Alle organisationer, der bruger køretøjer i deres arbejde, skal føre en log over fragtbreve. Er en samlet form for rejselogbog obligatorisk? Hvad er perioden for opbevaring, og hvordan er proceduren for udfyldning? Du finder svar på ovenstående spørgsmål samt et eksempel på rejsedagbog over fragtbreve i vores artikel.
Generelt koncept for fragtbrev
Organisationer og individuelle iværksættere, der bruger køretøjer af forskellige kategorier i deres arbejde, skal udstede fragtbreve til chauffører. Et fragtbrev er et dokument, der giver føreren ret til at bruge et køretøj. Den viser information om ruten, brændstofforbrug og førerens ydeevne.
BEMÆRK VENLIGST! Fra 03/01/2019 udstedes fragtbrevet udelukkende for et skift eller for en flyvning, alt efter hvad der er længst. Det er umuligt at udarbejde et fragtbrev for en måned.
For at finde ud af, om der er specifikke træk ved et fragtbrev udstedt af en individuel iværksætter, skal du læse artiklen "Hvad er kendetegnene ved et fragtbrev til individuelle iværksættere (form)?" .
Generel information om fragtbrevets bevægelseslog
For at kontrollere bevægelsen af udstedte fragtbreve skal der føres en log over bevægelsen af fragtbreve i formular 8, godkendt ved resolution fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité dateret 28. november 1997 nr. 78. Dog fra 01/01/ 2013 i forbindelse med ikrafttrædelsen af loven "om bogføring" af 6. december 2011 nr. 402-FZ, er ensartede formularer ikke længere obligatoriske.
Derfor kan en organisation eller individuel iværksætter udvikle deres egen fragtbrevsformular eller supplere den forenede med de nødvendige oplysninger. Beslutningen om rejsedagbogens vedtagne udformning fastsættes ved bekendtgørelse. Dens anvendelse kan også specificeres i regnskabspraksis.
Læs om, hvordan en sådan ordre udstedes.
Tidsskriftet udsendes som udgangspunkt for en periode på højst 1 år, men om nødvendigt kan denne periode nedsættes til 1 måned. Rejsejournalen skal opbevares i mindst 5 år.
Proceduren for at udfylde trafikloggen, registrere og udstede fragtbreve
Logbogen over flytning, registrering og udstedelse af fragtbreve består af to dele:
- Et titelblad, hvorpå organisationens eller den enkelte iværksætters navn, OKPO-kode, samt den periode, journalen er udfyldt for, er skrevet.
- Den tabelformede del, som angiver:
- fragtbrevsnummer og udstedelsesdato;
- føreroplysninger og personalenummer;
- bil garage nummer;
- underskrifter fra personer, der er ansvarlige for at føre journalen:
- chauffør - om at modtage et fragtbrev;
- dispatcher (medarbejder, der udfører sine funktioner) - om at modtage dokumenter fra chaufføren;
- revisor - om at kontrollere og acceptere fragtbrevet til regnskab.
Der laves også et notat evt.
Oplysninger om alle udstedte fragtbreve indføres i logbogen for udstedelse af fragtbreve. Der er ingen undtagelser i dette tilfælde. Tidsskriftet har løbende nummerering og føres i kronologisk rækkefølge. Efter journalen er fuldstændig udfyldt, sys den, forsegles og underskrives af lederen.
Journalføringen tildeles en medarbejder, der er udpeget efter ordre fra lederen, eller til en medarbejder, hvis ansættelseskontrakt fastlægger ansvaret for at føre en log over rejsebilletter.
Ansvaret for at udfylde fragtbreve og deres logbog kan overdrages til en anden juridisk enhed eller individuel iværksætter på grundlag af en serviceaftale. I dette tilfælde er ansvaret for at udfylde fragtbreve og deres logbog tildelt medarbejderne hos den involverede modpart.
Download en prøvelog over fragtbreve (formular 8)
Mange organisationer støder på visse vanskeligheder, når de udfylder en rejsedagbog. For nemheds skyld for læserne har vi udarbejdet et eksempel på udfyldelse af rejseloggen, som du kan downloade ved at klikke på linket.
Resultater
Fragtbrevslogbogen skal udfyldes for organisationer og individuelle iværksættere, der bruger køretøjer i deres arbejde. Dette er et af de dokumenter, der bekræfter brændstofomkostninger, der tages i betragtning ved fastsættelse af beskatningsgrundlaget for den betalte skat af indkomst. Derudover fungerer journalen som en informationskilde til lønberegning for organisationens chauffører, da den afspejler detaljeret information om deres arbejde.
