أنا متأكد من أن كل واحد منكم قد لاحظ عدة مرات: يبدو أنك تعمل بجد طوال اليوم، مشغول بشكل لا يصدق بشيء ما، ولكن في نهاية اليوم، بالتفكير في ما تمكنت من القيام به اليوم، تدرك بمفاجأة كبيرة أن لا توجد نتيجة مهمة.

كيف يقضي المواطن الروسي العادي يومه؟ استيقظت وأكلت (إذا كان لديك بالفعل شيء تأكله). ذهبت إلى العمل وأنا أفكر: "اليوم هو يوم مهم. كل شيء يجب القيام به اليوم! وصلت وجلست على مكتبي ونظرت إلى الشاشة: إذن يا سيدي، من أين الأفضل أن أبدأ...؟. يجب أن أتحقق من بريدي الإلكتروني... وأتواصل لمدة دقيقة على طول الطريق... مرت ساعتان. تذكرت أنه كان علي أن أعمل. كنت قد بدأت العمل للتو عندما اتصل بي الرجال فجأة لتدخين سيجارة، فذهبت معهم، ومرت نصف ساعة دون أن يلاحظها أحد من خلال المحادثة. وهنا يكاد يكون الغداء، فلا داعي للتوتر، لأنه بعد الغداء سيكون هناك متسع من الوقت، سيكون لديك الوقت للقيام بكل شيء. بعد الغداء، أرسلني المدير فجأة إلى اجتماع مع الشركاء. تصل إلى المكتب في المساء، وتدرك أنه لم يكن لديك الوقت للقيام بأي شيء، وتظل متأخرًا في العمل لإنهاء كل شيء. فجأة تتذكر أن اليوم هو عيد ميلاد أحد أحبائك، فتتصل به وتهنئه وتقول له أنك لن تأتي، لأنه... الكثير من العمل. تعود إلى المنزل من العمل، في حالة مزاجية سيئة، متعبًا كالكلب، تأخذ زجاجتين من البيرة لتحسين حالتك المزاجية. لا توجد رغبة في اللعب مع الأطفال، والآن ليس أفضل وقت لقضاء الوقت مع الزوجة (الزوج). قام بتشغيل التلفزيون وسرعان ما أغمي عليه في كرسيه دون أن ينهي حتى البيرة. وهكذا يوما بعد يوم..

أتمنى أن تستفيد إلى أقصى حد من يومك. ومع ذلك، يعيش الكثير من الناس يومهم بهذه الطريقة. وبطبيعة الحال، ما ضربته كمثال هو جزء صغير مما يحدث بالفعل للناس. هناك الكثير من الآثار الجانبية الأخرى. وكل ذلك لأن الإنسان يعيش اليوم ويقضيه مع ظهور الظروف. ومن ثم فإن الإنتاجية، سواء في العمل أو في المنزل، تقترب من الصفر. ولحسن الحظ، هناك طريقة للخروج. سيساعدك التخطيط اليومي ليومك على زيادة إنتاجيتك.

التخطيط اليومي لوقتكهو جزء لا يتجزأ من أي شخص ناجح. بعد كل شيء، عندما يعرف الشخص دائمًا ما يريد وما يجب القيام به في وقت معين، فإنه يتمكن من فعل أكثر بكثير من شخص يقضي يومه "كما يحدث".

سأقدم لك عشرة قواعد أساسية يمكنك من خلالها إنشاء قواعدك الخاصة روتين يوم العملبأكبر قدر ممكن من الكفاءة. بالطبع، هذا ليس حلاً سحريًا، ويمكن للجميع تعديل مذكراتهم وفقًا لنقاط قوتهم، وحجم العمل، وسرعة إنجاز المهام، وأنماط النوم، والراحة، وما إلى ذلك.

التخطيط لوقتك. 10 قواعد.

1. حاول الالتزام بمبدأ 70/30.
من غير العملي أن تخطط لوقتك بالكامل، لأن... في هذه الحالة، ستختلف تصرفاتك تمامًا عن جدولك الزمني. و "حبس" وقتك بالكامل في مذكرات سيؤدي إلى حقيقة أنك ستكون ضمن حدود صارمة للغاية وستشعر دائمًا وكأنك نوع من الروبوت الذي يتم التخطيط لحياته بأكملها دقيقة بدقيقة.

الحل الأمثل هو تخطيط 70% من وقتك الخاص. أوافق، من الصعب التنبؤ ببعض الأحداث، وكل يوم تقريبًا هناك "تأثير مفاجئ" معين، لذلك يجب عليك دائمًا ترك بعض الوقت مجانًا. أو، كخيار، قم بإجراء احتياطي معين في كل فترة زمنية.

2. ضع خطة لليوم التالي الليلة.
التخطيط لليوم التالي في نهاية اليوم أمر يستحق الثناء، ولكن لتجنب نسيان أي شيء، تأكد من كتابة كل ما تفعله. قم بفصل الأشياء حسب الأهمية عن طريق تقسيم دفتر ملاحظاتك إلى عمودين.في البداية، اكتب ما يجب القيام به على الفور. وفي الثاني - وهو أقل أهمية وفي حالة القوة القاهرة يمكن تأجيله إلى يوم آخر.

قم بشطب المهام والأشياء التي أنجزتها واحدة تلو الأخرى. سيكون هذا بمثابة حافز إضافي لك وإضافة قوة جديدة لحل المهام المتبقية. كلما قل عدد المهام المتبقية لديك، زادت ثقتك في قدرتك على التعامل معها.

في نهاية كل يوم، في الأسفل، يمكنك إضافة نقش مثل: "مرحبا! لقد فعلت ذلك"، "أنا عظيم! لكن هذه مجرد البداية!"، "لقد تمكنت من فعل كل شيء! أنا رائع! ولكن لا يزال هناك الكثير للقيام به! ". سيحفزك هذا النقش أيضًا منذ الصباح على تحقيق أهدافك وفي نفس الوقت عدم الاسترخاء.

3. حاول إكمال معظم خططك قبل الغداء.
عندما تدرك في منتصف اليوم أن أهم شيء في اليوم قد تم إنجازه وخلفك بالفعل، يصبح من الأسهل بكثير إكمال المهام المتبقية. استغل استراحة الغداء للاهتمام بأمورك الشخصية (الاتصال بأقاربك، الرد على المكالمات الفائتة، مناقشة مشكلات القروض مع البنك، دفع الفواتير، وما إلى ذلك). اترك الحد الأدنى للمساء (المفاوضات مع المطور، الذهاب إلى الصالون، شراء المنتجات، ممارسة التمارين في صالة الألعاب الرياضية).

4. قم بتضمين دقائق من الراحة في كل ساعة عمل.
قاعدة إلزامية للجميع. كلما زادت فترات راحتك، أصبحت أنشطتك أكثر إنتاجية. يختار الجميع المخطط الأكثر ملاءمة لأنفسهم، ولكن هناك مخططان يعملان بشكل جيد بشكل خاص: 50 دقيقة عمل / 10 دقائق راحةأو 45 دقيقة عمل / 15 دقيقة راحة.

أثناء الاسترخاء، ليس من الضروري على الإطلاق تدخين الخيزران والبصق على السقف أثناء الاستلقاء على الأريكة. بعد كل شيء، يمكن قضاء هذه المرة بشكل مفيد. قم بعملية الإحماء: قم بتمارين الضغط والسحب والوقوف على رأسك (إذا سمحت المساحة)، وقم بتمارين الرقبة والعينين. قم بترتيب مساحة العمل الخاصة بك، وتنظيف منزلك أو مكتبك، وقراءة كتاب، والمشي في الهواء الطلق، وإجراء مكالمات مجدولة، ومساعدة زملائك (عائلتك، إذا كنت تعمل من المنزل) في شيء ما، وما إلى ذلك.

5. حاول إنشاء تخطيط واقعي.
لا ترهق نفسك بالكثير من العمل الذي لا يمكنك التعامل معه. لا تبالغ في التخطيط (كما لو كنت تستطيع التعامل مع أي جبل) وخطط فقط لحجم المهام التي يمكنك التعامل معها بشكل واقعي.

من فضلك لا تخلط بين التخطيط والأهداف.قد تكون أهدافك عظيمة للغاية من حيث المبدأ، ويجب أن تكون كذلك. ولكن من أجل تحقيق هذه الأهداف في أقصر وقت ممكن، يجب أن يكون هناك تخطيط واقعي ومختص للمهام. هذا لا يعني على الإطلاق أنه يتعين عليك بذل مجهود كبير كل يوم لتحقيق هدفك في أسرع وقت ممكن. من الأفضل أن تفعل شيئًا واحدًا في أجزاء صغيرة باستمرار كل يوم بدلاً من القيام بنفس الشيء من بداية اليوم إلى نهايته بشكل فوضوي ومتسرع. عندها لن تشعر بالإرهاق، وسيسير تحقيق أهدافك بسلاسة.

بالإضافة إلى ذلك، في نهاية كل يوم، قم بإضافة عمود "اكتملت الخطة بنسبة ____%"وأدخل هناك النسبة المئوية لمهامك المكتملة لهذا اليوم. سيكون هذا بمثابة تحفيز إضافي لك، كما سيمنحك الفرصة لمقارنة النتائج وإجراء التعديلات المناسبة في المستقبل عند التخطيط لوقتك.

حاول كل يوم أن تتجاوز الخطة، على الأقل ليس كثيرًا. أولئك. حاول أيضًا تغطية تلك المهام التي لم يتم تحديدها في الخطة. وبطبيعة الحال، ينبغي أن يتم حلها فقط بعد الانتهاء من جميع المهام المخطط لها. أوافق، من الجيد ملاحظة إنتاجيتك الفائقة، بالنظر إلى الأرقام 105%، 110%، 115% في نهاية كل يوم عمل.

6. أكمل المهام الكبيرة في أجزاء صغيرة.
ويسمى هذا التكتيك أيضًا تكتيك "تقطيع السلامي". كما لاحظ أينشتاين ذلك يستمتع معظم الناس بتقطيع الخشب لأن الإجراء يتبع النتيجة مباشرة. قم بتقسيم أهدافك ومشاريعك إلى أجزاء صغيرة وأكملها خلال فترة زمنية طويلة إلى حد ما، وخصص حوالي ساعتين كل يوم لهذا العمل. عند تحقيق الهدف الوسيط الأول، ستظهر نتائج معينة تحفز على إكمال المهام المتبقية.

