ELMA: Forretningsprocesstyringssystem. Elektronisk dokumenthåndtering og kontorstyring fra ELMA

Organisering af elektronisk dokumenthåndtering

Elektronisk kontor

Det elektroniske kontor automatiserer behandlingen af ​​ind- og udgående dokumenter og dokumentregistrering. Elektronisk kontor er en del af ELMA ECM+-applikationen og giver dig mulighed for korrekt at organisere arbejdet med elektroniske dokumenter: flytning, registrering, opbevaring og søgning. Ved hjælp af det elektroniske kontor kan du overvåge fremskridtene i udførelsen af ​​ordrer, se ledelsesbeslutninger og hurtigt finde papiroriginaler af dokumenter

Kontraktstyring

Kontraktstyring giver dig mulighed for at oversætte udarbejdelse, godkendelse, opbevaring og behandling af kontrakter og relaterede dokumenter. ELMA: Contract Management-løsningen er designet til effektivt og behageligt arbejde med kontrakter gennem hele deres livscyklus. Automatiserede processer til oprettelse, godkendelse, registrering og søgning efter dokumenter reducerer den tid, der bruges på at arbejde med kontrakter, flere gange.

ORD og interne dokumenter

Sektionen Interne dokumenter tilrettelægger arbejdet med interne notater og organisatorisk og administrativ dokumentation på virksomheden. ELMA ECM+ applikationen understøtter hele dokumentstrømmen af ​​notater, ordrer og andre typer interne dokumenter: oprettelse, godkendelse, registrering, gennemgang, underskrift, kontrol af eksekvering og opbevaring i systemet.

Kontornotater

For at arbejde med interne dokumenter i ELMA-systemet oprettes der normalt en særlig "Intern Note"-proces, som sikrer fuld automatisering af hele cyklussen med behandling af officielle notater. Der er ikke længere behov for at samle stakke af papirer eller gå igennem lange stadier af dokumentgodkendelse. Oprettelse, registrering, afsendelse til modtagere, søgning efter dokumenter - alt er automatiseret og præsenteret i elektronisk form.

Kontoafstemning

Funktionen Fakturaafstemning automatiserer afstemning, betaling og opbevaring af fakturaer. I ELMA ECM+ systemet kan du opsætte en automatiseret proces til at arbejde med anmodninger om betaling af fakturaer. Denne organisation giver dig mulighed for at svare og betale regninger rettidigt. Alle stadier af godkendelse bliver gennemsigtige, kontrollerbare og nemme at administrere. Kontoregistret letter hurtig analyse af betalinger og rapportering.

Ikke-standard dokumenter

For "ikke-standardiserede" dokumenter og dokumentstrømme kan du ved hjælp af et dokumenthåndteringssystem hurtigt opsætte grundlæggende processer, som giver dig mulighed for hurtigt at gå over til elektronisk dokumentudveksling i virksomheden.

Dokumentflow findes i enhver organisation: fra den mest asketiske form mellem en revisor og en direktør i papirform til en kompleks kæde af parallelle og sekventielle handlinger inden for rammerne af arbejdet med et elektronisk dokument. For enhver relativt stor virksomhed er dokumenthåndtering en vanskelig opgave: at holde orden i alt er virkelig svært, især med et stort antal dokumenter.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem hjælper med at skabe orden i organisationens dokumentsystem og gøre arbejdet med dokumenter overskueligt og effektivt.

ELMA: Electronic Document Flow-applikationen giver dig mulighed for at automatisere driften af ​​organiseret lagring, søgning, registrering, godkendelse og sporing af aktuelle handlinger med dokumenter. Takket være brugen af ​​ELMA: Electronic Document Management-applikationen begynder dokumenter i organisationen virkelig at fungere.

Russiske elektroniske dokumenthåndteringssystemer kan ofte skræmme brugeren med deres besværlige, men muligvis funktionelle grænseflade. Ved udviklingen af ​​ELMA: Electronic Document Management-applikationen var en af ​​de højest prioriterede opgaver at skabe en behagelig, bekvem og intuitiv brugergrænseflade. ELMA: Electronic Document Management-applikationen har en standard fillagringsgrænseflade, som er velkendt selv for uerfarne computerbrugere. Yderligere applikationsfunktioner er tilgængelige via værktøjslinjeknapper og smarte menuer. Således ser brugeren kun, hvad han virkelig har brug for til arbejdet - alle unødvendige elementer er skjult, men kan let tilgås, hvis det er nødvendigt. Dette sikrer hurtig beherskelse af systemet - på kun to eller tre arbejdssessioner.

Bag den enkle og overskuelige grænseflade ligger rig funktionalitet, som i hænderne på en lidt mere erfaren bruger kan bruges til at løse komplekse dokumentflowproblemer i en organisation. Således giver applikationen "ELMA: Electronic Document Management" dig mulighed for at holde styr på dokumentflowet, optimere ekspedientens arbejde og kræver ikke, at brugerne har dybdegående viden inden for styring af elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Dokumentindtastning og registrering

Grænsefladen til indtastning og registrering af dokumenter i systemet er enkel og overskuelig - den er implementeret i form af en guide, der består af flere sekventielle trin. Ved indtastning af et dokument i systemet skal brugeren kun angive de nødvendige dokumentdetaljer og vedhæfte et elektronisk dokument. Baseret på disse oplysninger genererer systemet et dokumentkort - en side, hvor alle oplysninger om dokumentet præsenteres. Hvis et dokument er registreret, vil brugeren også blive bedt om at angive nogle yderligere registreringsattributter. Afhængigt af systemindstillingerne kan disse operationer forenkles eller omvendt udvides.

