling.
- Adressaten gør sig bekendt med indholdet og træffer en beslutning, samtidig med at der gives instruktioner, hvis det er nødvendigt.
- Dokumentet sendes til eksekvering, og forfatteren får besked om resultatet.
Hvis direktøren ikke har skrevet et afslag, er kun hans positive beslutning grundlag for at træffe eventuelle foranstaltninger eller udføre arbejde.
Lad os overveje en situation, hvor vicedirektøren udarbejder et notat stilet til institutionens leder. Han skal indhente tilladelse til, at ansatte i tredjepartsvirksomheder kan komme ind i skolens lokaler, inden der indgås aftale om levering af udstyr. Direktøren kan ved gennemlæsningen fremsætte sin beslutning om, at det er nødvendigt at udarbejde en liste over personer for adgang, eller give påbud om at udarbejde midlertidige pas.
Vi fortalte dig, hvordan du skriver et notat, vi giver et eksempel for ansatte i den offentlige sektor nedenfor.
Eksempel til en budgetorganisation
Hvordan og hvor meget skal opbevares
Dokumenter i en organisation, afsluttet med kontorarbejde, placeres i arkivet i forskellige opbevaringsperioder afhængigt af deres type og type. I 2019 forbliver listen over typer dokumenter, der angiver opbevaringsperioder fra kendelse fra Den Russiske Føderations kulturministerium af 25. august 2010 nr. 558, relevant. som ændret den 16/02/2016.
Forklaringer, notater og andre officielle noter gemmes sammen med andre dokumenter, der genereres i løbet af statslige organisationers aktiviteter - korrespondance, handlinger, ansøgninger om udstedelse af pas, ansøgninger om tab af certifikater osv. Deres opbevaringsperiode i arkivet er 5 år.
I sin kerne notat‒ et værktøj til forretningskorrespondance i en organisation, mellem medarbejdere, der ikke er underordnet hinanden. I tilfælde af at en medarbejder skriver et notat til en overordnet, vil det ikke blive kaldt en officiel note, men en rapport.
Formålet med notatet er forklare og blive enige om aspekter af forretningsspørgsmål vedrørende en medarbejders eller afdelings arbejde og relateret til en anden medarbejders eller afdelings arbejde. Der skrives et notat i tilfælde, hvor mundtlig kommunikation ikke er nok, og en anmodning er nødvendig dokument.
Det skal bemærkes, at notatet kun er et hjælpedokument, der ikke er reguleret af OKUD. Derfor indeholder alle oplysningerne i notaterne ikke ordrer og instruktioner.
Skriveformen er gratis. Men som med ethvert dokument er det nødvendigt at følge de generelle regler for udarbejdelse af dokumenter, nemlig angive:
- hvem det er beregnet til (fuldt navn i dativtilfældet og stilling);
- dokumentets navn, dato, notenummer;
- en kort note emne eller titel;
- "brødteksten" af noten beskriver den aktuelle situation og specificerer anmodningen eller skitserer ophavsmandens handlinger i forbindelse med situationen;
- kompilatorens stilling, hans underskrift og fulde navn, nogle gange kræves også underskrifter fra interesserede parter.
Det er tilrådeligt at undgå unødvendige ord og komplekse talemønstre i noten. Det er nødvendigt i det væsentlige at angive essensen af problemet eller situationen, og om muligt gøre det kort. Da sedlen angiver dens serienummer, er det logisk, at en sådan notater optages i en særlig journal. Header-designet kan være centralt eller hjørne (vedhæftet til kanten af dokumentet).
For at undgå forskellige muligheder udvikler hver virksomhed sin egen memoformular. I dette tilfælde kan du blive guidet af reglerne i Den Russiske Føderation GOST R 6.30-2003 "Unified dokumentationssystemer".
Det bliver nemmere for medarbejderne at udfærdige dokumenter, hvis de har et godkendt efter ordre fra lederen. design instruktioner og med generelle instruktioner til at skrive forskellige typer notater (rapport, officiel, forklarende).
Den ideelle mulighed er at placere skriveprøver ved siden af sådanne instruktioner og/eller give medarbejderne færdige formularer.
For virksomheder, hvis dokumentflow i vid udstrækning er computerstyret, kan registreringsloggen, notatformularer og færdige dokumenter gemmes i en separat mappe, der er tilgængelig via det lokale netværk for alle interesserede brugere.