على سبيل المثال، سأقوم بإنشاء منتج: يمكنك بغباء إدخال السطر "إنشاء دورة فيديو" في يومياتك كل يوم والعمل على هذه الدورة. ولكن في هذه الحالة هناك عدة عيوب كبيرة:

• لا يمكنك التنبؤ مسبقًا بالموعد النهائي لإكمال الدورة التدريبية الخاصة بك
• كل يوم لا تعرف أين يجب عليك مواصلة العمل في الدورة بالضبط
• لا تشعر بالرضا عن عملك حتى تكمل دورتك الدراسية بالكامل

إذا قمت بتقسيم إنشاء الدورة إلى العديد من الأجزاء الصغيرة وإغلاقها تدريجيا، فيمكن تجنب جميع العيوب المذكورة بسهولة.

تلك المهام التي لا تشعر بالرضا عنها، بعبارة ملطفة، أو التي لا تتمتع بالكفاءة فيها، لا تتردد في تفويض المتخصصين الآخرينالذين يقومون بمثل هذه المهام من أجل المتعة. ستوفر الكثير من الوقت، وسيتم تنفيذ العمل المخطط له بشكل أكثر احترافية.

7. اصمت لبعض الوقت.
غالبًا ما يحدث أن يصبح التلفزيون في الغرفة المجاورة، أو الراديو الذي يعمل لأيام متواصلة، أو أصوات شخص ما، أو الأشخاص الذين يمرون بجانبك، أو مبنى قيد الإنشاء في الشارع التالي، مزعجًا للغاية في النهاية لدرجة أنه من المستحيل ببساطة التركيز بشكل طبيعي على القيام بذلك. أشياء مهمة. بدلاً من حل مشاكل محددة، يدور عقلك حول الجوارب التي اشتراها موظفك اليوم مقابل 574 روبل، أو أحدث أغنية ناجحة لجاستن بيبر، والتي يتم تشغيلها حاليًا على الراديو.

لأداء مهام بالغة الأهمية، من الضروري أن تكون قادرًا على العمل بهدوء، دون أي تدخل خارجي. في هذه الحالة يمكنك، بأقصى قدر من التركيز، تحقيق أعلى إنتاجية وفعالية.

8. قم بإعادة العناصر بمجرد الانتهاء من استخدامها.
سيوفر لك هذا الكثير من الوقت في المستقبل وسيساعدك أيضًا على تجنب الفوضى. ليس من قبيل الصدفة أنهم يقولون: "إذا كنت تريد أن تعرف عن شريكك المستقبلي، فانظر إلى مكتبه. والنظام على مائدته هو نفسه النظام في شؤونه».

أنصحك بالتخلص تمامًا من كل الأشياء القديمة وغير الضرورية، والتخلص من النفايات غير الضرورية بحيث تكون أساسيات العمل فقط على الطاولة.

احتفظ بالأشياء في أماكن محددة بوضوح. على سبيل المثال، ضع جميع المستندات في مجلد أو صندوق منفصل، واحتفظ أيضًا بالإيصالات المثبتة في مكان معين، والأقلام وأقلام الرصاص في المكان الأكثر ملاءمة للاستخدام. لحسن الحظ، يمكنك الآن بسهولة شراء مجموعات وصناديق وحالات خاصة لحل هذه المشكلة.

افعل هذا واشعر بالتأثير المذهل!

9. تخلص من الأشياء التي لا تحتاج إليها.
جميع مخزونات الأشياء القديمة المتبقية في حالة "ماذا لو كانت في متناول اليد" لن تجلب لك سوى الغبار والفوضى الإضافية. بالإضافة إلى ذلك، يعتقد أن الأشياء التي نرسلها "للخردة" على الميزانين، في حقائب السفر، تحت الأريكة، في المخزن، على مجموعة المطبخ، تحمل طاقة سلبية.

هذا، كما تفهم، لا ينطبق فقط على سطح المكتب، ولكن أيضًا على مساحة العمل والمنزل بشكل عام. لذلك، تخلص بلا رحمة من تلك "الأشياء الضرورية جدًا التي تكره التخلص منها". جمع كل البضائع في شاحنة، ونقلها إلى مكب النفايات وحرقها. إذا كان الأمر مؤسفًا حقًا، فضع كل شيء بجوار المدخل، وسيقوم المحتاجون بتفكيكه بسرعة. ويمكن توزيع الملابس والأحذية على دور الأيتام ودور رعاية المسنين. سيكونون ممتنين لك فقط.

10. قيادة أسلوب حياة نشط وصحي.
إذا لم تكن على دراية بالرياضة والجمباز وإجراءات المياه والتغذية السليمة وما إلى ذلك، فإنني أنصحك بإضافة بعض هذه الأشياء إلى روتينك اليومي. أعطيك ضمانًا بنسبة 100٪ أنك ستكون سعيدًا جدًا بالنتائج. الشيء الرئيسي هو ألا تتردد وأن تتبع جدولك الرياضي بدقة. لن تلاحظ حتى مدى سرعة تحسن صحتك وحالتك البدنية العامة. يمكنك أيضًا التخلص بسهولة من العادات السيئة إذا حددت هدفًا وقمت ببناء عادات جيدة بدلاً من العادات السيئة.

ويجب أن نتذكر أن أفضل نوم هو النوم قبل منتصف الليل، لأن... خلال هذه الفترة، يستريح جسمك ويكتسب القوة بأفضل طريقة ممكنة. بعبارة أخرى، اذهب إلى الفراش اليوم، وليس غداً.

احصل على قسط كافٍ من النوم، ومارس الرياضة، وتناول الطعام بشكل صحيح. سوف يشكرك جسدك بصحة جيدة ومستوى عالٍ من الطاقة الإيجابية والاستعداد للأنشطة الإنتاجية.

في النهاية سأقدم مثالاً على روتيني حتى يكون لديك شيء للمقارنة به. لا أستطيع أن أقول إنها لعبة مثالية من جميع النواحي. جدولللجميع، ولكن شخصيا أنا راض تماما عنه. بالمقارنة مع روتيني الأول، كانت هناك تعديلات عليه أكثر من مرة وفي هذه اللحظة يبدو هكذا...

التخطيط ليومك بشكل مثالي من وجهة نظري

06:00-07:00	الاستيقاظ، ممارسة الرياضة، الاستحمام، الركض الصباحي، الإجراءات الصباحية، الاستحمام
07:00-07:30	إفطار
07:30-08:30	الراحة، والتحقق من البريد الإلكتروني، وأشياء أخرى
08:30-09:00	انا ذاهب الى المكتب
09:00-12:00	سير العمل (يتم إدخال أهم المهام لهذا اليوم)
12:00-12:30	عشاء
12:30-13:00	الراحة، وأمور أخرى
13:00-14:00	قراءة الأدب
14:00-18:00	سير العمل (يتم تضمين المهام البسيطة لهذا اليوم)
18:00-18:30	عشاء
18:30-19:00	تجاوز الخطة، والتخطيط لليوم التالي
19:00-19:30	القيادة إلى المنزل
19:30-22:00	الأعمال المنزلية، صالة الألعاب الرياضية، الترفيه النشط، المشي، الترفيه، لقاء الأصدقاء
22:00-22:30	تلخيصًا، التعديلات النهائية على روتين اليوم التالي، الاستعداد للنوم
22:30-06:00	حلم

بعض الملاحظات على الخطة:

• ال نمطمصمم لأيام الأسبوع (أيام العمل) ولا ينطبق على عطلات نهاية الأسبوع. في عطلة نهاية الأسبوع، يجب أن تكون هناك خطة، ولكنها مصممة خصيصًا للراحة (يظل كل شيء كما هو، تقريبًا، تتغير عملية العمل فقط إلى الراحة)، وفي الحالات القصوى، يتم نقل بعض لحظات العمل إلى عطلة نهاية الأسبوع (إذا لم يتم القيام بشيء ما في الوقت المناسب أو شيء مهم للغاية).
• يتم أخذ كل فترة زمنية مع بعض الهامش. يعد الانحراف عن روتينك لمدة 30 دقيقة أمرًا طبيعيًا.
• يمكن أن يبدأ صباح كل شخص في وقت مختلف. لقد قمت للتو بالتبديل إلى وقت سابق لإنجاز المزيد وقد أعطى ذلك نتائج إيجابية.
• يمكن أيضًا أن يختلف الوقت المستغرق لمغادرة المنزل للعمل والعودة من شخص لآخر. لقد اخترت الوقت الأمثل لنفسي - عندما بدأت الاختناقات المرورية في المدينة تتلاشى بالفعل.
• أنا أعتبر القراءة اليومية للأدب قاعدة إلزامية للجميع. إذا كان الوقت لا يسمح لك بالقراءة في العمل، فاقرأ أثناء الغداء، في الحافلة، بعد العمل، قبل النوم.
• يحدث أنه بسبب المهام الإضافية عليك الذهاب إلى السرير في وقت لاحق. في كل الأحوال، حاول أن تستيقظ حسب جدولك الزمني، وإلا سيتغير روتينك اليومي باستمرار، وهذا ليس جيدًا.
• في عطلات نهاية الأسبوع، يمكنك الاستيقاظ متأخرًا والذهاب إلى الفراش لاحقًا، ولكن يمكنك أيضًا الالتزام بجدول زمني، والاستيقاظ والذهاب إلى الفراش في نفس الوقت (على سبيل المثال، متأخرًا بساعة أو ساعتين عن أيام الأسبوع).

لتخطيط وقتك، يمكنك استخدام منظم، ومفكرة، وورقة عادية، ودفتر ملاحظات، والعديد من البرامج والتطبيقات الخاصة. أنا شخصياً أستخدم تقويم Google، وهو سهل الاستخدام للغاية. بالإضافة إلى حقيقة أنه يحتوي على عدد من الوظائف المفيدة، فإنه يتزامن مع الأجهزة المحمولة، مما يعني أنه في متناول اليد دائمًا، أينما كنت. بشكل عام، تقوم Google بخطوات كبيرة في مجال مزامنة التطبيقات. يؤدي هذا إلى تبسيط العمل إلى حد كبير عندما تكون جميع أنواع المساعدين في متناول اليد في حساب واحد، والتي تتم مزامنتها أيضًا مع بعضها البعض. لم يعد بإمكاني أن أتخيل العمل على جهاز كمبيوتر وعلى هاتف بدون Google Chrome، والتقويم، ويوتيوب، وDrive، والمترجم، وGoogle+، والخرائط، والتحليلات، وبيكاسا والعديد من الخدمات المفيدة الأخرى. أوصي أيضًا باستخدام Wunderlist للمخطط الفائق

هذا كل ما أردت أن أخبركم عنه اليوم. إذا لم تكن لديك مذكرات بالفعل ولم تحدد أهدافًا لنفسك، فابدأ في القيام بذلك على الفور واستمر في القيام بذلك باستمرار! آمل أن تساعدك القواعد العشرة المذكورة أعلاه في التخطيط لوقتك وأن تبدأ في إنجاز الكثير.