Hvert dokument i systemet kan have et ubegrænset antal filversioner. I dette tilfælde vil kun én version af filen være relevant (aktuel), og resten vil enten være dens udkast eller forældede versioner af filen. Således er hele historikken for ændringer i dokumentets indhold gemt på et enkelt dokumentkort. Samtidig kan versioner af det samme dokument, som ofte ændres under processen med dets godkendelse, revision og andre handlinger, have forskellige formater. Dokumentversionering giver dig mulighed for at undgå forvirring og gentagen oprettelse af flere kopier af det samme dokumentkort.

En væsentlig del af informationen kommer stadig til organisationen i papirform, men indtastning af papirdokumenter i ELMA-systemet er ikke et problem. Applikationen "ELMA: Electronic Document Management", hvis du har ELMA Agent-applikationen installeret på din computer, giver dig mulighed for automatisk at gemme scannede dokumenter i organisationens elektroniske dokumenthåndteringssystem. Derfor er metoden til at indtaste papirdokumenter i systemet praktisk talt ikke forskellig fra indtastning af elektroniske dokumenter - du behøver kun at trykke på "Scan" -knappen på det rigtige tidspunkt. Yderligere software installeret på computeren, såsom unødvendige scanningsoperationer og lagring af filer på harddisken, er ikke påkrævet.

Til registrering af dokumenter i ELMA-systemet anvendes Office-værktøjet. I Kontoret vedlægges et registrerings- og kontrolkort til dokumenterne og et registreringsnummer tildeles.

Arkiv af elektroniske dokumenter

Alle dokumenter i ELMA: Electronic Document Management ansøgningen udgør et enkelt elektronisk arkiv - et dokumentlager. Dokumentarkivet har en praktisk søgning, der giver dig mulighed for hurtigt at finde de nødvendige dokumenter, ikke kun efter deres navne, men også efter visse detaljer. Søgeresultater vises i nøje overensstemmelse med brugerens dokumentrettigheder - dokumenter, som brugeren ikke har adgang til, vil blive skjult.

Hvert elektronisk arkivdokument har et personligt kort, hvorpå du kan få fuldstændig information om dokumentet: dokumentversionsfiler, dets detaljer samt en liste over alle slags aktiviteter, der er eller har været udført på det.

Flytning af dokumenter i organisationen

En af de vigtigste fordele ved at bruge elektroniske dokumenthåndteringssystemer er evnen til bekvemt at organisere arbejdet med dokumenter. Udøvendes arbejde med dokumenter udføres udelukkende i elektronisk form, hvilket gør det muligt ikke kun at forhindre utilsigtet tab af det originale dokument, men også at reducere den tid, der kræves for at fuldføre handlinger med dokumenter, reducere kunstnernes responstid på modtagne opgaver. , og også, hvis det er nødvendigt, tillade en stor gruppe mennesker samtidig at levere fuldgyldigt arbejde med et dokument.

ELMA-systemet giver dig mulighed for at organisere bevægelsen af ​​dokumenter i en virksomhed langs ruter af enhver kompleksitet. Dokumentruten bestemmer, hvilke medarbejdere i organisationen dokumentet vil passere, samt rækkefølgen og arten af ​​det arbejde, de vil udføre med det.

ELMA- et virksomhedsledelsessystem, der giver dig mulighed for at opbygge effektiv interaktion mellem virksomhedens medarbejdere og overvåge deres aktiviteter for at forbedre kvaliteten af ​​arbejdet i hele virksomheden.

Produkt linje.

ELMA består af et sæt applikationer til virksomhedsledelse, som kan købes og fungere som individuelle applikationer eller samlet i et enkelt informationsrum:

• ELMA: Elektronisk dokumenthåndtering. Automatiserer standard kontorprocesser og elektronisk dokumenthåndtering. Ved at bruge WorkFlow-mekanismen kan du hurtigt konfigurere systemet i overensstemmelse med virksomhedens behov.
• ELMA: Ledelse af forretningsprocesser. Applikationen implementerer BPM-konceptet (Business Process Management), som giver dig mulighed for at bygge fleksible adaptive informationssystemer; løsninger, der hurtigt kan ændre sig sammen med ændringer i virksomhedens forretningsprocesser. Applikationen bruger den internationale standard BPMN til at modellere forretningsprocesser.
• ELMA: Indikatorstyring. Applikationen giver dig mulighed for at implementere principperne for målstyring og præstationsbaseret aflønning i din virksomhed. Implementering i en "let form" vil give dig mulighed for at oprette et sæt målpræstationsindikatorer (KPI'er) og etablere operationel kontrol over opnåelsen af ​​planlagte indikatorværdier i sammenhæng med virksomhedens mål og udviklingsstrategi (implementering af BSC eller Balanced Scorecard-mekanisme)
• ELMA: CRM. ELMA: CRM-applikationen koster ingen penge og er inkluderet i grundpakken ved køb af nogen af ​​ELMA-applikationerne. ELMA: CRM er et operationelt CRM, hvis hovedfunktioner er at styre salgsprocessen (herunder salgstragtmekanismen) og vedligeholde historien om relationer med dine modparter (base af modparter, kontakter, potentielle kunder, transaktioner osv.)
• ELMA: Projektledelse. Gør det nemt at styre projektaktiviteter i virksomheden. Sammen med standard opgavestyring, en projektplan (Gantt-diagram) og organiseringen af ​​et enkelt informationsrum for projektet, gør ELMA: Project Management det muligt at styre standard forretningsprocesser inden for projekter og administrere projektbudgettet.
• ELMA: Intern portal Alle ansøgninger er baseret på én ting - ELMA: Intern portal. Denne applikation sælges ikke separat - den er inkluderet i enhver ELMA applikation.

