BPM systemer. Valg af informationssystem til forretningsprocesstyring (BPMS)

Implementeringen af ​​ethvert IT-system kræver meget tid, kræfter og penge. Og når vi taler om sådan en global løsning som et BPM-system, skal vi være endnu mere opmærksomme.

Du kan ikke lancere et projekt baseret på mulighederne for et hastigt udvalgt produkt og leverandørens løfter, der er en masse aspekter, der skal gennemtænkes og vejes. Og konsekvenserne af et forkert valg og indse din fejl allerede under arbejdet, "halvvejs" kan være dyrt.

Når du vælger et BPM-system, skal du stole på kravene i dine processer og tage højde for muligheder for deres videre udvikling og forbedring. Jeg håber, at denne anmeldelse vil hjælpe dig med hurtigt at finde ud af, hvilket system der er det rigtige for dig og træffe dit valg baseret på dets funktionelle funktioner.

Gennemgang af BPM løsninger

BPM-løsninger overvejet: ELMA BPM Suite, Bizagi BPM Suite Og Bonita åben løsning. Alle af dem er populære og efterspurgte. Derudover er disse løsninger funktionelt ens på mange måder.

Lad os se på deres hovedkomponenter:

1. designer til modellering af forretningsprocesser;
2. udførelsesmekanisme;
3. midler til at kontrollere og overvåge implementeringen af ​​forretningsprocesser;
4. muligheder for hurtigt at ændre forretningsprocesser.

I denne artikel vil vi se på implementeringen af ​​disse funktioner samt:

1. brugergrænseflade;
2. omkostninger ved systemer;
3. tilgængelighed af en mobilversion;
4. andre kriterier.

Forretningsprocesmodellering

ELMA BPM

ELMA BPM er en udvikling af det russiske firma ELMA, designet til forretningsprocesstyring.

Modellering af forretningsprocesser i ELMA-systemet udføres i en speciel grafisk editor "ELMA Designer" i BPMN 2.0-notation, som i øvrigt blev fuldstændig oversat til russisk af specialisterne i dette firma og er tilgængelig til gratis download på ELMA hjemmeside.

Efter at have oprettet en grafisk model, valgt procesparametre og defineret de data, som forretningsprocessen arbejder med, publiceres den på systemserveren og bliver eksekverbar i webgrænsefladen. Hver kørende forekomst af en forretningsproces opretter opgavekort til systembrugere, hvor de skal rapportere om deres aktiviteter. Kort kan i øvrigt fleksibelt tilpasses, så det er praktisk at arbejde med dem.

Næsten alle handlinger for at automatisere udførelsen af ​​forretningsprocesser kan udføres med musen, men nogle gange er du nødt til at ty til scripts. For at implementere de mest komplekse ting kan du bruge scripts, det vil sige programmering. Fordelen er, at scripts er oprettet i det populære C#-sprog, så det vil ikke være svært at forstå scripting til ELMA. Og der er masser af specialister, der kan dette sprog på markedet.

Desværre indsætter leverandører meget ofte nogle af deres egne sprog i deres software, styret af den fejlagtige idé, at det er lettere at arbejde der. Slutresultatet er et system, som det simpelthen er umuligt at finde en udvikler til. Der er måske slet ikke nogen på markedet, så der er to muligheder tilbage - enten gå til den samme leverandør for at få hjælp (det er det, han nok regner med), eller prøv at udvikle sin egen specialist (hvilket igen er næsten umuligt uden at involvere en leverandør).

Derfor kan brugen af ​​et populært sprog roligt kaldes en stor fordel ved systemet.
ELMA understøtter import og eksport til XPDL-formatet - dette er et universelt format, der giver dig mulighed for at uploade og downloade forretningsprocesmodeller.

Efter at have forsøgt, som et eksperiment, at indlæse en proces, der tidligere er tegnet i Business Studio, i ELMA, er jeg overbevist om (efter nogle mindre justeringer), at alt fungerer uden problemer.

Jeg vil tilføje, at ELMA-systemet implementerer procesfejlretning og værktøjer til test (verifikation). Når du udgiver en procesmodel, udføres der automatisk syntaksverifikation - kontrol af modellens rigtighed og kontrol af scripts for fejl.

Derudover tillader ELMA, i modsætning til andre løsninger, trin-for-trin debugging af processer, scripts og brugerformularer, hvilket sparer en masse tid.

Ris. 1. Grænseflade for den grafiske editor "ELMA Designer"

Ris. 2. Ansøgningsskema (i debugging-tilstand) i ELMA-systemet

Processer i ELMA kan løbende forbedres, "on the fly", uden at stoppe udførelsen. Så det er muligt at tage højde for alle organisationens karakteristika.

Hvis "problematiske" processer opdages i systemet, eller der er et nedbrud i ydeevnen, så er der to muligheder for at eliminere problemet:
forbedring af den nuværende proces (kontinuerlige forbedringer) efterfulgt af evaluering af indikatoren, eller ændring af selve procesindikatoren.

Måske blev den planlagte værdi oprindeligt indstillet forkert, og det er værd at justere det, ligesom selve processen.

Du kan også altid vende tilbage til tidligere versioner og se historikken for forretningsprocesforbedringer - systemet gemmer alle versioner. Ændringer i processer kan foretages, selv efter at disse processer er blevet implementeret. Du laver hurtigt justeringer af processtrukturen og tester straks effektiviteten af ​​ændringerne i praksis.

Den næste deltager i gennemgangen, Bizagi, er også kendetegnet ved sine procesudførelsesmekanismer.

Bizagi BPM Suite

Systemet er meget kendt og populært. Bizagi BPM Suite består af komponenter, der udfører separate funktioner:

1. Bizagi Process Modeler – procesdesigner;
2. Bizagi Studio - procesautomatisering;
3. Bizagi BPM Server - procesudførelse.

Forretningsprocesmodellering udføres i BPMN-notation. Det mest komplette niveau af overholdelse af BPMN-specifikationen understøttes. Men den stærkeste side af produktet er dets farverige grafiske editor.

Det er praktisk at "tegne" simple diagrammer, men så snart deres kompleksitet øges, opstår der vanskeligheder, for eksempel kan beskrivelser af begivenheder og strømme gå tabt, eller objekter "klæber" til hinanden, når de kopieres, og i dette tilfælde kan kun indlæse tidligere version af diagrammet hjælper.

Der er mulighed for kollektivt design. Den færdige procesmodel indlæses i Bizagi Studio, hvor du kan definere al den information, der er nødvendig for at automatisere processen. Det samme modul giver dig mulighed for at integrere systemet med andre virksomhedsapplikationer. Automatisering af processer udføres i grafiske grænseflader, programmering er kun nødvendig ved specificering af scriptopgaver.

Dernæst uploades den automatiserede proces til serveren, hvor den udføres yderligere. Denne procedure er enkel, hvis du er grundigt fortrolig med dokumentationen. Det er ikke nemt at gætte mange af nuancerne med det samme.

I webgrænsefladen udføres brugeropgaver og procesudførelse overvåges. Systemet opretter detaljerede rapporter om processen som helhed og separat for hver opgave. Rapporter er tilgængelige i webgrænsefladen.

Ændringer i en proces i Studio-modulet afspejles med det samme på serveren, og alle kørende forekomster af processen begynder at arbejde i henhold til den nye model uden at stoppe.

Bizagi giver dig mulighed for at udveksle modeller mellem applikationer import og eksport til XPDL og MS Visio formater er understøttet.

Ris. 3. Procesmodellering i Bizagi BPM Suite

Behovet for konstant at skifte mellem editorvinduer gør arbejdet vanskeligt med så mange vinduer, at der kræves en konstant ændring i fokus. Det hele er meget svært, især for en person, der har opdaget systemet for første gang.

Det er vigtigt at bemærke, at Bizagi BPM Suite er en spansk udvikling, og virksomheden har ikke et officielt repræsentationskontor i Rusland. Dette er en ret alvorlig ulempe, for når en leverandør er placeret i et andet land, er det svært at implementere sit produkt.

Bonita åben løsning

Bonita Open Solution er en fransk leverandør. Ligesom den tidligere beslutning er der ikke noget repræsentationskontor i Den Russiske Føderation. For ikke så længe siden, ifølge nogle kilder, blev kun brugerdelen af ​​systemet oversat generelt, der er ingen russisk lokalisering.

Opensource-versionen af ​​systemet har ikke procesovervågningsværktøjer. Til gengæld har den kommercielle version af systemet dem. Løsningen består af tre hovedkomponenter, opdelt efter formål:

1. Studio - modellering og automatisering af forretningsprocesser;
2. Execution Engine - udførelse af forretningsprocesser;
3. User Experience - en grænseflade for brugeren til at arbejde med sine processer.

Bonita Open Solution-processer er modelleret i BPMN-notation. Notationsunderstøttelse er ret komplet. Løsningen understøtter import af diagrammer fra XPDL-formatet, men uden mulighed for at eksportere til det. Der er heller ingen BPEL-understøttelse.