تعتمد إنتاجية وفعالية العمل بشكل مباشر على الصياغة الصحيحة للمهام وتنفيذها، لذلك تلعب دورا رئيسيا هنا. بادئ ذي بدء، عليك أن تعرف أن التخطيط هو تنفيذ بنود عمل معينة، واختيار فترة زمنية لتنفيذها، والتحكم المباشر في النتائج. هذه الجوانب مهمة جدًا ولها بعض الفروق الدقيقة. إذا كنت تعرفهم، فيمكنك تحقيق أقصى قدر من الكفاءة في تنفيذ خطتك اليومية.

يضع اهداف

النقطة الأساسية في تشكيل الخطة اليومية هي التحديد الصحيح للمهام. من الضروري ليس فقط تخصيص الوقت لحلها، ولكن أيضًا تحديد كل منها بشكل صحيح. كثير من الناس يكتبون بشكل تافه نقاط الخطة: عقد اجتماع أو اجتماع، تقديم عرض تقديمي، إعداد تقرير، وما إلى ذلك. وتركز كل هذه المهام على العملية، وليس النتيجة. ومع ذلك، بالترتيب تحقيق التخطيط الفعال، تحتاج إلى التعبير عن بيان المشكلة. على سبيل المثال، هناك حاجة لإضافة موظف آخر إلى فريق العمل؛ وهذا الهدف مكتوب في الخطة ليوم معين وله الصياغة التالية: "إجراء 3 مقابلات". بدلًا من هذه العبارة الشائعة، عليك أن تكتب: “قم بتعيين شخص واحد”. إذا لم يقم صاحب العمل، بعد المقابلات، بتعيين موظف جديد، فهذا يعني أن الهدف لم يتحقق. سيسمح لك هذا النهج في المهمة بملاحظة ما إذا تم تحقيق الخطة في الوقت المحدد، وما هي النتيجة التي تم الحصول عليها. وبالإضافة إلى ذلك، سوف تكون قادرا على تحليل فعاليتك الشخصية.

قاعدة باريتو وتحديد الأولويات

يعتقد الكثير من الناس أن تحديد أولويات المهام أمر ضروري مفتاح التخطيط الفعال. ومع ذلك، دعونا نحلل ما إذا كان هذا صحيحا في الواقع؟ ستساعدنا قاعدة باريتو في ذلك، والتي تبدو كالتالي: 80% من النتيجة تأتي من 20% من الجهد. غالبًا ما يوجد مبدأ مماثل في الأعمال التجارية، على سبيل المثال، 20% من الموظفين قادرون على جلب 80% من المنفعة أو 20% من الجهد يمكن أن يوفر 80% من الربح. يصبح من الواضح أنه يجب تركيز كل الجهود على إكمال هذه المهام البالغة 20٪.

ومع ذلك، فإن التنبؤ الدقيق بالجهود التي سيتم تضمينها في نسبة الـ 20٪ المحددة هو عادة أمر صعب للغاية أو مستحيل عمليا. ويعني نظام الأولويات وجود مهارات التخطيط الفعالة، أي القدرة على تحديد المهام المهمة من المهام الأقل أهمية. يبذل الشخص قصارى جهده للقيام بكل الأشياء التي من المفترض أنها ذات أولوية وأهمية. ونتيجة لذلك، فإنه يفي فقط بجزء من الخطة.

وفقًا لذلك، فإن 20٪ فقط من هذه المهام قادرة على تحقيق أفضل النتائج. وبما أن 20% من إجمالي الجزء لا يزيد عن 20% من المهام العامة، فإن النتيجة الأكبر سيحققها الشخص الذي يقوم بكل الأشياء من الخطة، ولا يقتصر على المهام المهمة. إن أهم ما يمكن تعلمه من التخطيط الفعال هو التأكد من اكتمال كل ما تم التخطيط له في الأصل. في هذه الحالة، سيتم الحفاظ على 100٪ من الخطة، مما يعني أن تلك المهام التي يمكن أن تحقق أقصى قدر من النتائج سيتم تنفيذها بالتأكيد.

التخطيط ليوم عملك

التخطيط السليم هو المفتاح لإنجاز 100% من المهام. يجب أن تكون منهجية وتغطي فترة زمنية معينة. على سبيل المثال، كل مساء، من المناسب وضع خطة للغد. الوقت الذي يقضيه في عملية التخطيط ليس مهمًا جدًا. ومن الضروري أن يتم تحديدها بشكل ملموس وتنفيذها باستمرار. في التخطيط الفعال مهمتأخذ في الاعتبار الأحداث واسعة النطاق وتلك التي تتكرر بانتظام. يمكن أن يصبح هذا أساس الخطة، وسيتم ربط أشياء أخرى به ببساطة. عند وضع الخطة، لا تنس أن تترك "نوافذ" زمنية صغيرة في حال كانت إحدى المهام تتطلب وقتًا أطول لإنجازها. بهذه الطريقة، لن يكون هناك تداخل، وستكون قادرًا على إكمال جميع المهام في الوقت المحدد.

مهارات التخطيط الاستراتيجييفترض التقييم الصحيح لنقاط القوة لدى الفرد. أي أن حجم المهام المحددة يجب أن يتوافق مع القدرات الفعلية. لتقييم أدائك، تحتاج إلى مراقبة تنفيذ جميع نقاط الخطة باستمرار. بهذه الطريقة يمكنك معرفة المهام التي لا يتم تنفيذها باستمرار، ولماذا يحدث ذلك، وما هي الصعوبة. ونتيجة لذلك، سوف تحدد أسباب انخفاض الكفاءة.

لذا، لتلخيص ذلك، التخطيط الفعال لسير العمليتضمن تحديدًا مختصًا للمهام، ووضع خطة منهجية، والتنفيذ الإلزامي لجميع المهام المحددة وتحليل الأنشطة الخاصة.

أوكسانا كليمينكومدرب ومستشار رئيسي في إدارة المشاريع، ورئيس قسم "إدارة المشاريع" في Just Consulting، موسكو
مجلة الإدارة الجديدة العدد 11 لعام 2007

ما الذي يجب عليك فعله لتحقيق أفضل استفادة من المورد الأكثر قيمة لديك، ألا وهو الوقت؟ كيف تتعلم التخطيط بكفاءة ودقة ومتابعة ما هو مخطط له؟ ما هي المهارات اللازمة لإكمال الخطط اليومية بنجاح؟

لنبدأ بمثال. يرحب رئيس الشركة باليوم الجديد على أمل أن يتمكن من القيام بكل ما هو مخطط له اليوم، وإذا نجح، فسيكون من الجيد الضغط على بضعة اجتماعات أخرى في الجدول الزمني والاتصال بشريك مهم معه كنت أقصد التحدث لفترة طويلة، لكن الأمر لم ينجح بعد. يذهب المدير/المدير الأعلى للعمل بمثل هذا الموقف المتفائل. يأتي إلى المكتب وينغمس في العمل وسرعان ما يجد نفسه يعتقد أنه سيكون من الصعب جدًا القيام بكل ما هو مخطط له اليوم. تنشأ قضايا عاجلة تتطلب حلولاً فورية، وتتغير الخطة بشكل لا يمكن التعرف عليه. تتحول كرة الثلج في المهام إلى انهيار جليدي، وهناك ضيق كارثي في ​​الوقت، وفي نهاية يوم العمل، يقوم المدير، غير الراضي عن نفسه، بتأجيل كل ما لم يكن لديه الوقت للقيام به اليوم إلى الغد.

هناك رأي مفاده أنه إذا لم يتم تنفيذ الخطة بنسبة مائة بالمائة، فإننا نعمل بشكل غير فعال. هذه إحدى الأساطير الشائعة حول التخطيط، وبالطبع، مثل كل الأساطير، لا تدعي صحتها. أولا وقبل كل شيء، عليك أن تفهم ذلك الخطة ليست عقيدة، ولكنها أداة إدارية تتغير باستمرار. أوافق، عندما يتغير الطقس فجأة، فإننا نواجه أحيانًا مشاعر سلبية: الجو حار جدًا، ثم جاء الخريف مع المطر والرياح في الوقت الخطأ، أو ذوبان الثلوج في وقت أبكر من اللازم... لكن الطقس سيظل يتغير - بغض النظر عن ذلك مزاجنا. ويجب علينا أن نأخذ هذا أمرا مفروغا منه. هكذا هو الحال مع التخطيط. كلما استجابنا بهدوء أكبر للحاجة إلى التعديل المستمر للخطط وكلما أسرعنا في إدراك ذلك كبديهية تتغير الخطة دائمًا أثناء التنفيذكلما نجحنا في تنفيذه.

قم بتصنيف كل الأشياء التي تقوم بها

هناك العديد من أساليب التخطيط الفعال؛ وقد كتبت عنها كتب ومقالات، وتم تطوير دورات تدريبية وندوات متخصصة بشأنها. كل هذا يمكن وينبغي تعلمه. هناك أيضًا أنواع مختلفة من التخطيط، من بينها الأكثر شيوعًا التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي أو الحالي. وسوف نتناول فقط بعض جوانب التخطيط التشغيلي التي تستحق اهتماما خاصا. لأن الضغط اليومي والحمل الزائد في جدول المدير هو الذي يسبب الضغط الأكبر. كيف تتجنب هذا؟ دعونا نفكر في العديد من التصنيفات التي من شأنها أن تساعد المدير على تنفيذ التخطيط اليومي بشكل أكثر وعيًا ودقة.

إحدى طرق التخطيط هي حسب وقت يوم العمل:

• الصباح (ما يجب القيام به في بداية يوم العمل)؛
• اليوم (مهام النصف الأول وخاصة النصف الثاني من اليوم)؛
• المساء (القضايا التي يمكن حلها في النهاية أو حتى في نهاية يوم العمل).

أي أنه يتم تجميع جميع المهام القادمة للغد في ثلاث كتل اعتمادًا على نوع شخصيتك ("هل أنت شخص صباحي أم بومة ليلية"). من الأفضل التعامل مع المهام التي تتطلب جهدًا كبيرًا عندما يكون أدائك في أعلى مستوياته.