ELMA: Den interne portal omfatter:

• Virksomhedens organisationsstruktur
• Opgavestyring
• Kalender
• Meddelelse. Besked feed.
• Intern portal. Web dokumenter.
• Web-lagring til filer

ELMA pakker.

• ELMAECM. Et fremragende værktøj til operationel ledelse af en virksomhed. Det omfatter applikationer ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management og er baseret på ELMA Internal Portal.
• ELMABPMSuite. Systemet giver dig mulighed for at organisere processtyring i en virksomhed baseret på målinger og indikatorer, eksekverbare processer og sammenkæde procesmålinger, virksomhedsstrategi og personalemotivation. Pakken indeholder ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management og er baseret på ELMA Internal Portal.

Arkitektur af ELMA-systemet.

ELMA fbestår af et sæt programmer:

1. ELMA server
2. ELMA designer
3. ELMA Agent

ELMA server omfatter et sæt relaterede komponenter:

• Database
• Webapplikation
• Konfigurationsserver
• Advarselsserver

ELMA server er systemets rodelement. For at begynde at arbejde med serveren skal du registrere den.

ELMA designer er et program, der er installeret på brugerens computer og giver en praktisk grænseflade til modellering af processer og oprettelse af konfigurationer.

For at arbejde med Designeren skal du registrere den.

ELMA Agent er et program, der er installeret på brugerens computer og viser advarsler genereret af serveren for brugeren i realtid.

ELMA Agent kræver ikke registrering for at begynde at arbejde og kan installeres på et vilkårligt antal computere i en organisation.

ELMA-systemet implementerer SOA-arkitektur og giver de nødvendige grænseflader til systemudvidelse. ELMA giver dig mulighed for at:

• Start enhver forretningsproces, der er indlæst i systemet fra en ekstern applikation
• Kald funktioner i en ekstern applikation. Synkrone og asynkrone opkald understøttes.

Implementering af ELMA systemet.

Elevise-specialister har udviklet en unik metode til implementering af en procestilgang i en virksomhed ved hjælp af ELMA-softwareproduktet. ELMA er et banebrydende og effektivt produkt designet til virksomheder, der ønsker at implementere en procestilgang til ledelse, har adaptive forretningsprocesser, der kan tilpasses og optimeres til at imødekomme skiftende forretningsbetingelser, regulatoriske krav og konkurrencepres.

For at systemet fuldt ud kan udnytte alle fordelene ved dine processer, foretager virksomheden en indledende indsamling af information, undersøger virksomhedens aktuelle aktiviteter, identificerer behov og fastlægger sammen med virksomhedens ledelse rækkevidden af opgaver, der skal løses. Som følge heraf dannes en liste over opgaver, der skal løses under implementeringen af ​​systemet.

Dernæst studeres virksomhedens organisatoriske struktur, og der gives anbefalinger til forbedring af den. Forbedring af en virksomheds organisationsstruktur er den vigtigste del af dens organisationsudvikling. På dette stadie opdateres personaletabellen og bringes til sin egentlige form.

Det næste trin i den forberedende fase af systemimplementeringen er en analyse af virksomhedens nuværende aktiviteter. Formålet med denne analyse er at identificere et vist antal forretningsprocesser med henblik på yderligere automatisering. Som følge heraf dannes et netværk af processer, der afspejler den aktuelle situation i virksomheden. Derudover er medarbejdernes ansvar for den mængde arbejde, de udfører, klart defineret. Dette øger markant medarbejdernes præstationsdisciplin og kontrollerbarhed. Lederen ser den reelle situation i virksomheden.

Efter at de primære modeller er dannet, foretages en sammenligning af de opnåede resultater og ledelsens vision sammen med ledere og nøgleansvarlige udførende. På dette stadium kan både modellen for virksomhedens aktiviteter og proceduren for at udføre visse operationer i virksomheden justeres i overensstemmelse med ledernes mål og målsætninger. Som regel sker dette i form af udvidede møder, hvor hver ansvarlig leder fremsætter sine forslag til forbedring af virksomhedens aktiviteter. Og dette er i sidste ende nøglen til hele organisationens succes.

Tekniske specialister forbereder til gengæld implementeringen af ​​løsningen hos kunden. Dette trin omfatter installation på serveren og test af systemets funktionalitet på brugerarbejdsstationer. Under dette arbejde elimineres de seneste kommentarer og mangler i driften af ​​systemet. Samtidig trænes kundens medarbejdere i at interagere med programmet og modtage grundlæggende viden inden for forretningsprocesser.

Økonomisk effektivitet.

