كيفية تنظيم عمل قسم المبيعات في الشركة. تقسيم المديرين إلى ذوي خبرة وأقل خبرة. سلامة الأصول المادية

الموظفين و تنظيم عمل الموظفين- من العوامل الأساسية في نجاح أي شركة، أن تنظيم العمل يحدث بشكل مستمر، أما في دورة الإدارة فإنه عادة ما يتم بعد مرحلة ما. وفي الوقت نفسه، فإن وجود موظفين ذوي كفاءة عالية وحده لن يمنحك أقصى قدر من العائدات. من المهم للغاية تنظيم عمل فريقك بشكل فعال، واستخدام قدرات وكفاءات الموظفين إلى الحد الأقصى، وإنشاء الظروف التي يمكن لكل موظف التعبير عن أنفسهم بأفضل ضوء. كيفية تنظيم عمل المتخصصين بدوام كامل بشكل فعال، وما هو صعب بشكل خاص، ولكنه مهم في بداية العمل التجاري، المستقلين. كيف تعمل مع الموظفين عن بعد وأولئك الذين يعملون بدوام جزئي؟ صحيح تنظيم عمل الموظفسوف يحل الكثير من المشاكل.

ما هو مطلوب لتنظيم عمل الموظفين

لذلك، دعونا نلقي نظرة على ما يجب أن يكون المدير قادرًا على القيام به من أجل تنظيم عمل الموظفين بشكل فعال:

1. تحديد الأهداف والغايات. بدون هذا لا توجد طريقة على الإطلاق؛ فالمهمة المحددة بشكل صحيح هي 90٪ من النجاح. إقرأ المقال عنه
2. كن قائدا. هذا علم منفصل وقد تحدثنا عنه في العديد من المقالات، عليك أن تبدأ به، وأوصي أيضًا بالقراءة عنه.
3. بناء الفريق، غالبًا ما يتم استبدال هذه الكلمة المسطحة بكلمة "بناء الفريق" الإنجليزية.

اسأل أي صاحب رأس مال مغامر ما هو الشيء الأكثر أهمية عند البدء كرائد أعمال، وسوف يقول: الشيء الأكثر أهمية هو! في الوقت نفسه، من أجل جذب المتخصصين الواعدين أو المؤهلين تأهيلا عاليا بالفعل، يجب أن تكون قادرا على إنشاء ظروف عمل تنافسية ومحفزة لكل منهم. أليس هذا من الأعمال الناشئة؛ ولا توجد ميزانية لتنظيم مثل هذه الظروف؟ لكن هذا ليس ضروريًا دائمًا - فالأهم هو الميزانية الزمنية اللازمة لبناء عملية العمل والإرادة الإدارية، مضروبة في مرونة ريادة الأعمال. مقالات حول موضوع بناء الفريق:، و.

إنشاء نظام لتنظيم عمل الموظفين

من الأمثلة الممتازة على تنظيم العمل المبتكر ماكدونالدز. تعمل جميع المطاعم وفق نموذج عمل واحد، ويظهر فعاليته في جميع أنحاء العالم. في الوقت نفسه، لا يهم من يدير مطعمًا معينًا، فتنظيم العمل بسيط جدًا وفعال، حتى عندما يديره موظفون شباب وعديمي الخبرة، يكون العمل ناجحًا.

نظام تنظيم العمل عبارة عن خوارزمية واضحة للإجراءات لكل موظف تشغيلي. يتم تحديد هذه الإجراءات في اللوائح والعمليات التجارية. يتغير العالم باستمرار، وتحدث التغييرات في المبيعات عدة مرات في السنة، ويرجع ذلك إلى التقلبات الموسمية وتقلبات السوق. يحتاج أي نظام إلى مراقبة وتعديل مستمرين، وهذه هي مهمة الإدارة الإستراتيجية.

ليست فقط المهارات المهنية والخبرة العملية لكل عضو جديد في الفريق مهمة. تلعب شخصية الشخص دورًا مهمًا، فضلاً عن رغبته في العمل في شركة نامية، واستعداده للمخاطر المالية وعدم الاستقرار المتأصل في هذا العمل. وتحتاج إلى حماية نفسك: ناقش جميع ظروف العمل بالتفصيل مع كل موظف وقم بإعداد عقد/اتفاقية مكتوبة.

تعتمد تفاصيل تنظيم العمل مع الموظفين بشكل أساسي على نوع تسجيل الموظفين الذي نتحدث عنه - بدوام كامل أو مستقل. بسبب الرغبة في توفير المال، يستخدم أصحاب العمل بشكل متزايد العمال عن بعد، أو.

الأدب

جيمبا كايزن. الطريقة لخفض التكاليف وتحسين الجودة (كتاب صوتي MP3 على قرصين مضغوطين + DVD) - اشترِ Gemba Kaizen. الطريق إلى خفض التكاليف وتحسين الجودة (كتاب صوتي MP3 على قرصين مضغوطين + DVD) بتنسيق MP3 على قرص من المؤلف Masaaki Imai في متجر الكتب عبر الإنترنت OZON.ru |

هل سبق لك أن عملت طوال اليوم، وتدور مثل السنجاب في عجلة، وفي المساء تكتشف أنك لم تتمكن من فعل أي شيء؟

هذا هو الكثير من الناس غير المنظمين. والأكثر من ذلك أنه فن إضاعة الوقت. حتى أن هذا الفن له اسم - Faffing.

Faffing(إنجليزي) faffing- الزاوية) - لا العمل المنظمعلى شيء ما. الفوضى تطاردنا ليس فقط في العمل. نواجه هذه المشكلة في حياتنا اليومية:

• إعداد العرض التقديمي؛
• تسجيل الفيديو؛
• نكتب مقالًا أو منشورًا لشبكة اجتماعية، وما إلى ذلك.