Alle organisationer, der bruger køretøjer til at udføre deres aktiviteter, er forpligtet til at føre en log over fragtbreve. Loven stiller særlige krav til at vedligeholde og udfylde denne journal. Vi vil fortælle dig mere detaljeret senere i vores artikel.
Magasinet består af flere dele.
Forside:
- Virksomhedens juridiske navn.
- Oplysninger om organisationen (OKPO).
- Logningsperiode.
Tabelafsnit med information:
- Fragtbrevsnummer og faktisk udstedelsesdato til chaufføren.
- Chaufføroplysninger (fulde navn og personalenummer).
- Bilens garagenummer.
- Underskrifter fra autoriserede personer og ansvarlige personer (chauffør, ekspeditør, revisor).
Journalen for registrering og udstedelse af fragtbreve har den såkaldte løbende nummerering og skal føres i kronologisk rækkefølge. Så snart regnskabsbogen er færdiggjort, skal den sys og påtegnes med virksomhedens segl og virksomhedens ejers underskrift.
Som udgangspunkt udfyldes regnskabskladden hos virksomheder af en revisor ved hjælp af primær dokumentation eller en anden autoriseret medarbejder i organisationen, hvis ansættelseskontrakt angiver. I enkelttilfælde er pligten til at vedligeholde og registrere rejsebilletter overdraget til en tredjepartsorganisation (hvis regnskabet er outsourcet). I dette tilfælde underskrives en aftale mellem parterne med vilkår for samarbejde, rettigheder og forpligtelser over for hinanden. Lovgivningen i Den Russiske Føderation tillader denne mulighed. Derudover kan du indsende dokumentet elektronisk.
Hvis det er nødvendigt at foretage rettelser i rejsejournalen, bør du lade dig vejlede af lovbestemmelser. Rettelser i journalen bør som i andre primære dokumenter ske ved let at overstrege forkerte data og lave en ny indtastning med dato, underskrift og segl.
Et eksempel på udfyldning af magasinet kan downloades gratis.
På lovgivningsniveau er enhver organisation, der bruger køretøjer til at drive forretning eller produktion, forpligtet til at føre en log over fragtbreve. De skal udfyldes i henhold til standarden i overensstemmelse med formular nr. 8. Dette dokument betragtes som den primære dokumentation, som faktisk bekræfter omkostningerne til brændstof og smøremidler, giver dig mulighed for at planlægge omkostninger og reducere skattebetalinger. Derudover kræves der en hovedbog for chaufførperiodisering.
Iværksættere og organisationer, der bruger motorkøretøjer i deres aktiviteter, udsteder fragtbreve for hver tur. Disse formularer afspejler brændstofforbrug og andre præstationsindikatorer. Hvert udstedt dokument noteres i det relevante register, som kaldes fragtbrevsregisteret. Der er udviklet en samlet form til det. Du kan downloade en gratis prøve i slutningen af artiklen.
Fragtbrevsregistreringsjournalen har en samlet form nr. 8, som blev godkendt af Den Russiske Føderations statsstatistiske komité i 1997. Iværksættere og organisationer kan stadig bruge denne skabelon i dag. Samtidig har lov nr. 402-FZ "Om bogføring" af 6. december 2011 været i kraft siden 1. januar 2013. Baseret på denne lov er brugen af ensartede formularer ikke obligatorisk.
Med hensyn til at føre en log over rejsebilletter for 2018, er det værd at overveje en række punkter:
- Registeret er åbnet i en periode på op til 1 år.
- Lederen bestemmer selv journalens varighed.
- Hvis lederen beslutter at nægte at bruge en samlet formular, skal du oprette din egen prøve, som vil indeholde de samme detaljer.
- Journalens holdbarhed er mindst 5 år (som for andre primære dokumenter).
Vigtig! Før du afskriver journalen, skal du sikre dig, at holdbarheden af den sidst registrerede formular er udløbet. Ellers vil det ikke være muligt at bekræfte kontrollen.
Efter at have lavet noter i registret, skal du sætte underskrifter. De indtastede data bekræftes af revisor, den ansatte, der fører loggen, og chaufføren selv. I slutningen af tabellens samlede form er der en kolonne til kommentarer. Det er ikke nødvendigt at udfylde det. I nogle tilfælde indeholder den navnet på det sted, hvor chaufføren rejste, eller andre yderligere mærker.