Modellering og automatisering af processen i Bonita Studio udføres i ét vindue, hvilket er meget praktisk. Udvælgelsen af ​​data og deltagere, genereringen af ​​grænseflader til processens stadier udføres i samme vindue som oprettelsen af ​​en grafisk model. Der er ingen grund til konstant at skifte mellem editorvinduer, hvilket fremskynder udviklingsprocessen.

Ris. 4. Modellering af forretningsprocesser i Bonita Studio

Integration med andre virksomhedsapplikationer

ELMA BPM

En af de ubestridelige fordele ved BPM-systemer er evnen til at integrere med forskellige softwareløsninger. De giver dig mulighed for at øge fleksibiliteten af ​​de oprettede forretningsprocesmodeller. Der anvendes især SOA - Service Oriented Architecture, som gør det muligt nemt at integrere forretningsprocesmodeller i andre applikationer.

ELMA-systemet har integrationsværktøjer med større virksomhedsapplikationer (SOA, CRM, e-mail-tjenester, e-mail- og SMS-advarsler). For russiske brugere er fordelen ved systemet dets tætte integration med 1C: Enterprise. Systemet har rig support til at arbejde med webtjenester, som er fuldt dokumenteret af udvikleren. Derfor er det ikke svært at integrere ELMA med ethvert eksternt system. Derudover er der understøttelse for at arbejde med en servicebus (ESB) og integration med databusser på for(JMS, MSMQ). ELMA-portlets er indbygget i virksomhedens portaler: SharePoint, Bitrix.

Bizagi BPM Suite

Det er værd at bemærke de fleksible muligheder i BizAgi BPM Suite til integration med eksterne systemer og applikationer. Disse muligheder giver dig mulighed for at linke processer til ethvert andet system. Sådanne konfigurationsmuligheder omfatter forskellige mekanismer på dataintegrationsniveauet og på procesniveauet. Følgende typer integrationer understøttes:

1. med eksterne datakilder;
2. med en e-mail-server (advarsler);
3. med ECM (og elektroniske dokumenthåndteringssystemer);
4. med andre IT-systemer;
5. mulighed for at linke til eksterne netværk.

Bonita åben løsning

BOS kan interagere med et stort antal applikationer og tjenester ved hjælp af software-stik - stik. Databaser, mailservice, webtjenester osv. understøttes. Connectorer gør det muligt for systemet at oprette forbindelse til eksterne databaser (f.eks. katalogdata, information om ordrer eller klienter), samt modtage information fra eksterne systemer til procesgrænsefladen og skrive. data til eksterne systemer baseret på resultaterne af den udførte proces.

Interface

ELMA BPM

Systemgrænsefladen som helhed er praktisk, enkel og forståelig. Dette gælder for alle dets komponenter. Det er nemt at tilpasse til det, fordi grænsefladen på den interne portal er den samme til at arbejde med alle applikationer i systemet. Det kan nemt gøres meget enkelt og bekvemt for slutbrugerne. Enhver information kan vises i et smukt og forståeligt format.

Ris. 5. Oprettelse af en applikation i ELMA 3.5-systemgrænsefladen

Former for opgaver, dokumenter og kort af vilkårlige objekter kan konfigureres. Systemet kan se forskelligt ud for forskellige brugergrupper. Der er en formularbygger, der fungerer uden yderligere HTML-sidelayout.

Portalgrænsefladen kan bruges fra mobile enheder (smartphones og tablets). Derudover er det muligt at konfigurere analyser og andre portalfunktioner i grænsefladen.

Bizagi BPM Suite

Bizagi BPM Suite-brugergrænsefladen er et sæt brugerdefinerbare formularer, der er knyttet til forretningsprocesaktiviteter og vises til modtagelse og indtastning af data, når den tilsvarende aktivitet udføres.

Systemet er ofte placeret som at have en enkel og intuitiv grænseflade, men jeg har svært ved at være enig i dette, og der er mange udsagn på internettet om, at opsætning af grænseflader er ledsaget af vanskeligheder (hovedsageligt lav ydeevne, vanskeligheder med at vælge og flytte objekter) , tilføjelse af signaturer osv.) Der er ingen tilpasning af portalen som sådan, udseendet af hovedsiderne, da dette for eksempel er implementeret i ELMA. Bizagis skærmbygger er velegnet til hurtigt at oprette og indtaste data i en proces, men med begrænset kompleksitet af præsentationslogik. Mere komplekse opgaver tager mere tid og kræfter.

Ris. 6. Bizagi-systemgrænseflade

Bonita åben løsning

Produktet har en praktisk grafisk grænseflade til modellering af forretningsprocesser. Du kan modellere forretningsprocesser og skabe din egen grænseflade. Bonita Studio har en indbygget grafisk skærmformdesigner, Bonita Form Builder, som giver dig mulighed for at skabe webgrænseflader til at arbejde med forretningsprocesser.

Ved hjælp af Bonita Form Builder er det muligt at ændre udseendet af grænsefladen for slutbrugeren. Bonita Portal giver dig mulighed for at teste den udviklede forretningsproces i webgrænsefladen og konfigurere brugeradgangsrettigheder til processer. I portalens webgrænseflade modtager brugere opgaver og arbejder med skærmformularer udviklet i Bonita Form Builder. Portalgrænsefladen er også tilgængelig for brugere fra mobile enheder (smartphones og tablets). Derudover er det i grænsefladen muligt at konfigurere analyser og andre nyttige portalfunktioner.

Ris. 7. Bonita Studio interface

Ulemper ved systemer

ELMA

BPMN 2.0-notationen er russificeret, og de russiske navne på procesmodelelementerne letter i høj grad kommunikationen med forretningsbrugere, men overensstemmelsen med notationen i ELMA BPM er mindre komplet end i Bizagi. ELMA-udviklere koncentrerede sig kun om de elementer, der rent faktisk kan automatiseres, og understøttelsen af ​​ikke-eksekverbare elementer er ret svag.

Samtidig bliver spørgsmålet om implementering af BPMN-notationen stadig vigtigere for virksomheder, da dens ufuldstændige support kan gøre det svært for brugeren at udvikle en procesmodel. Systemets grafiske editor er ret tung. Hvis du bare skal gøre noget umuligt, skal du installere et stort, tungt system, vente på at serveren starter, alt dette tager tid.

Bizagi BPM Suite

Bizagi har en tung grænseflade. Selvfølgelig er det praktisk at tegne processer, men med alt andet er tingene værre. Det er svært at tilpasse sig systemet. Der er ingen midler til procesverifikation, på trods af at systemet giver dig mulighed for at modellere meget komplekse processer, der kræver verifikation. Der er heller ingen mulighed for at simulere forretningsprocesser, så du kan kun se, hvordan processen udføres ved at udføre den.

Proceduren for igangsættelse af processer er generelt mere kompleks. Dette kræver kvalificerede specialister. I bedste tilfælde udføres dette af specialister fra leverandøren, som normalt er placeret i betydelig afstand. Der er meget få partnere, der er i Rusland og kan hjælpe, og deres kvalifikationer er ofte tvivlsomme.

Bonita åben løsning

Der er ingen midler til statisk verifikation af processer (deres simulering med forskellige parametre og generering af rapporter om resultaterne er tilgængelig).

En anden ulempe ved BOS er manglen på understøttelse af dynamiske ændringer i forretningsprocesser, hvilket gør det svært at optimere processer. Denne udeladelse er væsentlig for et BPM-system, da enhver ændring er meget sværere at implementere efter at systemet er sat i drift. Evnen til at ændre en proces, mens den kører, er et af nøglebegreberne i BPM.

Brugere bemærker problemer med at bruge det russiske sprog i systemet. Hvis navnet på processen er skrevet med russiske tegn, er den ikke placeret i et separat vindue, når den startes. Det er også umuligt at skrive proceselementer på russisk, da der kan opstå en navnekonflikt, hvis antallet af tegn i processen matcher. Alle navne i dette tilfælde er oversat til engelsk, og tegnene erstattes med "understregning". Farveskemaet er rødt, sort, hvidt... Og generelt er systemets udseende på en eller anden måde aggressivt. Jeg synes, det er meget trættende, og man kan ikke hurtigt omkonfigurere det.

Omkostninger til systemer

ELMA

Der er en gratis version til fem job. Leverandøren tilbyder også kommercielle versioner: en let Express-version baseret på det gratis Firebird DBMS. "Standard" versionen i MS SQL tilbydes som en basisversion. Standardversionen koster cirka halvanden gange mere end Express-versionen.

Omkostningerne ved en licens er mindre end 10 tusind for 1 arbejdsplads. Og i tilfælde af "Express" -versionen - betydeligt lavere.
ELMA tilbyder også en virksomhedsversion, der understøtter klyngearkitektur for at sikre høj ydeevne i store organisationer. Denne version fungerer på både virksomhedsversionen af ​​MS SQL og Oracle. Det var ikke muligt at finde priser for virksomhedsversionen på udviklerens hjemmeside.