أثناء قيامنا ببعض الأعمال، لا نلاحظ كم تمر الساعات بأكملها.

ما الذي يمنعك من العمل بشكل أفضل؟?

أعلم أن الجواب على شفتيك: "نحن مشتتون". في الواقع، المكالمات والرسائل على وسائل التواصل الاجتماعي والرغبة في تناول وجبة خفيفة تجعلنا نتشتت عن العمل. في كثير من الأحيان نصبح ببساطة مهووسين بوظيفة معينة. في النهاية، قد يتبين أن هذا عمل عديم الفائدة.

ليس هناك فائدة من شرح سبب التخلص منه faffingأ. أنت غاضب من نفسك بسبب التقاعس عن العمل، وأنا متأكد من أنك تريد فقط أن تعرف كيفية تنظيم العمل. بعد كل شيء، نحن بحاجة إلى التصرف. إن لم يكن لمصلحتك، فلمصلحة من حولك. ذلك يعتمد على تفضيلاتك.

واليوم سأفتحه لكم 5 قواعد بسيطة ولكنها فعالة، مما سيسمح لك بفعل المزيد من الأشياء في وقت أقل.

كيفية تنظيم العمل بشكل صحيح?

1. أعلن النتيجة. الجميع يعرف غرضهم عند أداء المهمة. ولكن هذا كل شيء، يجب أن تذكر نفسك به بصوت عالٍ. في المرة القادمة، بعد الانتهاء من شيء ما، قل لنفسك: "هذا كل شيء! أنا فعلت هذا." أشكر نفسك.

بغض النظر عما فعلته - اتصل بـ 20 عميلاً خلال ساعتين أو سجل مقطع فيديو - امنح نفسك هدية صغيرة. اذهب لتناول القهوة أو تناول الآيس كريم. بهذه الطريقة سوف تشجع نفسك.

1. اعزل نفسك عن أي شيء قد يشتت انتباهك:

• تلفزيون؛
• راديو؛
• الشبكات الاجتماعية وما إلى ذلك.

إذا قررت كتابة مقال على جهاز كمبيوتر محمول، فافتح فقط ما تحتاجه لهذا: محرر النصوص، النص المصدر (إذا لزم الأمر). كل شيء آخر يمكن يقطع العملأو أخرجه من الطاولة أو قم بتغطيته. اذهب إلى غرفة لا يوجد فيها أحد. لا فكونتاكتي أو الفيسبوك!

نعم، أنا أفهم. كل شخص لديه عائلة، كل شخص لديه مخاوف أخرى إلى جانب العمل. ومع ذلك، مثلي تماما. لدي طفلين. أحاول تربيتهم ليكونوا أشخاصًا صالحين. لكن عندما أحتاج إلى العمل ويطلب مني الأطفال أن ألعب معهم، أطردهم دبلوماسياً. أقولها كما هي: "الآن أنا بحاجة للقيام بمهمة معينة، وبعد ذلك سنلعب". هذا كل شيء. لا شيء معقد.

1. حدد مواعيد نهائية واقعية لإنجاز العمل. لا ينبغي عليك تمديد فترة كتابة المقال ليوم كامل، تمامًا كما لا ينبغي عليك ضغط العمل طويل المدى في ساعة واحدة.

عندما نبدأ بعض العمل، فإننا، بالطبع، نتخيل مقدار الوقت الذي سنستثمره. لدينا أيضًا فكرة تقريبية عن مقدار الوقت الذي تستغرقه مهمة معينة. ولكن إذا حددت هدف إجراء 30 مكالمة خلال 30 دقيقة، فمن الواضح أن هذا غير واقعي.

أولئك الذين اتصلوا يعرفون أن المكالمة الواحدة تستغرق في المتوسط ​​3 دقائق. اتضح أنه مقابل 30 مكالمة يجب أن تقضي 1.5 ساعة على الأقل. ومن ناحية أخرى، فإن تخصيص 4 ساعات لـ 30 مكالمة لا معنى له. بعد كل شيء، يمكنك بسهولة قضاء الوقت المتبقي في أعمال أخرى.

1. أعلن عن المواعيد النهائية الخاصة بك. سيكون هذا بمثابة حافز إضافي لك. قبل أن تبدأ العمل (الاتصال بالعملاء)، حدد الوقت الذي ستقوم فيه بهذا العمل.

إذا كنت بحاجة إلى إجراء 30 مكالمة، فمن 9.00 إلى 11.00 يجب عليك ذلك يقطع العمل. حتى لو لم يكن لديك الوقت للاتصال بالجميع، توقف! من الأفضل تحليل ما قضيت وقتك فيه ومحاولة عدم ارتكاب مثل هذا الخطأ في المرة القادمة.

1. كافئ نفسك على إكمال العمل في الوقت المحدد. اذهب إلى السينما أو قم بشراء طعامك المفضل. قدر استطاعتك المالية، امنح نفسك هدايا مختلفة.

أتذكر عندما لم يكن لدي أي أموال تقريبًا وكنت أقوم بالكثير من العمل الجيد. في ذلك الوقت، كنت أنفق كل أموالي تقريبًا على القهوة أو الذهاب إلى السينما. لأنني عرفت أنه كان على حق. ولم أكن مخطئا. في المرة القادمة أردت أن أفعل المزيد والأفضل لأنني كنت أعلم أن هناك هدية تنتظرني.

من ناحية أخرى، من خلال تقديم الهدايا لنفسك، فإنك تثبت أنك تحب نفسك. وهذا مهم جدا. بعد كل شيء، الحب الكبير، حب العالم يبدأ بحب الذات. امنح نفسك الهدايا والتشجيع. أحب نفسك وكل شيء سوف ينجح معك!