Eksempelformular: nødvendige detaljer
Fra 2018 er standardformularen i form af indbundne papirer. Siden indeholder en tabel med 9 kolonner. Når du udvikler en prøve til din virksomhed, kan du arrangere dem i den mest bekvemme rækkefølge, fjerne unødvendige kolonner eller inkludere yderligere.
På første side af prøverejsebogen er navnet på virksomheden eller organisationen og perioden for at føre registret angivet. I de særligt udpegede felter til højre indtastes koder for OKUD og OKPO.
- Fragtbrev nummer.
- Dato for udstedelse af dokumentet.
- Driver detaljer. Indtast dit fulde navn og personalenummer.
- Bilnummer.
- Underskrifter fra chaufføren, afsenderen (med den dato, formularen blev taget fra chaufføren) og revisor (med den dato, hvor dokumentationen blev accepteret).
- Yderligere oplysninger. Den sidste kolonne udfyldes evt.
Alle andre sider udskrives med samme skabelon. I de fleste tilfælde indtastes omtrent samme data i linjerne. Når de gratis sider er væk, skal rejsejournalen over fragtbreve sendes til arkivet. Der vil det blive opbevaret i 5 år (ifølge reglerne for primær dokumentation).
Hvem er betroet at føre registret?
Regnskabsjournalen føres af en medarbejder, der er udpeget efter ordre fra direktøren eller den enkelte iværksætter. Derudover kan dette overlades til en medarbejder, hvis ansættelseskontrakt allerede fastsætter dette ansvar.
En anden mulighed er, at lederen har ret til at ansætte en tredjepartsorganisation eller individuel iværksætter til at vedligeholde journalen. For at dokumentere et sådant samarbejde indgås en serviceaftale.
Uanset hvem der gør noterne i tabellen, ændres regnskabsproceduren ikke:
- der laves en registrering for hvert fragtbrev;
- formularer er markeret i kronologisk rækkefølge;
- sider nummereres fortløbende.
Hvis den periode, for hvilken dokumentet er udstedt, er udløbet, sys og underskrives logbogen for udstedelse af fragtbreve. Du skal sikre dig, at alle registersider er nummererede.
Hvorfor skal du holde styr på rejsedokumenter?
Ved lov er enhver iværksætter (eller organisation), der bruger biler til deres aktiviteter, forpligtet til at levere fragtbreve og tage hensyn til dem i registret. Selve formularen indeholder fuldstændige oplysninger om turen: chaufførdetaljer, rute, lastens egenskaber.
Fragtbrevet tjener som bevis på brændstofforbrug under transport. På baggrund af dette dokument kan skatteyderen afskrive brændstofomkostninger til køretøjer. Dataene i dokumenterne forenkler også chaufførernes regnskab og løn.
Vi drøftede ændringer i udformningen af fragtbreve i 2017, samt et eksempel på udfyldelse af et fragtbrev i vores separate høringer. I dette materiale vil vi tale om journalen til registrering af bevægelsen af fragtbreve.
Hvem skal føre en rejsedagbog?
Organisationer og individuelle iværksættere, der leverer transporttjenester, er forpligtet til at registrere udstedte fragtbreve i (klausul 1, artikel 1, paragraf 1, artikel 6 i den føderale lov af 08.11.2007 nr. 259-FZ, paragraf 17 i bekendtgørelsen om Transportministeriet af 18.09.2008 nr. 152).
Andre personer, der bruger køretøjer, kan føre en log over fragtbreve efter eget skøn. Brugen af en sådan log vil gøre det muligt at kontrollere aktualiteten af udstedelsen af fragtbreve og følgelig afskrivningen af brændstof og smøremidler, der forbruges af køretøjer, hvis oplysninger om brugen afspejles i de tilsvarende fragtbreve.
Formular til rejselog
Tidsskriftet til registrering af bevægelsen af fragtbreve (formular nr. 8) blev godkendt ved resolution fra Den Russiske Føderations statsstatistiske komité af 28. november 1997 nr. 78.
Rejselog (skema 8): download til Excel
Det er angivet, at denne journal føres for at overvåge bevægelsen af fragtbreve udstedt til chaufføren og levering af behandlede fragtbreve til regnskabsafdelingen.
Organisationen og den enkelte iværksætter kan om nødvendigt udvikle journalformen selvstændigt.
Rejsedagbog: prøvefyldning
Lad os give et eksempel på at udfylde en logbog til registrering af bevægelsen af fragtbreve ved at bruge eksemplet på en godkendt formular
Så lad os prøve at finde ud af det Har en individuel iværksætter brug for en journal til udstedelse af fragtbreve? og hvordan arrangeres det?