الطريقة التالية هي حسب نوع النشاط:

• حروف؛
• العمل مع الوثائق.
• الأنشطة التداولية داخل الشركة (اجتماعات العمل، الاجتماعات، وما إلى ذلك)؛
• الأنشطة التداولية خارج الشركة (الاجتماعات والمفاوضات مع الشركاء والموردين والعملاء وما إلى ذلك).

باستخدام هذا التصنيف عند تحديد مقدار العمل لليوم التالي، ستتمكن أولاً من تقييم نوع المهام التي تم إنجازها أكثر، وثانيًا، تعديلها بطريقة تزيل الرتابة. من الناحية المثالية، يحتاج المدير إلى تخصيص ساعات معينة للعمل مع الرسائل والمستندات الأخرى ووضع علامة عليها في جدول العمل.

يمكنك أيضًا فرز المهام اليومية حسب مجالات الإدارة:

• تمويل؛
• مبيعات؛
• إنتاج؛
• تسويق؛
• إدارة شؤون الموظفين، الخ.

يتم تجميع القائمة وفقًا لنوع عمل الشركة. يجب أن تكون (القائمة) كاملة بما يكفي حتى لا يتم نسيان أي شيء ويتم أخذ كل شيء في الاعتبار. ماذا سيحقق مثل هذا التخطيط؟ أولاً، يمكن ربط جميع المهام القادمة (عقد الاجتماعات والمشاركة فيها، وإعداد الوثائق وتحليلها) بشكل واضح بمجال الإدارة والأشخاص المحددين المشاركين في هذه المهام والمسؤولين عن تنفيذها. وهذا بدوره يسمح لك بتعيين المهام لمرؤوسيك - (على سبيل المثال، إعداد المعلومات اللازمة للاجتماع). ثانيًا، بعد مرور شهر، سيكون من الممكن، على سبيل المثال، تحليل المنطقة التي تحظى باهتمام كافٍ وتلك التي تحظى باهتمام أقل، ومعرفة الأسباب. وأخيرا، سيسمح لك هذا التحليل بتخطيط عملك بشكل أكثر توازنا وهادفا في المستقبل.

ومع الأخذ في الاعتبار أن أي عملية تمر بمراحل معينة، يمكننا أن نميز نوع آخر من تصنيف الشؤون اليومية - حسب مرحلة العملية:

• البدء (كل الأشياء التي تحتاج إلى البدء، أي البدء)؛
• التخطيط (الأحداث التي هي قيد التطوير وتتطلب خططا)؛
• التنفيذ (الأشياء التي يتم تنفيذها الآن)؛
• التحليل (العمل مع الوثائق والتقارير، وكذلك حل المشاكل الأخرى ذات الطبيعة العقلية)؛
• التحكم (الأحداث التي تهدف إلى التحقق من عمل بعض الإدارات والموظفين، ومراقبة تنفيذ المشاريع، وما إلى ذلك)؛
• الإكمال (الأشياء التي يجب إكمالها).

أنت الآن بحاجة إلى اختيار تصنيفين أكثر ملاءمة ومفهومة بالنسبة لك، والذي يمكن أن يصبح الأدوات الأكثر فعالية للتخطيط ليوم عملك.

على سبيل المثال، دعونا نلقي نظرة على فرز الحالات حسب منطقة الإدارة وحسب مرحلة العملية.

نصنع جدولًا (انظر أدناه). في العمود الأول ندخل مراحل العملية، في السطر الأول - مجالات الإدارة. نضع المهام القادمة في الخلايا عند التقاطع. من الملائم أيضًا استخدام علامات مختلفة، ووضع علامات على الأحداث بأحرف وألوان معينة. يمكنك تحديد الوقت المطلوب من اليوم بالأحرف: U - صباحًا، D - بعد الظهر، V - مساءً. يمكنك إبراز الأولوية بألوان مختلفة (أحمر - مهم جدًا، أصفر - مهم، أخضر - أقل أهمية).

الجدول 1. مثال لمصفوفة التخطيط حسب مجالات الإدارة ومراحل العملية (مع العلامات).

مجالات الإدارة/ مراحل العملية	ادارة مالية	مراقبة التصنيع	إدارة المبيعات	إدارة التسويق	إدارة شؤون الموظفين
المبادرة		البدء في تنفيذ برنامج لتطوير وصفات جديدة (اجتماع مع كبير التقنيين ومدير الإنتاج) - ش
تخطيط				التخطيط للترقية (خطاب يوضح المهمة للمسوق) - ش
تنفيذ					الموافقة على نظام التحفيز (العمل مع المستندات) - د
	تقرير لمدة 2 أرباع مربع(العمل مع المستندات) - د		تحليل نتائج المشاركة في المعرض (اللقاء) - ش
يتحكم	تقرير لمدة 2 أرباع مربع(العمل مع المستندات) - د
انتهاء					إعداد خطاب بناءً على نتائج مسابقة الأفكار (الإلقاء) - ب

من المهم ملء هذه المصفوفة تدريجيًا على مدار اليوم، مع ظهور المهام. في شكلها النهائي، يمكنك نقل مصفوفة المهام إلى مساعدك لإجراء تعديلات على الجدول الزمني لليوم التالي، أو يمكنك القيام بذلك بنفسك. وبالتالي، بدلاً من قائمة المهام الفوضوية، سيكون لديك جدول منظم ومريح ومرئي. كل ما تبقى هو ربطها بأيام وساعات معينة.

ربما ستختار نوعين آخرين من التصنيف الأكثر ملاءمة لك. على أية حال، فإن التخطيط على مستويين في وقت واحد يعطي تأثيرًا أكبر بكثير من إعداد القائمة الطويلة المعتادة من المهام التي يصعب ضغطها في ساعات العمل.

تحسين وتطوير مهارات التخطيط لديك

ليس سراً أن التخطيط الناجح يتطلب مهارات معينة. هذا هو التركيز على الشيء الرئيسي، وهو بناء سلاسل منطقية، وإعطاء الأولوية لمرونة التفكير، والعمل مع كمية كبيرة من المعلومات، والرؤية المنهجية للصورة بأكملها، وما إلى ذلك. إذا حدثت تغييرات في الجدول الزمني خلال اليوم، فستكون القدرة على التبديل بسرعة وسهولة من موضوع إلى آخر، وأحيانا لا علاقة لها بالموضوع السابق، مفيدة. في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم يمكن ملاحظة مثل هذه الصورة. يعمل المدير مع المستندات، ويركز كل اهتمامه على التقرير الذي يحتوي على مؤشرات مالية مهمة لفترة معينة. وفجأة، على سبيل المثال، يأتي رئيس القسم إلى المكتب، وكما في الكوميديا ​​​​الروسية الشهيرة، يرفع يديه إلى السماء وينادي: "الرئيس! أيها الرئيس! " لقد ضاع كل شيء!". وبعد ذلك، قال بصعوبة في احتواء حماسته، إن العمل على وشك الفشل، وأنه يكاد يكون من المستحيل تغيير أي شيء وأن الأمل كله في المدير. يتعين عليك التبديل من تقرير إلى قسم في بضع ثوانٍ، وتحليل الموقف واتخاذ قرار إداري فعال بسرعة.

هل من الممكن تطوير مهارات التخطيط المستمر التي ستساعدك على التعامل مع التغييرات غير المتوقعة في الخطط؟ فيما يلي عدد من التمارين البسيطة، والغرض منها هو معرفة كيفية التخطيط والتنقل بشكل فعال لعملية إكمال المهام المخطط لها لهذا اليوم. يستغرق كل منهم بضع دقائق (يمكنك تنفيذها، على سبيل المثال، في فترات الراحة بين المهام المعقدة)، ومع التدريب المنتظم أكثر أو أقل، يمكنك زيادة كفاءتك بشكل كبير في تخطيط المهام.

يمارس"هدف".يطور هذا التمرين القدرة على التركيز على شيء مهم. على قطعة من الورق، ارسم هدفًا كبيرًا - كما هو الحال في ميدان الرماية. رتب مهام اليوم التالي بترتيب عشوائي في دوائر الهدف، مع ترك النقطة الموجودة في المركز خالية. يمكن وضع الأمور البعيدة على ورقة خارج المنطقة المستهدفة. كلما تذكرت المزيد من الأشياء والأحداث المختلفة، كلما كان ذلك أفضل. انظر الآن إلى مركز الهدف وركز انتباهك على شيء واحد. أبقِ انتباهك عليه لمدة دقيقة واحدة. ثم وجه نظرك إلى الملاحظات الأخرى الموجودة على الورقة، كما لو كنت تراقب من الجانب، وبذلك تمنح نفسك القليل من الراحة. انظر إلى منتصف الهدف مرة أخرى، مع التركيز على مهمة أخرى، لمدة دقيقة واحدة أيضًا. وبالتالي، من خلال التناوب بين التركيز على شيء واحد والنظر إلى العديد من الأشياء الأخرى، يمكنك أن تصبح مدربًا جيدًا على القدرة على تسليط الضوء على الشيء الرئيسي وتجاهل ما هو غير مهم، مما سيسمح لك بتحديد المهام الأساسية والأكثر أهمية بسرعة عند التخطيط.

يمارس"تبديل التلفزيون"يُطلق على هذا الإجراء البسيط والمعروف في السياق النفسي اسم "متلازمة الزر". تخيل عقليًا أن لديك جهاز تحكم عن بعد خاص بالتلفزيون بين يديك. حاول "تبديل" الأفكار من موضوع إلى آخر - في كل مرة تضغط فيها على الزر الموجود على جهاز التحكم عن بعد الوهمي. اختر وتيرة التبديل التي تناسبك. في البداية، يمكنك القيام بذلك ببطء، ثم تسريعه تدريجيًا. كخيار، يمكنك تبديل طول الوقت الذي تفكر فيه في الأشياء. الشيء الرئيسي هو أن "الزر الموجود في جهاز التحكم عن بعد" يعني لك إشارة للتبديل من موضوع إلى آخر. بهذه الطريقة سوف تتعلم كيفية تحويل انتباهك بسرعة من قضية إلى أخرى دون التعلق بموضوع واحد لفترة طويلة.