Eksempel på at skrive et notat
Automationsafdeling
Leder af salgsafdelingen
LLC "ADA" til I. N. Slavyansky
SERVICE NOTE
04.04.15 № 3-4/8
Om at informere pc-brugere
Ny software vil blive installeret tirsdag den 7. april 2017. Vi beder dig om at underrette ledere om behovet for at overføre alle arbejdsoplysninger til flytbare medier for at undgå tab under geninstallationsprocessen.
Leder af automationsafdelingen (signatur)
A. P. Veniaminov
Er et notat en tom formalitet?
For en lille virksomhed kan et notat naturligvis være en unødvendig formalitet, der tager tid og kræfter. Men i en stor organisation med mange medarbejdere og afdelinger kan et notat være nyttigt. I dette tilfælde vil notatet spille rollen skriftlig påmindelse om nødvendigt samspil mellem afdelinger.
I store strukturer kan uagtsomhed i at udarbejde et notat eller undlade at udarbejde det, resultere i spild af tid på at afklare eventuelle omstændigheder, søge efter de ansvarlige for problemer og inkonsekvens i afdelingernes arbejde.
For at visualisere behovet for en korrekt holdning til officiel dokumentation, lad os forestille os følgende situation. I forbindelse med enhver ferie tildeler husholdningsafdelingen sine medarbejdere en ekstra arbejdsdag til rettidig rengøring af området.
Hvis du ikke giver sikkerhedsafdelingen besked herom, kan der opstå en misforståelse. Arbejdere må simpelthen ikke komme ind i checkpointet, da sikkerhedsafdelingen ikke ved noget om begivenhederne i forbindelse med ferien.
Spørgsmål om notater
- Hvordan skriver man et notat for at overbevise direktøren om at finansiere købet af en computer (abonnement på en regnskabsjournal) osv.?
Kontakt til direktøren er ikke horisontal kommunikation, og derfor vil et sådant notat ikke blive betragtet som officielt. Appel til chefen - notat.
- Hvilket arkformat bruges til notater?
Ifølge GOST R 6.30-2003 er dokumenter udarbejdet på A4-ark.
- Er det korrekt at sætte stemplet "jeg godkender" på et notat?
Ingen. Et notat er en metode til kommunikation mellem afdelinger. Svaret på et spørgsmål eller forslag til notat udfærdiges som et svarnotat. I dette tilfælde angiver overskriften på svaret nummeret på den note, som svaret blev lavet til.
Borgere, der arbejder inden for forskellige aktivitetsområder, skal ofte håndtere uforudsete situationer, så de er interesserede i svaret på spørgsmålet om, hvordan man skriver notat, og hvor kan man få en prøve?
Dette dokument er en af de mest populære og almindelige metoder for virksomheder og medarbejdere. I denne artikel vil vi fortælle dig, hvordan du skriver et notat korrekt og giver et eksempelnotat til din reference.
Behovet for at skrive et notat
Et internt notat er en form for dokumentflow i en virksomhed, som giver dig mulighed for hurtigt at løse aktuelle produktionssituationer på kort tid. Notatet er beregnet til at opfylde følgende formål:
- Underret hurtigt en embedsmand om et aktuelt problem
- Fremsætte forslag til at fjerne det eller blive enige om en plan med påtænkte handlinger
Indsendelse af et notat bringer en række positive aspekter til en virksomheds produktionsproces. Dette dokument er et direkte bevis på, at specialisten, efter at have opdaget et problem i arbejdsprocessen, som han er ansvarlig for, straks gjorde ledelsen opmærksom på det.
I situationer, hvor en specialist ikke er i stand til selvstændigt at håndtere en uventet situation, der er opstået, og ved hjælp af et internt notat indsender det til løsning af andre specialister, fritager han sig ved denne handling fra ansvaret for dårlig kvalitet eller utidig løsning af det problematiske problem.
Der er ingen specifik formular til notatet, så papiret udfærdiges i enhver form og sendes til ledelsen, både på papir og via elektroniske kommunikationsmidler.
Udarbejdelse af et notat
Vi har ovenfor diskuteret, i hvilke tilfælde det er nødvendigt at skrive og indsende et notat til ledelsen. Lad os nu se på et eksempel på udarbejdelse af det dokument, vi overvejer, og som vi sagde ovenfor, er der ingen speciel formular til notatet, men der er generelt accepterede krav til dokumentets indhold.