Bizagi BPM Suite

Systemet findes i to versioner:

Enterprise Edition. BizAgi BPMS virksomhedsløsninger er designet til store virksomheder. De giver alle de funktioner, der er nødvendige i et stort antal BPM-projekter. Systemet kan have hundreder til tusindvis af brugere.

Xpress udgave– BizAgi BPMS Xpress er en relativt billig løsning til små og mellemstore virksomheder. Giver dig mulighed for at evaluere fordelene ved BPM på små (prøve)projekter, før du begynder at arbejde med alle BPM-funktioner. BizAgi BPMS Xpress kan kun bruges af maksimalt 50 brugere ad gangen.

Udgifterne til licenser er omkring $100 pr. bruger.

Bizagi Process Modeler – forretningsprocesdesigner distribueres gratis.

Bonita åben løsning

Systemløsninger - Bonita Portal, Bonita Studio og Bonita Engine er betalt den officielle hjemmeside har en detaljeret beskrivelse af alle moduler, men der er ingen information om deres omkostninger. Der er en gratis Opensource-version.

Konklusioner

Alle tre betragtede systemer er funktionelt ret tæt på, og det kan ikke siges, at det ene er meget bedre eller værre end det andet. Hver af dem har sine egne ulemper og fordele. For eksempel er det kun ELMA, der har fejlretning af forretningsprocesser, mens andre systemer ikke implementerer denne mekanisme.

Skønheden ved grænsefladen i en række systemer skjuler ubelejlig opsætning. Implementeringen af ​​BPM-løsninger kompliceres også af leverandørernes territoriale afsides beliggenhed. Hvad angår funktionalitet, har Bizagi her i mange udgaver selvfølgelig en sikker ledelse. Men, hvad der er særligt behageligt, den hjemlige udvikling - ELMA BPM kan ikke kun matche styrken af ​​sine vestlige kolleger, men også overgå dem på nogle måder.

Tags: Tilføj tags

Forretning er ikke kun en kilde til profit. Det er også et system, der skal styres effektivt. Og selvom du er en meget talentfuld, født leder, kan du ikke undvære hjælpen fra specielle værktøjer, der vil frigøre dig fra rutine og give dig mulighed for at effektivisere virksomhedsledelsen.

Lederen skal hele tiden have styr på alt: Hvilket arbejde udføres, hvor langt det er nået, og hvem er ansvarlig for implementeringen. Speciel software - BPM-systemer - hjælper dig med konstant at overvåge og opsætte forretningsprocesser korrekt.

Hvad er BPM-systemer, og hvordan fungerer de?

Før vi taler om selve systemerne som software, skal vi præcisere selve begrebet BPM.

BPM er forretningsprocesstyring. Dette koncept betragter hver forretningsproces som en særlig ressource for din organisation. De skal være lette at tilpasse til eventuelle ændringer, enkle og gennemsigtige.

Speciel software - BPM-systemer - giver dig mulighed for nemt at styre processer, overvåge dem, analysere dem og hurtigt tilpasse dem til virksomhedens behov.

Hvert sådant system består af tre komponenter:

• en database, der gemmer oplysninger om virksomheden og dens afdelinger, personer, projekter, opgaver;
• værktøjer, der hjælper med at udføre økonomisk planlægning, ledelsesregnskab, forecasting mv.
• værktøjer til analyse og rapportering af information i databasen.

BPM-systemer kan nemt integreres med andre softwareprodukter. Dette giver dig mulighed for at tilpasse ledelsesprocessen mere fleksibelt.

Disse systemer hjælper med at styre strømmen af ​​information, mennesker, interaktion mellem dem og individuelle systemer i virksomheden. Desuden understøttes den fulde ledelsescyklus: fra strategiudvikling og planlægning til resultatanalyse.

Eksempler på opgaver, der kan løses vha. BPM-systemer

De vigtigste opgaver, som BPM-systemer løser, er:

1. Øge virksomhedens økonomiske potentiale.Du vil have alle oplysninger om virksomheden og dens detaljerede analyser ved hånden. Som et resultat vil du se, hvilke medarbejdere der arbejder mere effektivt, hvordan man øger omsætningen, hvordan man reducerer lagerprocenten eller opnår positive resultater.
2. Øge virksomhedens strategiske effektivitet.Du vil være i stand til at styre processer på en sådan måde, at du med garanti vil nå dine oprindeligt fastsatte mål.
3. Leder personalet mere fleksibelt og effektivt.Systemet giver dig mulighed for at indstille de nødvendige og spore deres præstationer.

Gennemgang af de bedste BPM-systemer

Vi inviterer dig til at gøre dig bekendt med de fem bedste tilbud på det russiske marked.

Bpm'online studie

Dette er et BPM-system, der tilbyder færdige løsninger til automatisering af forretningsopgaver og omfattende virksomhedsledelse. Systemet fungerer på basis af intelligente teknologier, der giver brugerne mulighed for at udføre arbejdet for dem.

Denne software kan også tjene som grundlag for udvikling af dine egne forretningsapplikationer.

Velegnet til automatisering af processer af enhver kompleksitet. Gennem systemet kan du indstille en klar handlingsalgoritme for hver medarbejder. Og kompetent software vil guide ham til resultatet trin for trin.

Der er en gratis prøveperiode på 14 dage.

ELMA BPM

Dette er et produkt fra det russiske firma ELMA. Du kan modellere forretningsprocesser i en speciel grafisk editor.

Integration med 1C er tilgængelig. Systemet kan udvides efter behov.

Velegnet til at understøtte komplekse projekter - systemet har alle de nødvendige værktøjer til dette.

ELMA BPM har en gratis version. Desuden er dette ikke en demo eller en afisoleret version, men et fuldt funktionelt system, der fuldt ud kan bruges til at styre din virksomhed. Du kan downloade den på virksomhedens hjemmeside.

OMNITRACKER365

Dette er et skalerbart system, der kan bruges af både små og store virksomheder. Fås som cloud-løsning eller som software, der kræver installation.

Fordelene ved cloud-software er, at den kan tilgås fra hvor som helst i verden. Selv når du er væk, kan du overvåge din virksomheds aktiviteter.

Systemets muligheder giver dig mulighed for ikke kun at styre processer, men også at oprette dine egne applikationer.

Der er en gratis demoversion.

Under moderne forhold anvender erhvervslivet aktivt en procestilgang til at organisere arbejdet. Men der er stadig et problem med at forstå, hvad forretningsprocesstyring er, og hvordan man bruger BPM korrekt.

EABPM (European BPM Association) definition af dette udtryk er som følger:

Business Process Management (BPM) er en systemtilgang til at fange, designe, udføre, dokumentere, måle, overvåge og kontrollere både automatiserede og manuelle processer for at nå virksomhedens mål og forretningsstrategier. BPM omfatter den bevidste, omfattende og i stigende grad teknologiske definition, forbedring, innovation og vedligeholdelse af end-to-end processer. Takket være denne systematiske og bevidste processtyring opnår virksomheder hurtigere og mere fleksibelt bedre resultater.

Jeg tror, ​​at denne definition skaber mere forvirring end en sand forståelse af BPM, især for folk, der ikke har studeret emnet i dybden.

I mit arbejde bruger jeg konstant grafiske notationer til forretningsprocesstyring og BPMN. Jeg finder dette værktøj meget praktisk, det hjælper mig ikke kun med at udvikle forretningsløsninger, men også med at retfærdiggøre dem. Når alt kommer til alt, som jeg har sagt mange gange, så siger et billede mere end tusind ord. En person tænker i billeder, og det er meget lettere for ham at forestille sig en form for aktivitet ved hjælp af et billede (diagram).

Lad mig også minde dig om, at det ikke er første gang, jeg har taget dette emne op. Jeg talte meget om forretningsprocesser i artikler som "Hvad er en forretningsproces og en beskrivelse af en forretningsproces" eller "En kort beskrivelse af BPMN med et eksempel."

Men spørgsmål bliver ofte stillet til mig af både læsere af artikler og mine klienter. Derudover bringer markedsføringsartikler og udtryk forbundet med dette aktivitetsområde en masse forvirring i forståelsen af ​​essensen. Både softwaresystemudviklere og virksomhedskonsulenter, der konstant bruger disse værktøjer i deres arbejde, har formået at introducere en masse udelukkende marketingkoncepter inden for forretningsprocesstyring. På den ene side er denne proces uundgåelig på ethvert kommercielt område. På den anden side er BPM allerede ikke den nemmeste metode for en ikke-specialist. Og markedsføring tilføjer yderligere forvirring.

Derfor besluttede jeg at give min detaljerede definition af, hvad forretningsprocesstyring er. Og jeg håber, at jeg kan hjælpe dig med at forstå de vigtigste problemer i forbindelse med brugen af ​​BPM.

Hvordan opstod BPM?

Enhver ny virksomhed kan sammenlignes med et barn. Hver virksomhed skabt fra bunden gennemgår en periode med dannelse og læring. Det er nødvendigt at organisere samspil mellem medarbejdere og afdelinger, skabe videnoverførselsmekanismer mv. Og det er lige meget, hvor stor denne virksomhed er - i en lille virksomhed er alle disse spørgsmål lige så vigtige som i en stor organisation med et stort antal filialer.