سجل في مكان ما هذه القواعد الخمس البسيطة التي تتطور القدرة على التصرف بفعالية. اطبعها وضعها فوق مكتبك حتى تتمكن دائمًا من تذكرها وتجربتها في حياتك. سترى أن عملك سوف يرتفع قريبًا.

وأدناه اكتب اقتراحاتك ونصائحك التي تحفزك على العمل أكثر. سأكون سعيدا لرؤية التعليقات الأخرى.

تعليقات الفيسبوك

غالبًا ما نقضي ما بين 60 إلى 80 بالمائة من وقتنا في العمل. وبالطبع، من المهم للغاية توزيع وقت العمل بكفاءة قدر الإمكان حتى يكون لديك وقت لإكمال كل شيء ولا تتأخر خارج ساعات الدراسة، علاوة على ذلك، لا تأخذ المهام إلى المنزل. بعد كل شيء، هذا محفوف بالتوتر، وسوء الفهم، والمشاجرات، ونتيجة لذلك، تبدأ الحياة بالمرور، والانزلاق بلا رجعة. إذًا كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة من وقت عملك؟

كيف تنظم عملك بفعالية

تحتاج أولاً إلى معرفة ما هي العقبة، "التخلص من الأعشاب الضارة". وهذا سيجعل من الممكن أيضًا تقليل المواقف العصيبة.

لا تؤجل أي شيء لوقت لاحق.

هذه هي القاعدة الأكثر أهمية. باتباعه في كل شيء، سترى أن كل شيء يبدأ بالحدوث بطريقة ما من تلقاء نفسه. أكمل جميع المهام فور وصولها، وبالتالي لن تخذل أحداً، وستصبح تدريجياً نوعاً من "القاطرة" لعملية العمل.

تحليل المكالمات الهاتفية.

لقد أصبح الهاتف جزءًا لا يتجزأ من كل واحد منا، ولكن في كثير من الأحيان ليس لدينا أي سيطرة على الإطلاق على وقت وأهمية المحادثات الهاتفية، وهو ما قد يكون السبب وراء "تدني إنجازاتنا". لذلك يجب عليك تحليل موقف المكالمات من خلال تسجيل المحادثات الهاتفية لمدة شهر تقريبًا.

تحتاج إلى الفرز حسب النقاط التالية: التاريخ والوقت، والنوع (وارد، صادر)، والمدة، ومن اتصل، والموضوع، والتكرار، والأهمية (من 0 إلى 10) وتعليق صغير.

نتيجة للمعلومات الواردة، من الممكن تسليط الضوء على أهمها وتقليل الوقت الذي يقضيه في المفاوضات غير المتعلقة بالعمل. لكن افعل كل شيء بعقلانية ودون تطرف.

لا تضيع نفسك.

حاول التركيز على المهام الموكلة إليك ولا تشتت انتباهك بطلبات زملائك التي لا نهاية لها. أنت لست كلي القدرة. ولن يرد عليك أحد وقتك ومجهودك.

النظام في مكان العمل.

حاول الحفاظ على مكان عملك (وهذا ينطبق أيضًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك) منظمًا. سيوفر لك هذا الوقت والجهد عند البحث عن المستندات والسجلات المهمة. وسيكون العمل أكثر متعة، وللحفاظ على النظام، ما عليك سوى 10 دقائق يوميًا ووضع الأشياء في أماكنها على الفور. قم بإعداد خمسة مجلدات أو صناديق. سنخصص المجلد الأكبر لسلة المهملات، والباقي سنخصصه كـ "أرشيف" و"حتى التوضيح" و"أوراق الآخرين" و"المهام الحالية". دعونا نفرز كل شيء في مكانه، والآن يبقى فقط للحفاظ على النظام وأحيانا التحقق مرة أخرى من المحتويات.

أصعب شيء.

غالبًا ما يكون من الصعب جدًا على المديرين من أي رتبة تفويض سلطتهم للموظفين، ولو قليلاً. حتى لو أدركوا أنه بهذه الطريقة يقومون بتحسين وقت عملهم والعملية الشاملة بشكل كبير. من خلال الالتزام بقاعدتين فقط، يمكنك تفويض السلطات بشكل فعال: أولاً، إذا كانت هناك حاجة للتفويض، قم بذلك على الفور، وثانيًا، اختر المنفذ بحكمة، مع تحديد جوهر المهمة بشكل واضح وواضح دون غموض أو غموض. أي إغفالات، مع تحديد مواعيد نهائية للانتهاء.

وأخيرًا، حاول ألا تنشغل بالمعلومات "الصحافة" - فمن المستحيل معرفة كل شيء عن كل شيء. ركز فقط على الأشياء الأكثر أهمية، وقم بتسجيلها بملاحظات وملاحظات متنوعة. سيسمح لك ذلك بعدم الاحتفاظ بكل شيء في ذهنك، وسيكون من الأفضل معرفة مكان الحصول على المعلومات التي تحتاجها في هذه اللحظة، ولن تكون كيفية تنظيم عملك أمرًا صعبًا بعد الآن.

يتطلب العمل الإداري اتباع نهج دقيق للغاية لتنظيم العمل. لماذا هذا ضروري وكيف يتم تنفيذه؟ - صحيح تنظيم العمليسمح لك بإنفاق الطاقة الحيوية للمنظمة بشكل عقلاني والحصول على احتياطياتها من أجل الاستمتاع بالحياة والاستفادة الكاملة من الفرص التي تأتي مع النجاح المالي. ما هو التنظيم السليم للعمل؟- يبدأ التنظيم الصحيح للعمل بالتنظيم الصحيح لمكان العمل وثقافة الاتصال وثقافة المفاوضات والقدرة على التركيز على الشيء الرئيسي والتخلص من القواعد غير الضرورية والعديد من القواعد البسيطة ولكنها مهمة. وإذا قمت بتنظيم عملية العمل بشكل صحيح، فستعمل بسرور، وستتاح لك الفرصة للاسترخاء التام، وستكون لديك اهتمامات متنوعة، ولكن إذا لم يكن لديك التنظيم الصحيح للعمل، فعلى الأرجح، بسبب العبء الباهظ العديد من المشاكل التي لم يتم حلها، أحلامك المحدودة، ستكون هناك رغبة في الذهاب إلى السرير للاسترخاء ونسيان يوم شاق في العمل.