Virksomhedens medarbejdere tager en mere ansvarlig tilgang til deres ansvar, fordi: processerne er regulerede, og medarbejderen ved tydeligvis, hvad han er forpligtet til. Derudover giver systemet effektiv kontrol over ledelsens udførelse af opgaver.

Øget medarbejdereffektivitet ved løsning af "standard" problemer takket være klar regulering af processer i virksomheden og øget disciplin.

Sparer medarbejdernes tid at finde det, du har brug for dokument, fordi alle de nødvendige dokumenter er tilgængelige "i 2 klik".

Medarbejderne får hurtigt den nødvendige information og det kan de træffe beslutninger selvstændigt takket være hurtig adgang til dokumenter og en klar forståelse af dit ansvarsområde inden for hver forretningsproces.

Procentdelen af ​​informationstab ved overførsel af opgaver fra en medarbejder til en anden reduceres.

Mængden af ​​papirdokumentcirkulation reduceres.

Den samlede hastighed af processen stiger.

Forenkler oprettelse og vedligeholdelse Kvalitetsstyringssystemer på grund af evnen til at modtage opdaterede procesregler og evnen til konstant at forbedre forretningsprocesser.

Faciliterer oplæring og tilpasning af nye medarbejdere.

Fordele ved systemet.

En webbrowser er tilstrækkelig til at arbejde med systemet. Takket være dette kan du arbejde med systemet fra hvor som helst i verden uden at installere yderligere software.

Til at beskrive forretningsprocesser bruges det moderne BPMN-sprog - den klart bedste og mest progressive globale standard til at beskrive forretningsprocesser.

ELMA er en slags system, der giver virksomhedsledere mulighed for at skabe en ret effektiv proces for medarbejderinteraktion og holde deres arbejde under kontrol, hvilket vil føre til forbedret produktivitet i hele virksomheden.

1. Hvad består ELMA af?

Det er specielle applikationer, der giver dig mulighed for at administrere din virksomhed uden problemer. De fungerer både sammen og hver for sig.

ELMA applikationer:

• ELMA: Elektronisk dokumentcirkulation. Gør det muligt at vedligeholde elektronisk dokumentcirkulation automatisk, og takket være WorkFlow-systemet kan du nemt konfigurere systemet, så det opfylder virksomhedens behov.
• ELMA: Indikatorstyring. Giver dig mulighed for at implementere principperne for målstyring i virksomheden, samt aflønning baseret på resultater og omfang af udført arbejde. Indførelsen af ​​en afslappet formular vil gøre det muligt at udfylde et sæt målrettede præstationsindikatorer ( KPI, KPI), og at regulere høj kvalitet og rettidig kontrol over opnåelsen af ​​planlagte værdier af indikatorer i virksomhedens strategi og mål - implementering af mekanismen BSC.
• ELMA:Business Process Management. Implementerer et bestemt koncept BPM(Hvad betyder Business Process Management), takket være hvilket det er muligt at bygge fleksible adaptive informationssystemer, samt løsninger, der ændrer sig hurtigt sammen med transformationen af ​​forretningsprocesser i virksomheden. For at modellere dem fungerer applikationen i henhold til den internationale BPMN-standard.
• ELMA: Projektledelse. De vil give dig mulighed for nemt at regulere styringen af ​​virksomhedens projektaktiviteter. Sammen med opgavestyring, projektplan (eller Gantt-diagram) og styring af hele projektets informationsrum giver denne applikation (ELMA: Project Management) dig mulighed for at styre eksemplariske forretningsprocesser og budgetter uden besvær.
• ELMA:CRM. Denne applikation er en operationel CRM, ansvarlig for salgsprocesser (salgstragtmekanismer) og opretholdelse af et arkiv af relationer med din virksomheds modparter. Denne ELMA-applikation står ikke alene og er inkluderet i den indledende installation ved køb af nogen af ​​ELMA-applikationerne.
• ELMA: Intern portal. Det er rodgrundlaget for alle ELMA-applikationer. Den sælges ikke separat, men er kun inkluderet i pakken med andre ELMA-applikationer.

Denne applikation:

• organiserer hele virksomhedens struktur;
• varetager sine opgaver;

Derudover inkluderer den en kalender, beskedfeed og weblagring til dokumenter.

2. ELMA pakker

• ELMA ECM. Operationelt leder virksomheden, den består af følgende applikationer "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Electronic Document Management", den er baseret på "ELMA: Internal Portal"
• ELMA BPM SUITE. Tilrettelægger styringen af ​​virksomhedens processer, baseret på målinger, eksekverbare processer, kombinerer procesmålinger, personalemotivation og virksomhedens strategi. Består af applikationerne "ELMA: Business Process Management", "ELMA: Indicator Management" og er også baseret på "ELMA: Internal Portal"

3. ELMA-systemet og dets arkitektur

Sættet af programmer, der udgør ELMA-systemet:

• ELMA designer;
• ELMA Server;
• ELMA Agent.

ELMA designer. Denne applikation, med forbehold for registrering på forhånd, er installeret på medarbejderens brugercomputer. Den har en brugervenlig grænseflade, der giver dig mulighed for nemt at modellere processer og oprette konfigurationer.

ELMA server er det indledende element i systemet, og for at starte dets drift skal du først registrere det. Den består af et sæt komponenter forbundet med hinanden: en webapplikation, en database, en konfigurationsserver og en alarmserver.