Samtidig står menneskeheden ikke stille. Og både inden for uddannelse af børn og tilrettelæggelse af forretninger dukker der nye værktøjer op, der er mere fleksible, bekvemme og intuitive, hvilket især er vigtigt for folk, der tager deres første skridt inden for ethvert felt.

Hvis vi vender os til gamle optegnelser og forsøger at studere ejendommelighederne ved arbejdsorganisation både i sovjetiske virksomheder og i vestlige virksomheder, for eksempel Ford, vil vi for det meste se tørre, vanskeligt læselige tekstinstruktioner relateret primært til den funktionelle tilgang:

1. Beskrivelse af arbejdspladsen
2. Medarbejder jobbeskrivelse
3. Sikkerhedskrav mv.

Alt dette, som mange husker, er ekstremt svært at opfatte, og en betydelig del af sådanne instruktioner samlede støv på hylderne, ofte ulæst af nogen undtagen skaberen. Og erfaring og krav blev overført fra en erfaren medarbejder til en nytilkommen.

Men hvad nu hvis der er behov for hurtigt at ændre arbejdet i en hel organisation? Hvad hvis automatisering også indføres? Fremkomsten af ​​BPM var et svar på disse anmodninger.

Jeg har allerede skrevet om, hvad en forretningsproces er (“Hvad er en forretningsproces og en beskrivelse af en forretningsproces”), og derfor vil jeg ikke gentage hovedbestemmelserne og definitionen af ​​selve forretningsprocessen. Lad os se nærmere på begrebet forretningsprocesstyring.

Om forretningsprocesstyring i enkle ord

Forretningsprocesstyring betyder, at du regulerer, beskriver og ændrer forretningsprocesser. Du ændrer det, ikke forbedrer det, fordi du enten kan forbedre eller forværre forretningsprocessen. I modsætning til en værktøjsmaskine eller en bil, er det umuligt at styre det direkte ved hjælp af direktiver eller ved at trykke på en knap af et hold. Men vi kan indstille en række handlinger, som teamet vil udføre, når de løser et bestemt problem. Det er det, der kaldes BPM.

Definition fra mig:

Business process management (BPM) er styring af aktiviteter (automatiseret og ikke-automatiseret) i et team gennem forretningsprocesser.

For at administrere forretningsprocesser skal du:

1. Beskriv selve forretningsprocesserne.
2. Implementer den beskrevne forretningsproces i teamets arbejde
3. Udpeg personer, der er ansvarlige for forretningsprocesser, såkaldte stackholdere eller forretningsprocesejere.

Det er vigtigt at forstå, at en forretningsproces enten kan udføres af en person eller være delvist automatiseret. På samme måde kan både en person og et program være en stakholder (automatisk udførelse af operationer og automatiseret kontrol).

Samtidig er det nødvendigt at styre et ekstremt heterogent miljø. Forskellige forretningsprocesser kræver forskellige tilgange og handlinger fra medarbejderne og forskellige automatiseringsværktøjer. Og alt dette skal kunne beskrives separat, og derefter kombineres til et fælles system.

Det er nødvendigt at gå ud fra forståelsen: procestilgangen er styring af helheden gennem styring af delene.

Og for at undgå enhver forvirring i terminologi, lad mig forklare:

• BPM er en metode. dem. et sæt grundlæggende principper og tilgange til konstruktion af notationer og selve arbejdets tilrettelæggelse ved hjælp af forretningsprocesser.
• BPMN er en notation (sprog), hvori notationer er bygget, inklusive eksekverbare
• BPMS – IT eksekveringssystem, bygget i henhold til visse regler specificeret i metoden

Hvis vi drager en analogi med videnskaben, så er BPM først og fremmest en tilgang, en slags verdenssyn. BPMN er metoder og algoritmer til at løse specifikke problemer. For eksempel beviser for sætninger eller et sæt metoder til at skabe et projekt til at levere elektricitet til et objekt (industri, lejlighedsbygning). Og til gengæld er BPMS færdige applikationsløsninger, der kan "tændes", og de vil allerede virke. For matematik er der tale om færdige løsninger på problemer af praktisk betydning. For fysik - den direkte implementering af den samme elektriske ledninger og forbindelse af objekter. Til IT-sektoren - færdiglavet programkode.

Eksekverbare og ikke-eksekverbare forretningsprocesser

Jeg har allerede skrevet i tidligere artikler, at forretningsprocesnotationer kan være eksekverbare eller ikke-eksekverbare. De første er beregnet til automatisering, de andre er beregnet til at studere virksomhedens arbejde og øge effektiviteten af ​​interaktionen i teamet.

Dem. vi bruger BPM principper og metoder til at lave notationer. I den forbindelse bruger vi BPMS skrivereglerne. For at skabe ikke-eksekverbar notation kan du i princippet endda bruge et stykke Whatman-papir og en blyant. Det vigtigste er nøje at følge alle reglerne.

Den eksekverbare notation kræver et specifikt it-miljø - BPMS. Samtidig anbefaler jeg at udføre selv ikke-eksekverbare i BPMN, da miljøet her selv hjælper med at identificere mulige fejl og modsætninger, hvilket øger læsefærdigheden og nøjagtigheden af ​​beskrivelsen af ​​forretningsprocessen.

Forskelle mellem proces og funktionelle tilgange

En anden vigtig kendsgerning, der vil hjælpe dig med at forstå, hvad "business process management" egentlig er. Vi har allerede fundet ud af, at ledelse er skabelsen af ​​en bestemt rækkefølge af medarbejderhandlinger. Dem. som et resultat, fungerer hvert automatiseret system på en bestemt måde. Og en person er ifølge instruktionerne forpligtet til også at udføre de handlinger, der er angivet i henhold til instruktionerne.

Du skal også vide:

Til strategisk planlægning og vurdering af virksomhedens præstation "som helhed" er det bedre at bruge funktionel modellering og notationer (for eksempel IDF0). Jeg skrev om dette i detaljer i artiklen "Introduktion til IDEF0-notationen og et eksempel på brug." Her kan du tage udgangspunkt i det ønskede resultat og opbygge en række black box-funktioner, der er nødvendige for at opnå det.

At styre rækkefølgen af ​​handlinger og optimere den. hvad der sker inden for hvert trin af arbejdet, såvel som at forbedre samspillet mellem forskellige "sorte kasser", er en BPM-procestilgang nødvendig. Her studerer du selve handlingerne, sporer hastigheden og arbejdsintensiteten for at opnå resultater, optimerer og standardiserer dem.

Hvis du foretager ændringer i en forretningsproces, så starter du altid ikke fra helheden, men fra en del. Dem. du ændrer programmets algoritme og/eller justerer jobbeskrivelsen for en medarbejder, der udfører bestemte funktioner. Som et resultat ændres et af elementerne i forretningsprocessen, og som et resultat af forretningsprocessen som helhed.

Du skal forstå:

At skabe en beskrivelse af en forretningsproces begynder "som en helhed", hvorefter hver proces er opdelt i delprocesser og detaljeret i et vist omfang.

Ændring af en forretningsproces starter tværtimod fra de "lavere" niveauer - maksimal detalje. Og fra detaljerne til helheden foretages alle nødvendige rettelser.

I en funktionel tilgang er input- og outputobjekter meget vigtige. I selve black box-funktionen sker der en vis behandling af objekter for at opnå det ønskede resultat. Og her er hovedfokus på "hvad præcist vi gerne vil have", dvs. tilgang til virksomhedsledelse er ret strategisk.

Med en procestilgang får vi svar på spørgsmålet "hvordan gør man bedst dette", dvs. Vi koncentrerer os om taktisk og operationel ledelse. Derfor, her, når individuelle elementer skifter mellem "input og "output", ændres hele processen.

Det er også vigtigt ved detaljering at bestemme det optimale niveau: ikke for "generelt", men heller ikke detaljering af en stor proces ned til hver enkelt medarbejders handlinger. Jeg så engang en beskrivelse af forretningsprocesser på et Whatman-papir på to meter. Men jo mere kompleks og detaljeret processen er, jo sværere vil den blive opfattet "som helhed", og som følge heraf vil den være sværere at forstå og forbedre.

Af disse grunde, når man arbejder med forretningsprocesser, anvendes multi-level dekomponering, dvs. detaljeringen af ​​hver "sort boks" er adskilt i en separat proces. Og af samme grund bruges procestilgangen ikke til strategisk planlægning til dette, jeg gentager, at der bruges funktionel modellering.

Beskrivelse af arbejdet med BPM

For bedre at forstå, hvad BPM (business process management) er, vil jeg give et eksempel på rækkefølgen af ​​en forretningsanalytikers handlinger inden for denne metodologi:

Undersøgelse af personer (virksomhedens ansatte). Forstå, hvordan arbejdet udføres i hvert enkelt tilfælde.