يمارس"اربط الكلمات معًا."تتطلب المهام الإبداعية تفكيرًا مرنًا من المؤدي. إن عادة التفكير بطريقة قياسية ليست أفضل مساعد لتطوير الحل الأمثل ومن غير المرجح أن تساعد في تحقيق النتائج المرجوة. الإبداع والعفوية هما عنصران مهمان في عملية التفكير الفعالة مثل الاتساق والاتساق. يمكنك تطوير هذه المهارات من خلال الألعاب. المهمة هي كما يلي: في زوج من الكلمات غير المرتبطة تماما ببعضها البعض، تحتاج إلى العثور على شيء مشترك. أولاً، يمكنك إنشاء قائمة بأزواج الكلمات (5-6 أزواج)، ثم حاول العثور على القواسم المشتركة في كل واحدة تلو الأخرى. على سبيل المثال، "التمساح" و"الحاكم". ما لديهم من القواسم المشتركة؟ خيار آخر هو أنهما يمكن أن يكونا باللون الأخضر. يعمل هذا التدريب على تطوير مرونة التفكير ويساعد على إيجاد الحلول المثلى للمشاكل بنجاح في أقل وقت ممكن.

يمارس"شجرة".في كثير من الأحيان، من أجل تحديد الأولويات بشكل صحيح، تحتاج إلى تخطيط كل الأشياء وفقا لمبدأ الأهمية أو الأساسية: الصلبة، على أساسها يتم تنفيذ كل شيء آخر، والصغيرة، ولكنها ضرورية أيضا. ارسم شجرة على قطعة من الورق، من الجذور إلى الأوراق. وتوزيع المهام على النحو التالي: الجذور - المسائل الأساسية ذات الأولوية الرئيسية؛ الجذع - الاتجاهات الاستراتيجية للتنمية؛ الفروع - الأنشطة في مجالات الإدارة أو مجالات العمل الفردية؛ يترك - مهام محددة.

بعد تلقي تمثيل مرئي للمعلومات، انتقل إلى مزيد من العمل - تقديم التوضيحات، واختيار الموظفين للعمل في مجالات معينة، لأداء مهام محددة، وما إلى ذلك.

خطط يومياً، باستمرار، طور مهاراتك، حسن مهاراتك، ابتكر أساليب وأساليب جديدة. جعل عملية التخطيط تجربة إيجابية وإبداعية. حظا سعيدا في التخطيط والأعمال الخاصة بك!

• كيفية تحديد الأهداف بناء على الفترات السابقة
• هل من الضروري دائمًا المطالبة بتنفيذ الخطة بنسبة 100%؟

التخطيط الفعالكما تعلمون، هو مفتاح التشغيل السلس للشركة، والذي يلعب دورًا مهمًا في تطورها على المدى الطويل.

يساعد التخطيط في تلك اللحظات التي تحتاج فيها إلى اتخاذ القرار الإداري الصحيح. لذلك لا بد من الإجابة على ثلاثة أسئلة:

1. ما هو وضع الشركة اليوم؟
2. في أي اتجاه تخطط الشركة للتحرك؟
3. كيف تخطط الشركة لتحقيق ذلك وماذا ستفعل؟

ستكون بداية التخطيط في الشركة هي فهم ما يجب القيام به لمزيد من الأداء الفعال والتطوير. يعتمد النجاح على العوامل التالية:

1. جودة تحديد الأهداف في القضايا الرئيسية الرئيسية لتطوير المنظمة.
2. جودة التحليل الأولي لأنشطة المؤسسة والمنافسين والسوق وتوزيع المنتجات وما إلى ذلك.
3. جودة تقييم القدرة التنافسية.
4. اختيار وتنفيذ الاستراتيجية.

ما هي أهداف التخطيط الفعال؟

1. الأهداف الإستراتيجية - وصف للشركة في المستقبل. تؤثر هذه الأهداف على جميع مجالات أنشطة الشركة. وهي أهداف رسمية تعكس الأنشطة الهادفة للمؤسسة لتحقيق أهدافها على المدى الطويل. بفضل الخطط الإستراتيجية، يمكن تحديد المواعيد النهائية لتحقيق الأهداف - عادة قبل 2-5 سنوات. تم تصميم التخطيط الاستراتيجي للنظر في وتطوير منتجات وقدرات جديدة للمؤسسة.

2. أهداف خاصة بأقسام محددة وأهم في المؤسسة - أهداف تكتيكية. يتم احتساب خطط هذه الأهداف لمدة لا تزيد عن عامين. التخطيط التكتيكي هو متوسط ​​بين فترات قصيرة وطويلة الأجل. ويحل هذا التخطيط مجموعة من القضايا التي تتعلق بتحقيق الأهداف من خلال توزيع الموارد الموجودة.

3. الأهداف التشغيلية أو التشغيلية - مجموعة من المهام المحددة لفترة زمنية معينة للإدارات الدنيا في المؤسسة أو الموظفين الأفراد. يتم تنفيذ الخطط التشغيلية في فترة زمنية قصيرة. يتضمن التخطيط التشغيلي إنشاء جداول زمنية للعاملين الفرديين والإدارات.

لضمان أقصى قدر من الكفاءة في أنشطة المؤسسة، يجب تشكيل سلسلة هرمية من الأهداف.

• التخطيط الاقتصادي في المؤسسة: الدروس المستفادة من الأزمة

المدير العام يتحدث

ميخائيل ستروبينسكي،المدير العام لمجموعة شركات "الأنظمة والتقنيات الخاصة"، موسكو؛ مرشح للعلوم التقنية

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه لا توجد خوارزمية تخطيط عالمية. تعتمد الأساليب المناسبة للتخطيط الفعال على تفاصيل أنشطة المؤسسة - على الفروق الدقيقة في إنتاج وبيع المنتجات. مثل العديد من الشركات، تفضل شركتنا طريقة تخطيط المبيعات. نقوم بعمل نوعين من التوقعات - حسب المنتج وقناة المبيعات.

تم تصميم التخطيط في مؤسستنا لحل مشكلتين: ضمان الاستخدام الفعال للقدرة الإنتاجية وتوفير الطبيعة غير الخطية لبيع البضائع. ولهذا السبب نقوم بإشراك متخصصين في التسويق ومتخصصين في قسم التطوير في وضع خطط الإنتاج. يتيح لك ذلك أن تأخذ في الاعتبار توقعات السوق (على سبيل المثال، تدهور الوضع الاقتصادي أو، على العكس من ذلك، النمو الهائل في الطلب على المنتجات).

ومن أجل تحقيق المؤشرات المخطط لها عمليا، يتطلب الإنتاج الحديث دعما فنيا وإعلاميا كافيا. وإلا فإن رصد وتقييم نتائج الأداء سيكون صعبا. ولكن التسجيل المنتظم للانحرافات وتحليل أسبابها هو أهم وسيلة لتحسين نظام التخطيط في المؤسسة

أنواع التخطيط الفعال

1. حسب مدى تغطية مجالات النشاط.

• التخطيط العام - يتم التخطيط لجميع مجالات أنشطة المؤسسة؛
• التخطيط الخاص – يتم التخطيط لمجالات محددة من النشاط.

2. حسب محتوى (أنواع) التخطيط:

• استراتيجي – البحث عن فرص جديدة، وخلق متطلبات معينة؛
• الحالي - التخطيط لربط جميع مجالات أنشطة المؤسسة وعمل جميع الأقسام الهيكلية للمنظمة للسنة المالية القادمة؛
• التشغيلية - يتم تحقيق الفرص ومراقبة التقدم الحالي في الإنتاج.

3. اعتمادًا على كائنات التشغيل:

• تخطيط الإنتاج؛
• التخطيط المالي؛
• تخطيط المبيعات؛
• تخطيط الموظفين.

4. حسب الفترات (تغطية الفترة الزمنية):

• قصيرة الأجل لمدة تتراوح من شهر واحد إلى سنة واحدة من نشاط المؤسسة؛
• متوسطة المدى – 1-5 سنوات؛
• على المدى الطويل - أكثر من 5 سنوات.

5. حسب إمكانية إجراء التغييرات:

• مرنة - التغييرات مسموحة؛
• جامدة - لا يتوقع أي تغييرات.

المدير العام يتحدث

فلاديمير موزينكوف،المدير العام لشركة أودي سنتر تاجانكا، موسكو

قبل أربع سنوات، في رحلة عمل إلى الولايات المتحدة، تعرفت على "مبدأ الفترات الثلاث"، والذي قمت فيما بعد بتنفيذه بنجاح في شركتي. السوق الذي نعمل فيه ينمو، لذلك من المهم جدًا لرئيس القسم أن يتعرف على اتجاهات السوق في الوقت المناسب. يتيح لك مبدأ الثلاث فترات القيام بذلك بشكل أكثر فعالية.

ثلاث فترات هي الأرباع الثلاثة السابقة. بناءً على بيانات هذه الفترات، نرسم جدولًا ونضع ونعدل الخطة للربع التالي. وإذا تحدثنا عن عام 2016، فسيتم تشكيل خطة الربع الأول على أساس بيانات الربع الثاني والثالث والرابع من عام 2015. الأمر بسيط جدًا - تحتاج إلى وضع ثلاث نقاط ورسم خطين. قد ينتهي بك الأمر إلى أحد الاتجاهات الثلاثة: إيجابي، أو سلبي، أو دون تغيير.

الخيار 1. الاتجاه إيجابي. إذا رأينا ديناميكيات إيجابية على الرسم البياني، فيمكننا في خطة الربع التالي وضع الأرقام المتوسطة للأرباع الثلاثة السابقة أو أرقام الربع الأخير. هناك خيار ثالث - تحديد المؤشرات التي يقترحها رئيس القسم (بطبيعة الحال، يجب أن تكون أعلى من تلك المحسوبة على أساس ثلاث فترات). أنا من أنصار تضخيم الأهداف قليلاً عند التخطيط: مهمتي هي خلق التوتر في الشركة حتى لا يسترخي الموظفون. إذا كان المدير مستعدًا لتجاوز الخطة، فأنا ببساطة أسأله عن الموارد التي يحتاجها.

الخيار 2. الاتجاه سلبي. في هذه الحالة، المهمة الرئيسية في التخطيط هي منع الوضع من التطور في الاتجاه السلبي. في شركتنا، نشأت مثل هذه المشاكل، ولكن نادرا جدا. على سبيل المثال، في الأرباع الثلاثة الأولى من العام، كانت هناك زيادة في الحسابات المستحقة القبض - خططنا لمليونين، لكنها تحولت إلى مليونين ونصف. تتمثل مهمة الربع الرابع في وقف المزيد من نمو الديون وعدم تجاوز الرقم الأخير، وفي الربع التالي - رفع حجم المستحقات إلى الهدف الذي تم تحديده سابقًا (أي مليوني).