لماذا قاطع جدا؟ – للتوضيح، دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة من الحياة والآراء والمفاهيم الخاطئة حول المديرين على جميع المستويات ومدى ارتباط ذلك بالتنظيم السليم للعمل. على سبيل المثال، العمال الذين يعملون جسديًا واثقون في الغالب من أن هذا العمل سهل وبسيط للغاية - قم بتشغيل مكيف الهواء والجلوس على الكرسي والرد على المكالمات. البعض منهم، بعد أن عملوا بجد وحصلوا على التعليم العالي، يتحولون إلى العمل المكتبي بمثل هذه الإدانة، وإذا لم يكن لديهم نهج منهجي لتنظيم العمل، فسوف يصابون بخيبة أمل شديدة. إذا كانوا يعملون في السابق بدنيًا في الهواء الطلق، لتقوية عضلاتهم وأجهزتهم العصبية، فقد عادوا إلى المنزل ولم يشعروا إلا بالتعب الجسدي، ولكن بعد "روتين" المكتب، شعروا بالفراغ والإرهاق. وهذا ما يشهد عليه كثيرون ممن استبدلوا العمل الجسدي بالعمل العقلي المكتبي، وذكروا حقيقة فقط ولا يقولون أو لا يعرفون ما السبب، والسبب في ذلك هو التنظيم الخاطئ للعمل.

كيف يبدو يوم العمل النموذجي للمدير أو المدير الأعلى؟ - المكالمات الهاتفية والبريد والرسائل المستمرة مع العديد من المشاكل، والحاجة إلى اتخاذ قرارات معقدة وسريعة، وقائمة الانتظار في مكتب الاستقبال - الشركاء مع مقترحات العمل، والمرؤوسين - مع المشاكل. وكذلك التخطيط للاجتماعات والاجتماعات والمكالمات إلى السجادة. وإذا تركت هذه العملية للصدفة، فبدون التنظيم المناسب للعمل، لن تحصل العديد من المشكلات على القرار المناسب، وسوف تتراكم الديون في الأمور التي سيتعين حلها على حساب الوقت الشخصي. يتم تنظيم العمل البدني في الإنتاج من خلال العديد من التعليمات والقواعد والقوانين، ويتم التحكم فيه من قبل خدمات حماية العمال واللجان واللجان على جميع المستويات، أي. يتم تنظيم الصحة والسلامة المهنية على مستوى الدولة.

"وهذا صحيح، ولا يمكن أن يكون غير ذلك"، كما أحب ميشال سيرجيش أن يقول، الخطأ هو أن مثل هذا النهج في العمل العقلي غائب عمليا. كمدير، فإن احتياطات السلامة الخاصة بك هي تنظيم منهجي للعمل. دعونا نلقي نظرة على هذا مع أمثلة محددة. يبدأ تنظيم العمل باختيار وترتيب المكتب أو مكان العمل. ما هو المعيار الرئيسي؟ – خلق ظروف العمل الأكثر راحة، دون زخرفة أو ادعاء، لأنه التحف والأشياء الفنية التي تتطلب حماية إضافية ومعالجة دقيقة وتعقد حياتك وتقلل من تركيزك في العمل. من الناحية المجازية، فإن مجموعة الأثاث الحصرية لن تساعدك بأي حال من الأحوال على تجنب الانهيار في العمل، ولكن يمكنك كسب الملايين من خلال الجلوس على الطاولة التي تنتجها شركة أثاث محلية.

قم بالتخطيط لموقع مكان عملك مسبقًا من أجل التخلص قدر الإمكان من المضايقات التي تؤثر سلبًا على حالتك العاطفية وتقلل من القدرة على تنظيم العمل بشكل صحيح. فيما يلي قائمة بالعوامل الإضافية التي تعتمد عليها فعالية تنظيم العمل:

إذا كانت لديك الفرصة لاتخاذ قرار بشكل مستقل بشأن تخطيط المكتب (في مرحلة البناء أو إعادة الإعمار)، فقم بإجراء قائمة بالمعدات والأثاث اللازمة مقدما (حتى بالنسبة للمشتريات المخطط لها)، وتوفير المساحة اللازمة لذلك، قرر بشأن وضع الاتصالات، وترتيب المعدات وتوصيلها، وموقع المباني الرئيسية والمساعدة؛

تعمل الإضاءة عالية الجودة على تعزيز الراحة، وبالتالي يمكنك التعامل مع تنظيم العمل بعناية أكبر، ولكن إذا كان مكان العمل يقع بجوار النافذة، فيجب عليك تجنب أشعة الشمس المباشرة والمسودات، وإذا لم يكن لديك نافذة بجوار مكان العمل ، قم بتعليق ستائر مشرقة أو صورة ذات مناظر طبيعية جيدة؛

تجنب وضع مكتبك بجوار المرحاض أو بالقرب من مصادر الضوضاء.

تتضمن ممارسة الأعمال التجارية العديد من الاتصالات التجارية والاتصالات، وهذا الاتجاه يتطلب صلابة معينة في تنظيم العمل لتطوير التعاون التجاري. إذا سمحت لنفسك بالانجرار إلى النظر في العروض المشكوك فيها، فسوف تفقد الكثير من الوقت والأعصاب. ويبدأ كل شيء بإجابة واحدة مهذبة. قم بتطوير نظام واستراتيجية استجابة منطقية، وقم بتطوير عادة الالتزام الصارم به حتى لا تدخل نفسك في مفاوضات واجتماعات لا نهاية لها، أي. تعلم أن تقول "لا" بحزم.