Dokumentation af forretningsprocessen baseret på de modtagne data. På dette stadium modtager analytikeren en "som den er" beskrivelse af forretningsprocessen.

At studere den resulterende forretningsproces ud fra svagheder og optimeringsmuligheder:

Med udgangspunkt i det færdiglavede optimerede (efter behov) skema oprettes dokumenter: jobbeskrivelser, brugermanualer, og om nødvendigt implementeres automatiserede løsninger.

Efter implementering, baseret på notationen, overvåges forretningsprocessen, mulige uoverensstemmelser identificeres, og deres årsager studeres.

Om nødvendigt foretages ændringer i ordningen på baggrund af identificerede mangler eller ændringer i virksomhedens arbejde relateret til eksterne faktorer.

Proces livscyklus i BPM

Som det kan ses af sekvensen beskrevet ovenfor, gennemgår hver forretningsproces en vis cyklus fra oprettelse til implementering. Så fungerer det i en periode "som det er". Hvorefter praksis viser visse mangler og mangler, undersøger analytikeren rapporteringen og finder på sin side nogle "svage punkter". Processen er ved at blive moderniseret.

Denne cyklus kan gentages et uendeligt antal gange. Enhver virksomhed, enhver organisation er ikke en frossen monolit, men en organisme i udvikling i et konstant foranderligt miljø. Lovgivningens specifikationer ændrer sig, konkurrenter kommer og går fra markedet, nye automatiseringsværktøjer dukker op osv.

En forretningsanalytikers hovedregel: Når du optimerer en proces, skal du være i stand til at stoppe i tide. Og her er det nødvendigt klart at analysere kompleksiteten (omkostningerne) ved ændringer og den øgede effektivitet (fordele) som følge heraf.

Fordele og ulemper ved BPM

Fordelene ved at bruge BPM inkluderer:

• Evnen til at detaljere så meget som muligt de handlinger af mennesker og systemer, der er nødvendige for at opnå resultater.
• Grafiske notationer er visuelle, hvilket giver dig mulighed for at forstå funktionerne i processer i virksomheden og se deres svage punkter.
• Notationer er perfekte som instruktioner til udøveren, som vil modtage en klar og utvetydig rækkefølge af handlinger. Samtidig vil det være udformet grafisk - på den mest bekvemme måde for menneskelig perception.
• Ved anvendelse af en procestilgang vil resultatet af processen være standardiseret og i overensstemmelse med det forventede. Dette vil reducere den menneskelige faktors indflydelse på serviceniveauet eller udførelsen af ​​enhver anden type arbejde.
• BPM-metoden er veludviklet og standardiseret takket være BPMN. Samtidig er værktøjerne (BPMN-notationer) intuitive selv for folk, der slet ikke har studeret forretningsprocesstyring. På den anden side giver tilstedeværelsen af ​​standarder og regler dig mulighed for at undgå fejl under udvikling og oprette eksekverbare notationer (færdige elementer af forretningsautomatisering) i BPMS-systemet.

Ulemperne ved BPM er, som det ofte sker, på samme sted som fordelene:

• En høj grad af detaljering i processer forstyrrer opfattelsen af ​​forretningsresultater for strategisk planlægning.
• De mennesker, der udvikler procesmodellen, har et meget stort ansvar. Enhver fejl kan føre til katastrofale resultater. For eksempel, når man udvikler en funktionel model, er der data ved input, et resultat ved output, værktøjer, som virksomheden leverer til performeren, og performeren selv. Mens udøveren producerer det forventede resultat ved outputtet, kan han inden for funktionen handle efter eget skøn og vælge den optimale metode til at nå målet. Med en procestilgang bliver kunstneren frataget "manøvrefrihed". Han har en klart defineret rækkefølge af handlinger under hensyntagen til alle mulige forhold. Og han har ikke ret til at handle anderledes, selvom resultatet viser sig at være anderledes end forventet.
• Forretningsprocessen er statisk og praktisk talt ikke genstand for justeringer indefra. Den udøvende modtager en klar rækkefølge af handlinger og kan ikke længere tage initiativet. Som følge heraf vil kunstnere gentage enhver fejl igen og igen, indtil den er rettet i selve forretningsprocessen.

Hvilke virksomheder passer BPM til?

Procestilgangen er ideel for statsejede virksomheder. Her er det vigtigt at forbedre serviceniveauet og kvaliteten af ​​arbejdet, mens standardisering af servicen også er vigtig. I en statsejet virksomhed forventer kunderne ingen bonusser eller særlige tiltag. Men servicen skal udføres inde og ude på passende niveau.

I kommercielle virksomheder er procestilgangen god til at standardisere arbejde, den vil give dig mulighed for at "løfte" serviceniveauet til bestemte standarder. På den ene side er dette et stort plus. På den anden side er det også et minus, da proaktive og dygtige medarbejdere, uanset hvor meget de ønsker, ikke vil være i stand til at bevise sig selv og give mere udbytte og overskud. Procestilgangen er netop stabilitet og en vis statisk karakter. Når du bruger det, skal du derfor klart forstå, hvor denne type arbejde passer dig, og hvor det er bedre at give folk mere frihed.

For at forretningsprocessen skal være gavnlig og ikke skadelig, anbefales det at indsamle kommentarer og fejl fra deltagere i forretningsprocessen. Der er ingen grund til at antage, at BPM er den ultimative sandhed.

Jeg har allerede talt mere detaljeret om præcis, hvordan man styrer en virksomhed ved hjælp af forretningsprocesser i tidligere artikler, og jeg vil tale mere end én gang. Her forsøgte jeg så enkelt som muligt at forklare forskellene mellem begreberne BPM, BPMS, BPMN og beskrive selve begrebet ”business process management”. Uden denne grundlæggende viden er det umuligt at forstå procestilgangen.

Spørgsmål og svar

Hvad er forskellen mellem funktionel modellering og procesmodellering?

Med en funktionel tilgang ser vi menneskers og automatiserede systemers handlinger som en "sort boks". Og vi nærmer os modellering fra synspunktet om stadierne for at nå målet, såvel som de nødvendige ressourcer til dette. I procesmodellering studerer vi rækkefølgen af ​​handlinger af medarbejdere og systemer på hvert trin for at optimere dem og øge effektiviteten.

Hvilke begreber indgår i BPMN?

Først og fremmest er dette selve BPMN-systemet, samt en beskrivelse af BPMS-notationer. Jeg skrev om dem i denne artikel og i detaljer i tidligere artikler (se anbefalede links i slutningen af ​​publikationen). Derudover dukkede nye koncepter op for ikke så længe siden - DMN og CMMN. Jeg vil ikke dvæle ved dem i detaljer nu. Jeg vil forsøge at beskrive nye koncepter og deres egenskaber i fremtidige publikationer.

Hvorfor har vi brug for så mange kompleksiteter og forskellige tilgange til at konstruere notationer?

Forretningsprocesstyring og selve BPM-metodikken er blandt andet nødvendige for den direkte ledelse af store teams. Derfor er der brug for notationer, beskrivelser af forretningsprocesser og en lang række værktøjer.

Hvor skal man begynde at arbejde med BPM?

Lær BPMN-notationssproget og prøv at bruge det i dit arbejde. Det vigtigste er, at du ikke er bange for at starte. Du vil forstå, at simple notationer er meget nemmere at konstruere i praksis, end de ser ud til. Og du kan lære metoden trin for trin ved at stole på enkle og forståelige grafiske BPM-værktøjer.

Kan BPM bruges til manuelle systemer?

Kan. Denne tilgang er først og fremmest ikke beregnet til automatisering (it-sektoren har sine egne værktøjer), men til at organisere arbejdet i en virksomhed eller et hvilket som helst team. Arbejdsområder, der anvender automatiserede systemer, kan tages i betragtning her. Eller vi kan kun overveje processer i et team, en hvilken som helst af dem - fra byggemandskab eller produktion til kreative teams i et teater- eller filharmonisk samfund. Det vigtigste er tydeligt at beskrive, hvordan den proces, du er interesseret i, foregår, samt hvordan du vil ændre den.

At være strømlinet, gennemsigtig og fleksibel er dagens krav for enhver virksomhed. Og for at gøre det på denne måde kræves der i de fleste tilfælde transformation.

Det er interessant, at ordet "transformation" på engelsk ikke indebærer gradvise, men pludselige ændringer. Derfor betyder digital transformation af en virksomhed dybest set, at du ikke bare skal justere noget et eller andet sted, men helt genoverveje både de principper, som virksomheden er bygget på, og den måde, den er bygget op.

Den mest progressive i forhold til de muligheder, der gives i dag, kan kaldes en procestilgang til virksomhedsledelse og som et værktøj til at implementere denne tilgang.

Hvad er BPM og BPMS?

Begrebet BPM (Business Process Management) er en organisk kombination af procesmetoden for virksomhedsledelse og teknologier til dens implementering. Kort sagt svarer BPM på alle spørgsmål vedrørende det arbejde, der udføres - hvor, hvornår, hvorfor og hvordan arbejdet udføres, og hvem er ansvarlig for dets gennemførelse.