الخيار 3. الاتجاه لا يتغير. وفي سوق متنامية وديناميكية، لا ينبغي أن توجد مثل هذه المواقف. ولكن إذا ظل الاتجاه دون تغيير، فهناك خياران محتملان للتخطيط للربع القادم: إما أن نضع نفس المؤشرات التي حققناها، أو نرفع سقف التوقعات قليلاً.

بعد أن يحدد رئيس القسم الاتجاه، يأتي إلي بالرسوم البيانية. وفي التحضير للاجتماع، يجب عليه أيضًا تحليل الموارد والسوق (العملاء والمنافسين) المتاحة له. بناءً على كافة المعطيات، نحدد الخطة الربع سنوية. ومع ذلك، فإن التخطيط لا ينتهي عند هذا الحد. وأطلب من كل رئيس قسم أن يقدم خطة لتنفيذ الخطط المذكورة. يجب على كل مدير أن يصف كيف سيحقق المؤشرات المخطط لها: الموارد، والمواعيد النهائية، ومن المسؤول عن كل مرحلة.

ما هي مراحل التخطيط الفعال؟

1. وضع الخطط – اتخاذ القرارات بشأن الأهداف المستقبلية للمؤسسة وطرق تحقيقها. وبناء على نتائج هذه العملية يتم تشكيل نظام الخطط. تجمع هذه المرحلة بين:

• بحث البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة. يتم تحديد المكونات الرئيسية للبيئة التنظيمية، مع تسليط الضوء على العناصر المهمة حقًا للمؤسسة. جمع وتتبع المعلومات حول هذه المكونات، والتنبؤ بالحالة البيئية المستقبلية، وتقييم الوضع الحقيقي للشركة؛
• تحديد الاتجاه المطلوب والمبادئ التوجيهية للأنشطة والرسالة والرؤية ومجموعة الأهداف؛
• التحليل الاستراتيجي. تقوم الشركة بمقارنة أهداف ونتائج الأبحاث بالعوامل البيئية الداخلية والخارجية، وتحديد الفجوة بينهما. تصبح أساليب التحليل الاستراتيجي الأساس لتشكيل خيارات استراتيجية مختلفة؛
• يتم اختيار إحدى الاستراتيجيات البديلة وتنفيذ تطويرها؛
• يتم إعداد الخطة الإستراتيجية النهائية للمؤسسة.
• - إعداد التخطيط متوسط ​​المدى . مع إعداد البرامج والخطط متوسطة المدى؛
• -وضع الخطة التشغيلية السنوية للمشاريع. وذلك بناءً على الخطة الإستراتيجية ونتائج التخطيط متوسط ​​المدى؛
• تنفيذ الخطة؛
• مراقبة تنفيذ الخطة الموضوعة.

2. تنفيذ القرارات المقررة. ونتيجة لذلك يتم الحصول على مؤشرات الأداء الحقيقية للمؤسسة.

3. مراقبة النتائج. تتم مقارنة المؤشرات الحقيقية والمخططة، ويتم إنشاء المتطلبات الأساسية لضبط تصرفات المؤسسة في الاتجاه المختار.

العوامل التي يجب مراعاتها عند التخطيط

1. مجموعة من المنتجات المصنعة.
2. موسمية الطلب.
3. شبكة المبيعات الخاصة وشروط التعاون مع التجار.
4. توافر الطلبات الكبيرة لمرة واحدة (التصدير أو المحلية للموردين الرئيسيين).
5. العمل حسب الطلب (الحاجة إلى الالتزام بالمواعيد النهائية المحددة للإنتاج، وقدرات التخزين).

أدوات التخطيط الفعال

تحليل البيئة – أساس تطوير استراتيجية التنمية

1. تحليل SWOT - لتحديد أسباب الكفاءة أو عدم الكفاءة في أنشطة المؤسسة، ويتكون من تحليل مضغوط للمعلومات التسويقية، والذي على أساسه يتم التوصل إلى استنتاج حول الاتجاه المطلوب لحركة وتطوير المؤسسة ، تحديد النتيجة النهائية لتوزيع الموارد بين القطاعات. واستنادا إلى بيانات التحليل، يتم تطوير فرضية أو استراتيجية لمزيد من الاختبار.

2. التحليل التنافسي - عبارة عن دراسة شاملة متعمقة للوضع التنافسي لمنظمة ما، مع تقييم الأسواق المتاحة من أجل تشكيل استراتيجية مؤسسية فعالة.

3. تحليل الصناعة المقارن. الهدف من هذا التحليل هو مؤشرات المؤسسات في صناعة واحدة. على وجه الخصوص، إنتاجية العمل، والدوران، والربحية.

4. تحليل الموارد هو تحليل للبيئة الداخلية للمؤسسة.

5. التحليل التنافسي باستخدام نموذج "القوى الخمس" لـ M. Porter.

- تحديد مهمة وأهداف المنظمة

1. العصف الذهني. إنها طريقة عملية لحل مشكلة ما، تعتمد على تحفيز النشاط الإبداعي. المشاركون في المناقشة مدعوون للتعبير عن أكبر عدد ممكن من الخيارات، حتى الرائعة منها. ثم، من بين جميع الأفكار المقترحة، يتم اختيار الأفكار الأكثر نجاحا، والتي سيتم تنفيذها في الممارسة العملية.

2. شجرة الأهداف - هي مجموعة منظمة من أهداف النظام، البرنامج، المبني على مبدأ هرمي - تسليط الضوء على الهدف العام، والأهداف التابعة له، مقسمة إلى المستويات الأولى والثانية والمستويات اللاحقة، مثل الشجرة.

3. تعتمد هندسة الأعمال على منهج النظم. الشركة عبارة عن نظام مفتوح، موصوف بدقة ورسمية وشاملة وكاملة، لبناء نماذج المعلومات الأساسية للمؤسسة بالتفاعل مع نموذج للبيئة الخارجية.

• طريقة العصف الذهني: 3 قواعد لاتخاذ القرارات الصحيحة

لاختيار استراتيجية والسيناريوهات الأساسية

1. طريقة مجموعة بوسطن الاستشارية (المصفوفة). المؤشرات التي تشكل مصفوفة التقييم هي معدل نمو الإنتاج والحصة السوقية التي تسيطر عليها هذه المؤسسة.

2. طريقة ماكينزي (المصفوفة). مؤشرات التقييم الرئيسية هي الوضع التنافسي للمؤسسة وجاذبية السوق.

3. طريقة منحنى التعلم. أساس هذه الطريقة هو بناء علاقة بين حجم تكاليف الإنتاج وحجمه.

4. نموذج Shell/DPM – على شكل جدول ثنائي الأبعاد، يعكس نقاط قوة الشركة وجاذبية الصناعة على المحورين X وY، على التوالي.

5. نموذج ADL/LC - مبني على مجموعة من معلمتين، 4 مراحل من دورة حياة الإنتاج وخمسة مواقع تنافسية. واستنادا إلى النموذج، يتم اختيار استراتيجية محسنة لتطوير المؤسسة.

6. طريقة دورة حياة المنتج. تعتمد هذه الطريقة على تحديد التوجهات والإجراءات الإستراتيجية لكل مرحلة من مراحل دورة حياة المنتج.

لتطوير استراتيجية أساسية

1. نموذج من تصميم آي أنسوف. في نموذج تطوير المنتج هذا، يمكن استخدام عدة استراتيجيات في وقت واحد. يعتمد النموذج على فرضية مفادها أنه يمكن تحديد الإستراتيجية الأكثر تفضيلاً لنمو المبيعات المكثف بناءً على قرار بيع المنتجات الحالية أو الجديدة في السوق الحالية أو الجديدة.

تهدف هذه المصفوفة إلى وصف الاستراتيجيات المحتملة للشركة في السوق المتنامي. يفترض هذا النموذج أنه من أجل ضمان النزاهة، يجب أن تحتوي الخطة الإستراتيجية للمؤسسة على إستراتيجية إدارية ومالية.

الإستراتيجية المالية هي مجموعة من الأدوات والقواعد التي تهدف إلى زيادة الإمكانات المالية للمؤسسة. تفترض الإستراتيجية الإدارية مجموعة من القواعد المناسبة للتطوير التنظيمي للشركة.

2. نموذج ج. شتاينر. مصفوفة تتضمن تصنيف المنتجات والأسواق إلى موجودة، وجديدة ولكنها مرتبطة بالموجودة، وجديدة تمامًا. بواسطة

واستنادًا إلى بيانات المصفوفة، يمكن تحديد مستويات المخاطر واحتمالية النجاح لمجموعات منتجات السوق المختلفة.

3. د. نموذج هابيل. من الممكن قياس استراتيجية العمل باستخدام المعايير التالية:

• احتياجات العملاء؛
• خدمة مجموعات المستهلكين؛
• التكنولوجيا المستخدمة لتطوير وتصنيع المنتج.

لتنفيذ الاستراتيجية

1. طرق تخطيط الشبكات. الهدف الرئيسي من هذه الأساليب هو تقليل مدة المشروع.

2. هيكل "تقسيم العمل" هو الأداة الأولية لتنظيم العمل، مما يضمن تقسيم حجم العمل بالكامل وفقًا لهيكل تنفيذها في الشركة.

تقييم ومراقبة تنفيذ الاستراتيجية

1. التدقيق الاستراتيجي هو فحص وتقييم جودة عمل أقسام المؤسسة التي يتم فيها تنفيذ الإدارة الإستراتيجية.

2. التدقيق الداخلي – تقديم ضمانات ونصائح موضوعية ومستقلة لتحسين أنشطة المؤسسة. يساهم التدقيق الداخلي في تحقيق الأهداف المحددة، بناءً على تقييم متسق ومنهجي، مما يزيد من كفاءة عمليات الرقابة وإدارة المخاطر وحوكمة الشركات.

• التخطيط للتنمية الاستراتيجية: 7 مراحل لتطوير الاستراتيجية

التخطيط الفعال في أوقات الأزمات

1. التركيز على سياسة إحلال الواردات. يتضمن استبدال الواردات إنشاء إنتاج المنتجات الضرورية من خلال جهود المنتجين المحليين. ومن الممكن أن يتم استبدال الواردات على أساس آليات السوق التفضيلية، أو من خلال التدخل الإداري من مختلف الهياكل السياسية.

يجب أن تفكر في أي من مكونات الإنتاج التي اشتريتها سابقًا في الخارج يمكن شراؤها من المؤسسات المحلية. من الضروري حساب الميزانية والنظام، وعندها فقط نضيف هذا البند إلى خطة مشروعنا.