هناك عقبة أخرى أمام التنظيم السليم للعمل وهي الاستخدام غير المثمر للوقت. – ترتيب لقاء أو تفاوض “بعد الغداء، في الصباح”. ونتيجة لذلك، تمر 5-6 ساعات في انتظار لا طائل منه، دون فائدة، مما يدخل الارتباك والاضطراب في عملية تنظيم العمل. التوصية واضحة - تحتاج إلى التفاوض "على وجه التحديد بحتة"، مع الإشارة إلى الوقت المحدد، دون ثواني :)

دعونا نلقي نظرة فاحصة على أحد المكونات المهمة للتنظيم السليم للعمل، مثل ثقافة المحادثات الهاتفية، لأن ويؤدي انخفاض مستواه إلى ضياع وقت العمل بمستوى 25-30%، وهذا أكبر مؤشر على كل العوامل التي تقلل من كفاءة تنظيم العمل. إن عدم القدرة على الاستعداد لمحادثة هاتفية وصياغة أفكارك بوضوح وتقدير وقتك ووقت محاورك يؤثر أيضًا سلبًا على صورتك وسمعة شركتك. على سبيل المثال، في الشركات ذات المتطلبات العالية لتنظيم العمل، من المؤكد أنها ستطرد الموظف غير القادر على حل المشكلات أو إيجاد حل مقبول في 2-3 دقائق من المحادثة الهاتفية. ويترتب على ذلك أن المحادثة الهاتفية يجب أن تكون مختصرة.

فيما يلي بعض القواعد لتنظيم العمل فيما يتعلق بالاتصالات الهاتفية في المكتب:

ارفع سماعة الهاتف بعد سماع الصافرة الثانية أو الثالثة - لا أحد يحب الانتظار؛
بعد رفع سماعة الهاتف، قم بتقديم نفسك للشخص الذي يتصل بك، فمن حقه معرفة من يتحدث إليه، بالإضافة إلى ذلك، فإن هذا يُدخل عنصر الثقة في المحادثة. الكلمات "مرحبًا، أنا أستمع" هي كلمات محايدة وغير مفيدة؛
لا تستخدم قصاصات من الورق أو الأوراق لتدوين الملاحظات - استخدم مفكرة خاصة لهذا الغرض؛
تأكد من أن أسئلتك إلى محاورك لا تتحول إلى استجواب: "من هذا، ماذا تحتاج؟"؛
لا "تلعب" المشكلة: "ليس سؤالي، هذا لا يمكن أن يكون، أنت مخطئ". ساعد الشخص في معرفة ذلك وسيشعر وكأنه مدين، وهذه فرصة لجهات اتصال جديدة وتنظيم عمل أكثر كفاءة.

لا تجيب أبدًا على سؤال بعبارة "لا أعرف"، فهي أكثر فاعلية من وجهة نظر التنظيم السليم للعمل: "سؤال مثير للاهتمام وغير متوقع، دعني أوضح ذلك". إنها وظيفتك أن تعرف أنه لا تقوض مصداقية شركتك.

لا ترفض العميل أو الطرف المقابل من خلال "قطع الاتصال بهم" - فسوف يذهبون إلى منافس؛ فمن الأكثر إنتاجية أن تأخذ وقتًا للتفكير في خيارات التعاون - ولن يستفيد عملك إلا من هذا، مما يؤكد أنه لا يوجد أي شيء. تفاهات في تنظيم العمل.

لا تقل أبدًا كلمة "لا" في بداية الإجابة - فهذا يجعل حل المشكلة صعبًا للغاية. لرفض شيء ما، عند التعبير عن عدم الاتفاق، حاول دائمًا اختيار خيار أقل تعارضًا. على سبيل المثال: "ليس لدينا الفرصة... لكننا مستعدون..." سيكون تنظيم عملك بهذا النهج أكثر إنتاجية.

إذا اقترب منك عميل، تجنب عبارة: "يجب عليك..."، كقاعدة عامة، فهو لا يدين لك بأي شيء، لذا اختر إجابات أقل حسماً: "سيكون الأمر مقبولاً أكثر...، يناسبك أكثر". ..." - سيكون هذا التواصل الصحيح مع العميل في سياق التنظيم السليم للعمل في المكتب.

إذا كنت تجري محادثة شخصية مع أحد الزوار، فلا تعطي الأفضلية للمتصل عبر الهاتف إلا إذا كان مستوى المشكلة أو جوهر القضية يتجاوز جوهر المحادثة بشكل كبير - فهذا يعد بمثابة عدم احترام. وإذا كان تنظيم العمل في شركتك على المستوى المناسب، فيجب أن يكون لدى سكرتيرك المؤهلات اللازمة لحل هذه المشكلة بشكل مستقل.

والصحيح أنه إذا أنهى المتصل المحادثة، فلا ينصح للمتلقي المكالمة بإظهار نفاد صبره، بشرط ألا تتجاوز هذه المحادثة حدود المنفعة، سواء في المحتوى أو في المدة. من أجل عدم الإساءة إلى محاور ثرثار بشكل مفرط وإنهاء المحادثة بدقة، قم بتطوير استراتيجية للخروج من محادثة غير مرغوب فيها بأدب والالتزام بها بشكل صارم. هناك العديد من الخيارات، ولكن التوصية العالمية يمكن أن تكون على النحو التالي: في الجزء الأول من العبارة، تؤكد بكل طريقة ممكنة على أهمية هذا الموضوع، والكفاءة المهنية للمحاور، والثاني هو الأسف الكبير الذي لا يمكنك الاستمرار فيه مثل هذه المحادثة الهادفة بسبب الأمور والظروف العاجلة (هناك العديد من الخيارات).