BPMS (Business Process Management System) - software til at understøtte BPM-konceptet. BPM-systemer adskiller sig fra andre systemer, især ERP og elektroniske dokumenthåndteringssystemer, ved at de fokuserer på forretningsprocesser uden at være bundet til dokumentation eller specifikke specialisters arbejde.

En forretningsproces kan for eksempel kaldes hele sekvensen af ​​handlinger fra modtagelse af en ordre til levering af de bestilte produkter til kunden. Som du kan se, kræver BPM-systemer den bredest mulige tænkning, ikke fokuseret på arbejdet i en bestemt afdeling af virksomheden eller oprettelsen af ​​et elektronisk dokument. Alt dette er en del af forretningsprocessen, men er af sekundær betydning for den. Hvis det BPM-system, som en virksomhed arbejder med, er bundet til det sekundære, så er der risiko for, at det vigtigste - selve forretningsprocesserne og kundernes behov - går ubemærket hen.

Vigtigste fordele ved BPM-systemer

BPM-systemer er i stand til at levere løbende overvågning af alle forretningsprocesser, der forekommer i virksomheden, samt søge efter problemer og deres mulige løsninger.

Strukturen af ​​BPM-systemer er sådan, at den giver dig mulighed for at "styre" hver enkelt proces fra dens begyndelse til dens logiske konklusion.

For eksempel, hvis klient A sendte en ansøgning, så kan hans ansøgning ikke gå tabt: på hvert tidspunkt vil den være på et bestemt trin af den aktive cyklus indtil selve tidspunktet for dens afslutning.

Overvågning betyder, at ledelsen altid har mulighed for altid at se og kontrollere:

• På hvilket stadium af udførelse er processen?
• Hvilken medarbejder er ansvarlig for denne opgave.
• Hvor længe "hænger" processen på dette stadium?

Den vigtigste mulighed, som BPM-systemer giver, er muligheden for samtidigt at se alle de aktuelle opgaver, virksomheden står over for, samtidig med at det er muligt at klassificere dem på forskellige måder: opgaver, der kommer fra kunder; forretningsudviklingsopgaver; opgaver for at løse virksomhedens aktuelle problemer.

Sammenfattende hjælper BPMS med ikke at miste nogen forretningsprocesser og forhindre dem i at sidde fast, men altid at overvåge, hvordan de skrider frem.

En lige så vigtig funktion af BPM-systemer er skabelsen af ​​en samlet informationsbase, hvor alle data relateret til virksomhedens arbejde indtastes og leveres til alle medarbejdere under hensyntagen til deres adgangsniveauer. Dette giver dig mulighed for betydeligt at fremskynde de fleste forretningsprocesser, herunder det samme dokumentflow og endda enkel udveksling af information mellem medarbejdere.

Endelig indebærer implementeringen af ​​BPMS i alle tilfælde oprettelse af handlingsregler, i henhold til hvilke forretningsprocessen vil blive behandlet . For eksempel: en leder modtager et telefonopkald fra en klient, der har brug for udstyr; omdirigerer kunden til en udvælgelseskonsulent; efter at have valgt en bestemt model af udstyr, sendes ordren til lageret; hvis den nødvendige model ikke er tilgængelig, sendes oplysningerne til produktionsværkstedet; og så videre.

Samtidig er visse aktivitetssektorer let tilgængelige for en sådan regulering, andre (relateret til kreativitet) i mindre grad. Men fordelen ved BPM-systemer er netop, at de takket være deres fleksibilitet gør det muligt at regulere selv de brancher, som ved første øjekast er svære at regulere.

Søger efter problemer og mulige løsninger

Ud over at sikre virksomhedens nuværende aktiviteter i overensstemmelse med reglerne for forretningsprocesser, er BPM-systemernes konstante funktion at søge efter problemer og "forretningsflaskehalse". Disse kan for eksempel omfatte overflødige eller unødvendige processer, der spilder virksomhedens ressourcer, men ikke giver håndgribelige fordele, mens en omstrukturering af reglerne kan hjælpe med at afhjælpe dette problem. Det sker også, at en separat gruppe af forretningsprocesser oftest bremser på et bestemt stadie eller en bestemt medarbejder. Når du ved dette, kan du analysere situationen og udvikle løsninger, der vil hjælpe med at overvinde eksisterende vanskeligheder.

Det kan virke som om det hele er ret simpelt, men BPMS bliver ofte en god mulighed for at finde sådanne "flaskehalse" i virksomhedens aktiviteter. Nogle gange er sådanne steder i skæringspunktet mellem arbejdet i forskellige divisioner og afdelinger i virksomheden, og mens hver af dem fungerer upåklageligt, opstår problemer i det samlede antal.

Da BPM-systemer giver dig mulighed for at se ”bredt” på en virksomheds arbejde og i praksis se, hvor der er problemer, kan implementeringen af ​​et BPMS virkelig være en god chance for at optimere arbejdet i en virksomhed.

Analyse i BPMS

Analyse indtager en enorm plads i strukturen af ​​BPM-systemer. Takket være dem bliver det muligt at analysere mange indikatorer:

• Hvilke forretningsprocesser er mest almindelige?
• Hvor lang tid tager en forretningsproces og hver af dens stadier i gennemsnit?
• Hvem af medarbejderne bearbejder deres opgaver hurtigst, og hvem er det modsatte.
• Hvor mange opgaver hver medarbejder behandlede i løbet af dagen, ugen, måneden.
• Hvor der oftest opstår vanskeligheder.

Sådan en analyse giver virkelig en masse muligheder for at optimere alt. For eksempel identificere medarbejdere, der varetager et lille antal opgaver og overføre yderligere til dem, samt forstå årsagerne til individuelle menneskers langsomme og utilfredsstillende arbejde. En medarbejder arbejder muligvis på forældet software eller forstår ikke helt nye funktioner. Så kan en lille softwareopgradering eller et kort træningskursus være en yderst effektiv måde at fjerne adskillige flaskehalse og for alvor sætte gang i forretningsprocesserne.

Brugere sætter ofte pris på BPMS for, at de kan løse problemer til relativt lave omkostninger. Installer f.eks. kun ny dyr software på computerne hos de medarbejdere, der rent faktisk servicerer de vigtigste stadier af forretningsprocesser og har en stor arbejdsbyrde, i stedet for at opgradere en hel afdeling på halvtreds maskiner.

Opbygning af BPM-systemer

Funktionerne, som vi beskrev ovenfor, bestemmer også strukturen af ​​hver BPMS.

• Værktøjer til at skabe forskrifter (regelsæt).
• Specialmoduler til integration af løsninger i det eksisterende miljø.
• Værktøjer til at generere dokumenter.
• Moduler med ansvar for analyse og overvågning.

I de fleste tilfælde involverer implementering af et BPMS at bruge alle disse komponenter på én gang, fordi dette er med til at sikre succes i videst muligt omfang.

Tre muligheder for implementering af BPM-systemer

For at opnå succes i et implementeringsprojekt skal du ikke kun købe software, men også nøje overveje de ordninger, hvorved forretningsprocesser finder sted i virksomheden, samt sikre, at medarbejderne er forberedte på de nødvendige ændringer i deres arbejde. Som vi husker, indebærer ordet "transformation" en væsentlig ændring, og medarbejdernes parathed kan ikke negligeres.

I næsten alle tilfælde følger BPMS-implementering en af ​​tre veje.

1. Udvikling i egen regi eller bestilling fra entreprenør

I dag bruges denne tilgang til implementering af BPM-systemer sjældent, den kan betragtes som forældet. Sagen er, at markedets logik har ændret sig: Hvis softwareudviklere for flere år siden overbeviste kunderne om behovet for at bruge nye løsninger, forventer kunderne selv vedvarende løsninger fra udviklere.

Derfor er den mest almindelige tilgang i dag at kontakte udvikleren (integratoren) med et spørgsmål om, hvilke løsninger netop denne virksomhed skal bruge for at opnå det ønskede resultat.

2. Implementering af en integrator efterfulgt af tilpasning

Denne vej er langt den mest almindelige. Hvis virksomheden er gået denne vej, så ansættes en integrator, som har specialiseret sig specifikt i implementering af BPM-systemer, og ofte udvikler dem.

Fordelen ved at arbejde med en integrator er, at han gør næsten alt selv, virksomheden skal kun i gang med at arbejde efter nye principper. Men dette kan også kaldes den vigtigste ulempe. Tilpasning (tilpasning af systemer til en specifik virksomhed) er ofte meget begrænset. For det meste skal alle medarbejdere tilpasse sig de arbejdsforhold, der opstod efter transformationen. Og det er også godt, hvis det blev drøftet med personalet, som forstod og erkendte dets nødvendighed og ikke blev udført bydende nødvendigt på ordre fra oven.