رواه ممارس

فياتشيسلاف بوزينكوف،رئيس مجلس إدارة مجموعة شركات أنظمة الغلايات النموذجية

قبل تحديد حجم المبيعات في الخطة، يجب أن تفهم ما يمكن أن يقدمه سوق الأزمات. يختلف السوق المحلي لأنظمة الغلايات المعيارية اختلافًا جذريًا مقارنةً بقطاعات السيارات أو الأجهزة المنزلية، نظرًا لارتفاع القصور الذاتي. المستهلكون الرئيسيون هنا هم الشركات العاملة في سوق البناء طويل المدى لمجمعات البيع بالتجزئة أو الصناعية أو السكنية. مع كل عدم الاستقرار الاقتصادي، تعتبر معدات توليد الحرارة أساسية لأي مبنى تقريبًا.

بالإضافة إلى القصور الذاتي، يتميز السوق الروسي لأنظمة الغلايات المعيارية بمنافسة خالصة تقريبًا - مع العديد من المشاركين في السوق الذين لا يستطيعون التأثير بشكل كبير على متوسط ​​سعر السوق للمنتجات. جميع الشركات هنا لديها تقريبا نفس آفاق النمو، والتي تقتصر فقط على الطلب.

ونخطط لعام 2016 لزيادة المبيعات بنسبة 20-25%. إن حجم المبيعات هذا، بناءً على تجربة السنوات الماضية، هو الذي يسمح لنا بزيادة الإنتاج دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة.

نحقق هذه النتيجة من خلال الحد الأدنى من التوسع في الطاقة الإنتاجية أو عن طريق نقل الموظفين للعمل وفقًا لجدول زمني من نوبتين.

2. توسيع وتعزيز القسم التجاري. بعد تحديد مستوى المبيعات المرغوب فيه لعام 2016، يتم تخصيص المرحلة التالية لوضع خطة المبيعات. يمكن بناء خطة تشغيلية (للربع الأول) في سياق مجموعات المنتجات لمدة ستة أشهر، بناءً على تقرير الإدارة التجارية حول المعاملات المخطط لها لهذه الفترة.

وبالتالي، يمكن لمديري المبيعات التسجيل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) للشركات التي يكون التعاون معها في مرحلة توقيع الاتفاقية. كل أسبوعين، يجب على مدير المبيعات تعديل هذه الخطة بناءً على تقرير المعاملات المنجزة الذي يعده القسم التجاري. في حالة فشل الصفقة أو إنهاء المفاوضات من جانب العميل، فمن الضروري إشراك مدير المبيعات في العملية.

بالإضافة إلى الخطة التشغيلية، من الضروري أيضًا وضع خطة تكتيكية (لمدة ستة أشهر)، والتي يجب أن تستند أيضًا إلى تقرير الإدارة التجارية. وفي هذا الصدد، من الضروري توفير مخطط لزيادة موحدة في حجم الإنتاج. عند تشكيل خطة استراتيجية (سنوية) على أساس أول 6 أشهر بنسبة 40/60، يجب عليك حساب عدد المعاملات للنصف الثاني من العام.

هذه النسبة مناسبة عالميًا للعديد من الشركات. لكن نظرا لعدم الاستقرار الاقتصادي، فمن الصعب التنبؤ بتطور الوضع لأكثر من النصف الأول من العام. لذلك، عليك التركيز بشكل أساسي على الخطة التكتيكية.

نوصي بتوزيع نمو الإنتاج والمبيعات بالتساوي بنسبة 20-25% على مدى 12 شهرًا، مع عكس هذه المعلومات في جميع الخطط. بعد التخطيط تأتي المرحلة الرئيسية - تحفيز القسم التجاري. ولتحقيق ذلك يمكن اتخاذ الخطوات في الاتجاهات التالية:

1. طريقة واسعة النطاق. أنها تنطوي على توسيع القسم التجاري للمؤسسة. لمعرفة العدد المطلوب من الموظفين لزيادة المبيعات بنسبة 20-25%، تحتاج إلى حساب "تكلفة" مديري المبيعات لديك من خلال تحليل حركة المرور الواردة.
2. طريقة مكثفة. وفقا لتحليل متوسط ​​\u200b\u200b"تكلفة" الموظف، سيكون من الممكن تحديد أن 2-3 مديرين جدد لن يكونوا قادرين في الواقع على تحقيق زيادة حادة في الإيرادات السنوية على الفور. من الضروري حساب المدة التي سيستغرقها المبتدئ للوصول إلى المستوى المطلوب، بناءً على بيانات السنوات السابقة - في موعد لا يتجاوز 2-3 سنوات. لذلك، تحتاج إلى التفكير ليس فقط في توسيع القسم التجاري، ولكن أيضًا في تحسين جودة العمل بسبب نمو حركة المرور الواردة.

الأخطاء الأكثر شيوعا في التخطيط

الخطأ 1. خطة بلا هدف وتفويض غير صحيح للسلطة.

عند التخطيط، عليك أن تسأل نفسك أولاً بعض الأسئلة الأساسية. من المهم أيضًا من الذي تعهد إليه بالتخطيط. على سبيل المثال، سيكون قسم التخطيط الاقتصادي قادرًا على تقديم توقعات، وليس خطة. وفي المقابل، يمكن للإدارة الموافقة على الخطة وتطلب تضمين المجلدات المناسبة فيها، ولكن ليست هناك حاجة إلى "سحب" الخطة من أعلى. وإلا فسيتم إسناد مسؤولية تنفيذ الخطة إلى الإدارة، لكن لا داعي للحديث عن الامتثال للواقع. لا ينبغي أن يكون هناك وضع خطة بلا هدف، ومن المهم فهم مهام تطويرها.

الخطأ 2. ربط التخطيط السنوي بالسنوات التقويمية

من الشائع أن تعمل الشركات بالمخطط التالي - التخطيط في نهاية الشهر السابق لمؤشرات الشهر التالي، ومحاولة تحقيقها خلال الثلاثين يومًا كلها. وفي بداية الشهر التالي، يتم تجميع كافة البيانات، مع مقارنة المؤشرات الفعلية والخطط الأولية. ومن الطبيعي أن نرغب في نقل آلية العمل إلى التخطيط السنوي. عادة ما تنشأ المشاكل في هذه المرحلة.

في بعض الأحيان يكون المشاركون في التخطيط غير مدركين جيدًا للقواعد والفروق الدقيقة في وضع الخطط لهذا العام ولا يريدون قضاء بعض الوقت في ذلك. لذلك، تعمل الإدارة على الخطة السنوية، وتحدد أهدافا طموحة للغاية للمؤسسة، والتي لا تفهم حقا كيفية تحقيق هذه الأهداف، لذلك تقترح نقل المؤشرات الحالية إلى العام المقبل.

ونتيجة لذلك، ينشأ موقف تظهر فيه الخطة النمو الإجمالي، بما في ذلك الفروع والمنتجات الراكدة. لن يكون لدى المديرين الدافع لتنفيذ مثل هذه الخطة غير الواقعية.

قواعد التخطيط الفعال

1. توفير العمليات التجارية، والموافقة على لوائح التفاعل بين الإدارات المالية واللوجستية والإنتاج والمبيعات.
2. تسجيل وتحليل والقضاء الفوري على حالات الفشل في التفاعل بين الإدارات.
3. أتمتة التخطيط والمحاسبة وتنفيذ نظام ERP ونظام حجز المنتجات الإلكتروني من قبل قسم المبيعات.
4. الحفاظ على إدارة المستندات الإلكترونية مع التدريب المناسب
5. العمل المستمر لتحسين الخدمات اللوجستية الداخلية للمؤسسة.
6. تحديث القدرات الإنتاجية في الوقت المناسب.

هل من الضروري دائمًا المطالبة بتنفيذ الخطة بنسبة 100%؟

فلاديمير موزينكوف،المدير العام لشركة أودي سنتر تاجانكا بموسكو.

قبل ست أو سبع سنوات قدمنا ​​القاعدة التالية: تعتبر الخطة مكتملة إذا كانت النتيجة في حدود 95-110٪. يتيح لك هذا تحفيز الأشخاص وخلق توتر مفيد في عملك. وبالمناسبة فإن تجاوز الخطة بأكثر من 110% أمر سيء لأن جودة العمل تنخفض. وبعبارة أخرى، من الضروري تعيين ليس فقط الحد الأدنى، ولكن أيضا الحد الأقصى.

على سبيل المثال، أقول لمدير مركز الربح: “أنت عظيم، لقد قمت بعمل رائع العام الماضي، لقد بعت ألف سيارة. أعتقد أنه هذا العام، مع نمو السوق، يمكنك بيع ألف وأربعمائة أو ألف وخمسمائة. فيجيب: «أي 1500؟!» من الصعب بيع ألف هنا! تم افتتاح وكلاء جدد، ويتحول العملاء إلى سيارات أرخص. ماذا 1500؟!" وسيتحدث لمدة شهر عن مدى صعوبة الأمر. بالطبع، فهو يفهم أن رفاهية عائلته تعتمد على تنفيذ هذه الخطة الطموحة، لكنه في نفس الوقت يريد أن يكون آمنًا. أعطيه الوقت حتى يتشبع بالهدف، ويعتقد أنه من الممكن تحقيقه، لأن أي هدف يجب أن يكون قابلاً للقياس، وواقعياً، وقابلاً للتحقيق. ولجعله يشعر بمزيد من الثقة، أدعمه وأقول: "سأعطيك الموارد حتى تتمكن من تنفيذ الخطة بنسبة 100%، ولكن إذا أكملتها بنسبة 97% أو 96% أو حتى 95%، فسيكون الأمر كذلك". اعتبر أنك قد تم تنفيذ الخطة، وسوف تحصل على جميع المكافآت والمكافآت. وإذا نفذ بعد ذلك الخطة، مثلاً 98% أو 100% أو حتى 103%، أقول له: أرأيت؟ لقد قمت بعمل عظيم! والاتجاه على الرسم البياني إيجابي (على الرغم من أن الديناميكيات ليست مهمة جدًا). ولكن إذا نفذ المدير الخطة بنسبة 94.99٪، فهو محروم بالفعل من شيء ما. 80-95٪ أسوأ، ولكن إذا كان أقل من 80٪ (لم يكن لدينا هذا من قبل)، فلن يحصل المدير على أي مكافآت - فقط راتبًا مجردًا.