يعتمد تنظيم العمل وفعاليته إلى حد كبير على قدرتك على إيقاف التعديات على وقتك بشكل صحيح. على العموم، هذا هو أكثر أنواع السرقة تدميراً، لأنه... يمكن إرجاع الأموال المسروقة منك بطريقة ما، لكن الوقت المسروق لا يمكن إرجاعه أبدًا. تذكر هذا. على سبيل المثال، أشعر بشيء مشابه للانزعاج الجسدي عندما يحاولون جرني إلى ثرثرة فارغة أو ذكر جوهر السؤال، مستهلين ذلك بعبارة مثل هذه: "عندما كان الماموث لا يزال يسير على الأرض...، أشعر جسديًا بذلك" دقائق، ثواني، يتم محوها ببساطة من الحياة، لذلك أطرح أسئلة إرشادية، بأدب، انتقل بشكل غير صحيح إلى الموضوع الذي يثير اهتمامي - كقاعدة عامة، يتذكر المحاور أن لديه اهتمامات مماثلة. ونحن نتفق مع التفاهم ودون إساءة.

تنظيم العمل مستحيل دون التخطيط له. وهذا ينطبق أيضًا على الاتصالات الهاتفية. لا تلتقط الهاتف أبدًا دون التفكير فيه بالتفصيل، وفي الحالات الصعبة والمهمة بشكل خاص، دون وضع خطة أطروحة للمحادثة القادمة.

قد يبدو القول بأن خطة العمل اليومية عنصرًا أساسيًا في تنظيم العمل الفعال مثيرًا للجدل - فهناك أشخاص يُفترض أن هذا غير مناسب لهم على الإطلاق، وغالبًا ما تتغير الظروف والمواقف، وما إلى ذلك. لسوء الحظ، من المستحيل التوصل إلى حل وسط بشأن هذه المسألة - يجب أن تكون هناك خطة لتنظيم العمل لهذا اليوم، إذا كنت ترغب في تجنب إضاعة الوقت غير المنتجة والعمل غير الضروري. خطة العمل اليومية ليست هيكلًا جامدًا لا يسمح لك بالاستجابة بشكل مناسب للتغيرات في العوامل الخارجية والداخلية. على العكس من ذلك، فإن خطة تنظيم العمل لهذا اليوم هي الطريقة التي تتيح لك التنقل في اتجاهات واتجاهات الأحداث والظروف المتغيرة.

يجب أن تكون خطة تنظيم العمل لهذا اليوم مكتوبة (على الورق، المفكرة، الكمبيوتر المحمول). تأكد من مراجعتها بانتظام طوال اليوم. سيستغرق ذلك بضع دقائق، ولكن ستتاح لك الفرصة للتحكم في عملية العمل وإدارتها وتحديد الأولويات بشكل صحيح وعدم نسيان أي شيء وإجراء التعديلات اللازمة. يجب عليك وضع خطة لتنظيم العمل لهذا اليوم مع الأخذ في الاعتبار أولوية كل مهمة جديدة، والتي تحتاج إلى تقييم كل مهمة من حيث مدى إلحاحها وأهميتها. بناءً على تجربتي الشخصية، يمكنني أن أوصي بالتصنيف التالي للمهام ذات الأولوية:

1.) هام وعاجل.
2.) مهم وغير عاجل.
3.) عاجل وغير مهم.

4.) ليست عاجلة، ليست مهمة.

التنظيم الفعال للعمل هو القدرة على إبراز التوجهات والمهام الرئيسية، وتركيز أقصى الجهود عليها، بدلاً من تشتيتها على العديد من المهام العادية. تتبع هذه التوصية قاعدة باريتو التي تنص على أن 80% من النتائج الناجحة يتم تحقيقها عن طريق 20% من الجهد.

الآن دعونا نلقي نظرة على النهج المنهجي الذي سيساعدك على التعامل مع كميات كبيرة من المعلومات، وتجنب التوتر وتقليل كفاءة عملك. المفتاح لهذا هو التنظيم السليم للعمل مع الوثائق. بادئ ذي بدء، من الضروري تقسيم المعلومات الواردة حسب مستوى القيمة، على سبيل المثال: مهمة، عاجلة، إضافية. التنظيم الصحيح للعمل في هذه الحالة هو التأكد من تركيز جهودك على الاتجاهات الرئيسية. اطلب من السكرتير أو المساعد مراجعة جميع المستندات وعدم إرسال تلك التي يمكن مراجعتها بالطريقة المعتادة من قبل مرؤوسيك. لا توزع بطاقات العمل الخاصة بك بشكل غير معقول، وذلك من أجل تقليل تدفق "النفايات الورقية"، واستبعد نفسك من القائمة البريدية للمستندات الداخلية التي لا تتعلق بمسؤولياتك، ولكنها تقلل من كفاءة تنظيم العمل.

إن اتخاذ القرار هو عملية إبداعية لكل مدير ومن الناحية العملية، اكتمالها يعني أن هذه مجرد بداية لتنظيم العمل لتنفيذ القرار المتخذ. لاتخاذ قرار، عليك أن تقرر الإجابات على الأسئلة التالية: لماذا يتم اتخاذ هذا القرار بالذات، ما هي الأهداف التي أريد تحقيقها، هل لدي المعلومات اللازمة لاتخاذ ذلك وتنظيم أعمال التنفيذ، ما هي تكاليف المال والوقت، ما هي خيارات القرار الذي سيتم اتخاذه؟

- هناك دائمًا إغراء للتفكير في الخيار الأكثر جاذبية للوهلة الأولى واهتمامك منصب عليه فقط، على حساب الاحتمالات الأخرى. خذ وقتك، وقم بتحليل جميع الخيارات، حتى لا تقوم بإجراء تعديلات في مرحلة تنظيم العمل لتنفيذ القرار. حتى القرارات الأكثر ذكاءً يمكن أن تفشل إذا لم تنقل قناعتك إلى المنفذين. إن المبادئ الأساسية لتنظيم عمل الإقناع الفعال، وجذب المؤيدين، هي أنه يجب عليك القيام بذلك مع مراعاة وجهة نظر الجمهور، وخلق جو من الثقة من خلال تقديم تحليل وخطة واضحة لتنفيذ الحل، خاصة مع التركيز على فوائد النتائج المستقبلية.