ELMA Agent. Efter installation på brugerens computer viser agenten online-advarsler genereret af serveren for brugeren. For at komme i gang er registrering absolut ikke nødvendig, den kan installeres på et ubegrænset antal computere i en organisation, hvilket er en anden fordel ved systemet.

ELMA-systemet implementerer en SOA-arkitektur og giver alle de nødvendige grænseflader til systemudvidelse. ELMA starter enhver forretningsproces, der blev indlæst fra en ekstern applikation og kalder denne applikation (understøtter synkrone og ikke-asynkrone opkald).

4. Brug af ELMA-systemet

×

Førende virksomhed Elevis» har udviklet en unik procesmetode på virksomheden, som anvender et nyt og effektivt softwareprodukt ELMA.

Det er skabt til virksomheder, der er forpligtet til at implementere en procestilgang til ledelse, arrangementet af adaptive forretningsprocesser (som kan "optimeres" til at overholde forretningsbetingelser og lovgivning).

For selvstændigt at bruge alle fordelene ved virksomhedens processer, udfører han en indledende indsamling af information, studerer hele virksomhedens igangværende aktiviteter, finder behov og bestemmer sammen med dens ledelse rækken af ​​opgaver, der skal løses. Som et resultat dannes en liste over opgaver, der skal løses under introduktionen af ​​systemet.

Dernæst studerer den (ELMA-produktet) den organisatoriske struktur af en given virksomhed og giver visse anbefalinger til forbedring af denne struktur. Dens modernisering er den vigtigste del af dens organisatoriske vækst. Sideløbende hermed bliver bemandingstabellen opdateret og bragt til den egentlige form.

Derefter foretages en fuldstændig analyse af virksomhedens produktionslinjeaktiviteter. Formålet med denne analyse er at markere et vist antal forretningsprocesser til yderligere automatisering. Som et resultat opnås et netværk af sådanne processer, der afspejler situationen i virksomheden i øjeblikket. Derudover er samarbejdets ansvar for den mængde arbejde, de har udført, klart defineret. Dette øger markant disciplinen i præstation og kontrollerbarhed af personale. Lederen kan se tingenes tilstand i virksomheden, som den er, og drage konkrete konklusioner for sig selv om arbejdet for hver af hans underordnede.

Efter dannelsen af ​​de primære modeller foretages sammen med ledelsen og de hovedansvarlige udførende en sammenligning af de opnåede resultater og ledelsens forventninger.

På dette stadium kan både forretningsmodellen og rækkefølgen af ​​operationer justeres i overensstemmelse med ledernes krav. Ofte er der tale om udvidede møder i hele virksomheden, hvor alle ansvarlige ledere fremsætter deres egne forslag til forbedring af virksomhedens aktiviteter. Resultatet er en vellykket drift af organisationen.

Tekniske specialister på deres side forbereder sig på at implementere løsningen hos kunden. Dette trin består af installation på serveren og test af systemets funktionalitet på brugerarbejdsstationer. Også ekstreme kommentarer og mangler, mangler i systemarbejdet er elimineret. Samtidig lærer kundens medarbejdere at arbejde med programmet og får indledende viden inden for forretningsprocesser.

5. Som et resultat af ELMA-systemet har medarbejdere:

1. de tager deres ansvar mere ansvarligt, da processerne er regulerede, ved de (medarbejderne) klart, hvad de skal gøre. Derudover skaber ELMA effektiv kontrol over udførelsen af ​​opgaver fra ledelsen;
2. arbejde mere effektivt, når du løser "typiske" problemer, takket være bemandingen af ​​virksomhedens processer og disciplin;
3. spar tid på at søge efter det dokument, de har brug for - nu er de tilgængelige med "to klik";
4. hurtigt finde den nødvendige information og træffe beslutninger selvstændigt på grund af hurtig adgang til dokumenter og en klar ansvarsbevidsthed i hver forretningsproces;
5. nye medarbejdere er nemmere at oplære.

Udover:

— tabet af information under overførslen af ​​opgaver mellem medarbejdere og mængden af ​​dokumentflow på papir reduceres;

En løsning til at forbedre kvaliteten af ​​interaktionen i virksomheden. Systemet tilbyder løsninger til organisering af dokumentflow og gør det samtidig muligt at implementere dine unikke forretningsprocesser. Indeholder standard dokumentflowprocesser og hjælper med at organisere dokumentflowet og virksomhedens operationelle aktiviteter.

Alternativer til ELMA ECM

Oversigt over ELMA ECM-systemet

ELMA- et virksomhedsledelsessystem, der giver dig mulighed for at opbygge effektiv interaktion mellem virksomhedens medarbejdere og overvåge deres aktiviteter for at forbedre kvaliteten af ​​arbejdet i hele virksomheden.

Produkt linje.