Journalen for udstedelse af fragtbreve udfyldes af den ansvarlige person i enhver virksomhed, der udfører transport på regelmæssig basis. Den registrerer de ledsagende dokumenter, der er udstedt til chaufføren for hver tur.
Lovgivningen i 2017 tvinger ikke tilslutning til blanket nr. 8. En iværksætter har ret til at udvikle sit eget dokument.
Skemaet skal indeholde følgende detaljer:
- registreringsserienummer;
- dato for udstedelse af arket til transportøren;
- oplysninger om føreren og køretøjet;
- dato for ankomst og levering af køredokumenter til afsenderen;
- tidspunkt for accept af dokumentation af revisor;
- chaufførens, økonomens og afsenderens underskrift;
- noter.
Proceduren for at føre en journal for udstedelse af fragtbreve forpligter virksomhedslederen til at indtaste alle ovennævnte punkter i sit dokument og godkende det ved intern ordre. Hvis det udfyldes i papirform, skal dets titel, dækningsperiode og navn på iværksætteren angives på forsiden. Normalt oprettes et dokument for et kalenderår.
Fremgangsmåde for udfyldning af journalen
Udfyldelse af journalen for udstedelse af fragtbreve overlades til en revisor eller anden repræsentant for virksomheden. En persons status bekræftes af en intern ordre. En medarbejder kan blive holdt ansvarlig for ukorrekt vedligeholdelse af et dokument. Du kan også overlade at udfylde journalen for udstedelse af fragtbreve til en anden organisation i henhold til en serviceaftale.
Data skal indtastes, hver gang et ark udstedes til chaufføren og ved dennes hjemkomst fra en tur. Selv rejsedokumenter, der er beskadiget eller udstedt ved en fejl, skal nævnes i journalen og have deres eget løbenummer.
Den medarbejder, der er ansvarlig for at udstede ark og udfylde journalen, skal kende følgende regler:
- der udstedes et separat primært registreringsdokument for hvert køretøj;
- hvis flere chauffører deltager i turen, skal arket udstedes til hver af dem;
- rejsedokumentet er højst gyldigt i en måned - udskydes rejsen, udstedes endnu et dokument, men oplysninger om første og anden blanket indføres i journalen.
Medarbejderens ansvar omfatter at kontrollere de data, der er indtastet i fragtbrevene. For hver type fonde udstedes et dokument af en bestemt form. For eksempel for biler - formular nr. 3, og for lastbiler - nr. 4-s.
Ud over køretøjer, der indgår i virksomhedens køretøjsflåde, kan loggen registrere data om personbiler af personel, som medarbejdere brugte til officielle formål. Dokumentation af en tur i egen bil vil i dette tilfælde tjene som grundlag for at optjene kompensation til medarbejderen.
At føre en journal til udstedelse af fragtbreve er blevet forenklet med fremkomsten af regnskabsprogrammer, der giver dig mulighed for at generere dokumentation online. Hele komplekser er blevet udviklet, der tillader dokumentflow ikke kun for økonomer, men også for koordinatorer, tekniske supportingeniører og mekanikere.
Hvordan udfyldes journalen for udstedelse af fragtbreve? Et eksempel er præsenteret nedenfor.
Nødvendige detaljer:
- Indtast dokumentets serienummer. Alle oplysninger indtastes i kronologisk rækkefølge.
- Udstedelsesdatoen for arket indtastes i formatet DD.MM.ÅÅ.
- Indtast medarbejderens fulde navn og personalenummer.
- Indtast køretøjets nummer.
- Chaufføren skriver under for modtagelse af arket.
- Følgende kolonne udfyldes af ekspeditøren ved modtagelse af dokumentation fra chaufføren. Dette faktum bekræftes af en underskrift.
- Den næste kolonne vedligeholdes af en revisor eller person, der er ansvarlig for cash flow. Det udfyldes under dataverifikation. Det kan også være en leder. Dato og underskrift tilføjes.
- Noterne angiver funktioner, såsom rutens kompleksitet, turens detaljer.
Kladden for udstedelse af fragtbreve er syet, og siderne er nummererede. Det er certificeret af hovedet med et segl og underskrift. Dokumentopbevaringsperioden er 5 år.
Hver virksomhed er ansvarlig for de oplysninger, der er indtastet i journalen for udstedelse af fragtbreve. En prøvefyldning ser sådan ud:
På video: At udfylde fragtbrevet korrekt