لقد قيل وكتب الكثير عن الاجتماعات التي تعقد لأي سبب من الأسباب دون أن تحدث أي تأثير واضح، وضياع الوقت هائل. لقد قيل وكتب الكثير، وإذا كان هناك ضياع للوقت، فهناك فرص للتحسين تنظيم العمل. لماذا يرغب بعض الأشخاص بشدة في حضور الاجتماعات؟ - من المفترض أن يكون هذا نوعًا من الاعتراف بأهميتهم، والمشاركة مع "المستوى الأعلى"، فهذه فرصة لإقناع الإدارة والزملاء، ويبدو أن الاجتماعات تحميك من المشاكل المتراكمة، والمكالمات الهاتفية، أي. الاجتماعات هي جو من عدم إمكانية الوصول النسبي. ماذا نستفيد من الاجتماعات؟ – تبادل المعلومات والآراء والتحليل والترويج للأفكار المختلفة وضرورة تحفيز الموظفين.

عند التفكير في احتمال عقد اجتماع، حاول دائمًا الإجابة على السؤال - ما هي النتيجة النهائية؟ – بعد كل شيء، هناك طرق أكثر فعالية لتنظيم العمل لنقل المعلومات وتبادل الآراء، وفي الاجتماعات، كقاعدة عامة، يستمع الجميع، ويتحدث كبار الأشخاص. كما أن الاجتماعات الإبداعية والعصف الذهني ليست دائمًا أكثر فعالية من الإبداع الفردي - وهذا ما تؤكده الأبحاث الحديثة. غالبًا ما تفشل الاجتماعات حول تحفيز الفريق المستهدف عندما يكون التركيز على التوجيه والتدريب الفردي.

لماذا يعد التنظيم الواضح للعمل المكتبي ضروريًا جدًا؟ – يمنحك الفرصة للفوز بـ 2-3 ساعات من الروتين والفوضى للعمل الإبداعي وتطوير الذات والراحة، أي مجازياً لن يكون يومك 24 ساعة، بل 26-27 ساعة.

لا تأخذ هذه المقالة كتعليمات جاهزة لتنظيم العمل المكتبي. هذه مجرد مادة توضح جوهر المشكلة واتجاهاتها الفردية وحلولها. إن تنوع ونطاق معرفتك بهذا الموضوع هائل ويعتمد على خبرتك الشخصية ومستوى معرفتك في العديد من المجالات، من الإدارة إلى علم النفس.

تنظيم قسم المبيعات- هذا هو أول ما يجب على رئيس القسم فعله في منصبه الجديد. يجب عليه الاهتمام بالتنظيم حتى يصبح العمل في قسم المبيعات أكثر كفاءة وفعالية. سنتحدث عن كيفية القيام بذلك.

تنظيم قسم المبيعات: المهام الرئيسية

في المرحلة الأولى يرتبط تنظيم عمل القسم بتحديد جاهزية أماكن العمل لعملية الإنتاج، وصلاحية المعدات، وخطوط الهاتف، وحالة الأثاث، والكمية المطلوبة من اللوازم المكتبية.

إذا توقف عمل المتخصصين بسبب نقص الورق أو كرسي مكسور، فسيكون هذا هو السبب الأكثر غباء، وهو احتمال مهم لتقليله إلى الصفر. لذلك يجب حل المسائل التنظيمية أولاً، ويجب الاتفاق على النفقات اللازمة مع رئيس المنظمة. في حالة حدوث مثل هذه المشكلة، يجب حلها على الفور، وعدم تأخيرها لعدة أيام، أو حتى أسابيع.

يجب أن يكون مديرو المبيعات مرتاحين. زعيمهم مسؤول عن ذلك ويجب عليه تنظيم كل شيء.

إذا كان هناك رجال يعملون في قسم المبيعات يساعدون شخصًا ما في المؤسسة باستمرار في إحضار شيء ما أو الذهاب إلى مكان ما - توقف عن ذلك على الفور!

يجب على مدير المبيعات، أولا وقبل كل شيء، جلب الأموال إلى الشركة، وعدم أداء واجبات السائق أو المحمل أو البريد السريع.

لتسليم أو نقل البضائع، لدينا موظفون خاصون بنا يتمتعون بالمؤهلات المناسبة ومستويات الأجور. من خلال التركيز فقط على المبيعات، يمكن للقسم تحسين أدائه بشكل كبير، ويمكن للمنظمة زيادة الأرباح. ويجب مراعاة هذه النقطة عند تنظيم عمل قسم المبيعات بشكل فعال.

ويمكن قول الشيء نفسه إذا تم تعيين مسؤوليات أخرى غير أساسية لموظفي المبيعات. قد يكون هذا ترويجًا لموقع ويب أو إنشاء قاعدة بيانات - هذه المهام لها متخصصون خاصون بها يمكنهم حلها برغبة وكفاءة كبيرة.