ELMA består af et sæt applikationer til virksomhedsledelse, som kan købes og fungere som individuelle applikationer eller samlet i et enkelt informationsrum:

• ELMA: Elektronisk dokumenthåndtering. Automatiserer standard kontorprocesser og elektronisk dokumenthåndtering. Ved at bruge WorkFlow-mekanismen kan du hurtigt konfigurere systemet i overensstemmelse med virksomhedens behov.
• ELMA: Ledelse af forretningsprocesser. Applikationen implementerer BPM-konceptet (Business Process Management), som giver dig mulighed for at bygge fleksible adaptive informationssystemer; løsninger, der hurtigt kan ændre sig sammen med ændringer i virksomhedens forretningsprocesser. Applikationen bruger den internationale standard BPMN til at modellere forretningsprocesser.
• ELMA: Indikatorstyring. Applikationen giver dig mulighed for at implementere principperne for målstyring og præstationsbaseret aflønning i din virksomhed. Implementering i en "let form" vil give dig mulighed for at oprette et sæt målpræstationsindikatorer (KPI'er) og etablere operationel kontrol over opnåelsen af ​​planlagte indikatorværdier i sammenhæng med virksomhedens mål og udviklingsstrategi (implementering af BSC eller Balanced Scorecard-mekanisme)
• ELMA: CRM. ELMA: CRM-applikationen koster ingen penge og er inkluderet i grundpakken ved køb af nogen af ​​ELMA-applikationerne. ELMA: CRM er et operationelt CRM, hvis hovedfunktioner er at styre salgsprocessen (herunder salgstragtmekanismen) og vedligeholde historien om relationer med dine modparter (base af modparter, kontakter, potentielle kunder, transaktioner osv.)
• ELMA: Projektledelse. Gør det nemt at styre projektaktiviteter i virksomheden. Sammen med standard opgavestyring, en projektplan (Gantt-diagram) og organiseringen af ​​et enkelt informationsrum for projektet, gør ELMA: Project Management det muligt at styre standard forretningsprocesser inden for projekter og administrere projektbudgettet.
• ELMA: Intern portal Alle ansøgninger er baseret på én ting - ELMA: Intern portal. Denne applikation sælges ikke separat - den er inkluderet i enhver ELMA applikation.

ELMA: Den interne portal omfatter:

• Virksomhedens organisationsstruktur
• Opgavestyring
• Kalender
• Meddelelse. Besked feed.
• Intern portal. Web dokumenter.
• Web-lagring til filer

ELMA pakker.

• ELMAECM. Et fremragende værktøj til operationel ledelse af en virksomhed. Det omfatter applikationer ELMA: Business Process Management, ELMA: Electronic Document Management og er baseret på ELMA Internal Portal.
• ELMABPMSuite.

Arkitektur af ELMA-systemet.

ELMA fbestår af et sæt programmer:

1. ELMA server
2. ELMA designer
3. ELMA Agent

ELMA server omfatter et sæt relaterede komponenter:

• Database
• Webapplikation
• Konfigurationsserver
• Advarselsserver

ELMA server er systemets rodelement. For at begynde at arbejde med serveren skal du registrere den.

ELMA designer Systemet giver dig mulighed for at organisere processtyring i en virksomhed baseret på målinger og indikatorer, eksekverbare processer og sammenkæde procesmålinger, virksomhedsstrategi og personalemotivation. Pakken indeholder ELMA: Indicator Management, ELMA: Business Process Management og er baseret på ELMA Internal Portal.

For at arbejde med Designeren skal du registrere den.

ELMA Agent er et program, der er installeret på brugerens computer og giver en praktisk grænseflade til modellering af processer og oprettelse af konfigurationer.

ELMA Agent kræver ikke registrering for at begynde at arbejde og kan installeres på et vilkårligt antal computere i en organisation.

ELMA-systemet implementerer SOA-arkitektur og giver de nødvendige grænseflader til systemudvidelse. ELMA giver dig mulighed for at:

• Start enhver forretningsproces, der er indlæst i systemet fra en ekstern applikation
• Kald funktioner i en ekstern applikation. Synkrone og asynkrone opkald understøttes.

Implementering af ELMA systemet.

er et program, der er installeret på brugerens computer og viser advarsler genereret af serveren for brugeren i realtid.

Elevise-specialister har udviklet en unik metode til implementering af en procestilgang i en virksomhed ved hjælp af ELMA-softwareproduktet. ELMA er et banebrydende og effektivt produkt designet til virksomheder, der ønsker at implementere en procestilgang til ledelse, har adaptive forretningsprocesser, der kan tilpasses og optimeres til at imødekomme skiftende forretningsbetingelser, regulatoriske krav og konkurrencepres.

Dernæst studeres virksomhedens organisatoriske struktur, og der gives anbefalinger til forbedring af den. Forbedring af en virksomheds organisationsstruktur er den vigtigste del af dens organisationsudvikling. På dette stadie opdateres personaletabellen og bringes til sin egentlige form.

Det næste trin i den forberedende fase af systemimplementeringen er en analyse af virksomhedens nuværende aktiviteter. Formålet med denne analyse er at identificere et vist antal forretningsprocesser med henblik på yderligere automatisering. Som følge heraf dannes et netværk af processer, der afspejler den aktuelle situation i virksomheden. Derudover er medarbejdernes ansvar for den mængde arbejde, de udfører, klart defineret. Dette øger markant medarbejdernes præstationsdisciplin og kontrollerbarhed. Lederen ser den reelle situation i virksomheden.