Forresten involverer denne mulighed for implementering af BPMS ofte afhængighed af integratoren: i fremtiden, for at løse selv de mindste problemer, bliver du nødt til at kontakte ham, lave en liste over ønskede ændringer og vente, indtil de er klar, og derefter bruge dem til at modernisere softwaren. Dette er ubelejligt, tidskrævende og kræver ofte overbetaling til integratoren, men uden det er det nogle gange umuligt at gøre noget som helst med BPM-systemet.

3. Uafhængig udvikling af BPM baseret på Low-code platformen

Denne mulighed indebærer, at virksomheden også gør uden deltagelse af integratorer/udviklere, eller reducerer en sådan deltagelse til et minimum.

Ja, faktisk: det ligner meget selvudvikling i forhold til, at du kan forsyne softwaren med det ønskede sæt funktioner. Men "opbygningen" af denne løsning udføres på basis af en specialiseret platform - moderne, intelligent og fleksibel - hovedsageligt af virksomhedens forretningsanalytikere, uden programmeringsevner.

Vigtigste fordele ved et BPM-system baseret på Low-code platformen fra Comindware

Comindware-platformen inkorporerer alle mulighederne i lavkode-klasseplatforme.

Først og fremmest involverer det et minimum af kode og et maksimum af grafisk udvikling. Næsten alle de indstillinger, som brugere kan kræve, foretages via brugergrænsefladen ved hjælp af en mus og et tastatur.

Yderligere fordele ved denne platform:

• Nem opdatering uden at stoppe dit arbejde.
• Mulighed for aktivt at bruge skyen.
• Enkelt socialt samspil mellem medarbejdere.
• Mulighed for at aktivere eller deaktivere funktioner efter behov.

Og vigtigst af alt: Når du har implementeret et BPM-system baseret på platformen fra Comindware, kan du først bruge det til digital transformation af en eller flere afdelinger i virksomheden for at evaluere resultatet og forberede dig til større udrulning i virksomheden eller holde niveau. Dette giver dig mulighed for at undgå unødvendig "revolutionisme" og overdrevne stød på grund af en skarp ændring i driftsprincipper.

Bestil en demopræsentation af Low-code-platformen fra Comindware for selv at se, hvor omfattende og praktisk den er.

Elena Gaidukova, marketinganalytiker, brand manager for løsninger baseret på , specialist i partnerskabsrelationer.

I dag vinder en ny type software til styring af forretningsprocesser, nemlig BPMS-systemer, popularitet i hjemmet. Og deres udseende rejste naturligvis mange spørgsmål. Hvorfor er de nødvendige? Hvordan fungerer de? Hvad er deres grundlæggende forskel fra andre muligheder for forretningsautomatisering?

Da jeg første gang stødte på BPMS, havde jeg også alle ovenstående spørgsmål. Det tog mig et stykke tid at forstå, hvorfor et nyt værktøj var nødvendigt, hvorfor det var umuligt at implementere alle de forretningsprocesser, der var nødvendige for succesfuld drift i eksisterende regnskabs- eller CRM-systemer, og hvad den grundlæggende forskel mellem BPMS og andre muligheder for automatisering af forretningsprocesser var.

I denne artikel vil jeg fortælle om, hvad BPMS-systemer er, hvorfor de er nødvendige, og hvordan procestilgangen adskiller sig fra traditionelle arbejdsmetoder. Jeg vil ikke tale om de tekniske aspekter af BPMS (om modellering og udvikling af forretningsprocesser), dette vil være emnet for den næste artikel. Nu vil jeg forsøge at afsløre essensen og betydningen af ​​BPMS på det enkleste og mest forståelige sprog:

Hvad er BPMS?

BPMS er en anden forkortelse fra ERP, CRM kategorien, som ikke har en klar definition. Selvom der er ret mange definitioner: både udenlandske og russiske. Derudover giver virksomheder, der producerer deres egne BPM-systemer, også deres egne specifikke definitioner, hvilket tilføjer yderligere forvirring. Derudover kombineres BPMS ofte med andre systemer (f.eks. BPMS+CRM, BPMS+ERP) og så definerer udviklere et BPM-system ud fra denne sammenhæng.

Men for at forstå, hvad BPMS faktisk er, og hvad deres funktioner er, skal du først forstå, hvad BPM er.

BPM (engelsk: Business Process Management, business process management) er et koncept for procesledelse af en organisation, der betragter forretningsprocesser som særlige virksomhedsressourcer, der løbende tilpasses konstante forandringer, og bygger på principper som klarhed og synlighed af forretningsprocesser. i organisationen bag gennem modellering af forretningsprocesser ved hjælp af formelle notationer, brug af software til modellering, simulering, overvågning og analyse af forretningsprocesser, mulighed for dynamisk at genopbygge forretningsprocesmodeller af deltagere og ved brug af softwaresystemer.

Wikipedia.

BPMS (Business Process Management System) er primært software til at understøtte BPM-konceptet i en virksomhed. BPMS-systemer er nødvendige for at implementere BPM-konceptet i et softwaremiljø.

BPMS betragter en virksomheds drift som et sæt af processer snarere end som et sæt funktioner. Formålet med BPM-systemet er ikke salgs- eller indkøbsafdelingens arbejde, men salgsprocessen, kundesupportprocessen, forsyningsstyringsprocessen osv. Og baseret på denne forståelse bygges arbejdet med omstrukturering af forretningsprocesser i BPMS.
BPM-systemet er primært rettet mod at forbedre virksomhedens drift og gøre virksomheden mere profitabel ved at optimere og kontrollere forretningsprocesser.

Brugererfaring i BPMS og andre systemer

For bedre at forstå essensen af ​​BPMS, skal du forstå, hvordan almindelige systemer (ERP-systemer, CRM) griber brugerarbejdet an. For eksempel skal en bruger oprette en salgsordre. Hvad er hans handlinger?

Brugeren kan udfylde dokumentet vilkårligt, hvis rækkefølgen af ​​dets arbejde ikke er programmeret:

• Den kan først åbne en ordreformular, vælge produkter, angive priser og derefter identificere en kunde.
• Det kan først oprette en kunde og derefter oprette hans ordre.

Med et ord er der variation i brugerhandlinger, dvs. Medarbejderen kan ud fra situationen selv vælge sine handlemuligheder.

BPM-systemet betragter brugeren som endnu en klods i systemet. En person skal klart vide, hvilken proces han arbejder i, og hvad han skal gøre.

Medarbejdere i et BPM-system betragtes ikke ud fra et synspunkt om resultatet af processen, men ud fra et synspunkt om udførelsen af ​​handlingen. Variabiliteten af ​​brugerhandlinger er udelukket her. Medarbejderen gør kun det, der er programmeret i systemet, hverken mere eller mindre.

Måder at implementere forretningsprocesser

BPMS er en af ​​måderne at implementere en forretningsproces på. Lad os overveje, hvilke metoder der præsenteres i den russiske virksomheds realiteter for at forstå, hvorfor et BPM-system er nødvendigt.

Vi vil fremhæve tre tilgange:

1. "Papir" tilgang;
2. Automatiseret tilgang (ved brug af andre systemer);
3. Procestilgang i BPMS-systemet.

Lad os for eksempel tage forretningsprocessen med at godkende en faktura til betaling, da den er ret enkel og overskuelig.
I min praksis var der sådan et tilfælde: en klient betalte mig den fulde faktura, selvom de på det tidspunkt kun skulle have betalt en del af betalingen på 50 %. Hvorfor skete dette?

Fordi deres firma ikke havde en fakturagodkendelsesprocedure. Direktøren for virksomheden og jeg fandt ud af dette helt ved et tilfælde. Jeg lærte, at der i deres virksomhed opstår periodiske fejl på stadiet af fakturagodkendelse, og direktøren blev overrasket over at opdage, at han ikke betalte 50 % af fakturaen som planlagt, men 100 % på én gang.

Hvorfor skete dette? Det er enkelt. Den såkaldte "beskadigede telefon" virkede. Specialisten bragte en faktura fra regnskabsafdelingen med sætningen "Vi skal betale 50% af beløbet." Revisoren spurgte lederen, om han skulle betale denne regning eller ej. Lederen, der var sikker på, at vi talte om 50% af beløbet, bekræftede betalingen. Og revisoren glemte til gengæld, at der blev sagt højt omkring halvdelen af ​​beløbet, og forstod lederen sådan, at hele regningen skulle betales. Hvilket er, hvad der blev gjort.

Ved at bruge eksemplet med denne virksomhed og denne forretningsproces vil vi overveje alle tre tilgange.

"Papir" (ikke automatiseret) tilgang

Hvordan fungerede godkendelse af faktura i denne virksomhed?

• Medarbejderen modtager fakturaen og overfører den til regnskabsafdelingen;
• Regnskabsafdelingen fører fakturaen ind på lønningslisten og koordinerer den med lederen;
• Hvis lederen godkender og underskriver anmodningen, betaler regnskabsafdelingen fakturaen.

Hvad er der galt med denne tilgang? Her udviskes grænserne for overgangen af ​​ansvarsområder mellem etaper. I tilfælde af misforståelser og forsinket eller manglende betaling af fakturaer skyder medarbejderne skylden over på hinanden, og i sidste ende er det umuligt at finde de ansvarlige.