يتضمن تنظيم عمل القسم إنشاء تدفق وارد للعملاء

يجب أن يقضي المتخصص أكثر من 80٪ من وقته في التواصل مع العملاء. إنه أفضل وأكثر كفاءة إذا كان تدفقا واردا، لأن معالجته تتطلب عمالة أقل. لذلك، شارك أفكارك مع قسم التسويق أو الإدارة حول كيفية تنظيم هذا التدفق الوارد.

إذا كان العمل المحدد للموظفين يعتمد على المكالمات الصادرة، فقم بزيادة عدد المكالمات في الساعة أولاً إلى 15، ثم إذا لزم الأمر، إلى 20 (إذا كان هناك العديد من حالات الرفض). إذا لم يذهب الموظف كل ساعة للتدخين أو شرب القهوة أو الذهاب إلى الحمام أو الدردشة مع زملائه، فقد يكون قادرًا على التعامل مع هذا الرقم.

الخطط والاجتماعات الأسبوعية

نقوم بتوصيل الخطط الأسبوعية الشخصية للموظفين – نقوم بتنظيم كل ما يلزم لتنفيذ الخطة – نقوم بمراقبة نتائج العمل في اجتماع أسبوعي.

يجب أن يعرف كل موظف خطته للشهر والأسبوع واليوم. وعليه أن يعرف ما الذي سيطلب منه لتنفيذ هذه الخطة. يجب أن تكون الخطة شخصية، وإلا فلن يتمكن المديرون من الشعور بالمسؤولية الشخصية عن النتيجة، وبالتالي لن يكون لديهم الدافع لإظهارها. تعتبر قائمة النتائج الشخصية على حائط المكتب ومراقبتها اليومية حافزًا ممتازًا للعمل والمنافسة.

عندما تحاول فقط تنظيم عمل قسم المبيعات، فمن الأفضل إجراء تخطيط واسع النطاق، أي الإشارة إلى العدد المطلوب من العملاء الجدد وعدد العملاء المنتظمين وحجم المبيعات المخطط له.

بالإضافة إلى المراقبة اليومية، يجب عقد اجتماعات أسبوعية لتحليل وتحفيز الموظفين. فيما يلي بعض النصائح لعقد اجتماعات فعالة مع الموظفين:

• يجب أن يتم الاجتماع تحت أي ظرف من الظروف.
• يجب ألا تزيد مدة الاجتماع عن ساعة واحدة.
• يجب التخطيط لجميع البنود المطروحة للمناقشة والإعلان عنها في بداية الاجتماع.
• يجب حل جميع القضايا أثناء المناقشة، وتسجيل المسؤولين على الورق، ووضع الخطوط.

تقسيم المديرين إلى ذوي الخبرة وغير ذوي الخبرة

نقوم بتنظيم العمل مع الموظفين حسب مستوى المهارة - مستويات مختلفة لصياغة الأهداف - مستويات مختلفة من السيطرة.

لا بد من فصل الإدارة بين المديرين ذوي الخبرة الواسعة، وكذلك القادمين الجدد الذين انغمسوا مؤخرًا في بحر المبيعات.

لن يتسامح الأشخاص ذوو الخبرة مع السيطرة المفرطة والضغط، خاصة من الشخص الذي يأتي من الجانب، وربما يعرف المبيعات جيدا، لكنه ليس على دراية بكل تعقيدات العمل. في هذه الحالة، المهمة الرئيسية هي الإقناع.

نعم، أنت بحاجة إلى إيجاد نهج، يجب أن تكون عالمًا نفسيًا صغيرًا، لكن الأمر يستحق ذلك. العمل الجماعي بين المدير المحترف ومديري المبيعات ذوي الخبرة يمكن أن يمنح القسم فرصة جديدة للحياة.

يتطلب البائعون المبتدئون في المرحلة الأولية من العمل تعليمات واضحة وشرحًا يسهل الوصول إليه للأهداف وطرق تحقيقها ومساعدة منتظمة ودعم بشري.

ومع ذلك، فإن العمل مع المبتدئين له أيضًا مزاياه - فأنت تتعلم معًا، وتحقق النجاح معًا، وتجتاز "السراء والضراء" معًا. بعد مرور بعض الوقت، يتم تشكيل فريق يمكنه التعامل مع أي هدف.

إنه لأمر جيد جدًا أن يخضع المتخصصون الشباب للتدريب داخل القسم الذي سيعملون فيه، وذلك بفضل نظام التوجيه. علاوة على ذلك، من المهم جدًا أن يكون المرشد ودودًا ومهتمًا بالنتائج الإيجابية لمتدربه. يوضح هذا النوع من التدريب للمبتدئين طرقًا عملية لحل مشكلات العمل التي قد تتطلب وقتًا طويلاً والكثير من التجربة والخطأ لحلها أثناء الدراسة الذاتية.

إذا كان هناك العديد من الوافدين الجدد في القسم، يحتاج المدير إلى الحفاظ باستمرار على ردود الفعل مع الزملاء، وجمع المعلومات حول جميع الصعوبات التي يواجهونها، وإيجاد الحلول المثلى، ثم إجراء دورات تدريبية سريعة مدتها خمس دقائق أو تدريب أسبوعي.

يتم تحديد فعالية التدريب على المبيعات من خلال القواعد التالية:

• انتظام
• وضوح وخصوصية المعلومات
• وجود واجبات منزلية
• التحقق من الواجبات المنزلية
• ممارسة المعرفة في الممارسة العملية
• مراقبة استخدام المهارات الجديدة في العمل
• الامتحان النهائي

توثيق عملك

لا تنس أن تنظيم عمل قسم المبيعات يتكون من تجميع تقارير منتظمة عن أنشطته، وإلا فإن الإدارة قد تشك في كمية ونوعية عملك. اعتد على إعداد التقارير الأسبوعية والشهرية والربع سنوية والسنوية، حتى لو لم يطلب منك هذه التقارير، لتتمكن من تقديمها للإدارة في أي وقت عند الطلب.