Efter at de primære modeller er dannet, foretages en sammenligning af de opnåede resultater og ledelsens vision sammen med ledere og nøgleansvarlige udførende. På dette stadium kan både modellen for virksomhedens aktiviteter og proceduren for at udføre visse operationer i virksomheden justeres i overensstemmelse med ledernes mål og målsætninger. Som regel sker dette i form af udvidede møder, hvor hver ansvarlig leder fremsætter sine forslag til forbedring af virksomhedens aktiviteter. Og dette er i sidste ende nøglen til hele organisationens succes.

Tekniske specialister forbereder til gengæld implementeringen af ​​løsningen hos kunden. Dette trin omfatter installation på serveren og test af systemets funktionalitet på brugerarbejdsstationer. Under dette arbejde elimineres de seneste kommentarer og mangler i driften af ​​systemet. Samtidig trænes kundens medarbejdere i at interagere med programmet og modtage grundlæggende viden inden for forretningsprocesser.

Økonomisk effektivitet.

Virksomhedens medarbejdere tager en mere ansvarlig tilgang til deres ansvar, fordi: processerne er regulerede, og medarbejderen ved tydeligvis, hvad han er forpligtet til. Derudover giver systemet effektiv kontrol over ledelsens udførelse af opgaver.

Øget medarbejdereffektivitet ved løsning af "standard" problemer takket være klar regulering af processer i virksomheden og øget disciplin.

Sparer medarbejdernes tid at finde det, du har brug for dokument, fordi alle de nødvendige dokumenter er tilgængelige "i 2 klik".

Medarbejderne får hurtigt den nødvendige information og det kan de træffe beslutninger selvstændigt takket være hurtig adgang til dokumenter og en klar forståelse af dit ansvarsområde inden for hver forretningsproces.

Procentdelen af ​​informationstab ved overførsel af opgaver fra en medarbejder til en anden reduceres.

Mængden af ​​papirdokumentcirkulation reduceres.

Den samlede hastighed af processen stiger.

Forenkler oprettelse og vedligeholdelse Kvalitetsstyringssystemer på grund af evnen til at modtage opdaterede procesregler og evnen til konstant at forbedre forretningsprocesser.

Faciliterer oplæring og tilpasning af nye medarbejdere.

Fordele ved systemet.

En webbrowser er tilstrækkelig til at arbejde med systemet. Takket være dette kan du arbejde med systemet fra hvor som helst i verden uden at installere yderligere software.

Til at beskrive forretningsprocesser bruges det moderne BPMN-sprog - den klart bedste og mest progressive globale standard til at beskrive forretningsprocesser.

Evnen til at generere forretningsprocesforskrifter, hvilket er en forudsætning for certificering i henhold til kvalitetsstandarden GOST-R ISO 9001:2001. Dette eliminerer dobbeltarbejde, og virksomheden har altid regler om aktuelle driftsprocesser.

Ingen "skjulte" gebyrer for softwarelicenser. Du behøver ikke at købe en database eller andre dyre komponenter.

Prisen på produktet er 2-3 gange lavere end priserne for lignende systemer

Skærmbilleder

ELMA designer

Arbejde med dokumenter

ELMA system interface

Pris

Prisen for en licens er 3000,00 rubler.

Anmeldelser og nyheder om ELMA ECM

2017. ELMA 3.11 har forbedret den interne portal og procesdesigner

En ny version af systemet til styring af forretningsprocesser og effektivitet er blevet frigivet - ELMA 3.11. Udviklerne har foretaget ændringer i en væsentlig del af hovedfunktionaliteten i IT-værktøjet, og har desuden introduceret mange løsninger til at fremskynde og stabilisere systemet. Den interne portal understøtter nu tidszoner samt yderligere indstillinger for produktionskalendere. Operationer ved arbejde med beskeder og Workflow-processer er blevet kvalitativt opdateret - muligheden for hurtigt at redigere beskedtyper og procesversioner i ELMA Designer er implementeret. Brugerudvidelser - scripts i paletten af ​​Designer-operationsblokke - er blevet versioneret. Søgeværktøjet til udvidelser i programmet er blevet forbedret. Formdesigneren og systemets specialiserede applikationer er også blevet forbedret: ELMA Projects+ og ELMA CRM+.

2017. ELMA-systemet er inkluderet i registret over innovative produkter, der anbefales i Den Russiske Føderation

ELMA fer inkluderet i registret over innovative produkter, teknologier og tjenester, der er produceret og anbefalet til brug i Den Russiske Føderation. Oplysninger om de afgørelser, der indgår i registret, anvendes ved indkøb inden for rammerne af 94-FZ og 223-FZ. Alle produkter, teknologier og tjenester, der søger om optagelse i registret, undersøges af medlemmer af ekspertrådet. Det unikke ved løsninger, funktionelle egenskaber, konkurrencefordele og potentielle økonomiske fordele for forbrugerne analyseres.

2017. ELMA har frigivet en gratis version af sit BPM-system

ELMA har udgivet en gratis, fuldt funktionel version - ELMA Community Edition. Systemet har ingen begrænsninger på brugstidspunktet og antallet af brugerlicenser. Dette er et fuldgyldigt BPM-system, der kan implementeres i en virksomheds arbejde og bruge al funktionaliteten gratis uden begrænsninger: modellere forretningsprocesser, automatisere deres eksekvering, kontrollere arbejdet med processer, forbedre processer baseret på overvågningsdata. Systemet indeholder et ECM-modul til elektronisk dokumenthåndtering, et CRM-modul til styring af salgsprocessen, færdige forretningsprocesser, procespakker og andre ELMA Store-løsninger, der hurtigt kan installeres i systemet og tilpasses din virksomheds særlige forhold. Der er mulighed for fleksibel integration af løsningen i virksomhedens it-infrastruktur og udvidelse af funktionalitet. Brugere af den gratis version af ELMA Community Edition får ikke teknisk support fra udvikleren, men de har adgang til alle de nødvendige ressourcer til uafhængig implementering af systemet.