"أنظمة الغلايات المعيارية"- تم إنشاء مجموعة الشركات عام 2005. نطاق النشاط هو بيع الخدمات وتوريد حلول الحرارة والطاقة الجاهزة في سوق الغلايات ذات الوحدات النمطية ومحطات الطاقة الحرارية الصغيرة. ومن بين العملاء: شركة غازبروم ترانسجاز موسكو، وشركة ABH Miratorg، ومصنع معالجة اللحوم في أوستانكينو، وكاستوراما، ومجموعة سامسونج، وهيونداي، وغيرها.

ميخائيل ستروبينسكيتخرج من جامعة موسكو التقنية الحكومية التي سميت باسمها. ن. بومان. عملت في مكتب تصميم صناعة الكابلات. مؤلف حوالي 50 ورقة علمية. لديه حوالي 50 براءة اختراع. البناء الفخري لروسيا (2006). "الأنظمة والتقنيات الخاصة" مجال النشاط: تصميم وتصنيع وتركيب وصيانة أنظمة التدفئة الكهربائية للكابلات المنزلية والصناعية، وإنتاج معدات التحكم في درجة الحرارة. شكل المنظمة: شركة ذات مسؤولية محدودة. المنطقة: المكتب الرئيسي - في موسكو؛ الإنتاج - في ميتيشتشي (منطقة موسكو)؛ مكاتب تمثيلية وتجار في 250 مدينة حول العالم. عدد الموظفين: 1500. حجم المبيعات السنوي: أكثر من 3.2 مليار روبل. (في عام 2009). مدة ولاية المدير العام: منذ عام 1991. مشاركة المدير العام في العمل: المالك.

"مركز أودي تاجانكا"هي جزء من مجموعة شركات AvtoSpetsTsentr.

أخبرني، ما مدى أهمية التخطيط لوقتك في العالم الحديث؟

أنا متأكد من أن الجميع واجهوا موقفًا حيث يوجد الكثير من الأشياء المهمة على جدول الأعمال. تستيقظ مليئًا بالحماس والثقة بأنك تستطيع فعل كل شيء بسهولة. لكن عليك أولًا أن تتحقق من بريدك الإلكتروني وفيسبوك لمدة خمس دقائق حرفيًا. فجأة تراكمت الكثير من الأشياء الصغيرة. يبدو أنك تعمل، لكن لم يتم إنجاز أي شيء "مهم"! وهنا يقترب الغداء بالفعل، وأنا متعب قليلا - ما هو العمل هناك؟ إذن، هل هذه نهاية اليوم بالفعل؟ كيف يكون ذلك ممكنا، إذ لم يكن لدي الوقت لفعل أي شيء؟ المزاج في حالة سيئة - لقد ذهب اليوم هباءً.

لسوء الحظ، فإن معظم مواطنينا لا يعرفون كيفية التخطيط ليومهم. لذلك، يتم إنفاق قدر كبير من الوقت على هراء، وهو أمر غير ضروري من حيث المبدأ. نظرًا لعدم وجود خطة محددة لليوم أو الأسبوع أو الشهر، يفقد الشخص وقتًا ثمينًا يمكن استخدامه بشكل أكثر كفاءة وإنتاجية. وبالطبع احصل على نتائج أكبر عدة مرات من هذا.

التخطيط الفعال لوقت العمل هو مفتاح نجاح الإنسان المعاصر. فكيف يمكنك أن تتعلم التخطيط للوقت بشكل صحيح؟

لقد قمنا بجمع 5 من القواعد الأكثر فعالية التي ستساعدك على تحقيق أقصى استفادة من كل يوم تعيشه. افعل كل الأشياء الضرورية بسهولة!

والآن دعنا ننتقل إلى النصائح التي ستساعدك على التخطيط لوقتك بشكل صحيح.

1. اكتب خطة المهمة

يجب أن تكون خطة اليوم موجودة على الورق. الذاكرة المثالية أمر رائع، ولكن في منتصف يوم نشيط ومزدحم، هناك احتمال كبير لنسيان شيء مهم. إذا لم تكن قائمة المهام مكتوبة على الورق، فهي غير موجودة.

في المساء، قم بإنشاء قائمة مهام للغد وقسمها إلى عمودين حسب الأهمية. الأول هو الأهم، والذي يجب إكماله في كل الأحوال. والثاني أقل أهمية، ويمكن تأجيله في حالة حدوث تغيير مفاجئ في الأولويات أو قوة قاهرة.

يجب أن تكون المفكرة التي تحتوي على المهام معك طوال اليوم. وبينما تقوم بإكمال العناصر الموجودة في القائمة، عليك شطبها. مع هذه التقنية النفسية، يمكنك، كما يقولون، الذهاب إلى الطيار الآلي. بعد كل شيء، كل مهمة مكتملة هي انتصار صغير. من الجيد أن تشعر وكأنك فائز، وسوف يسعى عقلك الباطن تلقائيًا لتحقيق ذلك. كما سيصبح تنفيذها أسهل.

2. التخطيط 70/30

ليست هناك حاجة للتخطيط طوال الوقت، لأنه حتى المتحذلق الحقيقي لن يكون قادرًا على الالتزام بجدول زمني لا يوجد فيه دقيقة واحدة من رد الفعل العكسي. يمكن أن يحدث أي شيء في الحياة - فنصف ساعة لتغيير إطار مثقوب أو 15 دقيقة إضافية في ازدحام مروري يمكن أن تفسد يومًا مخططًا له بشكل مثالي.

لذلك، ما عليك سوى التخطيط لـ 70% من الوقت. سيساعدك هذا على تحقيق أقصى استفادة من وقتك دون الشعور بالقيود أو الضغط. وحتى المفاجآت الصغيرة لن تكون قادرة على التأثير على نتائج يومك.

تحديد مقدار الوقت المطلوب لكل مهمة. خطط ليوم عملك في هذا الوقت تقريبًا. إذا مر اليوم وفقًا للجدول الزمني تمامًا، فيمكن تخصيص 30٪ المتبقية لمهام أخرى في القائمة أو تخصيص وقت لنفسك أو لعائلتك - وهذا سيساعدك على الاسترخاء والاستمتاع بالمهام المكتملة.

3. الوقت الأكثر إنتاجية هو قبل الغداء

حاول إكمال المهام الأكثر صعوبة وغير السارة على الفور، أول شيء في الصباح. تسمى هذه التقنية "أكل الضفدع أولاً". عندما يتم الانتهاء من المهمة الأكثر صعوبة وإشكالية، فإن الباقي يبدو بسيطًا تمامًا ويتطلب وقتًا أقل لإكماله.

حاول تخطيط عملك بحيث يتم إكمال ما يقرب من 65-70٪ من جميع المهام المخططة لهذا اليوم قبل استراحة الغداء. في الصباح، يعمل الدماغ بنشاط أكبر، مما يمكن أن يقلل بشكل كبير من الوقت الذي يستغرقه إكمال المهام المعقدة. سيساعد هذا أيضًا، مما يمنعك من العمل عن كثب - فهو يوازن التحفيز و"يقطع" الإنجازات.

أثناء الغداء، يمكنك تخصيص الوقت للأمور الشخصية. على سبيل المثال، الرد على الرسائل، وإجراء بعض المكالمات الشخصية. في فترة ما بعد الظهر، يوصى بجدولة المهام البسيطة التي لا تتطلب الكثير من الجهد - الاجتماعات، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، وما إلى ذلك.

4. الراحة ضرورية

من الصعب جدًا تركيز انتباهك على مهمة واحدة لفترة طويلة. خاصة إذا كان تحقيق أهدافك يتطلب الكثير من الجهد العقلي. وكلما ذهبت أبعد، كلما زادت صعوبة إبقاء انتباهك على تحقيق أهدافك. وبطبيعة الحال، يؤدي ذلك إلى تقليل الإنتاجية وزيادة الوقت المستغرق لإنجاز المهام.

من الضروري الراحة في منتصف ساعة العمل! ستساعدك هذه الخطوة البسيطة على البقاء في حالة جيدة طوال اليوم. يمكنك اختيار نظام الراحة المناسب لك، ولكن 45/15 يعتبر الأكثر فعالية. هذا يعني أنه لمدة 45 دقيقة من العمل تحتاج إلى تخصيص 15 دقيقة من الراحة.

وبناء على هذا المبدأ، تستمر الدروس لجميع تلاميذ المدارس لمدة 45 دقيقة. مع القليل من التغيير، يلحق الدماغ بالركب. وهذا يوفر له الفرصة لمواصلة العمل بتركيز.

ولكن هذا لا يعني أنه خلال هذه الإجازة الصغيرة تحتاج إلى البصق في السقف. حاول الاستفادة منه بشكل جيد. على سبيل المثال، قم بتمارين لظهرك أو عينيك، أو قم بتنظيف مكتبك، أو اقرأ كتابًا أو مقالًا مثيرًا للاهتمام، أو اذهب في نزهة قصيرة.

5. التحليل والتخطيط بواقعية

ما الفائدة من إنشاء عشرات الأهداف إذا كان هناك 24 ساعة فقط في اليوم، وسيكون من غير الواقعي إكمالها كلها بالكامل؟ لذلك، حاول التخطيط للمهام التي يمكن إنجازها خلال اليوم.

قد يبدو هذا صعبًا في البداية لأنك لا تعرف أبدًا مسبقًا المدة التي ستستغرقها مهمة معينة. لتحقيق أقصى استفادة منه، في نهاية كل يوم، قم بتدوين عدد المهام المخططة التي أكملتها. في نهاية اليوم، قم بعمل نقش: "تم إكمال XX٪ من المهام". سيساعدك ذلك على تحديد مدى كفاية تحديد الأهداف. إذا كنت تكملها كل يوم بسهولة، حاول زيادة عددها، وإذا ظلت العديد من المهام دون حل وانتقل إلى اليوم التالي، حاول تقليل التوتر.

تذكر - ليست هناك حاجة لتولي حجم المهام التي لا يمكنك إكمالها. وتقييم قدراتك بشكل واقعي.
تخطيط الوقت هو أهم مهارة للإنسان الحديث. هذه المهارة يمكن وينبغي تحسينها. وعندما تتقنها تمامًا، ستفاجأ بمدى سرعة وسهولة حل المشكلات التي بدت شبه مستحيلة في السابق. وكلما أكملت عملك بشكل أسرع، زاد الوقت المتاح لك للمتعة والهوايات والأسرة. استخدم أسرار التخطيط واجعل حياتك أسهل. أتمنى لك النجاح!

مع الحب والاحترام،
يفجيني دينيكو.