Automatiseret tilgang

Som regel forsøger virksomheder at kontrollere en eller anden forretningsproces i det regnskabssystem, de allerede arbejder i. Men dette er også forkert. Lad os se på ulemperne ved denne mulighed.

Da der ikke blev afsat yderligere midler til implementering af forretningsprocesser i virksomheden, som jeg giver som eksempel, brugte vi de værktøjer, som virksomheden allerede havde, eller rettere sagt, regnskabssystemet.
Opgaven var at sikre, at hvis en medarbejder skulle betale en faktura, ville betalingsbeløbet gennemgå visse godkendelsesfaser.

Sådan så det ud:

• Systemet tildeler ansvarlige personer til godkendelse af udgifter;
• Baseret på ethvert dokument (en ordre til en leverandør, modtagelse af varer eller et andet dokument), oprettes et dokument Anmodning om at bruge midler i status Ikke godkendt;
• Hvis den ansvarlige godkendte ansøgningen og ændrede status til Aftalt, så blev fakturaen sendt til regnskabsafdelingen;
• Hvis status blev sat til Afvist, betyder det, at ansøgningen gik tilbage til den person, der startede processen.

I denne virksomhed er administrerende direktør ansvarlig for godkendelse af udgifter, og her er, hvad der skulle gøres, for at han kunne udføre sine funktioner i henhold til aftalen:

• skabe adgang til systemet;
• træne i at arbejde med de nødvendige dokumenter;
• tilpasse grænsefladen til brugervenlighed;
• konfigurere adgangsrettigheder.

Samtidig var det nødvendigt at udfylde en masse unødvendige oplysninger i regnskabssystemet for at oprette og godkende ansøgningen: modtagerens og egen virksomheds foliokonto, modpart, udgiftspost, pengestrømspost, grundlag mv. . Alle disse oplysninger er faktisk ikke nødvendige af den administrerende direktør for at træffe en beslutning, men de skal ikke desto mindre udfyldes af den medarbejder, der indsender ansøgningen.

For at træffe en beslutning i denne sag er kun 3 punkter interessante:

1. penge (hvor meget vi skal betale);
2. modtager (hvem vi skal betale);
3. formål (hvad vi betaler for).

Det betyder, at medarbejderen ved at udfylde unødvendige oplysninger spilder tid, og godkendelsesprocessen forsinkes.

Derudover er en sådan implementering af afstemning i regnskabssystemet ret primitiv og indebærer ikke variabilitet (for eksempel opdeling af ansvarsområder afhængigt af beløbet på dokumentet eller udgiftsposten).

I et BPM-system er selve godkendelsesprocessen dog vigtig, og ikke afspejling af information til fremtidig rapportering mv. Der er ganske enkelt mennesker her, som har brug for, ud fra konteksten af ​​informationen, hurtigt at gennemføre processen.

Så de vigtigste forskelle mellem at køre forretningsprocesser i BPMS og et regnskabssystem:

1. I en BPMS er det afgørende, hvad der bliver gjort. Det, der er vigtigt her, er ikke regnskabsoplysninger eller rapportering, men behovet for hurtigt at træffe en beslutning, så forretningsprocessen kommer videre. Dette vil ikke fungere med regnskabssystemet her skal vi angive hvilke dokumenter der er oprettet ved hjælp af hvilke osv. - det er ubelejligt. Der er ingen klar sammenhæng her.
2. Enkelhed af logik og udvikling. Hvis vi gennemfører en forretningsproces i et regnskabssystem, skal vi tage højde for en lang række logiske sammenhænge: hvordan dokumenter og transaktioner behandles, hvad dette påvirker, hvilke yderligere licenser der skal købes mv. - selvom det ser ud til, at den ansvarlige for godkendelsen ikke har brug for dette. Men i regnskabssystemet skal vi nødvendigvis binde os til konfigurationsobjekter eller ændre dem, hvilket ikke er særlig korrekt.

Det er netop derfor, der blev skabt BPM-systemer, hvor al logikken ikke er rettet mod beregninger, ikke på at lagre data, men på den hurtige udførelse af processen og dens kontrol.

Lad os nu gå videre til den tredje tilgang og overveje, hvordan denne forretningsproces skal løses i BPMS-systemet.

Procestilgang i BPMS

Først definerer vi arbejdets logik og opdeler forretningsprocessen i successive faser.

I vores eksempel vil der være tre af dem:

1. Oprettelse af en ansøgning om fakturagodkendelse;
2. Applikationsbekræftelse;
3. Ansøgningsresultat:
   • hvis godkendt - udskrift af ansøgningen,
   • hvis ikke godkendt, underrette leverandøren

Dernæst designer vi de betingelser, under hvilke begivenheder eller attributter visse handlinger finder sted (for eksempel kan vi afspejle den ansvarliges afhængighed af fakturabeløbet, hvis forskellige beløb er aftalt af forskellige medarbejdere i virksomheden; eller sende advarsler på én gang eller en anden fase af arbejdet).

I systemet arbejder hver bruger under sit eget login og password og ser kun sin formular og sin plads i forretningsprocessen. I vores eksempel er medarbejderen ansvarlig for at oprette ansøgningen, og lederen er ansvarlig for kontrol og godkendelse, og hver af dem ser kun deres egne formularer, deres opgaver og kan kun udføre deres egne handlinger.

Derfor, hvis den medarbejder, der oprettede applikationen, trykker på overgangen til næste fase, fjernes ansvaret fra ham og går til lederen, som skal kontrollere applikationen. Ved at gøre dette opnår vi opdeling og kontrol af ansvarsområder.

Dette eksempel viser tydeligt, at i BPM-systemer afhænger alt af konteksten. Alle forminteraktioner er rettet mod at sikre, at brugeren kun ser det, han har brug for, og kun det, han har brug for på et bestemt trin, baseret på processens kontekst.

Hvis andre systemer er rettet mod at sikre, at operationen gennemføres, så er vi i BPMS fokuseret på handlinger.

BPM systemet kan sammenlignes med den japanske Yumi bueskydning teknik. Yumi skydeskoler prædiker følgende tilgang: Hvis du vil ramme, behøver du ikke at koncentrere dig om målet, du skal gøre hver handling korrekt nu. Dem. Princippet, der bruges her, er det, der blev brugt i det japanske Yumi bueskydning, som jeg allerede nævnte: fokus på hver handling, på hvert trin, udfør hver handling effektivt. Og så når du helt sikkert dit mål!

.
Og overfører man denne tilgang til en bestemt virksomhed, skal hver medarbejder gøre det nødvendige. Og koncentrer dig kun om dette. En medarbejder bør ikke tænke på målet, han bør kun gøre det, der er nødvendigt på et bestemt tidspunkt.

Faktisk arbejder hver medarbejder i et BPMS-system som på et samlebånd. Hver opgave, hver forretningsproces, som en medarbejder deltager i, bliver en separat transportlinje. Og som en deltager i denne proces kan en medarbejder inden for rammerne af en bestemt opgave kun udføre visse handlinger, strengt begrænset af algoritmen til at fuldføre opgaven.

Denne sammenligning er naturligvis ikke helt præcis, for en medarbejder kan vælge, hvilken forretningsproces han vil behandle nu og hvilken senere. Dem. op til et vist punkt er den over processerne og kan vælge, hvilken af ​​rørledningsgrenene den vil tilslutte sig på et givet tidspunkt. Men inden for rammerne af en bestemt forretningsproces bliver han deltager i et transportbånd, hvis processer pålægger hver af deltagerne strenge begrænsninger.

Lad os vende tilbage til eksemplet med fakturagodkendelse og overveje, hvilke muligheder der findes med procestilgangen:

• Adskillelse af ansvarsområder;
• Koncentration af medarbejdernes arbejde på specifikke handlinger;
• Underrette brugere om ændringer i processer (eller behovet for at foretage ændringer), som de deltager i.

I et BPM-system beskriver vi en forretningsproces i BPMN 2.0-notation. Denne notation indeholder allerede mange punkter, der fortæller dig, hvordan du opsætter en bestemt forretningsproces. Der er forskellige andre automatiseringssystemer til forretningsprocesser, men de er afhængige af deres egen logik, som ikke er almindeligt accepteret. For at modellere en forretningsproces baseret på sådanne systemer er det nødvendigt at forstå disse systemer, forstå deres driftslogik, indstillinger af formularer og relationer.

BPMN 2.0 er en generelt accepteret standard til at beskrive en forretningsproces, og folk, der er bekendt med denne notation, vil straks forstå en forretningsprocesmodel skrevet i dette format.

Konklusion

Så jeg håber, at jeg var i stand til at afklare spørgsmålet om, hvad et BPM-system er, og hvorfor det er nødvendigt ved at sammenligne procestilgangen med andre arbejdsmuligheder. I den næste artikel vil jeg vise, hvordan modellering og eksekvering af en forretningsproces foregår teknisk ved hjælp af eksemplet med et specifikt system.

Flere artikler om dette emne.