En ny version af forretningsproces- og effektivitetsstyringssystemet ELMA 3.10 er blevet frigivet. Prioriterede opdateringer i den nye version var: muligheden for at bruge PostgreSQL DBMS, øget ydeevne og fejltolerance af løsningen, ny brugbar funktionalitet af ELMA applikationer, samt lettere vedligeholdelse af BPM systemet i kundevirksomheder. Derudover er der automatisk kontrol for dubletter og import af valutakurser til ELMA CRM+. Når man arbejder i CRM, indtaster forskellige medarbejdere nogle gange ved et uheld oplysninger om den samme virksomhedsklient, hvilket efterfølgende forstyrrer arbejdet og forvirrer brugerne. I version 3.10, når en ny salgsmulighed er oprettet (tilføjelse af en potentiel klient til systemet), tjekker en funktion dataene for alle mulige matches. Desuden er funktionaliteten af ​​planlægning i ELMA Projects+ blevet udvidet, koordinering efter faser er tilføjet i applikationen til elektronisk dokumenthåndtering ELMA ECM+.

2015. Arbejdet med den nye version af ELMA 3.8 er blevet lettere og mere bekvemt

I version ELMA 3.8 var konceptet "Ready solutions + Self-implementations" den højeste prioritet for udviklere. Sammen med udgivelsen af ​​ELMA 3.8 blev elleve nye færdige løsninger udviklet af ELMA og flere løsninger udviklet af partnere frigivet. I den nye version er processen med at opdatere systemet blevet lettere. Færdiglavede løsninger, der kan skabes uden at forlade ELMA Designer. Q Mange ændringer har påvirket ELMA ECM+-applikationen. Disse ændringer forfulgte ikke målet om at udvide funktionaliteten - vægten af ​​arbejdet blev lagt på kontorets brugervenlighed. Grænsefladerne til registrering af dokumenter og opsætning af registreringsparametre er blevet væsentligt forbedret. Vi præsenterer dig også for et nyt plugin til Microsoft Outlook-e-mail-klienten. Med dens hjælp kan du manuelt eller automatisk fange din korrespondance i ELMA direkte fra Outlook.

2015. ABI PRODUCT har gennemført et projekt om implementering af det elektroniske kontraktgodkendelsessystem ELMA

ABI PRODUCT, en af ​​de største kødforarbejdningsvirksomheder i Rusland, har implementeret et projekt for at implementere et elektronisk kontraktgodkendelsessystem baseret på ELMA ECM+ systemet. Hovedmålet med projektet var at skabe betingelser for at fremskynde gennemgangen af ​​større kontraktlige processer, samt at reducere risiciene ved deres støtte. Takket være implementeringen af ​​ECM blev der opnået besparelser på administrationsomkostninger (systemet frigjorde virksomhedens medarbejdere fra det rutinemæssige arbejde med at flytte kontrakter på papir fra division til division manuelt). Implementeringen af ​​et elektronisk system til godkendelse af kontrakter gjorde processen med at godkende kontrakter gennemsigtig og hurtigt overskuelig og eliminerede tab eller uautoriseret ændring af kontraktteksten. Systemet gjorde det muligt at reducere kontraktbevægelsestiden betydeligt på grund af optimering eller eliminering af visse stadier af processen. Implementeringen af ​​systemet viste også ufuldkommenhed i processen for nogle typer kontrakter, hvilket bidrog til ændringer i relaterede processer.

2013. ELMA 3.2 indeholder nye funktioner til designorganisationer

En ny version af ELMA 3.2-systemet er blevet frigivet, som er mere fokuseret på bekvemmelighed og brugervenlighed for vores kunder. Den interne portal modtog yderligere a(godkendelse via token, betroede enheder og certifikat, Single Sign On-teknologi). Opdateret design, dannelse af procesregler, eskalering af forretningsprocesser, integration med Business Studio. Styring af præstationsindikatorer (KPI) – mange ændringer er blevet implementeret i retning af forenkling og brugervenlighed (en fuld beskrivelse vil være i næste nyhed). Der er implementeret en løsning for designorganisationer (Project Management) med indførelse af lønomkostninger.

2009. En gratis version af ELMA-systemet er blevet frigivet

EleWise har annonceret udgivelsen af ​​ELMA: Gratis version. Denne version er udgivet i "Tasks + Documents"-udgaven og er designet til 5 brugere i systemet. ELMA: Den gratis version indeholder ikke et forretningsprocesstyringsmodul. Hvis du gerne vil stifte bekendtskab med betjeningen af ​​dette modul, bedes du downloade demoversionen af ​​ELMA. Den gratis version er en fuldt funktionel version af ELMA-systemet (Tasks + Documents Edition) uden udløbsdato. For at begynde at bruge ELMA: Gratis version skal du downloade systemet, registrere systemet på hjemmesiden, indtaste en liste over brugere, der vil arbejde med systemet.