Blandt dem er:
- Modtageren af notatet skal angives i øverste højre hjørne af dokumentet. Det er nødvendigt at skrive efternavn, fornavn, patronym og stilling på den person, i hvis navn notatet er ved at blive udarbejdet.
- Under disse data er nummeret og titlen på dokumentet skrevet.
- Herefter afslører specialisten essensen af det problematiske problem, som han stødte på i sit aktivitetsområde i virksomheden. Eller han beskriver en situation, som han ikke er i stand til at klare på egen hånd og kræver hjælp fra andre specialister.
- Dernæst skal du skrive forslag ned for at løse den aktuelle situation. Eller forfatteren af notatet angiver de handlinger, han forventer af den embedsmand, i hvis navn dokumentet indsendes.
- Nederst i dokumentet er angivet efternavn, fornavn, patronym og stilling på den person, der har sendt notatet.
Alle arbejdende borgere kan om nødvendigt bruge denne notatskabelon.
Sådan skriver du et notat - eksempel og skriveeksempel
Lad os se på et specifikt eksempel på, hvordan man skriver et notat (eksempel). Eksemplet nedenfor indeholder teksten til et notat, som kan tages som et eksempel, når du skriver en forretningsopgave.
Eksempel på et notat
Nedenfor vil vi give et eksempel på at skrive et notat på papir, hvor klagegenstanden og den juridiske enhed, som notatet er rettet til, samt essensen af problemet, er fiktive.
Til direktøren for OJSC "Kamelia"
Kravchenko Anatoly Petrovich
Krasnodar 15. juli 2015
SERVICE NOTE
Siden den 13. juli 2015 er ovnen i virksomhedens varme butik blevet ubrugelig, og for at rette opdelingen er det nødvendigt at købe reservedele fra listen vedhæftet nedenfor. De samlede omkostninger til dele og arbejde for at eliminere sammenbruddet er 15.700 (femten tusinde syv hundrede rubler 00 kopek).
I øjeblikket er fondsgrænsen for reparation og vedligeholdelse af udstyr opbrugt, og de nødvendige dele er ikke tilgængelige. For at undgå nedetid i den varme butik, spørger jeg:
- Tildel det angivne beløb i henhold til listen vedhæftet dokumentet.
- Sørg for et reparationsteam til at udføre arbejde for at udskifte slidte dele.
Med venlig hilsen leder af den varme butik Onoprienko Valeria Viktorovna.
Mange organisationer udveksler information via elektronisk kommunikation, så e-mail gør det nemmere at indsende et notat. En sådan dokumentstrøm inden for virksomheden har en indlysende fordel - det er hastigheden af behandlingen af medarbejdernes anmodninger.
Hvordan skriver man et notat elektronisk? Dokumentet adskiller sig ikke væsentligt fra den klassiske version på papir. Et eksempelnotat i elektronisk form adskiller sig næsten ikke fra det ovenfor diskuterede eksempel. En væsentlig del af notatet i elektronisk form vil ligne vores eksempel. Især en beskrivelse af den opståede situation og et sæt forslag fremlagt af medarbejderen til overvejelse.
Der vil stadig være en forskel - det vil ikke være nødvendigt at angive adressaten i notatet. I e-mailen, i linjen "Adresse", vil du angive navnet på den bruger, som dokumentet er adresseret til. Hvis der kun er én e-mailadresse for hele afdelingen, skal du i linjen "Emne" angive modtageren, det vil sige det fulde navn på den embedsmand, som notatet sendes til.
Derudover er der ved brug af e-mail (din egen postkasse) ofte allerede en signatur, som automatisk indsættes i teksten. Dette sparer meget tid, især når du skriver et notat. Hvis din e-mail-boks ikke tillader identifikation af afsenderen (f.eks. når virksomheden kun har én e-mail-boks), skal du i slutningen af brevet angive din stilling og fulde navn.
Glem ikke, at når du sender et dokument på e-mail, er det vigtigt at anmode om en meddelelse om, at den e-mail, du har sendt, er blevet læst af modtageren. For at gøre dette skal du markere det relevante felt. En sådan meddelelse er et bevis på, at du faktisk har sendt et notat til en bestemt embedsmand på et bestemt tidspunkt.